34. Субд access. Запросы к бд и их назначение. Виды запросов на выборку и на изменение.
Запросы в Access предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Данные, полученные в результате выполнения запроса, называются динамическим набором данных. Динамический набор данных является временным (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных. При закрытии запроса динамический набор данных этого запроса прекращает свое существование. В самом же запросе хранится структура запроса, в которой определены: таблицы, список полей, тип запроса, порядок сортировки, условия отбора записей и т.д.
Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE – запросы и SQL – запросы.
QBE – запросы (Query By Example – запрос по образцу) строится с помощью конструктора в окне конструктора запросов.
SQL – запросы – запросы, представляющие собой последовательность операторов и функций языка SQL (Structured Query Language –структурированный язык запросов).
QBE – запросы в Access можно преобразовать в SQL – запрос.
Все запросы можно разделить на две группы: запросы на выборку и запросы – действия.
Access позволяет создать запрос двумя способами: с помощью конструктора или с помощью мастеров.
Для создания запросов имеются следующие мастера:
Мастер создания простого запроса.
Мастер создания перекрестного запроса.
Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей.
Мастер запросов на поиск записей без подчиненных записей.
Окно конструктора запроса (рис. 4.1) состоит из двух частей: схемы данных и бланка запроса.
Схема данных – это место, где размещаются таблицы или запросы и устанавливаются связи между ними.
Бланк запроса представляет собой таблицу для определения полей и условий, которые будут использованы при создании динамического набора данных. Размер таблицы определяется количеством выбранных полей (столбцы) и видом запроса. Каждому виду запроса соответствует свой набор строк.
Рис. 4.1. Вид запроса на выборку в режиме конструктора
Запросы на выборку
Запросы на выборку не изменяют содержимое базы данных, служат только для отображения данных, отвечающих заданным условиям. Запросы на выборку могут быть следующих видов:
простой запрос на выборку;
запрос с параметром;
запрос с итогами;
запрос перекрестный;
запрос с вычисляемым полем;
Простой запрос на выборку предназначен для извлечения данных из одной или нескольких таблиц и отображения их в режиме таблицы.
Бланк простого запроса содержит шесть строк:
имя поля; имя таблицы; сортировка; вывод на экран (указывает, будет ли поле присутствовать в динамическом наборе данных); условие отбора (содержит первое условие, ограничивающее набор данных); или (содержит другие условия ограничения данных).
Разработка простого запроса выполняется в несколько этапов:
выбор таблицы;
выбор полей (добавление полей в запрос);
установление критериев отбора;
задание порядка расположения записей (сортировка).
Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем сводную электронную таблицу (см. пример на рис. 4.2).
Перекрестный запрос создается с помощью соответствующего мастера или в конструкторе запросов. В бланке запроса указывается, значения каких полей будут использоваться в вычислениях или в качестве заголовков строк и столбцов.
Рис. 4.2. Вид перекрестного запроса в режиме таблицы
Перекрестный запрос – это специальный тип группового запроса. Строка "Групповая операция" обязательно должна быть включена. В запросе обязательно должны быть установлены как минимум три параметра – поле заголовка строк, поле заголовка столбцов и поле для выбора значений. Поля, используемые в качестве строк и столбцов, должны содержать функцию "Группировка" в строке "Групповая операция". Для создания запроса необходимо выполнить следующие действия:
создать новый запрос для таблицы (таблиц), включив в макет нужные поля;
выполнить команду ЗАПРОС/Перекрестный;
в строке "Перекрестная таблица" указать, какое поле используется в качестве заголовка строк, какое – в качестве заголовков столбцов и какое - для выполнения вычислений в соответствии с выбранной групповой операцией;
в строке "Групповая операция" поля значений необходимо выбрать итоговую функцию.
Запрос с параметром - это запрос, при выполнении которого в диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле. На рис.4.3 изображено окно для ввода параметра - номера группы студента. Можно создать запрос, в результате которого выводится приглашение на ввод нескольких данных, например, двух дат. В результате будут возвращены все записи, находящиеся между указанными двумя датами.
Рис. 4.3.. Вид диалогового окна для ввода параметра.
Запросы с параметрами удобно использовать в качестве основы для создания форм и отчетов. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При выводе данного отчета, на экране появится приглашение ввести месяц, доходы которого интересуют пользователя. После ввода месяца на экране будет представлен требуемый отчет.
Чтобы создать запрос с параметром, необходимо в строку "Условия отбора" для заданного поля ввести текст приглашения для ввода данного, заключив его в прямоугольные скобки (рис.4.4). Можно задать параметры для нескольких полей или для одного поля определить несколько параметров для отбора, используя запись условия в несколько строк совместно с логической операцией «ИЛИ».
Если в запрос вводится несколько параметров, то порядок их ввода через диалоговое окно определяется порядком расположения полей с параметром в бланке запроса.
Рис. 4.4 Вид запроса с параметром в режиме конструктора
Запрос с итогами позволяют производить выборку данных одновременно с их группировкой и вычислением групповых итогов с использованием различных статистических функций. В Access предусмотрено 9 статистических функций:
Sum - сумма значений некоторого поля для группы;
Avg - среднее значение некоторого поля для группы;
Max, Min - максимальное или минимальное значение поля для группы;
Для выполнения групповой операции необходимо в режиме конструктора включить в таблицу описания запроса строку "Групповая операция" (рис.4.5) и указать в том поле, то поле, по которому должна быть группировка, а в тех полях, по которым должно вестись вычисление заменить слово "группировка" на требуемую статистическую функцию.
Результат запроса с использованием групповых операций содержит по одной записи (строке) для каждой группы, исходные строки групп отсутствуют.
Запрос с вычисляемым полем позволяет произвести вычисления на основе данных, имеющихся в таблицах. В такой запрос вводятся новые дополнительные поля, содержащие формулы вычислений, причем эти поля создаются только в самом запросе, а не в таблицах базы данных.
Значения новых вычисляемых полей определяются в соответствии с выражениями над числовыми, строковыми значениями или над значениями дат, которые выполняются для всех записей или для записей, удовлетворяющих условиям отбора.
Для ввода выражения следует создать новое вычисляемое поле непосредственно в бланке запроса.
Наряду с выводом результатов вычислений на экран допускается использование вычисляемых полей:
для определения условий отбора записей в запросе или для определения записей, над которыми производятся действия;
для обновления данных в запросе на обновление.
Вычисляемые поля позволяют:
рассчитывать числовые значения и даты.
комбинировать значения в текстовых полях.
создавать подчиненные запросы.
рассчитывать значения итоговых полей с помощью групповых функций.