Лабораторная работа 3.

Тема: Форматирование документа (создание сносок и колонтитулов. Многоуровневый список. Разбиение на колонки. Режим структура.).

Цель работы: Получение навыков по созданию в тексте сносок и колонтитулов, формированию отступов и интервалов, созданию многоуровневых списков, разбиению текста на колонки.

Пояснение к работе:

Изменение вида текста. Границы абзацев

Следующий прием форматирования – изменение внешнего вида вашего текста, способа его расположения на странице.

Текст документа состоит из абзацев, абзац заканчивается нажатием клавиши Enter.

При этом в текст вставляется спецсимвол. Удаление этого символа обеспечивает слияние абзацев, причем объединенный абзац получает форматные установки нижнего присоединенного абзаца. При наборе текста переход на новую строку выполняется автоматически. Формат абзацев устанавливается командой Формат – Абзац, которая вызывает диалоговое окно Абзац, содержащее вкладки Отступы и интервалы, Положение на странице. Быстрое форматирование абзацев может выполняться с помощью панели Форматирование, которая содержит необходимые кнопки выравнивания абзаца. Все прочие установки формата абзаца выполняются в диалоговом окне Абзац.

Как вы помните, Word XP позволяет вам выбрать несколько способов выравнивания границ текста: по левому или правому краю, по обоим краям или по центру. В большинстве случаев для того, чтобы ваш текст выглядел аккуратно и приятно для глаз, стоит остановиться на выравнивании по обоим краям. Выравнивание по центру применяется в том случае, когда нужно составить изысканный текст, расположенный своеобразной «ёлочкой». Этот стиль редко применяется в официальных документах, но для объявления, письма или списка может вполне подойти. За эти операции, как мы уже говорили, отвечает специальный управляющий элемент Word XP – Линейка с тремя регулирующими бегунками.

Если вам необходимо вставить разрыв страницы перед каким – либо абзацем вручную, вы можете сделать это с помощью пункта «Разрыв» в меню «Вставка». Перед этим не забудьте установить курсор в начале того участка текста, перед которым и будет вставлен разрыв.

Другой пункт этого же меню – «Номера страниц» - автоматически пронумерует все страницы вашего документа. Вы можете самостоятельно установить параметры размещения номера на странице – в правом или левом углу, вверху или внизу страницы и так далее.

ЕСЛИ вы создаете в Word XP документ большого объема (такой, например, как книга, дипломная работа или большая журнальная статья), частенько возникает необходимость добавить в него всевозможные дополнительные перечни.

Оглавление, например или список литературы. Или список иллюстраций. Или указатели терминов.

Возьмем то же оглавление. Набирая текст, форматируйте набранный вами заголовок первого, самого высокого уровня, используя стиль «Заголовок 1», более низкий уровень будет «Заголовком 2»…То же самое и с терминами – только теперь мы применим стили « Указатель 1», «Указатель 2» и так далее.

Теперь зайдите в меню Вставка – Ссылка и выберите меню Оглавление и указатели. Вам остается выбрать внешний вид вашего будущего указателя и число уровней отображения.

Разумеется, перед тем как нажать кнопку ОК, не забудьте поставить курсор в то место текста, где должен возникнуть указатель или оглавление. Желательно – в конец текста: оглавление в середине нам как-то ни к чему…

Для обновления оглавления или списка (а это необходимо делать в том случае, если после его создания вы существенно изменяли содержимое документа) вам нужно вызвать контекстное меню оглавления или списка, щелкнув по нему правой кнопкой мыши, и выбрать пункт «Обновить поля».

Задание.

1. Форматирование документа, вставка сносок и колонтитулов;

2. Разбиение текста на несколько колонок;

3. Изменение ориентации текста;

4. Просмотр документа в режиме Структура;

5. Создание конвертов и почтовых наклеек;

6. Оформление текста в виде многоуровневого списка.

Работа в лаборатории:

Задание 1.

1.Наберите ниже приведенный текст документа (выделять «жирным» шрифтом слова можно сразу при наборе, но можно, в целях экономии времени, это сделать и в конце подготовки текста, выделяя «мышкой» нужные слова).

Понятие документа.Виды документов и их информационная значимость.

Возникнув от латинского слова documentum (доказательство), термин в России ( начиная с эпохи Петра 1) – трактовался как письменное свидетельство, важные деловые бумаги. Иными словами, в качестве носителя документальной информации признавались лишь письменные акты. Это было характерно не только для бытовой лексики, но и для юридической деятельности вплоть до начала 50-х годов ХХ века.

Так, в Большой советской энциклопедии 1952 года термином «документ» ( в праве) обозначался «облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов юридического значения».

С внедрением в сферу юридической деятельности технических средств фиксации, хранения и передачи правовой информации к ее источникам и носителям стали относит фото-, кино-, и иные изображения, а также звукозапись, что породило ( и узаконило) такие понятия, как фото-, кино-, видео-, фоно- и иные документы. С началом же компьютеризации юридической деятельности этот ряд пополнился новым видом документов, получивших наименование машинные документы, что включает в себя такие виды, как перфокарты, магнитные ленты и диски, оптические диски и др.

В связи с этим стало общепризнанным понятие документа как материального объекта, содержащего « в зафиксированном виде информацию, оформленную установленным порядком и имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение».

