9. Організація носіїв облікової інформації

Носій облікової інформації - матеріальний об’єкт, призначений для запису, передавання та зберігання облікової інформації. Відповідно до етапів бухгалтерського обліку виокремлюють три види носіїв облікової інформації:

• первинні документи, розуміють письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, вимагаючи розпорядження та дозволу адміністрації (власника) на їх проведення.

• облікові реєстри, це носії інформації спеціального формату у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, узятих до обліку.

• бухгалтерську звітність.

Організація фіксування облікової інформації у відповідних носіях передбачає кілька етапів:

• -вибір і групування форм носіїв облікової інформації;

• -організацію носіїв облікової інформації;

• -складання робочих інструкцій до первинних документів та облікових реєстрів.

Вибір носіїв облікової інформації здебільшого зводиться до використання нормативно закріплених за відповідним напрямком обліку первинних документів чи реєстрів. Розробка робочих інструкцій є особливо необхідною в умовах часткової чи обмеженої автоматизації облікового процесу.

10. Організація технології облікового процесу

Облікова інформація не є хаотичним потоком у межах облікової системи. Вона рухається і видозмінюється за встановленою схемою: «вхід до системи—система—вихід із системи». Якість цього руху та його швидкість залежать від того, наскільки ретельно виконано підготовчі роботи з упорядкування вхідної інформації, проектування раціонального проходження інформації через систему та групування інформації на виході із системи згідно з її споживачами. Ідеться про інформацію стосовно об’єктів обліку, їхнього стану, форми та функціонування, руху і т. ін. Такі дані, подані у вигляді переліку, називають обліковою номенклатурою. Зрозуміло, що виконання поставлених щойно завдань можливе лише за умови певної організації сукупності облікових інформаційних даних, які стосуються господарських фактів і операцій, тобто організації облікових номенклатур.

Облікові номенклатури, формуючись під впливом господарської діяльності суб’єкта господарювання, характеризують об’єкти обліку. Зауважимо, що класифікація облікових номенклатур за об’єктами обліку є початком їх організації. Наступний крок — характеристика та розробка облікових номенклатур за об’єктами обліку. Органызація проводиться по етапам:

• Етап первинного обліку.

• Етап поточного обліку.

• Етап підсумкового обліку.

Зауважимо, що організація облікових номенклатур зводиться, по суті, до ідентифікації певних інформаційних полів щодо відповідних носіїв інформації.

11. Організація документообігу.

Документообіг - це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), опрацювання і використання за призначенням у визначений період часу і до передачі в архів. Головне завдання документообігу - прискорення руху документів, і чим коротше та швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Документообіг на кожному підприємстві встановлюється головним бухгалтером і є обов'язковим для всіх працівників підприємства.

Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату (бухгалтерії).

Стадії документообігу:

• надходження документів зі сторони та оформлення їх на підприємстві;

• опрацювання і певна обробка первинних документів на підприємстві до надходження їх до бухгалтерії;

• надходження первинних документів до бухгалтерії;

• опрацювання документів у бухгалтерії:o перевірка документів за формою, змістом та арифметична перевірка;o оцінка в грошовій формі кожної операції, відображеної в документах;o запис на документах бухгалтерських проведень;o відображення операцій, наведених у документах, в облікових регістрах;

• передача документів в архів бухгалтерії і забезпечення поточного зберігання документів;

• передача документів на зберігання до архіву підприємства, а потім до державного архіву.

Графік документообігу на підприємстві, в установі має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.