Шпоры БУ
.pdf51. Виды бухгалтерских документов и их классификация
Для правильной орг-ии первичного учета и рационального исп-я первичной документации (ПД), необходимо знать ее основные виды, назначение, содержание, способы использ-я и т.п. Это достигается с помощью классификации документов по различным признакам.
По назначению документы делятся на распорядительные и оправдательные. Распорядительными называются документы, которые содержат распоряжение на совершение ХО и не являются основанием для записи в учете, т.к. нет подтверждения, что операция произошла. Это приказы, распоряжения, доверенности, че-
ки и т.д. Исполнительные или оправдательные док-ты – документы, подтвер-
ждающие факты исполнения операций. Это товарно-транспортные накладные (ТТН), накладные и др.
Обе эти группы разделяются по месту составления: внутренние и внешние.
По объему отражаемых операций: первичные и сводные. Первичные док-ты –
док-ты которыми впервые производят регистрацию данной ХО (приходныерасходные кассовые ордера, накладные и др.). Сводными док-ты составляются на основании первичных документов (кассовый отчет, товарный отчет, платежные ведомости и др.).
По способу использования: разовые и накопительные. Разовые док-ты - докты, которые применяются для однократного оформления и отражения операции. Сразу же после составления они передаются в бухгалтерию для учетных записей (платежные поручения, платежные требования, кассовые ордера и др.). Накопительные документы предусматривают возможность постепенного накапливания данных о фактах ХД на протяжении определенного периода времени (наряды на з/п, заборные листы и др).
По порядку заполнения: заполняемые ручным способом и заполняемые автоматизированно.
Электронный документ (ЭД) это информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным законом «О бухучете и отчетности» и законом «Об ЭД-те».
ЭД должен соответствовать следующим требованиям:
1)Создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств.
2)Иметь установленную законодательством структуру.
3)Быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.
ЭД состоит из двух частей: общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей.
Электронная цифровая подпись предназначена для удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа и для подтверждения подлинности и целостности электронного документа.
52. Сущность документооборота и его организация
Доки служат основанием и доказательством законности совершаемых операций на протяжении многих лет. Поэтому хранение бух доков должно обеспечить возможность их получения для проверки извлечения необходимой инф-ии и оформления любых справок в необходимое время. Путь, который проходят документы от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом(ДО). ДО оформляется графиком. Работу по составлению графика ДО организует глав бух. График утверждается приказом руководителя организации. График устанавливает рациональный ДО, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом (ПД). Оформляют график в виде схемы или перечня работ. Работники орг-и, указанные в графике создают и представляют док-ты в соответствии с ним. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. Ответственность за соблюдение графика ДО, за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в БУ и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы.
ПД, УР, отчетность подлежат обязательной передаче в архив. В течение определенного времени, как правило, 1-3 месяца ПД находятся на обработке у работников бухгалтерии. Обработанные документы до сдачи месячной (квартальной) отчетности находятся в бухгалтерии для отражения их информации в УРах. После окончания учетного процесса за месяц документы комплектуются в дела и хранятся в текущем архиве. Сохранность ПД, УР, БО, оформление и передачу их в архив обеспечивает глав бух. Выдача ПД, УР, БО из архива бухгалтерии не допускается. В отдельных случаях может производиться только по распоряжению глав буха. В случае выемки из дел ПД-ов составляется акт о выдаче доков во временное пользование. Этот акт вкладывается на место выданных доков и хранится до возвращения последних.
По истечении года документы передаются в архив организации. Изъятие ПД-ов и УР-ов из архива орг-и может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратурой и судами, на основании постановления этих органов и в соответствии с действующим закон-вом. Изъятие оформляется протоколом, копия которого под расписку вручается соотв-ему должностному лицу орг-и. В случае пропажи или гибели документо-в, рук-ль орг-и приказом назначает комиссию по расследованию причин пропажи или гибели док-ов. Док-ты, срок хранения которых более 5 лет могут быть уничтожены только с разрешения архивных органов.
При ликвидации гос-ных орг-ий их документы переходят к правопреемникам, а заключительный отчет ликвидационной комиссии передается в гос архив. При отсутствии правопреемника, доки сдаются в гос архив. При ликвидации орг-ии негос-ой собственности, не имеющей правопреемника, органы зарегистрировавшие устав данной организации должны принять меры по сохранности его доков.
