68

ищется в списке Функция:, слова Left набираются вручную). Эта формула означает «перемножать все то, что находится слева». Причем в процессе участвуют только числовые данные (Word умеет различать текст и число).

В следующую результатную ячейку (Е2) - приведенная выше формула копируется. В результате в ячейке Е2 формула будет иметь тот же вид (в редакторе Word при копировании ячеек, содержащих формулы, последние не настраиваются на соответствующий контекст- они не изменяются). Однако эта формула, естественно, не изменяет своего смысла - «перемножать все то, что находится слева», который подходит и для рассматриваемой результатной ячейки. Следовательно, эта формула с аргументом Left носит универсальный характер.

В ячейку Е3 посредством команды Формула… введем формулу вида =SUM(ABOVE), носящую такой же универсальный характер, как и рассмотренная выше формула и имеющую смысл «суммировать все то, что находится сверху».

Решение окончено - процесс получения результатных данных в -за висимости от исходных значений автоматизирован.

Следует, однако, заметить, что в редакторе Word результат при изменении исходных данных не изменяется автоматически– требуется провести обновление данных.

Для обновления одного поля можно использовать командуОбновить поле, доступ к которой осуществляется через контекстное меню. Для обновления нескольких полей используется функциональная клавиша F9 - требующие обновления поля выделяются, затем нажимается клавиша F9.

2.3.5. Подготовка и редактирование формул и графических объектов

В документах Word могут быть использованы два типа графических изображений: рисунки и графические объекты.

Рисунки импортируются из файлов, созданных другими программами (не программой Word), а графические объекты можно создавать самостоятельно с помощью встроенных вWord средств (встроенным редактором графических объектов).

Графические объекты - это любые нарисованные или вставленные объекты, которые можно редактировать и форматировать с помощью панели инструментов рисования (встроенным редактором графических объектов). Эти объекты являются частью текстового документа.

69

Автофигуры являются векторными рисунками. Векторные рисунки создаются из линий, кривых, прямоугольников и других объектов. Векторные рисунки сохраняются в формате приложений, в которых они создавались. К графическим объектам относятся автофигуры, объекты Надпись и объекты WordArt.

Рисунки являются изображениями, созданными из другого файла. Рисунки можно вставлять в документыWord, применив следующие методы: копирование, внедрение или связывание.

К рисункам относятся: точечные рисунки, сканированные изображения, фотографии и картинки.

Точечные рисунки (растровые рисунки) – это рисунки, образованные набором точек. Точечные рисунки создаются в таких графических редакторах, таких как Microsoft Paint. К точечным рисункам относятся все сканированные изображения и фотографии. Точечные рисунки часто сохраняются с расширением *.bmp, *.jpg и тд.

Вставка распространенных графических форматов файлов(формат файла обозначается расширением имени файла) в документ производится напрямую или с использованием специальных графических фильтров.

Типы графических файлов, поддерживаемые Word: Enhanced Metafile (.EMF), Graphics Interchange Format (.GIF), Joint Photographic Experts Group (.JPG), Portable Network Graphics (.PNG), Точечные рисунки Microsoft Windows (BMP, RLE, DIB), Метафайлы Microsoft Windows (.WMF), Tagged Image File Format (.TIF) и другие.

В комплект поставки Word входит коллекция рисунков в составе Clip Gallery. В коллекции клипов содержится набор картинок, относящихся к Microsoft Word. Большинство картинок выполнено в формате метафайла.

Кроме того, в Windows существует технология, позволяющая одним приложениям использовать информацию, создаваемую и редактируемую другим приложением. Называется эта технология OLE – объектное связывание и встраивание.

Для связывания и внедрения используется либо часть объекта, либо весь документ полностью. Вставка различных графических изображений из различных графических редакторов осуществляется командойРису-

нок из вкладки Вставка.

Настройка изображения

Для изменения рисунков служат вкладка ленты инструментовФормат (рис. 19) и некоторые команды контекстного меню, позволяющими обрезать рисунок, добавить к нему границу или изменить его яркость и контраст и т.д.

70

Рис. 19. Вкладка Формат

Создание графических объектов в документе

Графический редактор Word, позволяет быстро строить несложные рисунки. Возможности, предоставляемые редактором рисунков, очень похожи на средства, имеющиеся в любом другом графическом редакторе. Для создания объектов служит команда Фигуры вкладки Вставка.

Процесс создания рисунков из графических объектов состоит из трех основных действий:

1.Вставка рисованных объектов в документ.

2.Рисование или выполнение определенных действий(например, перемещение рисованных объектов по документу, группировка, порядок

ит.д.).

3.Изменение рисованных объектов (например, изменение размеров, угла поворота и т.д.).

Существует три основные категории графических объектов, создава-

емых средствами WORD. Первый Автофигуры – это стандартные графические объекты, второй объекты WordArt служат для создания фигурного текста и наконец третий объектНадпись служит для нестандартной

вставки небольших текстов .

После вставки графических объектов в документ осуществляется процесс рисования.В процессе действий(группировать, порядок, перемещение, изменение размеров и угла поворота, привязка, расположение текста в объектах и т.д.) создается рисунок.

Основной принцип работы с графическими объектами тот же, что и при работе с текстом документа: сначала следует выделить объект, а затем выполнить с ним некоторые действия.

Ввод формул

В экономических документах невозможно обойтись без формул, которые содержат знаки суммирования, интегрирования и т.д. Формулы в Word представляют собой OLE – объекты, внедренные в текст.

Для вставки формул в текстовый документ необходимо выбрать команду Формула на вкладке Вставка, появится вкладка Работа с форму-

лами Конструктор (рис. 20).

71

Рис. 20. Вкладка Работа с формулами Конструктор

Для редактирования формулы осуществляется двойной щелчок на формуле, в результате чего вызывается редактор формул.

2.3.6. Использование стилей и создание оглавлений

Стили предназначены для внешнего оформления документа и его абзацев, т.е. стили используются для форматирования документа. Стиль - это набор команд форматирования, сохраняемый под уникальным именем для многократного использования. Форматирование текста с помощью стиля значительно быстрее, чем форматировать вручную каждый элемент текста, так как одна команда(стиль) автоматически форматирует группу параметров текста.

Существует три основных типа стилей:

Стиль символа содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы.

Стиль абзаца содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции. Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в Word, являются стилями абзацев.

Стиль таблицы содержит параметры форматирования таблиц(при вставке таблицы, ей по умолчанию назначается стиль – сетка таблицы).

При создании нового документаДокумент1 на базе шаблона Обычный, он получает копию набора стилей из базового набор стилей общего назначения (из встроенных стилей): Обычный, Заголовки 1, 2.

После того как ввод текста в документ завершен, и текст отредактирован, целесообразно воспользоваться командой Автоформат для изменения внешнего вида всего документа.

При автоматическом форматировании документа каждому абзацу назначается один из стилей Word. Например, заголовку может быть назначен стиль Заголовок1 или Заголовок2 , абзацу основного текста – стиль Основной текст, а абзацу, входящему в список - стиль Список. Примечаниям назначается стиль Текст Примечание, верхним колонтитулам – стиль Верхний колонтитул, а номерам страниц – стиль Номер страницы и т.д.

72

Создание оглавления

Автоматическое создание оглавления является очень удобной и -по лезной возможностью Word 2010. Благодаря ей получение точного оглавления любого по размерам и сложности документа – это дело всего нескольких секунд. Однако есть одно «но», в документе должны быть правильно проставлены стили: то есть названиям глав должен соответствовать один стиль(как правило, Заголовок 1), названиям основных разделов в главах – другой стиль (обычно это Заголовок 2), подразделов в разделах – свой (Заголовок 3) и т.д., тексту обычно присваивается стиль Обычный или Нормальный (возможно, немного измененный). Обратите внимание, что каждый уровень этих заголовков должен быть обязательно создан в одинаковом стиле, который вы должны выбирать разным для каждого уровня заголовков.

Чтобы сделать оглавление, установите текстовый курсор в то место документа, где оно должно будет находиться. Перейдите на вкладку Ссылки ленты инструментов. Первая группа этой вкладки называется Оглавление. Нажмите на кнопку Оглавление. Вам будет предложено два заранее предусмотренных варианта автоматического оглавления1 и 2, а также ручной способ создания оглавления. При выборе одного из автоматических вариантов все будет сделано буквально в считанные секунды, практически без каких-либо дополнительных действий с вашей стороны. Но в этом случае в документе должны использоваться стандартные названия стилей (Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.).

Если же вы создавали свои стили и присваивали их заголовкам, то тогда вам придется непосредственно указать, абзацы с каким именно стилем должны восприниматься как заголовки того или иного уровня. По умолчанию уровню 1 оглавления соответствует стиль «Заголовок 1» и т.д. Оформление – стандартное. Если потребуется что-то вручную задать (указать, какие стили соответствуют каким заголовкам, как должно быть оформлено оглавление и т.п.), то, нажав кнопку Оглавление внизу раскрывшейся палитры, выберите пункт Оглавление.... В результате на экране появится диалоговое окноОглавление (рис. 21). Нажав в нем кнопку Параметры, вы перейдете в следующее окно, в котором сможете указать, какие именно стили должны участвовать в оглавлении. При этом рядом с названием того или иного стиля вы просто ставите значение уровня, который должен иметь заголовок с данным стилем.

В самом же окне Оглавление вы можете настроить следующее: Показать номера страниц– установив или убрав данный флажок,

вы соответственно укажете, должны ли в оглавлении приводиться номера страниц рядом с названиями заголовков.