LogSnab_lek

Основными преимуществами применения компьютеризированной системы являются:

1.Снижение трудоемкости выполняемых операций и количества ошибок.

2.Повышение точности и доступности учетной информации для обеспечения процесса закупок.

3.Повышение степени контроля над операциями, качества менеджмента.

4.Интеграция функций закупки с другими функциями организации.

5.Улучшение отношений с поставщиками на основе потоков информации.

Упрощенная схема функционирования компьютеризированной системы закупок приведена на рис. 9.142.

42 Линдерс М., Фирон Х. Управление снабжением и запасами. Логистика / Пер. с англ. – СПб.: ООО

«Виктория плюс», 2005. – с.130.

101

Рис. 9.1. Упрощенная схема автоматизированной системы закупок

В классификации информационных систем выделяют следующие группы:

-операционные обрабатывающие системы;

-системы управленческого учета;

-системы поддержки принимаемых решений;

-системы управленческой информации.

9.2. Функции модуля «Закупки» в корпоративной информационной системе

Большинство программных продуктов, автоматизирующих управление закупками, в компаниях разных отраслей содержат следующие функции43:

-мониторинг договорных отношений с поставщиками и перевозчиками;

-контроль выполнения обязательств по оплате поставок;

-ведение графика движения товарно-материальных ценностей по маршрутам с прогнозируемым временем поступления на склад;

43 Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы профессионалов / Под общ. и научн. редакцией проф. В.И. Сергеева. – М.: ИНФРА-М, 2004. – с. 202.

102

-генерация документов, необходимых для приемки товар- но-материальных ценностей на склад, с автоматическим распределением по материально ответственным лицам;

-выставление претензий поставщику по номенклатуре, количеству и качеству поставляемой продукции;

-автоматизация всех операций по приходу, расходу и внутреннему перемещению товарно-материальных ценностей на складах;

-учет всех операций с помощью карточек складского учета, заполняемых автоматически на основании первичных документов;

-учет товарно-материальных ценностей в различных единицах измерения складского учета;

-ведение всех складских операций согласно правилам бухгалтерского учета;

-ведение списка материально ответственных лиц с закреплением по складам и группам товарно-материальных ценностей;

-учет активов инвентаризации и генерация инвентаризованной описи;

-полная оперативная информация о количестве, качестве, сроке годности, адресе хранения, поставщике и перевозчике каждой позиции товарно-материальных ценностей на складе в любой момент времени;

-предоставление информации о неликвидах, сверхнормативных и дефицитных запасах.

Модуль «Закупки» должен генерировать основные отчетные формы:

-об «узких местах» планирования потребности в товарноматериальных ценностях и объемах закупок;

-исполнительный отчет службы закупок;

-отчет о прогнозах расхода (спроса) материальных ресурсов

иготовой продукции, а также ценах;

-отчет о работе с поставщиками, перевозчиками и экспедиторами;

-о запасах товарно-материальных ценностей на любую дату (по складам, по группам, по товарам, по материально ответственным лицам и т.д.);

103

-о движении товарно-материальных ценностей за любой период (по документам-основаниям, по складам, по группам, по товарам, по материально ответственным лицам и т.д.);

-о принятии на склад готовых заказов (для склада готовой продукции) и собранной комплектации для отгрузки клиентам;

-инвентаризационные ведомости и т.п.

Так, интегрированная система управления предприятием на основе DELECO-ERP имеет систему модулей позволяющих достигать экономической, организационной и инвестиционной эффективности, а именно:

-уменьшить страховые запасы (40%);

-уменьшить складские площади (25%);

-увеличить поставки точно в срок (80%);

-снизить транспортно-заготовительные расходы (60%);

-более точный учет затрат (30%);

-улучшить оборачиваемость средств в расчетах (30%) и т.п. На рис. 9.2 приведена схема взаимодействия различных мо-

дулей системы DELECO-ERP в управлении закупками.

Контрольные вопросы для самопроверки по теме 9

1.Что понимают под информационной системой?

2.Как компьютерная система закупок влияет на возможности менеджмента?

3.Перечислите и охарактеризуйте этапы закупок с использованием компьютеризированной системы.

