Тема: Правила деловых отношений

1. Правила подготовки публичного выступления и проведения деловой беседы

2. Правила подготовки и проведения служебных совещаний и собеседований

3. Правила поведения переговоров с деловыми партнерами и конструктивной критики

1. Деловые отношения – это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результат, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

Деловые отношения тесно связаны с общением, взаимодействием производственной деятельности – это самый массовый вид социального общения. Оно представляет собой сферу коммерческих и административно-правовых и дипломатических отношений.

В целом деловое отношение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставится цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения.

Деловые отношения разделяют на прямое (обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения) и косвенное. Стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, оно проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта – оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей.

Основные принципы делового общения.

Первое правило делового общения – будьте во всем пунктуальны.

Опоздания любого сотрудника мешает работе, кроме того они свидетельствуют о том, что на такого человека нельзя положиться. Для делового человека очень важно умение рассчитывать время, необходимое для выполнения того или иного задания.

Второе правило – не говорите лишнего.

Любой сотрудник обязан хранить секреты своей организации.

Третье правило – думайте не только о себе, но и о других.

Нельзя успешно вести дела, не учитывая мнения и интересов партнеров, клиентов, покупателей. Часто причинами неуспеха в делах становятся проявление эгоизма, зацикленности на своих интересах, стремление навредить конкурентам, даже сослуживцам.

Четвертое правило – одевайтесь, как принято.

Главное – одеваться соответственно вашему окружению на службе, не выбиваясь из контингента работников вашего уровня. Ваша одежда должна демонстрировать ваш вкус.

Пятое правило – говорите и пишите хорошим языком.

Умение человека грамотно говорить влияет в целом на его образ. От умения общаться часто зависят ваши шансы заключить тот или иной контракт. Деловому человеку, для того чтобы преуспеть, надо овладеть и искусством риторики, то есть, мастерством красноречия. Очень важно следить и за своей дикцией – произношением и интонацией. Никогда в деловом общении не употребляйте жаргонных словечек и оскорбительных выражений; учитесь слушать других и при этом показывать, что вам интересно.

Шестое правило – любезность, доброжелательность и приветливость. Это однако, не означает – необходимость дружить с каждым, с кем приходится общаться по долгу службы.

Деловая беседа – процесс общения с использованием вербальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности.

Правила подготовки и проведения деловой беседы – основные действия предпринимаемые в определенной последовательности и взаимосвязям, направленные на достижение цели беседы и создание положительного образа участников.

Процесс деловой беседы можно представить в виде основных действий, которые необходимо предпринимать в определенной последовательности и взаимосвязи.

Подготовка к беседе включает:

• Определение целей;

• Информационная подготовка;

• Обработка формулировок понятий и суждений;

• Определение последовательности и содержания аргументации;

• Формирование состава участников;

• Выбор времени и места проведения беседы с учетом элементов невербальной обратной связи.

Весь процесс подготовки к беседе позволяет построить модель хода беседы. Проведение беседы складывается из трех этапов – начального, основного и этапа выхода из беседы.

Начальный этап предполагает создание благоприятной, благожелательной и доверительной обстановки.

Основной этап – эффективное слушание, использование тактики постановки вопросов; применения правил вербальной и невербальной связи.

Этап выхода из беседы – означает своевременное и корректное завершение беседы. Он должен способствовать сокращению делового настроя участников.

2. Служебное совещание – один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управление причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом. Проведение служебных совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Действительность совещания должна восприниматься в качестве этической нормы работы в коллективе.

Организаторы совещания должны:

• Четко определить целевую направленность и предмет совещания;

• Выбрать его оптимальный регламент;

• Не сводить совещание к решению частных вопросов, которые можно решить в «рабочем порядке». Служебное совещание – это работа коллективного разума.

Этапы подготовки совещания:

• Подготовка нескольких вариантов проектов решений по вопросам, предполагаемым к рассмотрению;

• Рассылка проекто решений заинтересованным и компетентным специалистам с просьбой дать свое заключение к установленному сроку;

• Обработка полученных заключений по проектам решений.

По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными.

Инструктивное совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач.

Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел, обмену мнениями по существу вопросов.

Проблемное совещание предполагает выработку коллективного решения по комплексным вопросам, затрагивающим изменения функциональных задач звеньев структуры и их приспособление к новым и направлениям деятельности организации.

3. Переговоры представляют собой обмен мнениями для достижения какой-либо цели. В деловой жизни переговоры проводятся при: поступлении на работу; обсуждение с деловыми партнерами условий хозяйственного договора; купли-продажи товара; при заключении договора аренды помещений и т.п.

Переговоры состоят из трех основных ситуаций и подготовка переговоров, процесс переговоров и достижение согласия, которые в свою очередь, состоят из нескольких этапов:

Стадия подготовки переговоров включает:

• Выбор средств ведения переговоров;

• Установление контакта между сторонами;

• Сбор и анализ необходимой для переговоров информации;

• Разработку плана переговоров;

• Формирование атмосферы взаимного доверия.

Стадия процесса переговоров:

• Начало переговорного процесса;

• Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня;

• Раскрытие глубинных интересов сторон;

• Разработку вариантов предложений для договоренности;

Стадия достижения согласия:

• Выявление вариантов для соглашения;

• Окончательное обсуждение вариантов решений;

• Достижение формального согласия.