10. Эргономика офисного пространства

10.1. Виды планировки офисов

Выделяют три типа организации офисного пространства: открытый, закрытый, и комбинированный. При проектировании офиса дизайнеры обязательно учитывают следующие факторы: специфику деятельности заказчика; количество сотрудников; наличие или отсутствие постоянного потока клиентов; взаимодействие между различными отделами компании, работают ли сотрудники индивидуально или в группе.

Руководителям необходимо помнить, что в одном общем помещении лучше не располагать отделы, функционально между собой не связанные. В то время как людям, занятым общим делом, но рассаженным по разным кабинетам, будет очень неудобно взаимодействовать друг с другом.

Система закрытого (кабинетного) офисного пространства требует больших затрат на ремонт. Не всегда при этом можно обеспечить эффективное использование площади. Офисы такого типа чаще встречаются в государственных учреждениях, юридических фирмах, конструкторских организациях, аналитических и финансовых компаниях.

Открытый тип офисного пространства позволяет сэкономить как на капитальном строительстве и ремонте, так и на потреблении электроэнергии, кондиционировании и прочих инженерно-технических коммуникациях. Большим «плюсом» open space является модульная система организации рабочих мест. Она позволяет свободно добавлять или убирать рабочие места. Рабочие группы отделяются друг от друга перегородками. Такое зонирование позволяет максимально эффективно использовать ограниченное рабочее пространство. Немаловажный «плюс» для руководителя – возможность контроля всех сотрудников.

Однако есть и недостатки. Большое количество народа создает шум (нужно решать вопрос звукоизоляции). Постоянные перемещения других сотрудников отвлекают человека (проблема визуальной изоляции). Многие люди чувствуют дискомфорт от того, что они постоянно на виду, от перманентного контроля. Хотя последнее – вопрос привычки и трудовой дисциплины.

В общем зале комфортнее всего работать сотрудникам отдела продаж, специалистам по обслуживанию клиентов и службе техподдержки, а также дизайнерам и архитекторам. Их офисы почти всегда представляют собой общую студию.

На практике чаще всего встречается комбинированный тип офиса. Рядовые сотрудники сидят в общем пространстве, разделенном перегородками на отдельные функциональные зоны. Высший управленческий состав и бухгалтерия работают в отдельных кабинетах.

10.2. Офисное пространство

Офис – рабочее помещение, предназначенное для определённых процессов, которые необходимо осуществлять с максимальной полнотой и в заданные временные сроки. Комфорт офиса складывается из эргономики рабочего места и рационального планирования офисного пространства в целом. Основа последней - деление на рабочие зоны так, чтобы каждый сотрудник работал максимально эффективно и сам по себе, и в команде. Как считают эксперты, специализирующиеся в области создания офисного стиля и делового комфорта, наилучшие результаты дает использование стационарных или мобильных перегородок разной высоты и уровня прозрачности. Такие конструкции устанавливаются специалистами за считанные дни и могут полностью преобразить офис, разделив его на индивидуальные изолированные отсеки и зоны для общения. Даже в самом маленьком офисе есть приемная, комната персонала, кабинет руководителя, зона для совещаний. Для каждой из указанных зон примерно рассчитаны минимальные площади и планировочные решения, позволяющие избежать психологического дискомфорта. Так, площадь приемной зависит от ежедневного количества посетителей, но не может быть меньше 10 м2. Часто, вместо традиционной комнаты-приемной, устраивается сектор "ресепшн" в открытом пространстве офиса, обязательно в сочетании с раздевалкой или шкафом для одежды. Комната для совещаний или переговоров может использоваться как место для презентации и демонстрации товаров или услуг. Также здесь рационально сосредоточить всю презентационную технику. Иногда зона для совещаний с целью экономии пространства располагается в кабинете руководителя. Но в таком случае кабинет делится на две части - официальную и неформальную, где обязательно есть кресла и журнальный столик. Для функционального и удобного кабинета топ-менеджера достаточно 12 м2. Но чаще размеры кабинета выбираются, исходя из имиджевых соображений. Комнаты-отсеки для персонала должны проектироваться с учетом количества сотрудников и направления их перемещений по офису. Кроме того, зачастую необходимо обеспечить звуковую и визуальную изоляцию рабочих мест. Важен и фактор размещения техники (принтеры, копиры, шредеры), которой регулярно пользуются все работники. Рационально установить ее на месте пересечения всех рабочих маршрутов. Проблему недостатка пространства можно решить с помощью оптимизации рабочих мест. Иначе говоря, подобрать подходящие форму и габариты рабочего стола, количество приставных столов и иных дополнительных элементов в виде настольных или навесных полок, приставных или выкатных тумб. Также существенно повышают эффективность использования площадей одно- или двустворчатые раздвижные (откатные) двери. Они могут быть устроены в непрозрачных, остекленных, комбинированных офисных перегородках. Горизонтальные жалюзи, встроенные в остекление перегородок и дверей, позволяют добиться визуальной изоляции, когда это необходимо. Для организации отдыха стоит создать зону для перерывов на кофе, наподобие барной стойки. Их важно проводить стоя, что позволит не только быстро обменяться оперативной информацией, но и размяться. Отдельная кухня-столовая менее эффективно использует пространство, но может значительно сэкономить время - сотрудникам нет необходимости выходить на обед за пределы офиса.