4.В чем заключается преимущество применения компьютерных систем?

5.Охарактеризуйте схему автоматизированной системы за-

купок.

6.Какие группы информационных систем выделяют в классификации?

7.Дайте характеристику функций модуля «Закупки».

8.Какие основные отчетные формы генерирует модуль «Закупки»?

104

ТЕМА 10. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ПРОЦЕССА СНАБЖЕНИЯ

Десятая тема посвящена правовым вопросам сферы закупок и снабжения. Здесь рассматриваются положения Гражданского Кодекса РФ в части договорных отношений сторон – участников процесса закупок. После изучения темы студент должен иметь представление о правах и ответственности участников процесса закупок; положениях законодательства; виды и содержание договоров обеспечивающих правовое регулирование отношений сторон – участников процесса закупок; цели арбитража.

10.1. Права и ответственность должностных лиц отдела снабжения (закупок)

Внутренняя организация закупочной деятельности всегда находится под контролем. Важными условиями для этого являются разделение ответственности за закупочные виды деятельности и организация вспомогательных услуг. Для крупных предприятий характерно выделение в организационной структуре управления не только структурного подразделения «закупки» (снабжение), но и делегирование полномочий контроля и управления функцией директору по снабжению. Персоналом отдела закупок (снабжения) являются менеджеры по закупкам.

Правовой статус менеджера по закупкам сводится к ведению деятельности в рамках инструкции, разработанной руководителем подразделения44. Совершенно очевидно, что подобные инструкции необходимы для четкого понимания своих обязанностей исполнителями. Инструкции должны быть составлены четко, позволять исполнителю в полной мере оценивать не только функции, которые следует выполнять, но и меру юридической ответственности перед работодателем. Положения инструкции разрабатываются с учетом действующего законодательства и устава предприятия.

Для максимального снижения случайных ошибок в деятельности менеджеров по закупкам, которые присущи всем профессиям, при приеме их на работу руководители должны проверять

44 Линдерс М., Фирон Х. Управление снабжением и запасами. Логистика / Пер. с англ. – СПб.: ООО

«Виктория плюс», 2005. – с.508.

106

претендентов на профессиональную пригодность и необходимый уровень навыков. Однако менеджер по закупкам несет ответственность перед работодателем, если ущерб нанесен ввиду явных ошибок или небрежности. Согласно принятой практике в области закупок и снабжения небрежность определяется как «отсутствие должной осторожности в конкретных обстоятельствах».

При возникновении сложных и нештатных ситуаций менеджер по закупкам обязан информировать руководителя о своих действиях и докладывать о результатах.

Работа менеджеров по закупкам связана с использованием средств и собственности предприятия. В связи с этим совершенно очевидным является их учет. В противном случае наступает ответственность за нанесение ущерба предприятию.

Как правило, менеджер по закупкам может нести личную ответственность и при подписании контрактов. Выделяют несколько таких случаев наступления личной ответственности менеджера, которые связанны с нанесением ущерба предприятию:

1.Ошибочное заявление относительно своих полномочий

снамерением обмануть или неправильное представление своих полномочий.

2.Совершение действий, приносящих ущерб, не обладая полномочиями на совершение таких действий.

3.Совершение действий, которые являются незаконными сами по себе, даже при наличии разрешения работодателя на их совершение.

4.При умышленном выполнении действий, которые приводят к какому-либо ущербу.

5.При выполнении действий в рамках своих полномочий, которые приводят к нанесению ущерба, даже если такие совершены с намерением предоставления работодателю ценных услуг.

Следует отметить, что менеджеры отдела закупок несут личную ответственность за нанесение ущерба незаконными действиями, даже если не осознают незаконность этих действий.

10.2. Контракт (договор) на закупку товарноматериальных ценностей

Контракт (договор), имеющий юридическую силу, основан на четырех составляющих:

107

-компетентности сторон – руководителей или уполномоченных агентов;

-законности предмета или цели контракта;

-предложения и его принятия;

-условий (вознаграждения).

Договор – это форма закрепления партнерских связей (отношений). В договоре закрепляются права и обязанности, которые делегируются партнерами друг другу.

