4. Этапы контроля

В процессе контроля различают три основных этапа:

• определение показателей и выработка стандартов и критериев;

• сопоставление с ними реальных результатов;

• принятие необходимых регулирующих (корректирующих) действий.

Менеджер должен уметь реализовывать на каждом этапе комплекс различных мер.

Выработка или определение показателей стандартов и критериев Например, обеспечение стандартизации процессов в информационно-коммуникационных системах ИАСлужбы предполагает стандартизацию в областях: сбор метаданных, сетевые стандарты и форматы файла, контекстные связи и т.п. А в библиотеке – в качестве стандарта могут быть плановые показатели – увеличение цифры книгообеспеченности, или обращаемости и т.п.

Первому этапу в едином процессе контроля принадлежит важное место, так как обеспечивает аналитическую составляющую контроля, выработку критериев оценки, благодаря чему контроль обретает объективность и результативность.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами – это второй этап контроля. На этом этапе проводится оценка соответствия реальных результатов установленных стандартам. Она служит основой для конкретных действий. Менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. Необходимо определить, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Деятельность, осуществляемая на этом этапе контроля, является наиболее значимой.

Первой стадией этого второго этапа является определение масштаба допустимых отклонении и принцип исключения.

Второй стадией этого этапа сопоставления является измерение результатов – самый трудный и дорогостоящий элемент контроля, позволяющий установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты.

Третьей стадией этого этапа является передача и распространение информации, которые играют ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Четвертой, заключительной, стадией этого этапа является оценка информации о результатах.

Принятие необходимых корректирующих действий – это третий этап контроля, вступающий в силу после того, как менеджер вынесет оценку создавшейся ситуации. На этом этапе менеджер выбирает одну из трех линий поведения: 1)ничего не предпринимать, 2)устранить отклонение или 3)пересмотреть стандарты.

Таким образом, в процессе контроля есть три четко различимых аспекта: > выработка стандартов и критериев,

> измерение настоящих результатов деятельности,

> сопоставление с ними реальных результатов и плановых.

Затем следует принятие необходимых корректирующих действий.

При разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей. Процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, но может и вызвать непреднамеренные срывы в поведении людей.

Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на удовлетворение требований контроля, а не на достижение поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.