2. Документальное оформление движения основных средств

Основные средства могут поступать на предприятие в резуль­тате:

• капитальных вложений;

• приобретения за плату у дру­гих предприятий и лиц;

• получения от других предприятий или лиц безвозмездно;

• внесения учредителями в счет их взносов в уставный капитал предприятия;

• оприходования излишков основных средств, выявленных при инвентари­зации;

• внутреннего перемещения.

Основные средства выбывают из предприятия в резуль­тате:

• частичной или полной ликвидации;

• безвозмездной пе­редачи их другим предприятиям или лицам;

• реализации;

• недостач, выявленных при инвентаризации.

Все операции, связанные с движением основных средств, оформляют первичными документами, обес­печивающими правильность и своевременность их учета. Существует ряд типовых форм первичной учетной до­кументации по учету основных средств:

• ОС-1 «Акт приемки-передачи (внутреннего перемеще­ния) основных средств»;

• ОС-2 «Акт приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов;

• ОС-3 «Акт списания основных средств»;

• ОС-4 «Акт списания автотранспортных средств»;

• ОС-5 «Акт об установке, пуске и демонтаже строитель­ной машины»;

• ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств»;

• ОС-7 «Описание инвентарных карточек по учету основ­ных средств»;

• ОС-8 «Карточка учета движения основных средств»;

• ОС-9 «Инвентарный список основных средств»;

• ОС-14 «Расчет амортизации основных средств (для про­мышленных предприятий)»;

• ОС-15 «Расчет амортизации основных средств (для строительных организаций)»;

• ОС-16 «Расчет амортизации автотранспорта».

Приемка в эксплуатацию основных средств осущест­вляется комиссией, назначенной приказом или распоряжением руководителя предприятия. На приятии создается постоянно действующая комиссия в составе главного механика, специалиста по строительству, инженера по технике безопасности, бухгалтера, работни­ка, которому сдают под ответственность объект основных средств, или других лиц. Состав комиссии, составляющей акт, определяется в приказе об учетной политике предприятия или утвержда­ется отдельным распоряжением руководителя.

Ввод в действие объектов основных средств, а также их покупку комиссия оформляет актом приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств по форме № ОС-1, который используется для:

• зачисления в состав основных средств отдельных объектов;

• учета введения объектов основных средств в эксплуатацию;

• оформления внутреннего перемещения основных средств из одного подразделения (цеха, отдела, участка) в другое;

• исключения объектов из состава основных средств при передаче другому предприятию (организации) – как при продаже (обмене), так и при безвозмездной передаче.

Акт утвер­ждает руководитель предприятия. Каждый объект зачисляется в состав основных средств по отдельному акту. Исключение может быть сделано при учете инвента­ря, инструментов, оборудования и подобных объектов, если они однотипны, имеют одинаковую стоимость и принима­ются в одном календарном месяце. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, где на его основании делается запись в инвентарной карточке формы ОС-6. К акту прилагается необходимая техничес­кая документация, которая впоследствии передается з один из отделов (в бухгалтерии не хранится).

При приемке основных средств акт составляется в од­ном экземпляре, при передаче другому предприятию – в двух (для обоих предприятий), при передаче другому под­разделению – также в двух (на основании второго экзем­пляра акта работник, передающий объект основных средств, делает соот­ветствующую запись в инвентарном списке ОС-9).

Акт является единственным первичным бухгалтер­ским документом, в котором указывается состав комис­сии, дается подробная характеристика объекта, источник приобретения (сооружения), год постройки или выпуска заводом, дата ввода в эксплуатацию, краткая техническая характеристика, результаты испытания, его соответствие техническим условиям, заключение комиссии. Указы­вают также, кто принял необходимые сведения для начис­ления износа. В случае поступления на предприятие ос­новных средств, бывших в эксплуатации, в акте приемки-передачи указывают суммы износа. Акты хранятся в течение всего срока эксплуатации объекта и в течение трех лет и одного месяца после списа­ния объекта с учета при условии, что за этот период была проведена документальная ревизия.

Ввод в действие некоторых объектов требует составле­ния специальных актов государственной приемки. В этих случаях акты по форме № ОС-1 не составляют.

Приемка законченных работ по достройке и дооборудо­ванию объекта, производимых в порядке капитальных вложений и увеличивающих его балансовую стоимость, оформляется актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-2). Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выпол­няет другое предприятие, акт составляют в двух экземпля­рах. Второй экземпляр передают предприятию, произво­дившему капитальный ремонт, реконструкцию, модерни­зацию. Бухгалтерия на основании этих документов открывает инвентарную карточку, присваивает объекту порядковый номер, который затем проставляется в акте приемки-пере­дачи. Инвентарные карточки являются основанием для ве­дения аналитического учета основных средств.

