6.3. Напоминания и уведомления

В Outlook можно задать напоминание для любой задачи, сообщения электронной почты, контакта и встречи. К примеру, если в календаре запланирована встреча или собрание с включенным режимом напоминания, программа в установленное время откроет на экране окно оповещения, в котором будет отражена информация о времени, месте и содержании встречи. Щелкнув на кнопке «Прекратить», можно отменить напоминание для данной встречи,

щелкнув на кнопке «Отложить» – закрыть окно, но инициировать повторное напоминание через заданный промежуток времени.

Нажав на кнопку «Открыть», можно перейти в окно редактирования параметров события.

Для того чтобы прекратить действие всех напоминаний и закрыть окно оповещения, нажмите кнопку «Прекратить все».

Подтвердите отмену напоминания, нажав кнопку «Да».

Если оповещение не было отменено, оно может появляться даже после того, как время запланированного события истечет.

Режим напоминания можно выбрать во время создания или редактирования встречи. Нажмите кнопку «Создать» для создания новой встречи.

В окне редактирования параметров встречи откройте список «Напоминание» в разделе «ленты» «Параметры»,

где нужно выбрать, за какое время до встречи должно появляться напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант «Нет».

Закройте окно, нажав крестик в его правом верхнем углу.

Откажитесь от сохранения изменений, нажав кнопку «Нет».

Чтобы изменить установки оповещения по умолчанию, войдите в меню «Сервис»

ивыберите команду «Параметры…».

В разделе «Календарь» на странице «Настройки» задаются нужные параметры режима напоминания.

Для того чтобы установить режим напоминания о сроках выполнения задач, нажмите на кнопку «Параметры задачи…» и в открывшемся окне включите опцию «Установить напоминания о сроках».

Нажмите кнопку «ОК» для сохранения сделанных изменений.

Выберите время напоминания, для этого раскройте выпадающий список и выберите нужное время.

Если пользователь перепоручает созданную им задачу другому пользователю, оповещение о сроках выполнения этой задачи отключается. Обязательным условием для получения напоминания является своевременный запуск программы Microsoft Office Outlook. Помимо напоминаний, Outlook может выдавать уведомления о поступлении новых сообщений электронной почты. Режим получения уведомлений также устанавливается в окне настройки параметров Outlook. Нажмите кнопку «Параметры почты…», и далее кнопку «Дополнительные параметры».

В открывшемся окне надо установить или отключить флажок «Отображать оповещение на рабочем столе для новых писем (по умолчанию только для папки "Входящие")».

Продолжительность отображения окна оповещения и его вид можно настроить, нажав на кнопку «Параметры оповещений на рабочем столе…».

7. Систематизация элементов Outlook

7.1. Работа с папками Outlook и использование ярлыков

Все данные, с которыми оперирует Microsoft Office Outlook, хранятся в папках Outlook. В режиме работы с определенным компонентом Outlook в области переходов отображаются только папки, данные которых соответствуют выбранному компоненту. Например, в режиме работы «Почта» отображаются папки «Входящие», «Исходящие», «Отправленные», то есть папки, содержащие почтовые сообщения.

Возможно также просматривать данные любого компонента Outlook, не переключаясь в соответствующий режим работы. Нажмите кнопку «Список папок» в области переходов.

С помощью списка, открывшегося в области переходов, можно быстро переходить от писем к контактам или задачам, создавать новые папки для хранения данных любого типа. Можно, например, разделить задачи Outlook на личные и деловые, создав отдельную папку для каждого вида задач. Для создания новой папки нажмите стрелочку рядом с кнопкой «Создать»

и выберите вариант «Папка…».

Задав в открывшемся окне диалога имя папки,

раскройте список «Содержимое папки» и выберите нужный тип данных.

Необходимо также проверить или изменить место, в которое будет помещена новая папка.

Для завершения создания папки нажмите кнопку «ОК».

Чтобы поместить новую задачу в созданную папку, выделите эту папку в области переходов и нажмите кнопку «Создать».

После ввода необходимой информации и её подтверждения нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

Задача отобразится в папке «Личные задачи».

Как стандартные, так и созданные пользователем папки Outlook представляют собой удобный и многофункциональный инструмент систематизации данных. Так, например, сообщения электронной почты, содержащие рекламу или полученные от адресатов, внесенных в черный список, помещаются в папку «Нежелательная почта».

Пользователь может сам установить требуемый уровень защиты от нежелательной почты. Войдите в меню «Сервис»

и выберите команду «Параметры…».

В открывшемся окне диалога нажмите кнопку «Нежелательная почта…».

Здесь можно выбрать уровень защиты от нежелательной электронной почты,

задать список адресов надежных отправителей и список адресов, почта с которых всегда будет считаться нежелательной.

Удаляемые сообщения электронной почты по умолчанию попадают в папку «Удаленные».

Размер этой папки со временем может стать очень большим, поэтому рекомендуется периодически очищать её, используя соответствующую команду из меню «Сервис».

Можно также включить опцию «Очищать папку "Удаленные" при выходе» в окне настройки параметров Outlook.

Наиболее часто использующиеся папки можно добавить в раздел «Избранные папки», отображающийся в разделе «Почта» в верхней части области переходов.

Для добавления выделенной папки в этот раздел можно воспользоваться командой контекстного меню «Добавить в Избранные папки».

Если папок становится достаточно много, удобно использовать для некоторых из них ярлыки. Для создания ярлыка переключитесь в области переходов в режим «Ярлыки»

и щелкните на ссылке «Добавить ярлык».

В появившемся окне выбора укажите папку, для которой будет создан ярлык, и нажмите кнопку «ОК».

С ярлыками можно работать точно так же, как и с папками, то есть вместо перехода в определенную папку выполнять переход по определенному ярлыку. Щелчок по ярлыку в области переходов загружает в область просмотра данных содержимое соответствующей папки.

Ярлыки можно группировать, используя для создания групп ссылку «Добавить новую группу».