3.3. Расчет экономического эффекта от совершенствования делопроизводства

Для обеспечения слаженной работы всех структурных подразделений, строгого распределения функций между ними предприятию целесообразно разработать внутрипроизводственные нормативные документы, а именно Положение об организационной структуре. В нем должны быть точно определены структура предприятия, задачи подразделения и его структура, подчиненность каждого структурного подразделения, разработаны обязанности и ответственность его руководителя и сотрудников. Четкое распределение обязанностей среди подчиненных имеет решающее значение для успешного управления предприятием.

Это позволит построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления на предприятии.

Необходимо отметить, что в положении об организационной структуре должны быть четко определены цели деятельности для каждого подразделения, его вклад в общий результат деятельности компании, показатели эффективности деятельности, характерные именно для каждого подразделения, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями компании.

Такое положение поможет обеспечить эффективное функционирование организации, определить цели, задачи каждого структурного блока, связи, формирующие рациональные информационные потоки, соответствие между ответственностью и полномочиями руководителей в пределах выделенных ресурсов.

Особое место здесь принадлежит проблеме сбора и обработки информации, качеству принимаемых на ее основе решений. Проведенные за рубежом исследования показывают, что в ряде случаев фактические потоки информации примерно в 4—5 раз превышают человеческую способность ее восприятия и переработки. В результате полезно используется только часть информации, что в итоге сказывается на производственном процессе.

Статистические данные свидетельствуют, что низшее, а часто и среднее звенья руководства тратят не менее 40 — 50% рабочего времени на сбор информации и составление отчетов. Поэтому эффективно только такое управление, которое позволяет в сжатые сроки обрабатывать возрастающие потоки информации, использовать объективно необходимое число содержащихся в ней показателей. Решение проблемы возможно лишь с помощью соответствующих средств механизации и автоматизации обработки информации. Однако технические средства сами по себе не могут обеспечить высокой эффективности управления.

При правильном построении маршрута документации, сбор информации и ее передача между подразделениями значительно сэкономит затраты рабочего времени.

Процедуры прохождения документов на предприятии: создание моделей документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, схем движения документов. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

В наши дни стоит задача определить пути сокращения числа бумажных документов в условиях новой информационной технологии. Такая технология предполагает замену бумажного документа машинным носителем информации. Это позволит формировать локальные бланки данных, сокращая тем самым количество обращающейся документации.

Решение о делегировании права подписи исходящих документов ООО «Комфортсервис» будет способствовать более оперативному движению документов и решению дел.

Произведем расчет трудоемкости обработки информации:

Таблица 3.2

Исходные данные

№	Наименование параметра	Обозначение	Размерность	Значение
1	Годовой объем работ в условных листах	Qгод	лист/год	4700
2	Трудоемкость (норма времени) расчетных работ при ручной обработке информации	Тн	ч/лист	1,25
3	Норма выработки при записи, вводе информации	Нвыр	зн/ч	5600
4	Затраты времени на сбор информации Тсб в процетах (μ) от затрат времени на запись (Тзап) в базовом варианте	μ	%	80
5	Объем вводимой информации (Qвв) при машинной обработке в процентах (η) от годового объема работ (Qгод)	η	%	40
6	Объем выводимой информации при машинной обработке	Qвыв	лист/год	4700

Расчет трудоемкости обработки информации может быть для базового и расчетного варианта. Начнем с трудоемкости базового варианта.

Для базового варианта общие годовые затраты времени работников складываются из затрат времени на сбор и анализ информации (первый этап) и затрат времени на ручную обработку информации (второй этап):

Т^б_раб= Т_сб+ Т_обр, (3.1)

где Т^б_раб– общая трудоемкость работ в базовом варианте;

Т_сб- затраты времени на сбор и анализ информации;

Т_обр– затраты времени на запись и обработку информации.

Найдем все слагаемые последовательно.

В Т_обрвходят затраты времени на запись (Т_зап) и на необходимые расчетно-графические действия при обработке информации (Т_расч):

Т_обр= Т_зап+ Т_расч. (3.2)

Значение Т_запнаходится из выражения:

Т_зап=Q_год/Н_выр, (3.3)

где Q_год– годовой объем записываемой информации в знаках (можно принять, что один условный лист содержит примерно 1500 знаков);

Н_выр– норма выработки при записи, зн/ч.

По исходным данным и принятому условному числу знаков на листе (N_зн), равному 1500, рассчитаем годовой объем записываемой информациив знаках по формуле:

Q_зн.год = Q_год · N_зн,

где N_зн - число знаков на листе, зн;

Q_год - годовой объем записываемой информации в листах, лист/год;

Q_зн.год - годовой объем записываемой информации в знаках, зн/год.

Имеем:

Q_зн.год =4 700 · 1 500 = 7 050 000 зн/год.

Согласно выражению (3) величина затрат времени на запись информации при ручной обработке информации будет определяться как:

Т_зап= 7 050 000/5 600 = 1 258,93 ч/год.

Затраты времени на необходимые расчетно-графические действия при обработке информации для базового варианта будут определяться выражением:

Т_расч = Q_годТ_н ,

где Т_н - трудоемкость расчетных работ при ручной обработке информации,ч / лист.

Определив из исходных данных значение Т_н, рассчитаемзатраты времени на необходимые расчетно-графические действия. Имеем:

Т_расч = 4 700 · 1,25 = 5 875 ч /год.

Подставив вычисленные значения Т_зап и Т_расч в выражение (2), получим:

Т_обр = 1258,93 + 5 875 = 7 133,93 ч/год.

Зная трудоемкость записи информации, определим трудоемкость сбора и анализа информации в базовом варианте. Для этого будем использоватьвыражение:

Т_сб= µТ_зап/100,

где μ - затраты времени на сбор информации в процентах от затрат времени на запись, %.

Используя значение величины μ из условия, вычислим трудоемкость сбора и анализа информации в базовом варианте:

Т_сб = 80 · 1 258,93/100 = 1 007,14 ч/год.

Таким образом, общие годовые затраты времени на обработку информации в базовом варианте по выражению (1) составят:

Т^б_раб = 1 007,14 + 7 133,93 = 8 141,07 ч/год.

В проектном варианте работы по сбору и анализу информации на первом этапе выполняются, как и в базовом варианте, вручную, то есть он будет равен 553,13 ч/год.

Для второго этапа обработки информации, при расчете трудоёмкости работ выполняемых на ПЭВМ (Т_э), можно воспользоваться формулой:

Т_э=n₀(T_выч +n₁T_вн+n₂T_вв +n₃T_выв), (3.4)

где Т_выч- время работы процессора;

Т_вн - время обмена информацией с внешними накопителями (принимается в размере 30% от Т_выч);

Т_вв, Т _выв- время ввода и вывода информации;

n₀= 1,3…1,4 - коэффициент запаса, учитывающий увеличение объёма обработки информации за счет обнаружения ошибок, нарушения сроков поступления исходной информации и т.п.;

n₁,n₂,n₃- коэффициенты, учитывающие возможность совмещения работы процессора с работой внешних устройств.

Для расчета примем следующие значения величин:

• коэффициент запаса п₀ = 1,35;

• коэффициенты совмещения работы процессора и внешних устройств n₁,n₂,n₃ =1;

• среднее количество машинных операций на один знак входной информации q= 4000 оп/зн.

Время работы процессора составляет:

Т_выч =Q_ввq/V_выч, (3.5)

где Q_вв - годовой объём обрабатываемой (вводимой) информации в знаках;

q- среднее количество машинных операций на один знак входной информации (для рассматриваемых задачq= 4000 оп/зн );

V_выч - среднее быстродействие процессора в операциях в секунду.

Годовой объём вводимой информации Q_ввустановлен заданием в процентах (η) от величины Q_год:

Q_вв= ηQ_год/100,

где η - объем вводимой информации при машинной обработке в процентах от годового объема работ, %.

Определив по исходным данным значение η, определим годовой объем ввода информации в знаках:

Q_вв = 40 · 7 050 000/100 = 2 820 000 зн/год.

Быстродействие процессора V_вычопределяется техническими характеристиками процессора(приложение В). Тактовая частота работыпроцессораν составит 2 ГГц.Для упрощения вычислений, примем быстродействие процессора равным 0,1 от его тактовой частоты. Получим:

V_выч= 0,1·2·10⁹ = 2·10⁸ оп/с.

