- •Информатика
- •Часть 3 Разработка и анализ экономических документов с помощью электронных таблиц
- •Введение
- •Лекция 1. Электронные таблицы – современный инструмент компьютерных расчетов
- •1. Таблицы и табличные процессоры
- •2. Основные понятия электронных таблиц
- •Применение электронных таблиц для решения задач экономического содержания
- •Лабораторные занятия Занятие №1: Создание информационной среды для решения пользовательской задачи и ввод исходных данных
- •1. Информационная среда, предоставляемая программой ms Excel в распоряжение пользователя и ее настройка для решения пользовательских задач
- •2. Ввод данных и перемещение по листу
- •Занятие 2. Основные приемы редактирования и форматирования электронных документов с помощью Microsoft Excel
- •1. Особенности редактирования и форматирования электронных таблиц
- •Средства форматирования электронных таблиц
- •2.2. Копирование формата с помощью кнопки Формат по образцу
- •2.3. Форматирование чисел
- •2.4. Создание числового формата
- •2.5. Создание формата с помощью условного форматирования
- •Занятие 3. Особенности форматирования финансовых документов
- •1. Постановка задачи на разработку электронного документа и основные этапы его создания
- •2. Ввод и форматирование реквизитов документа
- •3. Использование абсолютной адресации ячеек
- •Вставка функций и графики, защита документа
- •Занятие 4. Средства анализа данных в электронных таблицах
- •1. Разработка документа для анализа
- •2.Оперирование данными. Сортировка данных
- •3. Поиск, фильтрация, редактирование в списках и базах данных
- •3.1. Автофильтрация
- •3.2. Расширенный фильтр
- •3.3. Фильтрация и помощью вычисляемого критерия
- •3.4. Поиск по критерию с помощью форм данных
- •3.5. Скрытие ненужных столбцов
- •4. Анализ документа с помощью диаграммы
- •Занятие 5. Таблица подстановки как средство решения задач экономического характера
- •1. Электронная таблица как динамическая модель
- •2. Таблица подстановки с одной ячейкой исходных данных
- •3. Таблица подстановки с двумя ячейками исходных данных
- •4. Диспетчер сценариев
- •Занятие 6. Использование команды специальной вставки для организации связей и вычислений в таблицах
- •1. Создание связей между таблицами
- •2. Вычисления с помощью специальной вставки
- •3. Использование макросов для вычислений
- •4. Консолидация данных
- •4.1. Консолидация по физическому расположению
- •4.2. Консолидация по заголовкам
- •Занятие 7. Поиск решения
- •1. Поиск решения
- •2.Подбор параметра
- •Занятие 8. Анализ и обработка данных с помощью сводных таблиц
- •1. Создание сводных таблиц
- •Самостоятельная работа
- •2.Изменение структуры таблицы
- •Вычисляемое поле
- •Самостоятельная работа
- •Обновление данных
- •Группирование элементов сводной таблицы.
- •Заключение
- •Литература:
2.4. Создание числового формата
Выделить ячейки, к которым надо применить пользовательский формат.
Выполнить команду Формат – Ячейки.
Активизировать вкладку Число.
Выбрать вариант Все форматы из списка Числовые форматы.
В списке встроенных форматов выбрать наиболее близкий к желаемому.
В текстовом поле Тип отредактировать образец встроенного формата
Нажать кнопку ОК.
Задание 3. Создайте денежный формат, позволяющий отрицательные числа выводить зеленым цветом.
2.5. Создание формата с помощью условного форматирования
Выделите последовательность дат, полученных в результате выполнения задания 2.
Откройте диалоговое окно Условное форматирование, выполнив команду Формат - Условное форматирование.
Изучите содержимое диалогового окна Условное форматирование. Из раскрывающегося списка у левого края окна можно выбрать параметр Значение или Формула. При выборе параметра Значение формат устанавливается для значения или содержимого ячейки, которые удовлетворяют введенному условию. При выборе параметра Формула формат устанавливается для значения ИСТИНА, которое принимает формула, введенная в текстовое поле у правого края окна. Формула не может содержать ссылок на другие листы и книги.
Выберите параметр Значение, далее в следующем списке выберите условный оператор Между.
В следующих двух полях диалогового окна установите любой диапазон дат из выделенной ранее последовательности.
Нажмите кнопку Формат для отображения диалогового окна Формат ячеек.
Выберите для шрифта нужные форматы (например: курсив, зеленый), тип обрамления и заливки.
Нажмите кнопку А также и отформатируете еще один диапазон дат. В одном условном формате можно определить до трех условий.
Нажать на кнопку ОК.
Задание 4. Создать формат, позволяющий числа в диапазоне от 1 до 10 выводить красным курсивом.
Выводы:
1. Редактирование и форматирование позволяют придать документу нужное содержание и внешний вид, определяемые нормативными актами, и тем самым обеспечить ему юридическую силу.
2. Для выполнения этих операций используются панели инструментов, набору готовых форматов и автоформаты.
3. На практике часто процессы редактирования и форматирования идут параллельно.
Вопросы для самоконтроля:
Какие средства форматирования предоставляет программа в распоряжение пользователя?
Какие форматы содержатся в библиотеке форматов программы, как раскрыть библиотеку:
Когда целесообразно использовать последовательность чисел и дат, как ввести такую последовательность?
Что такое Формат по образцу, когда его следует использовать?
Что такое пользовательские форматы, когда их целесообразно использовать?
Занятие 3. Особенности форматирования финансовых документов
Форматирование финансовых документов имеет целый ряд особенностей:
Финансовые документы создаются на листах определенного формата (А3, А3 Transverse, А4, А4 Transverse и т. д.) и имеют параметры страницы, определяемые нормативными документами.
Помимо таблиц, финансовые документы содержат целый ряд реквизитов: название документа, название организации – автора документа, дата, подписи и т. д.
При формировании документа кроме относительных адресов, часто используются абсолютные адреса.
Финансовые документы целесообразно защитить как от несанкционированного вмешательства, так и от ошибочных изменений.