53. Инвентаризация как способ первичного наблюдения
Одним из важнейших требований, предъявляемых к учету, является требование реальности и точности его показателей. Данные БУ должны давать точную инф-ю о сост и движ активов и источников их образования, однако, на практике учетные показатели не всегда соотв-ют факти-ому наличию активов и их источников. Основными причинами таких расхождений могут быть:
1)Естественные потери (естественная убыль) возникшие под влиянием внешней среды. В результате изменяется вес или количество средств.
2)Ошибки, допускаемые при приеме и отпуске средств (излишки, недостачи, потери и т.д.).
3)Ошибки в учете (арифметические ошибки в подсчетах, неправильные записи).
4)Злоупотребление материально ответственных лиц.
Необходима периодическая сверка факт-го наличия имущества с учетными данными. Факт-е остатки имущества определяются с помощью инвентаризации (И.). И – это проверка и док-ное подтверждение факт-го наличия активов и источников их образования, выявления отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные БУ. Задачи И.:
o Установление факт-го наличия активов организации
o Контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей
o Выявление наличия неполноценного и ненужного имущества с целью его реализации
o Проверка реальности дебиторской и кредиторской задол-ти, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей
Проведение И. обязательно в следующих случаях:
1)При смене собственника, реорганизации или ликвидации орг-ции
2)Перед составлением годовой отчетности
3)При смене руководителя или другого материально-ответственного ли-
ца
4)При установлении фактов хищений, порчи, утраты имущества
5)По решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов
54. Виды инвентаризации и порядок их проведения и оформления Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.
Для проведения И., распоряжением рук-ля орг-и назначается комиссия, в состав которой в обязательном порядке входят работники бухгалтерии.
Вприказе оговариваются объекты и сроки проверки. Различают И. полные, частичные, плановые, внеплановые, контрольные и др.
Полная И. охватывает все имущество как принадлежащее организации, так и принятое на ответственное хранение, в переработку и прочее. Частичная И. охватывает отдельные виды средств орг-и, а именно основные средства, денежные средства, товары и т.д.
Плановая – И., проводимая в соответствии с планом работы бухгалтерии.
Внеплановая И. проводится внезапно по инициативе администрации организации или в случае злоупотребления.
Контрольная проверка проводится в период И. или сразу после ее окончания.
Вслучае выявления расхождений, руководитель орг-и требует письменного объяснения от лиц, проводивших И-ю и от материально ответственного лица. По периодичности проведения различают ежемесячные (ежеквартальные, полугодовые) и годовые И. Не реже чем ежеквартально проводится И. наличных денег и других ценностей в кассе. При И. заполняются инвентаризационные описи. Ошибки и неправильные записи в инвент-ных описях исправляются корректурным способом. Исправления удостоверяются подписями всех участников И. Правильно оформленные инвент-ные описи передаются в бухгалтерию для выведения окончательных результатов.
55. Отражение на счетах БУ результатов инвентаризации
Врез-те инвентаризации могут быть выявлены излишки (т.е. превышение фактических данных над учетными) или недостачи (превышение учетных показателей над фактическими) имущества.
Сумма выявленных при инв-ции излишков имущества зачисляется на финансовые результаты орг-и. Имущество, оказавшееся в излишке по результатам инв-ции, принимается к учету и отражается в составе прочих доходов, а его стоимость облагается налогом на прибыль.
ВБУ оприходование излишков активов по рыночным ценам отражается сле-
дующей записью:
Д-т сч. 01 "Основные средства", 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция", 50 "Касса"
К-т сч.91 "Прочие доходы и расходы", субсч.1 "Прочие доходы".
Выявленная недостача материальных и иных ценностей отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи имущества " в корреспонденции с кредитом счетов учета этих ценностей. Недостача товаров отражается по учетным ценам (покупным или продажным - в зависимости от принятого в учетной политике метода учета):
Д-т сч.94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", К-т сч.10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция", 50 "Касса".
Сумма недостачи основных средств, выявленная в процессе инве-ции, учитывается по их остаточной стоимости (первоначальная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации). В БУ составляется след-я корресп-ция счетов:
Д-т сч.94 "Недостачи и потери от порчи имущества ", К-т сч.01 "Основные средства".
По частично испорченным материальным ценностям по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи имущества" приводится сумма определившихся потерь. Суммы выявленных при инв-ции недостач активов, учтенные по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи имущества", списываются на затраты на производство или расходы на продажу в пределах норм естественной убыли. Д-т сч.20, 23,
25,26 , 29 ,44 К-т сч.94
Суммы недостач, выявленные при инв-ции имущества, списываются на виновное лицо в следу-х случаях: если виновное лицо несет полную мат-ную ответственность за сохранность товарно-материальных ценностей и активов; если работник признан виновным по решению суда.
Сумма недостач ценностей, учтенная по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", списывается на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению ущерба".
Суммы недостач, выявленные при инв-ции имущества, относятся на финансовые результаты в двух случаях: при отсутствии конкретных виновных лиц; при недостаче товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков.
56. Сущность и значение учетных регистров
Хозяйственные операции, зафиксированные в первичных документах, должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета. Запись хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета производится в учетных регистрах.
Учетные регистры — это специальные таблицы (бланки) для отражения в них хозяйственных операций, зафиксированных в документах.
Для каждого счета (или нескольких счетов) предназначен отдельный регистр.
Регистры мб в виде книг, отдельных разграфленных соответствующим образом листов, карточек из плотной бумаги.
Записи в учетных регистрах базируются на информации из тщательным образом проверенных первичных доков, оттого и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов хозяйствования.
Отражение хозяйственных операций путем их регистрации в учетные регистры имеет важное контрольное значение. Учетные регистры дают возможность осуществлять контроль за сохранностью принятых к учету доков. Правильность отражения ХО в регистрах БУ обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание регистров БУ является коммерческой тайной.
Регистры бухгалтерского учета, кроме всего прочего, имеют важное значение в деле создания информационной базы управления деятельностью орг-ии. Правильное использ-е регистров БУ позволяет обеспечивать систему управления орг-ей аналитической и синтетической инфой на определенный период времени. Это дает возможность своевременно принимать соответствующие управленческие решения для регистрации отдельных процессов с целью повышения эффективности производства продукции (работ, услуг).
По данным учетных регистров в организациях составляют бух.отчетность для представления внешним пользователям информации, а также для внутреннего управления.
57. Классификация учетных регистров и их характеристика
В практике применяются различные формы УР. Поэтому для изучения и правильного применения УР необходима их классификация. По назначению регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные. Хронологические р. – это регистры, в которых записи операций ведутся последовательно во времени, т.е. по мере их осуществления. Систематические р. – это регистры, в которых запись операций ведется по определенной системе, а именно, на счетах бухучета по принципу двойной записи. Комбинированные р. – это регистры, в которых хронологическая последовательность записей сочетается с их систематизацией в разрезе счетов по принципу двойной записи.
По видам учета р. делятся на аналитические, синтетические и комбинированные. Аналитические р. содержат записи в разрезе аналитических счетов. Синтетические р. – это регистры, содержащие записи в разрезе синтетических счетов и субсчетов. Комбинированные р. сочетают в себе одновременно записи в разрезе аналитических и синтетических счетов.
По внешнему виду УР могут быть в виде книг, карточек и свободных листов. Книги представляют собой сброшюрованные листы, имеющие определенное графление в виде повторяющихся таблиц для ведения в них записей. Листы книг должны быть пронумерованы, прошнурованы и подтверждены подписями и скреплены печатью. Карточки представляют собой регистр в виде отдельной таблицы, выполненной на плотной бумаге небольшого формата. Карточки нумеруются, группируются и хранятся по определенной системе. Регистры в виде свободных листов различных форматов наиболее распространены. Эти регистры заполняются ручным и ав- томат-ным способом. Они хранятся отдельно, либо вместе с ПД-ами, данные из которых перенесены в этот регистр.
58. Способы записей в учетные регистры
Любая техника ведения УР основывается на принципе ДЗ ХО на счетах по Д одного и по К другого счета. Исключением являются записи на забалансовых счетах (бух проводка для них делается только по Д или только по К забалансового счета).
По числу копий записи бывают: - простые; - копировальные. Простые (однократные) записи делаются бухгалтером в одном экземпляре (записи в журналах-ордерах (ЖО); в Главной книге и т.д.)
