Контроль как функция управления
Организационный контроль – систематический процесс, посредством которого, менеджеры регулируют деятельность организации, обеспечивая ее соответствие планам, целям и нормативным показателям.
Этапы процесса контроля: (схема-каритнка)
Фокус организационного контроля:
-
Упреждающий контроль – цель состоит в проверке качества входящих потоков, позволяет предотвратить возникновения проблем в деятельности организации.
Упреждающий контроль->производство->выход
-
Сопутствующий контроль - состоит в мониторинге текущей деятельности организации, направлена на проверку соблюдений ими принятых стандартов качества
Вход -> Сопут.контроль -> выход
-
Контроль с обратной связью/заключительный контроль – фокусируется на заключительных этапах процессах производства на результатах деятельности компании
Вход->производство->контроль с обратной связью
Виды контроля
Неуправляемые условия внешней среды Новые стратегии (вся система целей) и планы реакция контроля; корректировка нормативных показателей; привлечение работников в процесс принятия решений
-
Традиционный бюрократический контроль
1) правила и процедуры (четко прописаны стандарты [уровень брака])
2) управленческие системы управления (делегирование, как правило, не подразумевается; властные полномочия четко закреплены за конкретным человеком [отчеты и прочие инструменты контроля]) очень важно отследить, чтобы все выполнили свои функции!
3) отдел контроля качества (формальные стандарты, периодические проверки, )
4) властная иерархия (контроль четко закреплен за теми, кто обладает властными полномочиями; контроль исключительно сверху вниз
5) отбор и обучение (некоторые закрепленные модели по отбору [формализованное интервью, тесты – абсолютно одинаковые процедуры отбора и обучения])
6) технология (влияет на нормы и стандарты [специальное оборудование: камеры])
Более эффективна в стабильных условиях.
-
Децентрализованный контроль – сотрудники пользуются доверием менеджмента, управленческая команда уверена, что члены организации осознано желают выполнять возложенные на них обязанности
Значима в динамичной среде
-
Корпоративная культура (установки, совместно разделяемые ценности, убеждения) на ее основе строится контроль; менее ориентирован на ....
-
Группа равных ( не целесобразен..)
Классификация коммуникаций
- Среда существования: внутренние (коллеги, взаимодействия внутри компании) и внешние (с внеш. средой т.е. поставщики и тп);
-устойчивость: устойчивые(сохраняются в течении длит времени)и не устойчивые (изменяются со временем);
-формальность: формальные (закреплены нормами и правилами) и неформальные (не зависят от формальных коммуникаций);
-управляемость: управляемые и неуправляемые
- мнимые (которые мы предполагаем что есть, но их может и не быть) и реальные;
-контактные (лично взаимодействуем) и бесконтактные (безучастия человека, например письмо);
Главная цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении понимания передаваемой информации.
Процесс коммуникаций
1 этап – формирование сообщение отправителем
2 этап – выбор канала связи и кодирование сообщения
3 этап – передача закодированного сообщения отправителем
4этап – восприятие закодированного сообщения получателем
5 этап – расшифровка кода и формулирование идеи сообщения
6 этап - реакция на воспринятое сообщение (обратная связь)
Обратная связь – мощное средство повышения эффективности коммуникаций, так как она несет отправителю информацию о том, насколько правильно было интерпретировано его исходное послание.
Коммуникации между людьми
Под восприятием понимается процесс постижения людьми смысла окружающих их вещей.
Чем больше схожи точки зрения двух индивидов, тем проще им общаться друг с другом.
Стереотипы – форма описания организации восприятия.
Различия в восприятии – вещь естественная, но в процессе коммуникаций они очень часто искажают смысл сообщений и создают помехи.
Коммуникативные каналы
На емкость коммуникативных каналов влияют три фактора:
-
Способность обрабатывать несколько сигналов одновременно;
-
Возможность обеспечение быстрой двусторонней обратной связи;
-
Способность обеспечивать личный подход к коммуникациям
Наиболее емкие каналы
Преимущества: личное общение; двусторонняя направленность; быстрая обратная связь
Недостатки: не ведется запись; сложность распространения информации; спонтанность
Наименее емкие каналы
Достоинства: ведется запись; текст написан заранее; легкость распространения информации;
Недостатки: безликость; односторонняя направленность; медленная обратная связь
Невербальные коммуникации
Это сообщения, которые выражаются не словами, а представляют собой отдельные действия или поведение людей.
Один из исследователей, к примеру, выделяет три источника передаваемых при невербальном общении информационных сигналов: произносимые слова; голос (напряжение, интонация, тембр); выражение лица собеседника.
Согласно его оценкам, относительные веса этих трех фактов при интерпретации сообщений распределяются следующим образом: вербальное воздействие – 7%, голосовое – 38%, выражение лица – 55%
Умение слушать
Это навыки принимать сообщения, четко выделяя содержащиеся в них факты и ощущения, правильно интерпретировать их значение
«Эффективно слушать – значит, слушать и говорить; задавайте простые вопросы, не воздвигайте вокруг себя стен и будьте ближе к подчиненным, заставляйте себя расспрашивать собеседников и много говорить самому, делайте заметки, настаивайте на обратной связи и предоставляйте ее»
Организационные коммуникации
*формальные и неформальные
Формальные:
-нисходящие коммуникации: Внедрение целей и стратегий; Должностные инструкции и приказы; Процедуры и различные правила; Обратная связь по результатам деятельности; Внушение идей
Основная проблема – рассеивание (искажение смысла передаваемой информации)
-восходящие коммуникации: проблемы и вопросы; предложения по улучшению; отчеты о результатах деятельности; жалобы и споры; финансовая и бухгалтерская информация
-горизонтальные коммуникации: разрешение проблем внутри отделов; координация деятельности отделов; консультации линейным отделам
Неформальные:
-Управление основанное на выходах в народ (УВН)
Руководители предпочитают получать информацию о жизнедеятельности компании непосредственно из разговоров с сотрудниками
Способствует укреплению как восходящих, так и нисходящих коммуникаций. У менеджеров появляется возможность донести до работников свои идеи и ценности и услышать о проблемах, волнующих сотрудников.
-Виноградная лоза (неформальная коммуникативная сеть организации, объединяющая всех ее членов во всех направлениях низшего уровня)
Коммуникативные барьеры
Индивидуальные:
Барьеры между людьми, решение – активное восприятие (встаем на место другого);
Каналы коммуникаций, решение – выбор адекватного канала (провести анализ, что лучше в какой ситуации, какой именно канал)
Семантика (смысл слов, которых мы говорим и их контекст), решение – знание взглядов собеседника
Несоответствие информационных сигналов (говорим одно, а мимикой показываем другое), решение – управление, основанное на выходах в народ
Организационные:
Различия в статусе и уровне власти, решение – создание атмосферы доверия
Потребности и цели отделов, решение – развитие и использование формальных каналов
Несоответствие коммуникативной сети организационным задачам, решение – изменение структуры организации или группы
Дефицит формальных каналов, решение – стимулирование использования множественных как формальных, так и неформальных каналов