При размещении в одном здании нескольких струк­турных подразделений предприятия, по которым затра­ты (издержки) учитываются отдельно, следует открыть наряду с общей инвентарной карточкой на объект (зда­ние) в целом также справочные инвентарные карточки с пометкой «Для начисления амортизации» отдельно по каждому направлению затрат в соответствии с утвер­жденным распределением площади и балансовой стои­мости инвентарного объекта между соответствующими пользователями.

Техническая документация, относящаяся к данному инвентарному объекту, после открытия на него инвентар­ной карточки (записи в книгу) в бухгалтерии не хранится, а передается под расписку в соответствующее подразделе­ние предприятия. Заполненные инвентарные карточки ре­гистрируются в описях (форма № ОС-7), которые ведутся бухгалтерией (в одном экземпляре) по классификацион­ным группам (видам) объектов основных средств.

Учет объектов основных средств по месту их нахожде­ния (эксплуатации, хранения) ведется в инвентарном списке (форма № ОС-9) у лиц, ответственных за их сохран­ность. Предприятиям разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках, которые в этом случае выписываются бухгалтерией в двух экзем­плярах (второй экземпляр передается по месту нахожде­ния объекта). При перемещении объекта второй экзем­пляр вместе с накладной на перемещение (форма № ОС-1) передается по новому месту нахождения. Накладная на внутреннее перемещение основных средств из одного под­разделения в другое составляется в двух экземплярах ра­ботником подразделения-сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у подразделе­ния-сдатчика. Аналогичная накладная выписывается при передаче основных средств в эксплуатацию из запаса.

Если в ходе перемещения основного средства произво­дится разборка его фундамента или какой-либо части объекта, или демонтаж всего объекта, это оформляют ак­том (форма № ОС-3). Расходы на новом месте в этом случае производятся за счет средств финансирования капиталь­ных вложений и прибавляются к балансовой стоимости объекта.

При безвозмездной передаче основных средств другому предприятию, продаже другим организациям на каждый инвентарный объект составляется акт по форме № ОС-1. Отпуск объекта основных средств в порядке реализации оформляется товарно-транспортной накладной (счет-фак­турой), в которой бухгалтерией будет указана первона­чальная или восстановительная стоимость объекта, начис­ленный за время эксплуатации износ, отпускная цена, НДС и др. В необходимых случаях к ней может быть при­ложена имеющаяся на предприятии техническая и прочая документация.

Для списания пришедших в негодность объектов ос­новных средств, как и для их приёмки, создают специаль­ную комиссию. На предъявленный к списанию объект комиссия составляет акт на списание основных средств (фор­ма № ОС-3), а при списании грузового или легкового авто­мобиля, прицепа или полуприцепа – акт на списание авто­транспортных средств (форма № ОС-4). В акте указывают­ся: наименование объекта, его инвентарный номер, дата ввода в эксплуатацию, место эксплуатации, первоначаль­ная стоимость, сумма начисленного износа за период экс­плуатации, обоснование необходимости списания с балан­са. В нем также определяются затраты по ликвидации объекта и стоимость материалов, которые должны быть оприходованы после осуществления операции. В акте де­лают и расчет результатов ликвидации.

При составлении акта на списание автотранспортных средств указывается пробег автомобиля, а при списании основных средств, выбывших вследствие аварии, к акту прилагается копия акта об аварии, а также объясняются причины, вызвавшие аварию, и указываются меры, при­нятые относительно виновных лиц.

Акт на списание составляется в двух экземплярах. После утверждения руководителем предприятия первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально-ответственного лица и служит основанием для сдачи на склад полученных в результате ликвидации объекта материалов.

Для получения аналитических данных о наличии и движении основных средств по их классификационным признакам в бухгалтерии по итоговым данным записей за отчетный месяц в инвентарных карточках (книгах) запол­няется карточка учета движения основных средств по фор­ме № ОС-8.

Инвентарные карточки заполняются на основании сле­дующих первичных документов по учету движения основных средств:

• ОС-1 «Акт приемки-передачи (внутреннего переме­щения) основных средств»;

• ОС-2 «Акт приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов»;

• ОС-3 «Акт списания основных средств» (карточка изымается);

• ОС-4 «Акт списания автотранспортных средств» (карточка изымается).