Копировальные (многократные) записи делаются в двух и более эк-
земплярах (записи в кассовой книге кассир производит под копирку). Второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги вместе с приложенными к нему первичными документами в виде отчета затем сдается в бухгалтерию.
По способу перенесения на бумажные носители записи делятся на: - производимые вруч-ную; - производимые с помощью ЭВМ.
Записи ХО в УР могут быть хронологические, систематические, шахматные и линейные.
Хронологическая запись – это отражение ХО в последовательности их совершения во времени независимо от содержания. Систематическая запись – это регистрация сумм тех же ХО, но согласно их содержания на соотв-щих счетах БУ посредством ДЗ. Шахматная запись – запись ХО в УР, при которой сумма, записанная один раз, будет отражена одновременно по дебету и кредиту соответствующих счетов.
Линейная запись ХО осуществляется таким образом, что сумма, движение которой необходимо проконтролировать и по Д и по К определенного счета отражается в одной строке УР.
59. Порядок заполнения учетных регистров
Техника ведения УР основывается на принципе ДЗ ХО на счетах по Д одного и по К другого счета. Исключением являются записи на забалансовых счетах (бух проводка для них делается только по Д или только по К забалансового счета).
К учетным записям предъявляются требования документальности, своевременности, краткости, точности и ясности. Правила ведения записей в УР:
Записи в УР должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов.
Каждая ХО, оформленная документом, должна найти отражение в УР-ре.
Записи в УР должны вестись в следующем порядке:
o По документам, не носящим массовый характер, запись ХО производит-
ся непосредственно в ЖО;
o По массовым документам ХО до записи в ЖО предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в ЖО. Перед записью в УР сводные документы подвергаются дополнительной бух-й обработке, заключающейся в том, что по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры.
o По окончании записей на каждом документе проставляется в разметке номер УР, в котором этот документ отражен.
o Записи в УР должны производиться своевременно.
Кроме текущих записей в БУ широко применяется запись однородных операций итогами за месяц по совок-ти док-ов (расход материалов на произвные и другие нужды, начисленная з/п).
Содержание записи в УР-ах определяется видом УР, его построением и назначением. Выделяют след обязательные элементы записей:
Дата записи в учетный регистр;
Номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
Основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);
Номера счетов и позиций аналитического учета;
Сумма.
После всех проверенных записей выполненных в журналах-ордерах и ведомостях выполняется заключительная сводка учетных данных - перенос итогов журналов-ордеров в Главную книгу. По выверенным данным Главной книги, журналов-ордеров, ведомостей и карточек составляется отчетность.
60. Выявление и исправление ошибок в счетных записях
В БУ могут быть допущены ошибки при составлении документов и записи в УР. Исправление ошибок производится одним из трех способов: корректурный, дополнительная запись, способ проводок отрицательными числами.
Корректурный способ заключается в следующем: ошибочно записанная цифра зачеркивается одной чертой и сверху записывается правильная сумма. Исправление оговаривается и подписывается лицом, сделавшим его. Этот способ применяется при исправлении записей до подсчета итогов и в том случае, если это исправление не затрагивает корреспонденцию счетов.
После подсчета итогов УР-ов и переноса их в главную книгу, никакие исправления в них не допускаются. В этом случае все исправления, увеличивающие или уменьшающие обороты и остатки по счетам, оформляются специальными бух-ими справками, данные которых записываются в главную книгу. Исправительные записи в этом случае могут быть дополнительными или сторнированными.
Дополнительная запись применяется тогда, когда корреспонденция счетов указана правильно, но проводка составлена на меньшую сумму, чем следовало. Например, начислена зарплата работникам торговли 50 млн. руб.
Д20 К70 – 40 млн Д20 К70 – 10 млн
Дополнительная запись производится в главной книге если операция вообще не была отражена в учетном регистре или в сумме меньше чем следовало.
Способ «красное сторно» применяется в том случае, если ошибка допущена в корреспонденции счетов или завышена сумма в учетном регистре. Сущность этой записи заключается в том, что ошибочная запись сторнируется (снимается) записью, сделанной красными чернилами и вместо нее делается правильная запись. В бухучете принято, что запись, сделанная красным, является отрицательным числом и должна вычитаться из ранее сделанной записи.