Протокольные вопросы приема иностранной делегации

Ключевые слова	Цепочка связей (первоначальная)
Культурная программа
Состав делегации
Протокольный визит
Жена главы делегации
Чай, кофе
Гостиница
Тактика переговоров
Встреча делегации
Программа переговоров (общая)
Межстрановые особенности
Программа переговоров (подробная)
Подарки
Взаимные представления
Деловой обед
Проводы делегации

Вопросы (разного уровня), на которые я думаю получить ответ на занятии:

В соответствии с типологией Б. Блума вопросы могут быть на:

1. Запоминание (воспроизведение информации)

2. Понимание (трансляции, интерпретация, экстраполяция)

3. Применение (в ситуации новой для студентов или под другим углом зрения)

4. Анализ (формы, членение на части)

5. Оценивание (в соответствии с определенными критериями, пояснение, почему так оценили)

1)
2)
3)
4)
5)

Схема, наиболее адекватно отражающая обсуждаемую проблему (итоговая)

Справочный материал

Основы делового протокола и этики международных переговоров

Многовековой опыт развития международных отношений позволил выработать совокупность правил общения между представителями различных стран. В наиболее полном виде эти правила представлены в дипломатическом протоколе и этикете. Применительно к практике делового общения под протоколом понимается «регламент проведения процедуры, мероприятия, включая бизнес-сделки». В содержательном плане протокол представляет собой набор определенных правил и условностей, регулирующих практику общения различных делегаций.

С организационной точки зрения деловой протокол подразделяется на следующие технологически обособленные этапы:

• встречу и проводы делегации;

• размещение делегации;

• деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы);

• культурная программа (театр, экскурсии и т.п.).

Рассмотрим каждый технологический переход более подробно.

Всякое деловое общение начинается с телефонных звонков и предварительного обмена мнениями, в котором выясняется наличие взаимного интереса к предполагаемой сделке. Если в ходе первых контактов заинтересованность в сделке и готовность посетить Россию зарубежной компанией будет подтверждена, то принимающей стороне надлежит выяснить: имена иностранцев, которые войдут в состав делегации, должность и точное название отправляющей делегацию фирмы, дату и место рождения членов делегации, место жительства, дату и пункт въезда делегации в нашу страну, дату прибытия и убытия из нашего города, цель визита.

Следующий шаг − направление официального письма-приглашения с предложением об очной встрече делегаций или представителей компаний на территории РФ. Однако перед тем как отправить указанное письмо, принимающая сторона должна выполнить необходимые формальности (зарегистрироваться) в компетентных органах и убедиться в том, что у потенциального партнера не будет проблем с получением российских виз. Не забудьте также напомнить представителю инофирмы о необходимости согласования своего визита с УВИР МВД РФ.

Подготовка к встрече иностранной делегации

Формирование делегации − первый формальный шаг в рамках проводимых подготовительных мероприятий. Здесь действуют следующие правила.

1. Встречающиеся делегации должны быть по составу равночисленны или, во всяком случае, не должны существенно друг от друга отличаться.

2. Глава принимающей делегации должен соответствовать по своему служебному статусу главе иностранной делегации.

3. Если в состав иностранной делегации входит женщина, то весьма желательно включить женщину и в состав принимающей группы.

4. Весьма желательно, чтобы члены принимающей делегации владели языком, на котором будут идти переговоры, или был организован синхронный перевод выступления гостей.

Свою работу созданная переговорная группа начинает с составления программы пребывания делегации и плана проведения переговоров. На основе этих документов разрабатывается бюджет организации встречи.

После того как утвержден бюджет встречи, прежде всего, решаются хозяйственные вопросы: определяется место для размещения иностранной делегации, вопросы материального обеспечения и обслуживания (питания, автотранспорта и т.д.) участников переговоров, подбирается и оборудуется помещение для переговоров. Здесь действуют следующие обязательные требования:

• в отношении места размещения гостей. Номера должны быть достаточно удобны ми, обязательно оборудованными телевизором, телефоном, холодильником (в холодильнике должна быть минеральная вода, соки) и находиться на внешней стороне гостиницы. При этом пи в коем случае не допустимо поселять двух человек в один номер;

• в отношении обеспечения автотранспортом. Лучшим вариантом для делегации, конечно, является микроавтобус, но если предоставить его возможности нет, то даже для делегации из трех человек желательно иметь под рукой два легковых автомобиля (один для руководителя делегации);

• в отношении помещения для переговоров. Желательно, чтобы комната для переговоров была достаточно удалена от производственных помещений, была комфортабельна и эстетично оформлена и имела прихожую, в которой размещается холодильник, буфет с посудой, а также все необходимое для сервировки чая и кофе. Очень полезно в переговорной комнате иметь наглядную информацию (стенды, образцы продукции, сведения о связях принимающей компании в России и за рубежом). Для того чтобы в полной мере донести до сведения партнера нужную позитивную информацию о принимающей компании и ее продукции, нужно иметь представительские папки со снимками, буклетами и текстовыми материалами.

Для успешного ведения переговоров и во избежание досадных недоразумений, как рабочего, так и бытового характера весьма желательно собрать хотя бы минимальные сведения о приезжающих на встречу членах делегации (личные качества, национальные особенности, увлечения и привычки, уровень компетентности, знание русского языка, отношение к России, политические симпатии).

