Занятие 3
Это занятие посвящено основам работы с новыми таблицами Ехсеl 2007.
Таблица ‑ это прямоугольный диапазон ячеек с данными, который обычно имеет строку с текстовыми заголовками, обозначающими содержимое столбцов таблицы.
Каждая строка таблицы называется записью и содержит информацию о каком-то одном элементе, тогда как совокупность данных обо всех элементах и составляет таблицу. Например, строка-запись может содержать данные о клиенте, о банковском счете, о сотруднике фирмы, о каком-либо продукте и т.п.
Каждый столбец таблицы содержит данные определенного типа (поля). Например, если каждая строка содержит информацию об одном работнике, то в отдельных столбцах будут располагаться такие данные, как имя и фамилия работника, его идентификационный код, дата зачисления на работу, ставка, название подразделения, где он числится, и т.д.
Структура рабочего листа программы Excel вполне подходит для построения списков данных, поскольку каждую ячейку рабочего листа можно использовать в качестве отдельного поля, а совокупность данных одной строки – в качестве отдельной записи данных.
В любой предыдущей версии Ехсе1 можно было работать с таблицами подобного типа. Но преимущество таблиц Ехсе1 2007 проявляется тогда, когда программа преобразует диапазон ячеек в «официальную» таблицу. Для такого превращения необходимо выделить диапазон ячеек с данными и выбрать команду ВставкаТаблицыТаблица.
После того как программа Ехсе1 распознает «официальную» таблицу, она может выполнить с ней значительно больше различных операций, чем с простым диапазоном ячеек. Например, если на основе таблицы создана диаграмма, то она будет автоматически изменяться при добавлении новых (или удалении старых) строк таблицы.
Кратко отметим различия между обычным диапазоном ячеек и таблицей.
Переход к любой ячейке таблицы предоставляет доступ к новой контекстной вкладке Конструктор.
Автоматическое применение табличных стилей.
В заголовке каждого столбца таблицы имеется раскрывающийся список, который можно использовать для сортировки и фильтрации данных.
Замена буквенных заголовков столбцов рабочего листа на заголовки столбцов при прокрутке строк таблицы, всегда видимых на экране.
Автоматизация таблицы при единообразных вычислениях по столбцам ‑ для выполнения вычисления в каком-либо столбце, достаточно ввести только одну формулу.
Таблица поддерживает структурированные ссылки на ячейки и диапазоны ‑ в формулах для задания ссылок можно использовать имя таблицы и заголовки столбцов.
В правом нижнем углу правой нижней ячейки таблицы имеется маленький треугольник, перетащив который вы можете изменить размеры таблицы (добавляя новые строки и столбцы или удаляя старые строки и столбцы).
В таблицах легко удаляются повторяющиеся строки.
В таблицах облегчен процесс выбора отдельных столбцов и строк.
Рассмотрим подробно на примере создание и заполнение таблиц. Представьте себя владельцем маленького магазина. Необходимо вести строгий учет прихода и расхода товаров, ежедневно иметь перед глазами реальный остаток, иметь возможность распечатать наименование товаров по отделам и т.д. Даже в таком непростом деле Excel может заметно облегчить работу.
Разобьем данное упражнение на несколько заданий в логической последовательности:
создание таблицы;
заполнение таблицы данными;
подбор данных по определенному признаку.
Рассмотрим создание следующей таблицы (рис.52) поэтапно.
Рис.52. Создание таблицы