- •Менеджмент
- •Тема 3.3. Коммуникация в менеджменте
- •Тема 3.3. Коммуникация в менеджменте Содержание лекции
- •Вопросы лекции
- •1. Управленческое общение и его структура
- •4. Функции общения – это то, для чего предназначено общение.
- •1. Социальные функции общения
- •2. Психологические функции общения
- •1. Принцип создания условий для проявления личностного потенциала сотрудников, их профессиональных знаний, опыта, способностей.
- •2. Принцип полномочий и ответственности.
- •3. Принцип поощрения и наказания.
- •4. Принцип рационального использования рабочего времени руководителя.
- •1.2. Содержание общения
- •1.3. Виды, уровни и формы общения
- •1) Субординационная форма общения.
- •2) Служебно-товарищеская форма общения.
- •3) Дружеская форма общения.
- •2. Организация проведения деловых совещаний и переговоров
- •2.1. Деловое совещание
- •2) Повестка дня и состав его участников.
- •Сх.2. Модель ведения протокола совещания
- •Рекомендации участнику совещания:
- •2.2. Деловые переговоры
- •Сх. 3. Модель проведения деловых переговоров
- •Вопросы для самоконтроля
- •Качества личности и ее психических процессов, необходимых для общения
- •Мышление –
- •Перцептивная сторона процесса общения (по монографии а. А. Бодалева «Личность и общение»)
1) Субординационная форма общения.
Это общение между руководителями и подчиненными, в основу которого положены административно-правовые нормы. Такое общение складывается как между руководителями и исполнителями, так и между руководителями разных уровней. Субординационная форма общения может носить линейный, функциональный и смешанный, линейно-функциональный характер. При линейных отношениях у каждого руководителя может быть несколько подчиненных, но каждый подчиненный непосредственно имеет только одного руководителя. Что касается функциональных отношений, то работник (или сектор) может подчиняться нескольким руководителям одновременно, причем каждый из этих руководителей контролирует осуществление конкретной функции.
2) Служебно-товарищеская форма общения.
Это общение между коллегами, в основу которого положены административно-моральные нормы.
3) Дружеская форма общения.
Это общение между руководителями, между руководителями и подчиненными, в основе которого лежат морально-психологические нормы взаимодействия.
В зависимости от уровня управления, его вертикальных и горизонтальных «срезов», производственных и общественных условий, индивидуально-психологических качеств людей руководитель выбирает ту или иную форму управленческого общения. К примеру, вертикальная модель общения наиболее целесообразна на уровне управления предприятием, цехом, тогда как на уровне бригады она малоэффективна.
Следует привести шесть основных психологических элементов, соблюдение которых в процессе общения обязательны для обеих сторон4.
1. Рациональность. Необходимо вести себя рационально, если даже другая сторона проявляет эмоции. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на процессе принятия решений.
2. Понимание. Постарайтесь понять партнера. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений.
3. Общение. Если даже противоположная сторона вас не слушает, постарайтесь провести консультации с ней, тем самым будут улучшены отношения.
4. Достоверность. Не давайте ложной информации, если это делает противоположная сторона. Такое поведение ослабляет силу аргументации, а также затрудняет в дальнейшем взаимодействие с другими странами.
5. Избегайте поучительного тона. Не старайтесь поучать партнера. Будьте открыты для его аргументов и постарайтесь, в свою очередь, убедить его.
6. Принятие. Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.
Можно привести основные факторы воздействия на собеседника (рис. 5)
Рис. 5. Факторы воздействия на собеседника
2. Организация проведения деловых совещаний и переговоров
2.1. Деловое совещание
2.1.1. Задачи деловых совещаний. Деловое совещание – способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организации. Процесс управления в этом смысле сводится к трем основным стадиям:
сбор и переработка информации;
координация деятельности служб фирмы и сотрудников;
принятие решения.
Кроме своего прямого назначения каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов и т.п. Управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые события и проблемы. На деловых совещаниях решаются такие задачи, как:
- развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;
- интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей организации;
- выявление и расчет коллективных результатов;
- коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.
2.1.2. Классификация деловых совещаний. Они представляют собой особый вид организации, которая создается на чрезвычайно короткий срок и имеет определенную целенаправленость (сх. 1).
Основания
классификации
Виды
1.
По назначению
-
вырабатывающие и принимающие решения;
-
разъясняющие и уточняющие задачи по
реализации ранее принятых решений;
-
подводящие итоги выполнения решений
и дающие оценку его результатов; -
оперативные.
2.
По периодичности (частоте) проведения
-
разовые;
-
регулярные; -
периодические.
3.
По количеству участников
-
узкий состав (до 5 чел.);
-
расширенные (до 20 чел.); -
представительные (свыше 20 чел.);.
4.
По степени стабильности состава
участников совещания
-
с фиксированным составом;
-
с приглашаемыми по списку, составленному
для каждого совещания; -
комбинированные.
5.
По принадлежности
-
партийные (и других общественных
организаций);
-
административные;
-
научные и научно-технические; -
объединенные.
Сх. 1. Классификация деловых совещаний
2.1.3. Организация проведения деловых совещаний. Чтобы достичь целей совещания, необходимо должным образом подготовить и организовать его проведение. Имеется совокупность обязательных элементов, без которых эффект совещания не будет достигнут (рис. 6).
Рис. 6. Технология организации и проведения деловых совещаний
1. Подготовка совещания проходит несколько этапов:
1) Определение необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на совещании. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения по комплексным вопросам.
На этом этапе, кроме того, менеджер должен проанализировать все альтернативы проведению совещания: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. И, если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться.