Тема № 46 Порядок документирования работы с информацией ограниченного доступа.

Понятие о конфиденциальных документах. Организация конфиденциального делопроизводства. Система доступа к конфиденциальным документам. Учёт носителей информации ограниченного доступа.

Понятие о конфиденциальных документах.

Под конфиденциальной информацией понимается документированная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами РФ.

Термин «конфиденциальный» означает: секретный, доверительный, закрытый, защищенный,  то есть документ,  к которому ограничен доступ персонала. Конфиденциальный документ содержит сведения,  не относящиеся к государственной тайне, а составляющий интеллектуальную собственность юридического или физического лица. К ней относится коммерческая и служебная тайна.

Коммерческая тайна– это вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую и защищаемую её обладателем в любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой ограничивается в интересах обладателя информации.

К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т. п.

Служебная тайна включает в себя:

- поступившую в органы государственной и муниципальной власти информацию, составляющую коммерческую тайну других юридических лиц, которая получена в результате осуществления служебной деятельности этих органов.

- информацию, создаваемую самими органами власти и подведомственными им предприятиями, доступ к которой ограничивается служебной необходимостью.

Обязательным признакомконфиденциального документа являетсяналичиев неминформации, подлежащей защите.

Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно не только саму информацию – обязательный объект защиты, но и массовый носитель информации, основной источник накопления  и распространения этой информации, в том числе и утечки. То есть, конфиденциальна, прежде всего,информация, а ужезатемстановятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована.

Условия, при которых информация может быть отнесена к конфиденциальной, перечислены в ст. 139 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации. К ним относятся:

- действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу ее неизвестности третьим лицам;

- отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

- принятие обладателем информации необходимых мер   к охране ее конфиденциальности.

Существует перечень сведений конфиденциального характера. Он утвержден Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 и включает в себя:

Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

- Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.

- Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна).

- Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т. д.).

- Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).

- Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Конфиденциальное делопроизводство– деятельность, охватывающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

Организация конфиденциального делопроизводства.

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

1) создание подразделения, обеспечивающего организацию работы с документами;

Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц - в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях устанавливаются и квалификационные требования к сотрудникам - образование и стаж работы на аналогичной должности.

2) разработка положения о подразделении и должностных инструкций;

3) построение технологии документирования (разработка проектов документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

4) выделение дел с конфиденциальными документами с целью сохранности;

5) выделение для работы с конфиденциальными документами специального помещения;

6) создание постоянно действующей экспертной комиссии.

Система доступа к конфиденциальным документам.

Система доступа к конфиденциальным документам представляет собой совокупность норм и правил, определяющих кто из руководителей организации, структурных подразделений с какими категориями конфиденциальных документом может давать разрешение на ознакомление, а т.ж. каким образом оформляются такие разрешения в зависимости от вида учета документов.

При разработке системы доступа к конфиденциальным документам существует ряд требований:

1) доступ к конфиденциальным документам может предоставляться сотрудникам, письменно оформившим отношения о неразглашении конфиденциальной информации с организацией (доп. соглашение, соглашение);

2) доступ к конфиденциальным документам должен быть обоснованным.

3) система доступа должна давать возможность обеспечивать исполнителей всеми необходимыми им конфиденциальными документами;

4) доступ к конфиденциальным документам должен быть санкционированным (разрешенным уполномоченным лицом);

5) доступ должен оформляться письменно по каждому конкретному конфиденциальному документу.

Систему доступа закрепляют в специальном документе – Положении о порядке доступа к конфиденциальным документам. Этот документ может включать следующие разделы:

1. Общие положения (указываются нормативные документы, на которых базируется система доступа, сфера действия; основные задачи и принципы ее построения и т.д.). Целесообразно также изложить общие требования по работе с конфиденциальными документами.

2. Полномочия должностных лиц по разрешению доступа к конфиденциальной информации (перечисляются все должностные лица, которые могут давать разрешения на доступ к конфиденциальным документам).

3. Порядок оформления разрешения на доступ к конфиденциальным документам (порядок оформления доступа к конф.док-ам, зарегистрированным по различным видам учета).

4. Другие вопросы, связанные с доступом (оформление доступа к конф. документам лиц, не работающих в данной организации; порядок снятия копий с конф.док.).

Положение разрабатывается ЭК и утверждается приказом руководителя организации.

Учет бумажных и машинных носителей конфиденциальной информации.

Учет носителей, используемых для составления конфиденциальных документов, осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства.

Самым распространенными являются бумажные и машинные носители.

Бумажные носители:

- для текстовых документов – спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;

- для чертежно-графических документов – ватман, калька, миллиметровка (координатная бумага).

Перед взятием на учет носители д.б. оформлены соответствующим образом.

На обложках спецблокнотов проставляется штампом (если не проставлено типографским способом) слово «Спецблокнот» и в правом верхнем углу – гриф конфиденциальности. Листы спецблокнота д.б. пронумерованы.

На обложке стенографических тетрадей указываются: вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, на обороте последнего листа ставится штамп с указанием в нем количества листов, заверяемый подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства.

Штамп имеет следующую форму:

В данном экземпляре пронумеровано

______________________________

(цифрами)

(_____________________________________) листов

(прописью)

___________________________

(подпись должностного лица)

«___» __________ 20__ г.

Бумажные носители учитываются в журналах или карточках, имеющих следующие графы:

ЖУРНАЛ УЧЁТА НОСИТЕЛЕЙ (ТИПОВЫХ ФОРМ, ЛИСТОВ) С ГРИФОМ________

Учётный №	Дата регистрации	Вид (назначение)	Кол-во листов	Ф.И.О. пользователя	Подпись за по­лучение и дата	Подпись за сдачу и дата	Отметки об уничтожении, отправке, взя­тии на учёт выделенного хранения
1	2	3	4	5	6	7	8

К машинным носителям документированной информации относятся:

- жёсткие (твёрдые) магнитные диски;

- гибкие магнитные диски (дискеты);

- магнитные ленты;

- магнитооптические диски;

- оптические диски и т.д.

Компьютерная техника, используемая для изготовления конфиденциальных документов, учитывается службой безопас­ности организации в журналах (карточках) учёта машинных но­сителей конфиденциальной информации, в которые це­лесообразно включать следующие графы:

ЖУРНАЛ УЧЁТА МАШИННЫХ НОСИТЕЛЕЙ С ГРИФОМ

Учётный №	Дата регистрации	Вид и тип носителя	Ф.И.О. пользователя	Подпись за получение и дата	Подпись за сдачу и дата	Наименование информации на но­сителе или отметка об её унич­тожении (переносе)	Отметки об уничтожении или отправке носителя
1	2	3	4	5	6	7	8

Листы журналов учёта носителей должны быть перед заве­дением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На обратной сто­роне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотруд­ником, ответственным за ведение журнала.