На основании инвентарных карточек заполняются сле­дующие регистры учета:

• ОС-7 «Опись инвентарных карточек по учету основ­ных средств»; 1

• ОС-8 «Карточка учета движения основных средств» (заполняется в конце месяца);

• ОС-9 «Инвентарный список основных средств» (кро­ме случая внутреннего перемещения ОС).

Форма ОС-8 «Карточка учета движения основных средств», используется при ручной обработке учетной ин­формации для учета движения основных средств по классификационным группам. Ее открывают в бухгалтерии в одном экземпляре и заполняют в конце месяца на основании:

• ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств»;

• ОС-14 «Расчет амортизации основных средств для промышленных предприятий)»;

• ОС-15 «Расчет амортизации основных средств (для строительных организаций)»;

• ОС-16 «Расчет амортизации автотранспорта».

По данным карточки составляют оборотную ведомость движения основных средств, итоги которой, сверенные с данными син­тетического учета, служат основанием для составления от­четности о наличии и движении основных средств.

На принятые в аренду отдельные объекты основных средств инвентарные карточки не открываются. Регис­тром аналитического учета у арендатора является полу­ченная от арендодателя копия инвентарной карточки, ко­торая хранится в бухгалтерии арендатора отдельно.

На предприятиях с небольшим количеством инвентар­ных объектов учет основных средств может быть организо­ван в инвентарной книге или ведомости.

Формы ОС-14 «Расчет амортизации основных средств (для промышленных предприятий)», ОС-15 «Расчет амор­тизации основных средств (для строительных организа­ций)», ОС-16 «Расчет амортизации автотранспорта» ис­пользуются для расчета амортизации основных средств. Они несколько громоздки, однако являются едиными реестрами для рас­чета амортизации при любой форме ведения бухгалтерско­го учета при ручной обработке информации. Эти формы заполняются на основании инвентарных карточек формы ОС-6 с учетом изменений, внесенных ак­том формы ОС-2 приемки-сдачи отремонтированных, ре­конструированных и модернизированных объектов. На основании расчетов заполняются карточки учета формы ОС-8 движения основных средств (в конце месяца).

Процесс заполнения регистров учета основных средств изображен в виде блок-схемы на рис. 1.

Единицей учета основных средств является отдельный инвентарный объект, под которым понимают устройство со всеми приспособлениями и принадлежностями к нему или конструктивно-обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций и определенной работы. Для организации учета и обеспечения контроля за сох­ранностью основных средств каждому инвентарному объекту, независимо от того, находится он в эксплуатации или в запасе, присваивается соответствующий инвентар­ный номер. Этот номер сохраняется за объектом на весь пе­риод его нахождения на предприятии. Инвентарные номе­ра выбывших (переданных безвозмездно, реализованных, ликвидированных по ветхости и другим причинам) объек­тов не могут присваиваться другим, вновь поступающим основным средствам.

Аналитический пообъектный учет основных средств ведется бухгалтерией на инвентарных карточках в гривнях (без копеек). Инвентарная карточка по форме № ОС-6 используется для учета всех видов основных средств (зда­ний, сооружений и др.), а также для группового учета од­нотипных объектов основных средств, которые приняты в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеют оди­наковое производственно-хозяйственное назначение, тех­ническую характеристику и стоимость.

Инвентарную карточку открывают на каждый инвен­тарный объект (группу). Если инвентарный объект вклю­чает отдельные приспособления и принадлежности, сос­тавляющие с ним одно целое, в карточке приводится пере­чень таких частей. В инвентарные карточки не следует вносить все показатели технической документации. Ха­рактеристика объектов и отдельных их конструктивных элементов должна быть краткой и отражать индивидуаль­ные особенности объекта. Проиндексированные (переоце­ненные) объекты основных средств записываются по восста­новительной стоимости в разделе карточки «Реконструк­ция, модернизация». Карточки недействующих основных средств группируют отдельно.

Учет объектов основных средств по месту их эксплуата­ции (нахождения) ведется в инвентарном списке. Данные учета объектов основных средств по местам их нахожде­ния должны быть тождественны записям в инвентарных карточках (книгах). В отдельных случаях учет объектов по месту их эксплу­атации может вестись в инвентарных карточках, которые бухгалтерия выписывает в двух экземплярах. Второй эк­земпляр передается по месту нахождения объекта. При пе­ремещении объекта инвентарная карточка вместе с нак­ладной на перемещение передается по новому месту его эксплуатации (нахождения). Количество карточек по объектам в местах эксплуата­ции (нахождения) должно соответствовать их количеству в бухгалтерии, что достигается путем подсчета и сопоставле­ния карточек. Инвентарные карточки, карточки учета движения ос­новных средств суммарно сверяют с данными синтетичес­кого учета основных средств.