1.2. Техника и формы бухгалтерского учета

Техника бухгалтерского учета заключается в способе его ве­дения или регистрации учетной информации, осуществляемой «вручную» или с использованием средств автоматизации. Для этого разработаны учетные регистры, подразделяемые на кар­точки, журналы, ведомости и книги.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), запасов по местам их хранения (карточки складского учета материалов) и др. На их основе бух­галтерия создает картотеку основных средств, а материально от­ветственные лица - картотеку материалов, запасных частей, гото­вой продукции.

Журналы, ведомости - учетные регистры большего форма­та и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, машинограм­мы и распечатки. Это самый распространенный вид учетных ре­гистров.

Книги представляют собой сброшюрованные листы опреде­ленного формата и графления. Листы книг должны быть прону­мерованы, прошнурованы и на последней странице указано коли­чество страниц, заверенное подписями руководителя и главно­го бухгалтера организации. Преимущество применения книг за­ключается в том, что при этом исключается возможность замены отдельных листов новыми листами. Обобщающим документом является Главная книга как регистр синтетического учета. Книга остатков материалов применяется на складах как регистр анали­тического учета, используемый для сверки данных бухгалтерско­го учета с данными оперативно-складского учета и для контроля сохранности имущества организации.

Показатели вносятся в учетные регистры на основе докумен­тов, следовательно, они имеют доказательность в применении в анализе финансово-хозяйственной деятельности, контроле состо­яния активов и определении результатов деятельности организа­ции.

Журнально-ордерная форма основана на использовании шах­матного принципа регистрации операции за каждый отчетный месяц. Шахматная форма записи означает, что сумма операции фиксируется по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, т.е. применяется способ двойной записи. Это связано с тем, что журналы-ордера построены по кредитовому признаку в коррес­понденции с заранее установленными (типовыми) дебетуемы­ми счетами. Многие из них сочетают данные аналитического и синтетического учетов и разработаны на отдельный счет или на группу взаимосвязанных между собой счетов. В дополнение к некоторым журналам-ордерам, как правило, для аналитического учета ведутся вспомогательные ведомости (для расчетов с деби­торами и кредиторами, для учета производственных затрат и др.).

В Главной книге для каждого счета отводится развернутый лист для записи сальдо на начало и конец месяца, оборота по де­бету в развернутом виде, т.е. в корреспонденции с кредитуемы­ми счетами и общей суммы оборота по кредиту. Главная книга открывается на год, каждому месяцу отводится одна строка. На основании показателей Главной книги и других регистров созда­ются баланс и другие формы финансовой отчетности.

Сущность журнально-ордерной формы учета заключается в том, что для регистрации хозяйственных операций используются специальные накопительные ведомости учета: основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа); производ­ственных запасов и готовой продукции; затрат на производство; денежных средств и резервов; расчетов и прочих операций; реа­лизации; расчетов с поставщиками; заработной платы.

В таблично-автоматизированной форме учета применяет­ся главный элемент метода бухгалтерского учета - документа­ция. Информация первичных документов заносится в память компьютера, компьютерные программы группируют и обобща­ют учетную информацию - тем самым бухгалтерия обеспечива­ется распечатками регистров, структура которых соответствует журналам-ордерам, ведомостям, книгам, карточкам и др.

Подтверждением записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения операции и события. Формы или требования к первичным доку­ментам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом в соответствии с зако­нодательством Республики Казахстан.

Первичные документы как на бумажных, так и на электрон­ных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом, разрабатываются пред­принимателями и организациями самостоятельно и должны со­держать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа (формы);

• дату составления;

• наименование организации, от имени которой составлен до­кумент;

• содержание операции или события;

• единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

• наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение со­бытия), и правильность ее (его) оформления;

• регистрационный номер налогоплательщика.

В зависимости от характера операции или события, требова­ний нормативных правовых актов Республики Казахстан и спосо­ба обработки учетной информации в первичные документы мо­гут быть включены дополнительные реквизиты.

При составлении первичных документов и регистров бухгал­терского учета на электронных носителях организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государ­ственных органов, которым такое право требования предостав­лено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Первичные документы должны быть составлены в момент со­вершения операции, а если это не представляется возможным -непосредственно по окончании операции.

Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участни­ками операций и событий, что должно быть подтверждено подпи­сями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений.

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах бух­галтерского учета, формы которых или требования к которым утверждаются уполномоченным органом в соответствии с зако­нодательством Республики Казахстан. Данные регистров бухгал­терского учета в сгруппированном виде переносятся в финансо­вую отчетность.

Руководство определяет лиц, имеющих право подписи бухгал­терских документов. При этом может быть установлена иерархия подписи в зависимости от занимаемой должности, размеров де­нежных сумм, сферы действия и сущности операции.

Организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, ка­сающиеся права использования и доступа к электронным подпи­сям.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (соз­дание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентиру­ются графиком, утверждаемым руководством организации.

Ответственность за соблюдением графика документооборо­та, а также ответственность за своевременное и доброкачествен­ное создание документов, своевременную передачу их для отра­жения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность со­держащихся в документах данных несут лица, создавшие и под­писавшие эти документы.

Организации обязаны хранить первичные документы, реги­стры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных но­сителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, уста­новленного законодательством Республики Казахстан

Остановимся на организации документооборота организации.

Требование о необходимости разработки графика документо­оборота содержится в Правилах ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом министра финансов Республики Казах­стан от 22 июня 2007 года № 221, которыми предписывается дви­жение первичных документов регулировать графиком, утверж­денным руководством организации.

На первом этапе составления графика документооборота каж­дому бухгалтеру поручается составление своего графика докумен­тооборота. Например, бухгалтеру материальной группы надо бу­дет описать перечень своих операций и документов, поступаю­щих со склада, материально ответственных лиц, поставщиков и покупателей. Затем составить перечень документов в виде расхо­дных и приходных накладных, лимитно-заборных карт, требова­ний и т.д. Необходимо составить перечень ответственных за пре­доставление документов лиц. В завершении указать необходи­мый срок для сдачи этих документов ответственными лицами в бухгалтерию предприятия.

Несмотря на то, что количество документов может быть зна­чительным, видов операций не так много, например для расчет­ной группы их может набраться не более десяти-пятнадцати опе­раций. После того, как каждым бухгалтером будет составлен свой график документооборота, необходимо свести их в схему движе­ния в самой бухгалтерии, так как одной операцией, как правило, заняты два-три участка бухгалтерии. Необходимо сопоставить полученные графики между собой с целью проверки их корре­спонденции с разными участками бухгалтерии. Например, дви­жение расходного ордера по расчету за товар от кассы, через рас­четную группу, материальную группу до заместителя главного бухгалтера. В результате могут быть обнаружены какие-то нео­писанные участки либо дублирование контроля, либо излишнее прохождение документа по другим участкам учета. Конечный итог этой работы - сводный график документооборота. Получен­ный график документооборота затем направляется во все подраз­деления, отделы, службы организации для того, чтобы согласовать прохождение документов и получить согласие руководите­лей этих подразделений. После того, как бухгалтерия убедится, что график действует, необходимо издание приказа руководите­лем об обязательности его применения.

Неизбежно обнаружение каких-то недоработок в графике, ко­торые корректируются в ходе его применения. В результате, по­сле соответствующих корректировок, получится действенный ра­бочий документ, позволяющий бухгалтерии сосредоточиться на текущей работе, не отвлекаясь поисками работника, задерживаю­щего необходимый для учета документ.

Форма графика документооборота произвольная, но для при­мера можно использовать Положение о документах и докумен­тообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством финансов СССР от 29.07.1983 г. № 105. Это положение можно взять за основу, имея в виду, что график документооборота для каждой организации имеет индивидуальный характер. Остано­вимся на некоторых особенностях составления графика. Необ­ходимо определить весь перечень оформляемых на организации документов. Существует Альбом первичных документов и ре­гистров бухгалтерского учета, утвержденный приказом Мини­стерства финансов РК, но Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают, что если утвержденная форма первичного до­кумента отсутствует, организация вправе разработать свою фор­му с обязательным указанием необходимых реквизитов.

После определения перечня документов необходимо устано­вить количество экземпляров каждого из них и получателей этих экземпляров. Например, расходную накладную есть необходи­мость оформлять в 4 экземплярах, 1-й - получателю, 2-й - скла­ду, 3-й - бухгалтерии, 4-й - отделу сбыта. Необходимо назначить ответственного за составление документа, при этом необходи­мо указывать должность, так как при его смене необходимо будет корректировать график.

В графике, для достижения цели его создания, необходимо ука­зать срок создания документа или получения соответствующего документа, например от поставщиков или покупателей. Без ука­зания этого срока график не способен будет решить свое основ­ное предназначение. При этом целесообразно указывать срок не в днях, а в часах, например, кассовый ордер составляется немед­ленно, в момент совершения кассовой операции, а отчет касси­ра - не позднее 18 часов текущего дня.

После этого необходимо указать, кто из сотрудников обязан подписать документ и кто из сотрудников ответственен за его соз­дание. Например, заведующий складом дает распоряжение отгру­зить товар получателю, кладовщик обязан составить соответству­ющий документ (накладная). Отпуск товара осуществляется по выписанному отделом сбыта требованию и переданному заведу­ющему складом. Эти действия также необходимо зафиксировать в графике документооборота.