4.3 Прием сообщений

Прием сообщений может производиться в ручном или автоматическом режиме.

В режиме автоматического приема программа будет автоматически реагировать на входящие звонки. При этом программа будет использовать тот набор параметров, который указан на вкладке Автоматический прием панели Настройка. О том, что программа находится в автоматическом режиме, говорят индикаторы возле кнопок Auto и Факс на панели факс-аппарата (рисунок 25).

Рисунок 25 – Кнопка автоматического режима

Прием в автоматическом режиме рекомендуется в офисах, где используется выделенная линия для факса. Особенно в ночное время, что бы клиенты могли посылать факсы и оставлять сообщения.

Сообщения, принятые в автоматическом режиме сохраняются на диске компьютера в папке приема. По умолчанию C:/Program Files/Venta fax/IN. Причем формирование имени факсимильного сообщения определяется настройками на вкладке Файлы и папки.

Принятый факс можно просмотреть, а при необходимости и распечатать, используя папку Входящие Менеджера сообщений (рисунок 26).

Рисунок 26 – Папка «Входящие»

В режиме ручного приема вы должны сами реагировать на прием факса – нажать клавишу Start на изображении факс-машины. При этом если факс отправляется в автоматическом режиме, вы услышите в трубке позывной сигнал модема, если посылается в ручном режиме, ваш собеседник попросит принять факс. Принятый факс так же можно увидеть в папке Входящие.

Вне зависимости от способа, во время приема факса, на главной панели происходить следующее:

• в правом нижнем углу экрана происходит смена пиктограмм, отражающих разные стадии процесса приема;

• в тот момент, когда определена скорость соединения, изображение факс- аппарата в главном окне перемещается вниз, и сверху от него появляется изображение первой принимаемой страницы;

• после подтверждения приема первой страницы, если документ содержит более одной страницы, процесс повторяется.

Если в процессе приема произошла ошибка, то сообщение о ней появится в нижней части изображения факс-аппарата в виде бумажного квитка.

4.4 Передача факсимильных сообщений в VentaFax

Наиболее используемым способом передачи факсимильных сообщений является печать документа из приложения на виртуальном принтере VentaFax. Для этого в текущем приложении (например, в MS Word) необходимо выбрать пункт меню Печать и убедиться, что выбран принтер VentaFax.

Произойдет запуск программа VentaFax и откроется окно Мастера подготовки сообщений (рисунок 27).

Рисунок 27 – Мастер подготовки сообщений

Здесь необходимо будет сделать несколько простых шагов перед отправкой сообщения:

Шаг 1 Оформление документа

В открывшемся окне вы увидите заполненные поля Файл и Описание, которые заполняются автоматически приложением. Кроме того, отображается уменьшенное изображение документа, которое можно просмотреть, щелкнув на нем. На этом шаге можно снабдить документ логотипом и/или подписью, а так же выбрать фоновый рисунок (бланк).

Шаг 2 Выбор способа передачи

В автоматическом режиме с набором номера модемом или передача при установленном соединении без набора номера модемом.

Шаг 3 Выбор получателя сообщения

При отправке в автоматическом режиме с набором номера модемом, обязательно ввести номер факса получателя. Заполнить поля можно как вручную, так и выбрав из справочника. При передаче с установленным соединением, заполнение этих полей не обязательно.

Отправлять факс в автоматическом режиме можно, если вы уверены, что факс абонента находится в режиме автоматического приема. При этом изображение трубки переворачивается, имитируя снятие трубки, и модем начинает набор номера. После установления связи начинается передача факса и изображение листа передаваемого документа заползает в факс-аппарат на экране. После передачи факса трубка помещается на место. Что бы убедиться в успешной передачи факса, можно обратиться к Журналу приема и передачи. Для правильно принятых и отправленных факсов в графе Рез. должно стоять OK, иначе по коду ошибки в справочной системе можно узнать причину ошибки.

Отправка факсов ручным набором номера используется в том случае, если вы не уверены, что факс абонента находится в режиме автоматического приема. В этом случае набирается номер, договариваетесь с абонентом, чтобы он принял факс, и нажимаете кнопку Передача без набора номера в окне Передача. Полезно дождаться ответного сигнала факса, что бы убедиться, что его включили на режим приема.