По выражению (5), получим значение времени работы процессора по обработке информации:

Т_выч = 2 820 000· 4 000 / 2·10⁸ = 56,4 с/год.

Время обмена информацией с внешними накопителями принимается в размере 30% от времени работы процессора. Эта величина составит:

Т_вн = 56,4 · 0,3 = 16,92 с/год.

Годовые затраты времени на ввод информации находятся по формуле:

Т_вв=Q_вв/Н_выр.

Согласно полученным ранее значениям нормы выработки и годового объема вводимой информации, получим:

Т_вв = 2 820 000/5600 = 503,57 ч/год = 1 812 852 с/год.

Время вывода информации включает затраты времени на подготовку к печати и время печати:

Т_выв= Т_под+ Т_печ, (3.6)

где Т_под- время подготовки к печати;

Т_печ- время печати, определяемое скоростью печатающего устройства.

Время подготовки к печати (Т_под) складывается из времени обмена командами с печатающим устройством (Т_обм) и времени на техническую подготовку устройства к работе (Т_техн).

В практических расчетах, не требующих большой точности, значение Т_обмможно считать достаточно малым по сравнению с другими составляющими в цикле вывода информации, тогда:

Т_под= Т_техн.

Величина Т_технвключает затраты времени на закладку бумаги и другие ручные операции, время перехода печатающего устройства в режим готовности (предварительный разогрев) и устанавливается исходя из технических характеристик и особенностей работы применяемого устройства. Выбранный принтерHPJetM1120MFPимеет входной лоток на 250 страниц и выходной на 125. Примем время загрузки и выемки бумаги равной по 2 секунды, отсюда получим:

время загрузки годового объёма бумаг – 4700*2/250 = 37,6 сек.;

время выгрузки – 4700*2/125 =75,2сек.

Время печати первой страницы равняется 7 секундам. Отсюда, считая, что при каждой новой загрузке входного лотка принтер разогревается заново, получаем:

время разогрева принтера для годового объёма печати - 4700*7/250 = 131,6 сек.

Суммируя данные величины, получим, что:

Т_техн=37,6+75,2 +131,6 =244,4 с/год

Следовательно, время подготовки к печати будет равно:

Т_под= 244,4 с/год.

Перейдем к расчету времени, затрачиваемого непосредственно на печать. Оно может быть получено, по формуле:

Т_печ=Q_выв/V_печ, (3.7)

где Q_выв - объём информации, выводимой на печать (Q_выв=Q_год);

V_печ - скорость печати.

Используя технические характеристики принт-системы по скорости печати (приложение Г, где V_печ 12 стр/мин = 0,2 стр/с) и принимая годовой объем выводимой информации:

Q_выв = 2 950 лист/год,

Из выражения (7) получим:

Т_печ = 4 700/0,2 = 23 500 с/год.

Тогда, общее время, затрачиваемое на вывод информации (3.6):

Т_выв = 244,4 + 23 500= 23 744,4 с/год.

Подставив все известные члены в выражение (3.4), получим:

Т_э = 1,3· (56,4 + 16,92 + 1 812 852 + 23 744,4) = 2 387 670,6 с/год =

=663,24 маш-ч/год.

Общие затраты времени работников в проектном варианте могут быть получены по формуле:

Т^пр_раб= Т_сб+ Т_э,

и составят:

Т^пр_раб=1007,14 + 663,24 = 1 670,38 чел-ч/год.

Таблица 3.3

Сводная таблица

Показатель	Единица измерения	Варианты		Проектный вар-т в % к базовому
		Базовый	Проектный
Способ обработки информации	-	вручную	автоматизированный	-
Применяемые технические средства	-	калькулятор, пишущая машинка	ПЭВМ, принт-система	-
Годовая трудоемкость работ по обработке информации	чел-ч	8 141,07	1 670,38	20,52

Итак, совершенствование технологического процесса обработки информации, и снижения трудоёмкости проводимых работ, было установлено, что автоматизированный метод организации труда наиболее эффективный и экономически целесообразный, чем ручной метод.