35. Организация контроля за исполнением документов.

Примерный перечень док-тов, исполнение которых подлежит контролю в ЕГСДОУ. Контроль исполнения документов, осуществляется с помощью контрольных картотек. Карточки в картотеки систематизируются по датам исполнения док-тов, а в пределах каждой даты по исполнителям.

36. Контрольная картотека состоит из 31 ячейки по кол-ву дней в месяце. Это основной раздел из 3-х доп.ячеек:*для карточек на документы, неисполненные в срок*для карточек на док-ты, исполнение которых назначено на след.месяц*для карточек на исполненные док-ты (архив).Если в орг-ции осуществляется журнальная форма регистрации док-тов, то контроль за исполнением документов производится по специальным контрольным карточкам или просто в журнале регистрации док-тов.К регистрационному № документа добавляется знак «к» или отметка «контроль» контрастного цвета.При использовании в целях контроля карт с краевой перфорацией на них кодируются след.признаки:*срок исполнения*название учреждения (автор док-та)*исполнитель (отдел).Остальные данные о док-те (вид, дата, краткое содержание, резолюция рук-ля) заносятся от руки по графам на свободные от перфорации поля.

37 Контроль на предложения, заявления и жалобы граждан

Контроль на предлож. жалобы граждан при небольшом кол-ве производится в общей картотеке,где выделяется раздел по работе с гражданами.При большом кол-ве заводится самостот.картотека. В картах написано граждан прорези обоз-ся срок испол-я начальные буквы фамилии заявителя,отдел- исполнитель. На карточках писем граждан кодир-ся результат * удовлетворено, * разъяснено, * отказано. Контроль за исполнением док-ов возлагается на делопроизводственный аппарат или секроторя или лицо, ответ-ое за делопроизводство.

38.Сроки исполнения

Бывают типовые индивидуальные. типовые определ-ся ЕГСДОУ,прил.12. В ост.случаях срок испол-я не более 10 дней. Для сложных док-ов срок исполн-я может быть больше. Сроки испол-я док-та исчесляются с мометна поступ его в учреж-ие. Контроль за испол.док-ов осущ-ся с момента постановки док-та на контроль. Снять док-т с контроля иожет только то должностное лицо или служба,кот.поставила на контроль. Данные об исполнении док-та или снятие с контроля заносится в контрольную картотеку.

39.Составление,применение номенклатуры дел

НД служит для распределения и группировки исполненных док-ов в делах,для закре-я индексации дел,для установ.сроков хран.я. НД явл-ся учетным док-ом в архиве учреж-я для дел временного хран-я(до 10 лет). Осн.принципы НД : 1. Единство в подходе и учете систематизации описанию и поиску док-ов.2. применение индексации док-ов. 3. Стабильность индесов дел.4. сохран. За НД фун-ий учетов док-ов.

40.подготовка дел к архивному хранению

В архив сдаются док-ты через год после завершения их в делопроизвод-е структур подразделения. Архив принимает дела по описи и НД. Вместе с делами в архив передаются регистрац.карточки на док-ты. В архиве учрежд.дела хранятся от 5-15лет; матер.по личному сост. До 40 лет; записи актов граждан.сост.75 лет. Затем док-ты подлежащие гос-му хран-ю передаются из архива учред-я в гос-ый архив.

41.Виды номенклатур дел

1.индивидуальные – отражают док-ты 1-го конкретного учреждения.2. примерные – имеют рекомендационный хар-р. 3.типовой – устанавливается единая индекс.дел для учреж-я всей сис-мы,ведомства, отрасли. Имеет обяхат-ый харр Примерный и типовые НД разрабатываются выше стоящими учреж-ми и обязат.согласовываются с архив.учреж.

42.Свободная номенклатура дел

Отражает док-ты всего учреж.и сост.из НД подразделений. В теч.всего срока действ.НД в ней своевременно проставляется – отметки о заведении дел; - о передачи их в архив.учреж-ии; - о переходящих делах; - о выделении дел к учреж-ю; - о лицах,ответс-ых за формир.дел; - о передачи дел в др. учреж-я дел предложения.

43.Формирование дел

Фд называеться группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.Фд должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов.Документы постоянного и временного срока хранения группируються в отдельные тома.Каждое дело должно содержаться не более 250 листов 3-3 см толщиной.В дело группируються документы одного делопроизводственного года.исключение составляет переходящее дело.Документы в делах могут распологаться в порядке разрешение вопросов,хранологии,алфавита,индексации