3.2.3 Фильтрация записей расширенным фильтром

После выполнения 1 этапа (пп.3.2.1, 3.2.2) сформированный критерий используется следующим образом ( этап 2):

• установить курсор в список и выполнить команду Данные \ Фильтр \ Расширенный фильтр.

• установить курсор в поле Исходный диапазон окна Расширенный фильтр и протянуть мышью по всей таблице, включая строку имён полей;

• перевести курсор в поле Диапазон условий и протянуть мышью по ячейкам области условий и нажать ОК (рис. 6)

На месте списка появится результат фильтрации (рис. 7).

Рисунок 6 Задание параметров расширенного фильтра

Переключатель Только уникальные записипозволяет исключить дублирование записей.

Рисунок 7 Результат фильтрации по 3 варианту

вычисляемого критерия

Для сложных запросов фильтрация записей может быть выполнена за несколько шагов, т.е. выполняется первая фильтрация, потом к её результатам применяется вторая фильтрация и т.д.

Для отключения фильтра, т.е. снятия действия условий фильтрации выполняется команда Данные\ Фильтр\ Отобразить всё.

3.2 Фильтрация с помощью формы

Форма – это электронный документ, предназначенный для ввода, редактирования, просмотра, удаления и фильтрации данных.

Для вызова формы нужно установить курсор в область списка и выполнить команду Данные \ Форма…. Появляется экранная форма Список (рис. 8), в которой выводится одна запись списка. Перемещение по списку выполняется кнопками Назад, Далее, добавление и удаление записей – кнопками Добавить и Удалить. Содержимое формы можно редактировать.

Для фильтрации данных нажимается кнопка Критерии (форма очищается автоматически или с помощью кнопки Очистить, кнопка Критерии заменяется на кнопку Правка), в её поля вводится один или несколько условий отбора (например, >3 в поле Оценка) и при перемещении по форме кнопками Назад и Далее можно просмотреть уже отфильтрованные данные.

Рисунок 8 Экранная форма для работы со списком данных

Возврат к форме производится кнопкой Правка, а выход из формы – кнопкойЗакрыть.

Если команды ДобавитьиУдалитьвносят изменения в список на листе книгиExcel, то отфильтрованные данные можно просмотреть только в окне формы.

4 Контрольные вопросы

1 Что называется списком (базой данных) в Excel?

2 Как называются элементы таблицы в терминах БД?

3 Сортировка данных, её порядок при сортировке нескольких полей.

4 Фильтрация с помощью автофильтра, критерии фильтрации.

5 Формирование критерия сравнения в расширенном фильтре.

6 Формирование вычисляемого критерия в расширенном фильтре.

7 Фильтрация данных расширенным фильтром.

8 Фильтрация данных с помощью формы.

9 Как добавить или изменить данные в списке с помощью формы?

5 Задание

1 Создать в Excel список согласно варианту задания (не менее 10 записей), недостающие записи заполнить своими данными. Предусмотреть повторение записей в отдельных полях – для выполнения сортировки.

2 Отсортировать данные списка по трём полям (поля выбираются самостоятельно).

3 Выполнить фильтрацию данных списка тремя способами:

• с помощью автофильтра,

• с помощью расширенного фильтра по критерию сравнения,

• с помощью расширенного фильтра по вычисляемому критерию.

Варианты задания (№ варианта - №компьютера в аудитории)