Обеспечение сохранности электронных документов в архиве

Рекомендации выделяют несколько основных направлений в обеспечении сохранности электронных документов в архиве организации:

• создание оптимальных условий хранения носителей электронных документов;

• рациональное размещение электронных носителей в архивохранилище;

• проверки наличия и состояния хранения документов в электронном виде;

• контроль физического и технического состояния носителей и электронных документов;

• копирование электронных документов в целях создания рабочих экземпляров, в том числе для фонда пользования;

• конвертирование электронных документов на новые (в технологическом отношении) электронные носители и в новые форматы записи.

Для проведения многих работ по обеспечению сохранности электронных документов, например, контроля технических параметров электронных носителей (соответствие характеристик электронного носителя сведениям, содержащимся в сдаточной описи структурного подразделения; проверка электронных документов на наличие в них вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов»); проверка на сбои при считывании информации и др.), а также самих электронных документов архив организации должен располагать специализированным аппаратным и программным обеспечением.

Поскольку Рекомендации предлагают хранить документы в электронном виде в двух идентичных экземплярах, записанных на оптических дисках однократной записи, предусматривается применение специальных средств хранения и перемещения документов, а также раздельное хранение основного и рабочего экземпляров документов.

Рекомендациями предусмотрены мероприятия по проверке наличия и состояния электронных архивных документов в архиве организации, в рамках которых должны проводиться:

• установление фактического наличия единиц хранения электронных документов и единиц учета электронных документов, находящихся на хранении;

• выявление и устранение недостатков в учете единиц хранения электронных документов;

• выявление отсутствующих единиц хранения;

• контроль физического и технического состояния единиц хранения электронных документов;

• контроль технического состояния и воспроизводимости электронных документов программными средствами;

• выявление и учет единиц хранения электронных документов, требующих специальной технической обработки;

• выявление и учет электронных документов, требующих копирования на новые электронные носители и проведения другой технической обработки.

Проверки наличия и состояния электронных документов проводятся раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов. Обнаруженные в ходе проверок недостатки фиксируются в актах проверки наличия и состояния электронных документов (по каждому экземпляру отдельно). Акты, составленные по окончании проверки, включаются в дело фонда.

Учет электронных документов в архиве

В качестве основной учетной единицы при организации хранения электронных документов в Рекомендациях принята единица хранения электронных документов - электронное дело.

Учет единиц хранения производится путем присвоения им учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:

• номер фонда, в состав которого включены электронные документы;

• номер описи электронных дел;

• номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) по описи электронных дел.

Учетные номера наносятся на каждый обособленный материальный носитель электронных документов с указанием типа экземпляра: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий).

Кроме того, каждый футляр электронного носителя, передаваемого в архив, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается:

• сокращенное название организации;

• сокращенное название структурного подразделения организации;

• статус электронного носителя: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

• номера описей, по которым электронные документы передавались в архив;

• дата записи электронных документов на носитель;

• при необходимости отметки об ограничении доступа и др.

Для фиксации учетных данных об электронных документах Рекомендациями (1) предусмотрено ведение в архиве комплекта учетных документов, используемых на разных этапах организации работы с электронными документами:

• книга учета поступления электронных носителей (инвентарная книга в пределах архивохранилища);

• книга учета единиц хранения электронных документов (электронных дел);

• список фондов;

• лист фонда;

• лист учета электронных документов фонда;

• описи электронных дел;

• реестр описей.

В проекте Рекомендаций не уделено достаточного внимания вопросам учета электронных документов в автоматизированном режиме с использованием информационной системы архива, обеспечивающей управление архивными электронными документами. При доработке Рекомендаций этим вопросам будет уделено особое внимание.