Розділ 2. Документні потоки та масиви в структурі життєвого циклу документа

2.1. Сутність циклічності функціонування документів у суспільстві

Цикл (від грецького kyklos - коло) - це сукупність взає­мопов'язаних процесів, що утворюють закінчене коло розви­тку. Сутністю функціонування інфосфери є інформаційний обмін: споживання інформації передбачає її повернення після творчої переробки до інформаційного простору. Цей закон споживання інформації зумовлює циклічність функціонуван­ня документа у суспільстві і дозволяє стверджувати, що жит­тєвий цикл документа - це весь шлях, що пройдений від мо­менту виникнення його замислу, через створення, вироблення та розповсюдження документа до користування ним і пере­творення його змісту в новий замисел та новий документ.

Документ - це єдність та протилежність його матеріаль­ної форми та ідеального змісту. Документована інформація, як правило, призначена для її розповсюдження у суспільстві, але документ як матеріальний об'єкт дискретний і його немо­жливо адресувати в усі необхідні пункти інформаційного се­редовища. Збільшити кількість пунктів наявності документа в інформаційному просторі дозволяє його тиражування та роз­повсюдження по комунікаційних каналах від створювачів до користувачів.

Цикл життєдіяльності документа складається з трьох основних етапів:

• документогенезу;

• документорозповсюдження;

• документовикористання.

Кожний етап забезпечується функціонуванням ДП та М, але на різних етапах вони мають різні принципи організації, Що зумовлює формування спеціальної інфраструктури системи документних комунікацій, яка включає генезисні, транзитні й термінальні документні підсистеми.

ДП осідає у документних масивах та фондах, які обмежені простором, що займають. Ця обставина змушує проводити якісний відбір, профілювання, вилучення фізично та морально застарілих видань. У зв'язку з цим ДФ дзеркально не відбивають ДП, і системоорганізуються за іншими ознаками. Структура ДП у процесі його розповсюдження по різних со­ціальних інститутах, що відповідальні за кумуляцію та збереження документів, перебудовується відповідно до вимог профілювання, раціональності розміщення, оптимальності використання та ін. Крім формальних вимог приєднуються суб'єктивно-особисті, пов'язані з критеріями відбору докуме­нтів у фонди. І

Таким чином, між документовиробництвом та документорозповсюдженням існує споконвічне об'єктивне протиріч­чя, яке зумовлює втрату частини інформації. Система документовикористання ще більше відрізняється від систем документовиробництва та документорозповсюдження. На першо­му місці тут стоїть проблема відбору, суб'єкт підходить до документного фонду вельми вибірково, вибудовуючи документи у своїй ієрархії цінностей, яка не збігається ні з систе­мою документовиробництва, ні з системою документорозпов­сюдження.

Знання структури життєвого циклу документа сприяє формуванню системного погляду на документування інфор­мації та канали її розповсюдження; розумінню основ переро­бки документованої інформації, процесів її створення, транс­формації і використання, можливостей документно-інформаційного забезпечення будь-якого виду діяльності, ро­лі інформаційного фахівця в організації та корегуванні руху документів у суспільстві. Вільна орієнтація в сучасних техно­логіях збирання, аналітико-синтетичної переробки, пошуку, зберігання, розповсюдження і використання документів до­зволяє застосовувати раціональні прийоми інтенсифікації їх виробництва та функціонування у суспільстві.

Уже зазначалося, що в термінальних ДС створюються, як правило документні фонди, в яких функціонують внутрішні ДП. Їх специфіку вивчає документне фондознавство. ДП та М активно функціонують у генезисних та транзитних ДС, що потребує більш детальнішого висвітлення етапів документогенезу та документорозповсюдження.