10.3.Зонирование офисного пространства

Каким бы ни был офис, есть некоторые зоны, присутствующие всегда и везде. К ним относятся: входная группа (приемная или ресепшн);основная рабочая зона; кабинет руководителя.

Первое впечатление об офисе создается именно в приемной (впрочем, не стоит забывать и о внешнем виде здания). Она обязательно должна быть оформлена в фирменном стиле компании. Там должны быть созданы все удобства для посетителей. Остальные зоны – переговорная, холл, служебные помещения – проектируются исходя из потребностей конкретной компании.

Пространство офиса необходимо распланировать так, чтобы сотрудники могли осуществлять свои функции максимально эффективно, не тратя много времени на передвижение по офису. Многие считают, что стильно декорировать нужно только представительские, презентационные зоны и кабинеты руководства, то есть помещения, где бывают клиенты, а для декора рабочих площадей можно выбрать менее дорогостоящие отделочные материалы. О чем нельзя забывать в рабочих зонах – так это о грамотно организованных рабочих местах и качественных инженерных коммуникациях, на которых многие все еще склонны экономить.

Офисы подразделяются на категории А, В и С. А – это самый высокий класс, где сотруднику могут предоставить от 6 кв. м на рабочее место. Это возможно, если есть общее пространство свободной планировки. Категория В представляет собой комбинированную планировку, состоящую из отдельных кабинетов и свободного размещения рабочих мест. Категория С – это офисное пространство, состоящее из отдельных кабинетов. В офисах столицы комбинированная планировка наиболее распространена.

Зонирование пространства – ключевой момент. Нужно четко представлять, для чего нужен офис. Иногда разделение на кабинеты или на этажи идет и по функциональным задачам. Сотрудники одного направления сидят отдельно от других и не пересекаются в течение рабочего дня. Дизайнеры учитывают также и рабочие процессы в компании, взаимосвязь ее департаментов и подразделений.

Кроме создания входной группы и рабочей зоны, нужно продумать и маршруты передвижения по офису. Например, чтобы сотрудник тратил минимум времени на то, чтобы дойти от вестибюля до своего рабочего места. Свободная планировка позволяет руководителю компании охватить взглядом весь офис, все рабочие места. Для этого применяются и камеры видеонаблюдения.

Разделение на отдельные кабинеты не всегда целесообразно. В каждом отдельном кабинете появляется мини-группа со своим режимом работы. Не всякий начальник пойдет на то, чтобы внутри компании создавались маленькие ячейки.

Обязательно должны быть зоны отдыха сотрудников. Это место, где можно покурить, выпить кофе. В нашей столовой, например, создано общее пространство для всех сотрудников, начиная от водителей и заканчивая генеральным директором. Отдельная обеденная VIP-зона предусмотрена для гостей. Это стандартная практика.

Должна быть выделена гардеробная зона. В вестибюле должна стоять стойка для зонтов. В рабочей зоне необходимы шкафы для верхней одежды, место для сменной обуви.

Работа над проектом интерьера начинается с концепции. В ней демонстрируются общий стиль, цветовые предпочтения, функциональное зонирование, напольное покрытие, пластика потолков, стен. Далее группа разрабатывает все более детально. Кто-то занимается полами, кто-то потолками и так далее. Затем все детали объединяются. Тогда мы имеем четкое представление, что и как будет выглядеть. Параллельно ведется проектирование инженерных коммуникаций. Обязательное условие – авторский надзор. Есть еще и технадзор. Технический отдел по чертежам дизайнеров создает свой проект технической документации. Архитекторы контролируют выполнение своих работ.