3. Базы данных в ms Excel

База данных в Microsoft Excel представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы –– полями. Верхняя строка списка (строка заголовка) содержит уникальные имена полей.

При помощи списков решаются различные экономические, финансовые, учетные и многие другие задачи.

Ввести данные в список можно, например, с использованием формы данных, которая автоматически создается после определения заголовка списка с помощью команды Форма… меню Данные или непосредственным вводом данных.

Рис. 3.1. Список MS Excel

Работа со списком в MS Excel может осуществляться по следующим направлениям:

• сортировка – выстраивание данных в нужном порядке;

• отбор данных – извлечение записей данных из списка в соответствии с некоторыми требованиями (критериями);

• анализ данных – обработка различными средствами MS Еxcel информации, которая находится в списке или в отфильтрованных данных.

Сортировка данных

Команда Данные→Сортировка открывает окно, в котором за-даются ключи сортировки и порядок сортировки.

Отбор данных

Для поиска и фильтрации данных в MS Excel существуют следующие средства:

• форма данных (команда Данные→Форма, затем кнопка Критерии. В открывшемся окне вводятся критерии поиска в необходимых полях; для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует нажать кнопку Далее или Назад);

• автофильтр (команда Данные→Фильтр→Автофильтр. Возле каждого поля строки заголовка появляются раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником. Для отбора данных следует перейти к заголовку нужного поля, выбрать необходимый критерий поиска или воспользоваться пользовательским автофильтром Условие);

• расширенный фильтр (позволяет одновременно или по отдельности применять операции И, ИЛИ и составлять вычисляемые критерии).

Существуют следующие критерии поиска.

1. По точному соответствию (математические вычисления и логические операции не используются).

Например, Марка машины Ауди.

2. На основе сравнения – используют различные операции сравнения (=, >, >=, <, <=, <>). Данные операции можно применять к разным форматам данных (числа, текст, дата и др.).

Например, Пробег >=100000.

3. По близкому соответствию с использованием образца – задается образец поиска, используя символы шаблона – ? или (и) * (символ вопроса «?» обозначает любой единичный знак, знак звездочка «*» обозначает последовательность любых знаков).

Например, Владелец Ива*.

4. С использованием операций И и ИЛИ – поиск данных по нескольким условиям.

Например, Год выпуска >=1995 И Цвет машины бел*.

5. По вычисляемому критерию (только при использовании расширенного фильтра).

Остановимся на поиске с помощью Расширенного фильтра.

Поиск с помощью расширенного фильтра производится в соответствии со следующими рекомендациями.

1. Подготовить на Рабочем листе диапазон критериев для расширенного фильтра:

а) верхняя строка содержит заголовки полей, по которым будет производиться отбор;

б) условия критериев поиска записываются в пустые строки под подготовленной строкой заголовка, причем следует учитывать, что:

• выполнение условия И требует располагать критерии поиска рядом в одной строке;

• выполнение условия ИЛИ требует располагать критерии в соседних строках;

• поиск по вычисляемому критерию включает формулы, в которых аргументами являются поля списка (формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления. Формула начинается со знака равенства "="). Вычисляемый критерий располагается под заголовком, который не должен совпадать ни с одним именем поля списка! Для ссылок на список используются относительные ссылки, которые указывают на соответствующие данные в первой записи в диапазоне данных списка. Ссылки на ячейки вне списка берутся абсолютными. Вычисляемый критерий может включать несколько функций и зависеть от нескольких полей. Результатом вычисления критерия должно быть логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ (расширенный фильтр отбирает записи, у которых при подстановке соответствующих значений получается ИСТИНА).

2. Воспользоваться командой

Данные → Фильтр → Расширенный фильтр.

3. Значения переключателей и полей окна Расширенный фильтр следующие:

фильтровать список на месте – переключатель, скрывающий строки, которые не удовлетворяют указанному критерию;

скопировать результат в другое место – копирует отфильтрованные данные на другой рабочий лист или на другое место на этом же рабочем листе;

исходный диапазон – поле, определяющее диапазон, который содержит список, подлежащий фильтрации;

диапазон условий – поле, определяющее диапазон ячеек на рабочем листе, который содержит необходимые условия;

поместить результат в диапазон – поле, определяющее диа-пазон ячеек, в который копируются строки, удовлетворяющие оп­ределенным условиям; поле активно только в том случае, если выбран переключатель скопировать результат в другое место.

Замечание. Можно сформировать заголовок области результата, скопировав в отдельную строку заголовки нужных полей, и указать его в качестве диапазона ячеек для результата.