2. В первом предложении основного текста после слова «бумаги» вставьте примечание ( сноску), выполнив команду Вставка-Ссылка-Сноска. В появившемся окне «Сноски» выберите тип сноски «Внизу страницы», тогда тексты сносок будут привязаны к конкретной странице и перемещаются ( в случае изменения текста) на новые страницы вместе со сносками.

Вставив сноску, наберите текст первой сноски внизу страницы, после чего вновь вернитесь к набору основного текста до следующей сноски, и т.д.

Закончив ввод текста выделите его весь целиком и с помощью меню Формат – Абзац установите полуторный или двойной межстрочный интервал. Убедитесь, что третья сноска перешла на новую страницу, а вместе с ней переместился на новую страницу и текст этой сноски.

2. Затем выберите в меню Вид команду Колонтитулы, и в появившемся поле « Верхний колонтитул» наберите две строки, с которых начинается эта методика: «Упражнение №7…», применив выравнивание по центру.

2. По окончании ввода щелкните мышкой по кнопке «Закрыть», после чего вверху вашего документа появится надпись в том виде, как вы ее видите вверху этого листа.Точно такая же надпись появится и на втором листе.

2. Пронумеруйте страницы – меню Вставка – Номера страниц.

Задание 2.

1. Отформатируйте абзацы, выделите заголовок полужирным шрифтом.

2. Установите курсор на первый пункт ( второй пункт должен остаться в одну колонку)и разбейте его на две колонки, используя инструмент Колонки панели инструментов Стандартная.

3. Проанализируйте полученный результат.

4. Соедините вновь текст в одну колонку инструментом Колонки Если потребуется, удалите оставшийся разделитель клавишей DEL.

5. Выполните разбиение первого пункта на колонки командой Формат – Колонки.

Сделайте перед первым и вторым пунктами по пустому абзацу с помощью клавиши ENTER, перейдите в режим просмотра разметки страниц и вставьте в эти места признаки конца разделов (Вставка – Разрыв – «Новый раздел на текущей страницы» ); задайте интервал между колонками равным 0,5 см; проведите между колонками разделительную линию.

6. При получении приемлемого результата сохраните текст в своей папке.

7. Скопируйте текст на несколько соседних листов. Проведите на каждом последующем листе следующие эксперименты с колонками:

• две колонки разной ширины;

• три колонки одинаковой ширины;

• четыре колонки с разделителями.

8. Расположите второй пункт, оформленный в виде одной колонки, в альбомной ориентации. Для этого:

• выделите весь раздел

• Файл – Параметры страницы – вкладка Поля – флажок «Альбомная»;

•перейдите в режим предварительного просмотра ( Файл – Предварительный просмотр) и установите режим просмотра нескольких страниц ( инструмент Несколько страниц); проанализируйте полученный результат. Обратите внимание на автоматическую расстановку концов раздела.

9. Разбейте текст на отдельные главы (предисловие, введение, заключение). Примените к главам: предисловию, - стиль «Заголовок1», к введению, - «Заголовок 2», к заключению – «Заголовок 3».

10. Просмотрите документ в режиме структуры.

11. Используя инструменты панели инструментов Структура, попробуйте изменять композицию проекта.

12. Измените структуру проекта, используя мышь на обозначении уровня структуры, путем перетаскивания значка влево – вправо. Доведите его до упора. Что получилось?

13. Переместите группу заголовков на другой уровень структуры (клавишей SHIFT)

14. Используя двойной щелчок на крестике, а также инструмент Свернуть, спрячьте и покажите вновь все ветви структуры.

15. Покажите имена стилей всех абзацев, установив с помощью команды Сервис – Параметры – вкладка Вид поле «Ширина полосы стилей « равным 2,5 см».

Задание 3.

16. Вставьте нижние колонтитулы.

17. Введите в колонтитулы номера страниц, имя автора с помощью автотекста, текст « Методические материалы» ( выравнивание по правому краю)

18. Увеличьте ( уменьшите ) область колонтитула: Верхнего и Нижнего.

19. Выделите колонтитул рамкой и заливкой.

20. Удалите нижний колонтитул.

21. Сделайте разные колонтитулы для четных и нечетных страниц.

22. Настройте параметры страницы вашего документа, установив поля, ориентацию, зеркальные поля, отведите поле под переплет и др.

23. Просмотрите результаты в режиме предварительного просмотра.

24. Подготовьте образец титульного листа для документа, включив в него название организации ( вверху), рисунок, название работы, фамилию автора, название издательства ( внизу). Используйте для этого: меню Файл – Параметры страницы – Источник бумаги – Вертикальное выравнивание – По высоте.

Задание 4.

25. Используя шаблоны создайте конверты и наклейки. Для этого в меню Файл выберите команду Создать. На панели пользователя Создание документа в разделе Шаблоны щелчок мышью в режиме На моем компьютере. В раскрывшемся окне в закладке Письма и факсы выберите Мастер конвертов или Мастер почтовых наклеек.

• Напечатайте конверт для отправки письма по адресу Москва, Стремянный, д. 28а. Укажите обратный адрес: Маленковская, 14, корп.3. Конверт обычный.

•Рассмотрите все параметры для конверта . Добавьте его к тексту в активном окне.Отредактируйте конверт, вставив в него рисунок.

•Напечатайте наклейку для отправки посылки по тому же адресу

•Создайте страницу наклеек и сохраните её в виде отдельного документа.

•Создайте новое письмо на основе шаблона мастера писем.