В соответствии с Гражданским Кодексом РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Для заключения договора одна из сторон направляет другой стороне предложение (оферту) заключить сделку. Если предложение заинтересовало вторую сторону, она принимает предложения (отвечает акцептом). В соответствии с Гражданским Кодексом РФ договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если закон для договоров данного вида не установлена определенная форма.

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления документа подписанного сторонами и обмена документами. Изменение и расторжение договора возможно по соглашению сторон. Все изменения и дополнения к договору действительны только в письменной форме. Письменная форма договора является основанием рассмотрения возникающих претензий. Требования об изменении или о расторжении договора заявляются одной из сторон.

При изменении договора обязательства сторон сохраняются в измененном виде, а при расторжении договора – прекращаются.

Структура договора включает следующие элементы:

-преамбулу;

-основную часть;

-заключительную часть.

Преамбула – это своеобразное введение в договор, которое включает:

-название (наименование) договора;

-указание места и времени заключения договора;

-фиксирование факта заключения договора в соответствии с

108

теми условиями, которые указываются в тексте договора;

-наименование сторон; при этом продавец, или передающая сторона, называется первой, а покупатель, или принимающая сторона, - второй.

В качестве договаривающихся сторон могут выступать физические и юридические лица. Физические лица – это граждане, участники правоотношений. Юридические лица – это структуры, выступающие в качестве субъектов права.

Основным требованием к сторонам, заключающим договор, является их дееспособность.

Основная часть договора состоит из двух основных усло-

вий.

1. Специфические условия договора включают:

-предмет договора (например, количество товара);

-качество товара;

-цена товара;

-скидки с цены и надбавки к цене (если они применяются);

-базисные условия поставки;

-форма платежа;

-сроки поставки или сроки исполнения обязательств, односторонний отказ от договора;

-маркировка, упаковка товара;

-ответственность сторон;

-запретительная оговорка (например, о запрете перепродажи товара третьей стороне, если в этом заинтересован продавец).

Именно специфические условия договора составляют тему и содержание обсуждения при переговорах партнеров о заключении сделки.

2. Общие условия договора включают положения, которые содержаться во всех договорах, независимо от их содержания, а именно:

-арбитражную оговорку;

-форс-мажорные обстоятельства.

Взаключительной части договора указываются:

-юридические адреса сторон;

-приложения, которые являются неотъемлемой частью договора;

-подписи сторон.

109

10.3. Гражданский Кодекс РФ в сфере закупок

Практику закупок регулируют различные законодательные акты. В частности одним из важнейших является Гражданский Кодекс Российской Федерации.

В соответствии с ГК РФ в сфере закупок и снабжения материальными ресурсами субъектов предпринимательства и других организаций действуют договоры: купли-продажи, поставки, хранения.

По договору купли-продажи продавец обязуется передать товар в собственность покупателя при условии его оплаты. Такой договор распространяется и может быть заключен на куплюпродажу товара не только имеющегося в наличии у продавца, но и на товар который будет создан или приобретен продавцом в будущем.

Вместе с товаром по договору могут передаваться комплектующие или запасные части, а также документация на товар (например, техпаспорт, сертификат, инструкция по эксплуатации и др.).

Срок передачи товара четко оговаривается договором. Однако если не возможно установить сроки передачи товара покупателю, то вступает в действие ст. 314 ГК (в разумные сроки). При составлении договора купли-продажи должен быть предусмотрен не только срок исполнения передачи товара, но и момент исполнения договора:

-вручение товара покупателю (его представителю), при условии доставки товара продавцом;

-предоставление товара в распоряжение покупателя, при условии передачи товара в месте его нахождения;

-сдача товара перевозчику или организации связи, если договором не предусмотрены первое или второе положения.

После передачи товара покупателю риск случайной гибели или случайного повреждения товара переходит на покупателя.

При передаче товара продавцом покупателю, товар должен быть свободен от обременения (права третьих лиц на товар). Если покупатель предупрежден об обременении товара, и согласен его принять, то договор считается исполненным. Если же покупатель не знал об обременении товара он вправе требовать расторжения договора (или уменьшения цены товара). Когда товар изымается

110