Только уникальные записи – переключатель, который выводит только строки, удовлетворяющие критерию и не содержащие повторяющихся элементов.

Рис. 3.2. Окно Расширенный фильтр

Замечание. После использования команды Расширенный фильтр таблица переходит в режим фильтрации. В этом режиме многие команды MS Excel влияют только на видимые ячейки. Чтобы снова вывести все записи, следует в меню Данные выбрать пункт Фильтр, затем пункт Отобразить все.

Пример 1. Определить, имеются ли в списке белые машины, выпущенные позже 1995 г., и цена которых находится в диапазоне от значения, записанного в ячейке L1 до значения, записанного в ячейке L2, или черные Ауди, пробег которых больше значения, записанного в ячейке L3.

Решение состоит из следующих этапов.

1. Сформированный диапазон критериев для расширенного фильтра представлен на рисунке 3.3.

	М	N	O	P	Q	R
1	Цвет машины	Год выпуска	Условие по цене 1	Условие по цене 2	Марка машины	Условие по пробегу
2	белый	>1995	=I2>=$L$1	=I2<=$L$2
3	черный				Ауди	=H2>=$L$3

Рис. 3.3. Пример диапазона критериев

2. В ячейках L1, L2, L3 могут быть записаны, например, следующие значения (рис. 3.4): 3000, 15000, 25000.

	L
1	3000
2	15000
3	25000

Рис. 3.4. Пример значений, ограничивающих цену и пробег

3. Запускаем расширенный фильтр (см. рис. 3.2).

Функции базы данных

Для анализа данных из списков или баз данных используются функции базы данных (ДМИН, ДМАКС, ДСРЗНАЧ, БДСУММ, БДПРОИЗВЕД, ...). Команда Вставка→Функция... →Категория: Работа с базой данных позволяет выбрать одну из этих функций.

Формат функций базы данных:

БДФУНКЦИЯ(база_данных; поле; критерий).

База_данных – диапазон ячеек, который формирует список или базу данных.

Поле – определяет столбец, используемый функцией. Аргумент «поле» может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках (например, "Пробег" или "Цена" из списка на рис. 3.1), или как число, задающее положение столбца в списке: 1 – для первого поля, 2 – для второго поля и так далее.

Критерий – интервал ячеек, который содержит задаваемые условия (как в расширенном фильтре).

Например, для определения средней цены белых автомобилей, выпущенных после 1995 года фирмами «Ауди» или «Фолькc-ваген», на Рабочем листе составим критерий (рис. 3.5)

	М	N	O
1	Цвет машины	Год выпуска	Марка машины
2	белый	>1995	Ауди
3	белый	>1995	Фольксваген

Рис. 3.5. Критерий отбора

и в ячейку M5 запишем формулу (рис. 3.6).

	М
5	=ДСРЗНАЧ(A1:J31,I1,M1:O3)

Рис. 3.6. Формула для расчета средней цены

Замечание. В ячейке I1 находится заголовок поля «Цена».

Пример 2 (использование функций базы данных при расши-ренной фильтрации). Определите все автомобили, у которых или пробег больше, чем средний пробег для автомобилей не белого цвета, с момента выпуска которых до приобретения прошло от 3 до 7 лет, или черного цвета дороже цены, записанной в ячейке L1.

Решение состоит из следующих этапов.

Шаг 1. Определим средний пробег автомобилей не белого цвета, с момента выпуска которых до приобретения прошло от 3 до 7 лет. Критерий для функции ДСРЗНАЧ показан на рис. 3.7.

	М	N	O
1	Цвет машины	Не меньше 3	Не больше 7
2	<> белый	=F2-E2>=3	=F2-E2<=7

Рис. 3.7. Критерий для определения среднего пробега

а формула для расчета среднего пробега приведена на рис. 3.8.

	М
5	=ДСРЗНАЧ(A1:J31,H1,M1:O2)

Рис. 3.8. Формула для расчета среднего пробега

Шаг 2. Диапазон условий для расширенного фильтра изоб-ражен на рис. 3.9.

	М	N	O
7	Условие по пробегу	Цвет машины	Условие по цене
8	=H2>$M$5
9		черный	=I2>$L$1

Рис. 3.9. Диапазон условий для расширенного фильтра

Шаг 3. Запускаем расширенный фильтр (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Окно Расширенный фильтр для примера 2

Анализ данных

MS Excel предоставляет широкие возможности для проведения анализа данных, которые находятся в списке MS Excel. К средствам анализа относятся, например, автоматическое подведение итогов, консолидация данных, сводные таблицы и т.п.