4. Взаимосвязь организаций и информационных систем.

Информационные системы и организации имеют взаимное влияние друг на друга. С одной стороны, ИС должны присоединяться к организации, чтобы обеспечить необходимой информацией важные группы внутри организации. В то же время организация должна сознавать и открывать себя влияниям ИС, чтобы извлечь выгоду из новых технологий. Коммуникации и обработка информации на предприятии с использованием ИС приведены на рис.2.9.

Сбор и регистрация первичных маркетинговых данных

Передача данных для обработки

Ввод данных в ПЭВМ

Первичный анализ данных

и их организация

Представление данных в

памяти ПЭВМ

Обработка данных для

решения задач маркетинга

Нет

Примечание:

Стадии коммуникационного процесса

отмечены на рисунке штриховыми линиями.

Да

Выдача результатов решения

Анализ результатов и

принятие решения

Регулирование рыночной

деятельности предприятия

Рис.2.9 – Коммуникации и обработка

информации на предприятии с

использованием ИС.

Взаимодействие между информационными технологиями и организациями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру организации, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления. Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут заметно изменять жизнь в организации. Они не в состоянии успешно проектировать новые системы или управлять существующими системами без понимания организации. Менеджеры решают, какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены.

Организации создают информационные системы, чтобы стать более эффективными и сохранять деньги. Информационные системы могут быть источником конкурентоспособного преимущества:

- С экономической точки зренияИС могут рассматриваться как средства производства, которые могут свободно заменять рабочую силу. Так как стоимость ИТ падает, они заменяют рабочую силу, стоимость которой растет. Следовательно, ИС должны привести к снижению числа средних менеджеров и служащих, так как ИТ заменяют их. Информационные технологии также изменяют размеры контрактов фирмы, потому что они могут уменьшать операционные затраты.

- Другое финансовое воздействиеИС заключается во внутренних затратах управления. Поскольку размеры фирмы растут, затраты организации повышаются. ИТ, уменьшая затраты на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать затраты фирмы, так как менеджерам становится проще наблюдать за большим числом служащих.

Исследование поведенческой теориинашло несколько доказательств, чтоИС автоматически преобразовывают организации. ИС могут изменять иерархию принятия решений в организация, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование.

Имеется возрастающая взаимозависимость между деловой стратегий, правилами и процедурами, с одной стороны,и информационным программным обеспечением систем, оборудованием, базами данных и передачей данных– с другой. Изменение в одном из этих компонентов часто требует изменений в других компонентах. Эта связь становится критической, когда планируется управление на перспективу.

Возрастает степень интеграции области действия системы и приложений. Если изменилась технология в организации (например, программное обеспечение), это изменение влияет на другие компоненты: могут быть кадровые перестановки, изменение методов работы, преобразование структуры организации.

ИС могут стать мощными инструментами для создания более эффективных организацийза счет перепроектирования, трансформируя их структуру, область действия, средства сообщения и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами.ИС могут придаватьбольшим или маленькиморганизациям дополнительную гибкость.

Информационные технологии реорганизуют процесс управления, обеспечивая мощные новые возможности помощи менеджерам в стратегии, планировании и управлении. Например, стало возможным получить информацию для менеджеров относительно организационного выполнения вплоть до уровня определенных изделий из любой организации в любое время. Новая интенсивность информации делает возможными точное планирование, предсказание и контроль. Распределяя информацию через электронные сети, новый менеджер может эффективно связываться с тысячами служащих и даже управлять обширными целевыми группами.

Создание и использование информационной системыдля любой организациинацелены на решение следующих задач:

1. Структура ИС, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией.

2. ИС должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с их требованиями.

3. Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации.

Построение информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией (ее уровней).

Уровни управления определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. Структура управления любой организации делится на три уровня (рис.2.10).

Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Операционный (оперативный) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений.

Уровни управления

Степень возрастания власти,

ответственности, сложности

решаемых задач

Динамика принятия решений