4.2. Редактирование и использование сведений о контактах

Как и все папки Outlook, папка «Контакты» имеет несколько стандартных представлений. По умолчанию используется представление контактов в виде электронных визитных карточек.

Выберите в списке представление «По организациям».

В данном представлении контакты отображаются в виде таблицы, записи которой отсортированы и сгруппированы по организациям, указанным в сведениях о контактах. Контакты, имеющие присоединенные файлы, помечаются значком «Скрепка» в начале строки.

Выделите в списке какой-либо контакт и войдите в меню «Действия». Информацию о выбранном контакте можно использовать для выполнения определенных действий. Например, чтобы создать сообщение электронной почты, адресованное этому контакту, раскройте раздел «Создать» и выберите команду «Создать сообщение контакту».

В реквизитах нового сообщения будут указаны отображаемое имя контакта и его электронный почтовый адрес.

Можно также выбрать нужное действие из контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши на нужном контакте.

Большая часть действий, связанных с контактом, доступна также в окне его редактирования, на странице «ленты» «Контакт». Для входа в окно редактирования выполните двойной щелчок на имени контакта в списке.

Для создания контакта на базе выбранного откройте список вариантов команды «Сохранить и создать» и выберите в нем команду «Создать контакт в той же организации».

При создании нового контакта поля, относящиеся к организации, автоматически заполняются данными, взятыми из исходного контакта.

Если какое-то действие, связанное с контактом, необходимо выполнить в будущем, можно пометить его визуально отметкой «К исполнению». Для этого нажмите кнопку «К исполнению» в разделе «ленты» «Параметры», где в списке нужно выбрать требуемое действие или срок исполнения. Если в списке стандартных вариантов нет подходящего, выберите вариант «Другой…».

В открывшемся окне можно назначить точную дату исполнения. Нажмите кнопку «ОК».

Закройте окно контакта, нажав кнопку «Сохранить и закрыть».

Папку «Контакты» можно использовать в качестве источника адресов для электронной почты. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке «Контакты» в области просмотра данных

и в открывшемся меню выберите команду «Свойства».

В окне редактирования свойств папки «Контакты» переключитесь на страницу «Адресная книга Outlook».

Здесь задаются параметры использования папки «Контакты» как источника адресов при работе с электронной почтой. При включенной опции «Показать эту папку как адресную книгу» автоматически создается адресная книга Outlook, включающая те элементы папки «Контакты», для которых указан хотя бы один адрес электронной почты или факс.

Имя этой книги задается в поле «Имя адресной книги». Это имя будет отражаться в списках выбора источника адресов электронной почты. Закройте окно диалога, нажав кнопку «ОК», и нажмите кнопку «Адресная книга» в панели инструментов.

В списке «Адресная книга» можно выбрать в качестве источника адресов «Адреса из папки Контакты»

или «Адресную книгу Outlook».