- •Т.Н. Виноградова
- •Введение
- •Раздел 1. Введение в дисциплину
- •1.1. Введение в дисциплину
- •1.2. Понятие документа
- •1.3. Функции документа
- •1.4. Свойства и признаки документа
- •1.5. Способы и средства документирования
- •1.6. Материальные носители документной информации
- •Раздел 2. Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению
- •2.1. Требования к составу реквизитов
- •2.2. Правила оформления отдельных реквизитов документов
- •Приложение № 6
- •2.3. Схемы расположения реквизитов документов
- •2.4. Формуляр-образец документа
- •Раздел 3. Бланки документов
- •Раздел 4. Системы документации
- •Различают следующие системы документации:
- •4.1. Система организационно-правовой документации
- •4.1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации
- •4.1.2. Составление и оформление отдельных видов
- •4.2. Система распорядительной документации
- •4.2.1. Назначение и состав распорядительной документации
- •4.2.2. Составление и оформление распорядительных документов
- •Приказываю:…»
- •Генеральный директор __________ Инициалы, фамилия
- •4.3. Система справочно-информационной документации
- •4.3.1. Назначение и состав справочной документации
- •4.3.2. Составление и оформление справочно-информационных документов
- •Руководитель отдела Личная подпись и.А. Чернышева
- •Уважаемый господин Туров!
- •4.3.3. Составление и оформление справочно-аналитических документов
- •Раздел 5. Унификация и стандартизация
- •Раздел 6. Конфиденциальные документы
- •6.1. Организационные и технологические особенности сущности конфиденциального документа
- •6.2. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Вопросы для самоконтроля
- •Библиографический список
- •Словарь основных терминов
- •Оглавление
Раздел 5. Унификация и стандартизация
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).
Основная цель унификации и стандартизации – создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов – основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.
Основными принципами унификации документов являются:
унификация от общего к частному, – заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления, – обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
комплексность унификации, – при ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
информативность, – означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
сокращение числа видов документов, – достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
экономичность, – достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.
Существует три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.
Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно-распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы, создаются предпосылки для копирования информации.
Таблица – разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективность использования оргтехники, ускорение оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда при работе с документами, расход материалов на их изготовление, удельные капвложения на оргтехнику, затраты на амортизацию и ремонт оргтехники).