Совершенно необходимо также иметь к началу переговоров данные о:

• курсах валют на ближайшую дату;

• транспортных тарифах и фрахтовых ставках;

• стоимости переработки товаров в портах и на железнодорожных станциях;

• действующих ставках таможенных пошлин и т.д.

Отдельную группу подготовительных задач составляют вопросы разработки стратегии и тактики проведения переговоров, распределения обязанностей между участниками переговорной команды и выработки сценария хода переговорного процесса. Обсуждается также список вопросов, которые желательно выяснить у представителей инофирмы. Как правило, зарубежные партнеры бывают очень хорошо информированы о ситуации на рынке, имеют большой опыт ведения переговоров. Следует помнить, что информация должна быть взаимной, поэтому стоит заранее подумать о том, что могло бы заинтересовать иностранцев как собеседников. Намечаются желательные результаты переговоров, назначается ответственный за ведение протокола. Устанавливается регламент хода переговоров. Обычно представители инофирмы приезжают на сравнительно короткий срок (примерно на 5 дней). Целесообразно ограничивать время проведения единичных переговоров 2-3 часами. Например, с 10.00 до 12.30 или с 15.00 до 18.00. Назначение встречи позднее 12.30 может быть расценено партнерами как приглашение по окончании беседы на обед, а позднее 18.00 − на ужин. После того как выяснены все перечисленные вопросы и назначены лица, которым предстоит встречать зарубежную делегацию, подготовка переговоров переходит в плоскость практических действий.

Встреча иностранной делегации в аэропорту

Даже когда на переговоры приехал всего один человек, не стоит жалеть времени, сил и средств, необходимо встретить его и отвезти в гостиницу, чтобы не заставлять гостя плутать по незнакомому городу. Это правило тем более необходимо соблюдать, если речь идет о целой делегации. Если в состав иностранной делегации входит женщина, в числе встречающих также обязательно должна быть женщина. Встречая гостей, не забудьте купить цветы. Если число участников переговоров всего лишь два или три человека, встречать группу должно две машины. В этом случае руководитель иностранной делегации и руководитель встречающей группы садятся в первый автомобиль, а дамы и остальные гости размещаются во второй машине. Главный гость обычно садится в машину, не обходя ее по проезжей части, а с тротуара и занимает место по диагонали от водителя. Сопровождающее лицо садится последним и выходит первым. Независимо от времени прибытия гостей, в первую очередь их нужно отвезти в гостиницу и помочь оформить проживание. Только после этого можно приступать к реализации составленной программы.

Начало и проведение переговоров

Первое посещение гостями офиса принимающей компании начинается с того, что ее представитель встречает их на крыльце. Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации фирмы наносит визит вежливости принимающей стороне. Этот визит является как бы ответом на встречу гостей при их приезде. Надобность в протокольном визите объясняется и тем, что главы делегаций должны еще раз уточнить программу пребывания гостей и внести в нее какие-либо коррективы, если, конечно, это необходимо. За гостями обычно остается право выбора времени и места проведения встреч. В процессе первой встречи происходит официальное взаимное представление делегаций и обмен визитными карточками.

Процедура знакомства должна строиться на основе следующих правил. Мужчина, независимо от возраста и положения, всегда представляется женщине первым. Младших по возрасту или служебному положению мужчин и женщин представляют более старшие. При равном служебном положении более молодой представляется тому, кто старше, подчиненный − начальнику, один человек представляется паре, группе, обществу, даже женщина представляется супружеской паре первой. Представляемый человек отвешивает легкий поклон представляемым или пожимает им руки. Причем первым подает руку тот, кто представляется. Если женщина или старший по положению, возрасту не предлагает руки, следует также слегка поклониться.

Протокольный визит длится около получаса. И инициатива его завершения также остается за гостями. Затем делегации уходят в переговорную комнату и приступают к обсуждению предмета переговоров.

При открытии переговоров председательствует обычно глава делегации принимающей стороны. По согласованию сторон, он может быть оставлен председателем и на все остальные заседания. Однако, как правило, применяется принцип ротации, т.е. поочередного председательствования руководителей делегаций. В случае если возникнут трудности с определением, с какой делегации следует начать ротацию, то вопрос решается жеребьевкой.

Первое заседание рекомендуется начать с рассказов об организациях, собравшихся за столом переговоров, с их историей, выпускаемой продукцией (оказываемых услугах), связях в мире бизнеса и перспективах развития. После короткого рассказа целесообразно предложить гостям пройтись по территории принимающей компании и ознакомиться с ее деятельностью. При этом рекомендуется показать гостям, прежде всего то, что может быть необходимым и полезным в переговорах.

После посещения производственных подразделений компании целесообразно обсудить его результаты и постараться выяснить истинное (а не комплиментарное) мнение гостей о компании.

После завершения переговоров рекомендуется проанализировать их итоги и определить:

• какие действия способствовали успеху переговоров, а какие оказались неудачными;

• какие трудности имели место в процессе переговоров, чем они были обусловлены, и как их удалось преодолеть;

• что не было учтено при подготовке к переговорам и почему;

• верной ли оказалась принятая на вооружение тактика ведения переговоров, и какие слабые моменты были в ее содержании.

Источник: Вопросы управления предприятием 4 (20) 2006