Тема № 2.

2. Понятия “документ” и “информация”.

Возникновение документа. Расширение понятия “документ” с развитием науки и техники. Связь информации и документа. Определение понятия “документ” в различных науках (юридический, управленческий, исторический и иные аспекты). Определение понятия “документ” в документоведении. Определение понятия “документ” в нормативных документах и государственных стандартах. Современные проблемы научной трактовки понятия “документ”. Определение понятия “электронный документ”.

Документ (лат. – образец, доказательство, свидетельство) – от глагола учить, обучать, по другой версии от числа десять (лат. dec) –это было связано с тем, что на руках 10 пальцев – жест вытянутых рук. В дальнейшем деясять преобразовано в учу, обучаю – ученый – документ.

Слово «документ»пришло в русский язык при ПетреI(заимствовано из немецкого языка), и употреблялось оно в значении «письменного свидетельства», но почти не употреблялся. Вместо него использовали др. термины: «дело», «акт», «бумага». Постепенно термин приобрел новое значение – «важная деловая бумага» (управленческий аспект) до 20 в.

В начале 20 в. в оборот вводится более широкая трактовка, связанная с ученым Полем Отле, который выделял:

1) любой источник информации передачи человеческой мысли, знаний независимо от того воплощен ли он в материально-фиксированной форме или нет;

2) документом являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранной человеком для создания каких-либо коллекций.

Со второй половины 20 в.начинается новый этап в научно-исследовательской деятельности, в том числе и в терминологической.Документначинает трактоваться всё более широко, и становитсянеразрывно связан с понятием «информация». Это связано в первую очередь с бурным развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники. Учёные стали выделять информационную составляющую в документе. В определении К.Н. Митяева термина «документ» заложено понятие об информации как объекте описания:«документ» - результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мысленной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге…).

Начиная с 1950-х гг. слово «документ» трактовалось в разных смыслах:

- в узком значении – деловая бумага, письменное удостоверение исторический источник;

- в широком – материальный объект, содержащий информацию для её распространения в пространстве и времени;

- в самом широком – любой материальный объект, несущий любую информацию.

На сегодняшний день документу придают то широкий смысл, то сводят до узкого понимания и применения в какой-либо конкретной сфере деятельности или области знаний.

Документалистика: документ – любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом.

Источниковедение: документ – как объект, специально предназначенный для передачи информации.

Юридическая наука – акцент на правовом аспекте документов – документ рассматривается как средство документирования и доказательства правовых отношений.

В сфере управления – как средство фиксации и передачи управленческих решений.

В исторических науках – как исторический источник, т.е. как носитель ретроспективной информации.

С позиции документоведения считается наиболее общим обозначение документа как материального объекта с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве, в целях хранения и общественного пользования. Этот термин документ или документированная информация введен на основании двуединства информации и материального носителя. Т.О. документ (документированная информация) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

На официальном уровне в 1970 г. термин документ был закреплен в Государственном стандарте «Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения»: документ – это средство закрепления различным способом на специальном материале информации фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В данном определении документ рассматривался как средство закрепления информации.

В 1983 г. стандарт был пересмотрен – документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи её во времени и пространстве. Т.о., материальный носитель отделяется от информации, но в то же время дополняет и уточняет значение термина.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» – снова пересмотрен – документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Перенос трактовки с материальной составляющей на информационную.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Управление документами. Общие требования: документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Можно сделать вывод о том, что основу понятия «документ» составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью её идентифицировать через реквизиты.

Термины «документ» и «информация» достаточно употребляются различных законодательных актах, например:

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях её материальный носитель.

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательно экземпляре документов»: документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Т.о. в трактовках понятий «документ», «документная информация» находит отражение: 1) информационная сущность документа, 2) возможность идентификации информации через реквизиты.

Существующие определения, как закреплённые в действующем стандарте, так и законодательстве, сужены и предназначены для применения в практической управленческой деятельности, т.к. ГОСТР Р 51141-98 определяет реквизит как обязательный элемент оформления официального документа.

Понятие "документ" имеет много определений, их можно найти в каждом словаре и в энциклопедии. Анализу и сопоставлению этих определений посвящаются специальные занятия в курсе "Документоведение". И хотя определения будут отличаться, делая акцент на различные свойства документа и его функции (назначение), в них одно общее - они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом документ неразрывно связан с информацией.Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Изучение многочисленных источников показывает, что сложности трактовки понятия «документ» возникают в связи с широким или узким толкованием.

Три способа преодоления подобных разногласий предлагал известный исследователь-книговед проф. Столяров Ю.Н.: 1) необходимо использовать различные трактовки «документ», от самых широких, до самых узких. 2) необходимо признать, что разные определения используются в процессе документирования различных явлений действительности. 3) для решения научной или практической задачи необходимо исходить из общего определения документа, но вводить ограничения, существенные для данной задачи.

Несмотря на то, что документ является объектом изучения гуманитарных дисциплин (архивоведение, документоведение, источниковедение), он трактуется неодинаково. По мнению члена-корреспондента РАН Козлова В.П. «для общей теории документа принципиально важным является поиск устраивающего все эти дисциплины определения».

Документовед Шпилевская И.Н. акцентирует о необходимости в качеств главной социальную функцию документа.

Ряд документоведов придерживаются мнения, что в рамках документоведения недостаточно наличие одного признака для идентификация информации (реквизитов), целесообразно использовать и другие признаки (н-р: документ как единица ведения делопроизводства, единица хранения, единица делопроизводства).

В начале 1990-х гг. появился термин электронный документ, но в отечественном делопроизводстве от стал употребляться лишь к концу 1990-х гг. До этого общепринятым был термин «машиночитаемый документ», «документ на машинном носителе» и др. Определение термину «машиночитаемый документ» (ГОСТ Р 51141-98) – это документ, созданный с использование носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

В РФ определение термина было впервые закреплено в ФЗ от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (до июля 2012 г.) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. В новом законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» определения термина нет.

При идентификации электронных документов следует принимать во внимание признак логической целостности (электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности).