2 Ввод данных в ячейки таблицы

Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом - поставить курсор в нужную ячейку, т.е. сделать ее активной, и ввести в нее данные (для поля с типом данных Счетчик данные не вводятся, так как значения

в этом поле появляются автоматически).

Основные операции при вводе данных:

• если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу Esc, то восстанавливается старое значение; клавиша Esc также восстанавливает удалённое значение;

• если нажать клавиши Enter или Таb, то в ячейку заносится новое значение;

• выделение содержимого ячейки выполняется двойным щелчком мыши или нажатием клавиши F2;

• выделение записи или поля производится щелчком мыши по заголовку строки или столбца;

• выделенная ячейка при нажатии клавиши Del очищается;

• перемещение в ячейку поля справа выполняется клавишами стрелка вправо [ ] или Tab, поля слева – клавишей стрелка влево [ ];

• перемещение по записям осуществляется клавишами-стрелками вверх и вниз;

• перемещение в первую ячейку записи производится клавишей Home, в последнюю - клавишей End.

для типов данных Числовой, Денежный, Дата/время, Логический приложение Access автоматически проверяет правильность их ввода и выдаёт сообщение об ошибке.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо во вкладке Общие поставить курсор в поле Условия на значение и ввести ограничение на данные.

Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение на числовое поле будет таким: < 70. Ограничение на текстовое поле задаётся словами, которые не могут присутствовать в данном поле, например, слово Доцент в поле Профессия.

Вводить ограничения можно также с помощью Построителя выражений. При установке курсора в строке параметра Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений. Примеры создания выражений приведены в Справке Построителя.

параметр Значение по умолчанию задаёт данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Если большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются, например, значение Муж в поле Пол для воинского подразделения, то следует ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию. все ячейки поля Пол примут значение Муж и надо будет лишь изменить значения ячеек для лиц другого пола.

Данные можно также вводить перемещением и копированием из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows.

Access позволяет обрабатывать пустые значения. Для каждого типа

данных (кроме типа данных Счетчик) возможно пустое (нулевое) значение, которое бывает двух типов: пустые (Null) значения и пустые строки, Если пустое поле имеет Null-значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не введены. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" ")), то это означает, что данные вообще не существуют.

3 Выполнение операций с бд

1 Редактирование данных. Редактирование данных производится средствами Windows – поставить курсор в нужную ячейку, удалить старые данные клавишами Del (символ справа) или Backspaсе (символ слева) и ввести новые данные.

Удаление записей после их выделения выполняется нажатием клавиш Space (Пробел), Delete, Backspaсе, отмена удаления – клавишей Escape. При этом появляется окно подтверждения удаления записей.

Если таблица большая, то поиск редактируемых данных производится с помощью команды Правка\Найти. Для этого нужно перевести курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем открыть пункт меню Правка и выполнить команду Найти. В появившемся окне ввести образец искомых данных и щелкнуть по кнопке Найти. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку.

Для замены большого количества одинаковых данных на другое значение нужно в пункте меню Правка выполнить команду Заменить, в появившемся окне ввести образцы того, что надо найти и на что заменить и щелкнуть по кнопке 3аменить или 3аменить все.

2 Сортировка данных. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды менюЗаписи\ Сортировка\Сортировка по возрастанию (сортировка по убыванию) ) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию данных. Для выбора поля сортировки нужно поместить курсор в любую его запись и щелкнуть по кнопке сортировки - данные отобразятся в отсортированном порядке.

В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних полей, а затем выполнить по ним сортировку. сортировка записей начнётся с крайнего левого выделенного столбца. записи таблицы будут отсортированы сначала по левому столбцу, затем (для одинаковых значений в нём) – по второму столбцу и т.д. Для восстановления прежнего порядка записей используется команда меню Записи\ Удалить фильтр.

3 Отбор данных с помощью фильтра. Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры трех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр