2.3.3. Форматы бланков

Служебные документы оформляются, в основном, на бумаге формата А4 (210×297) и А5 (148×210). Кроме того, могут использоваться бланки формата А3 (297×420) и А6 (105×148).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 – левое;

10 – правое;

15 – верхнее;

20 – нижнее.

Эти размеры полей, установленные ГОСТом Р 6.30-97 (с изм. №1 принято и введено в действие постановлением Госстандарта России от 21.01.2000), соответствуют размерам полей, установленным в ГОСТе 6.10.5-87 и стандартах ИСО. На практике, в большинстве организаций оформляют документы с полями большими по размеру, чем требует стандарт, так как это не противоречит международным требованиям.

Печатается текст документов через 1,5 интервала. Расстояние между реквизитами может быть 1,5 – 3 интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатают через один интервал.

При изготовлении документов на двух и более страницах, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера проставляются посередине верхнего поля листа без точек и тире. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

3. Основные системы документации в управленческой деятельности

Документ является формой отражения деятельности предприятия (учреждения, организации, фирмы и т. д.). Любой служебный документ выполняет не одну, а несколько функций. Например, коммуникативную, (служит средством связи или передачи информации), и управленческую, являясь инструментом управления. Функции условно можно разделить на общие и специальные. Общими функциями можно считать: информационную, социальную и культурную, так как они характерны для большинства документов.

Для документов, создающихся в сфере служебной деятельности учреждения (организации предприятия и т. д.), характерны специфические функции:

управленческая, когда документ является инструментом управления. Эту функцию выполняют организационно-распорядительные, отчетные, плановые и т. д. документы;

правовая, когда документ является средством закрепления правовых норм в обществе (законодательные и правовые нормативные акты, создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (устав, положение об организации и др.), для использования в качестве судебного доказательства) и др.

Документ, созданный в сфере деятельности организации, является элементом соответствующей системы документации, под которой понимается "совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению" (ГОСТ Р51141 – 98).

Служебные документы, в зависимости от сферы деятельности, подразделяются: на управленческие, научные, технические (конструкторские) и др. Ядром учрежденческой документации являются управленческие документы, так как они обеспечивают управление организациями, предприятиями, учреждениями и т. д. Они представлены следующими системами документации:

• организационно-правовая документация;

• плановая документация;

• распорядительная документация;

• информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

• отчетная документация;

• документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

• финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

• документация по материально-техническому обеспечению;

• договорная документация;

• документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения.

Есть другие системы документации, которые отражают основную деятельность учреждения, организации, предприятия. Например, в вузе – система документации по высшему образованию; на производственном предприятии – производственная документация и т. д. Документы, которые представляют одну систему документации, связаны единством целевого назначения и, в комплексе, обеспечивают документирование управленческой функции или направления деятельности. Например, документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения, а также координацию с деятельностью других учреждений одного направления.