LogSnab_lek

кциональным связям?

5.Дайте определение организации как процессу.

6.В чем заключается традиционный подход к организации?

7.Что понимают под организационной структурой?

8.Дайте характеристику механистической модели проектирования организации.

9.Дайте характеристику органической модели проектирования организации.

10.Что понимают под функцией?

11.Охарактеризуйте базовую функциональную структуру.

12.Перечислите достоинства и недостатка функциональной структуры управления.

13.Какие типы дивизионных структур выделяют? Дайте их характеристику.

14.Охарактеризуйте мультидивизионную структуру управ-

ления.

15.Перечислите достоинства и недостатки мудьтидивизионных структур управления.

16.Охарактеризуйте матричную структуру управления.

17.Перечислите основные достоинства и недостатки матричных структур управления.

18.Какие принципы лежат в основе управления снабжени-

ем?

19.Дайте характеристику централизованному снабжению.

20.Какие разновидности централизации применяются в снабжении?

21.Перечислите основные достоинства централизованного снабжения.

22.Перечислите основные недостатки централизованного снабжения.

23.Перечислите основные преимущества децентрализованного управления снабжением.

24.Какие типы внутренней организации снабжения могут применяться?

25.Дайте характеристику типов внутренней организации снабжения.

91

ТЕМА 8. ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ СНАБЖЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В восьмой теме рассматриваются показатели эффективности деятельности отдела снабжения и методы оценки, цели и направления контроля и мониторинга показателей. После изучения темы студент должен знать основные цели оценки функционирования подразделения, методы оценки эффективности, показатели эффективности и способы их определения, представлять направления повышения эффективности закупочной деятельности.

8.1. Показатели эффективности снабженческой деятельности

Высокий уровень конкуренции требует эффективного функционирования всех систем предприятия, в связи с чем, оценка деятельности отдела снабжения абсолютно необходима. Именно оценка эффективности позволяет определить наличие прогрессивного движения в развитии предприятия. Вместе с тем, оценка деятельности отдела снабжения связана и с необходимостью контролировать финансовые потоки в системе закупок.

Основными целями оценки функциональной деятельности являются следующие37:

-подтверждение совпадения целей и задач организации, работников и вида деятельности, которыми заняты работники;

-сравнение планируемых и полученных результатов;

-установление контролируемых и неконтролируемых факторов отклонения полученных результатов от запланированных, нахождение возможностей для улучшения показателей;

-совершенствование процесса принятия решений;

-идентификация вклада снабженческой функции в повышение конкурентоспособности организации;

-мотивация и эффективное распределение закупочных процедур и подфункций между исполнителями, а также симулирование персонала к необходимости повышения качества работы.

Следует констатировать, что оценка деятельности отдела снабжения чаще проводится на крупных предприятиях и в госу-

37 Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок: Пер. с 6-го англ. изд. – М.: ИНФРА-М, 2005. – с. 754.

92

дарственном секторе, то есть там, где важнейшим направлением деятельности является контроль бюджета и затрат за закупку.

Бюджетирование - это одна из ключевых функций управления, а именно, планирования. Составление бюджетов закупок всегда должно учитывать цели и задачи снабжения на предприятии и строится на основе прогнозов потребностей в ресурсах. Как правило, разрабатываются четыре основных вида бюджетов:

-бюджет закупки сырья (производственный бюджет);

-бюджет товаров для ремонта и содержания основных средств предприятия;

-бюджет закупки основных средств;

-бюджет административных расходов.

Оценка эффективности снабжения очень важна для предприятий и с точки зрения стратегического развития.

Для оценки эффективности могут использоваться различные методы. Эффективность может определяться как по результатам, так и по затратам. В классической западной литературе по управлению снабжением дается следующее определение эффективности38.

Эффективность по результатам – это способность чело-

века, функционального подразделения или организации выполнить поставленную цель, добиться успеха или выполнить миссию.

Эффективность по затратам – это способность человека или организации максимизировать продуктивность с наименьшими затратами денег, времени и других ресурсов.

Важно уяснить, что два этих понятия не являются синонимами, так как не всегда высокая результативность предполагает низкие затраты.

Для оценки эффективности могут использоваться как традиционные методы, так и стратегические. Основные показатели и измерители в традиционных и стратегических методах приведены в табл. 8.1.

Традиционные методы основаны на сравнительном анализе показателей запланированных и достигнутых в реальности. Стра-

38 Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок: Пер. с 6-го англ. изд. – М.: ИНФРА-М, 2005. – с. 755-756.

93

тегические методы оценки в большей степени являются качественными, поэтому их сложнее измерить.

Таблица 8.1 Методы оценки эффективности снабжения и измерители

Как правило, при оценке деятельности отдела снабжения пользуются расчетными коэффициентами39.

1.Средние издержки на заказ. Определяются как отно-

шение операционных расходов на закупку (затраты на организацию работы отдела) к количеству заказов на закупку за период.

2.Доля операционных расходов в расходах на снабжение.

Определяется как отношение операционных расходов на закупку

ксовокупной стоимости закупок.

3.Процентное соотношение расходов на закупку к доходам от продаж за определенный период времени (отношение со-

вокупных расходов на закупки к совокупным доходам от продаж).

39 Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок: Пер. с 6-го англ. изд. – М.: ИНФРА-М, 2005. – с. 763.

94

4.Средняя стоимость заказов покупателей. Определяется как отношение расходов на закупку за период к количеству покупателей.

5.Средняя стоимость заказа при закупке. Определяется как отношение расходов на закупку за период к количеству заказов за период.

6.Доля экономии в совокупной стоимости закупок (может служить и показателем прибыльности). Определяется как отношение размера экономии на закупке к размеру расходов на закупку за период.

Оценка эффективности на основе применения коэффициентов должна проводиться с учетом динамики показателей.

8.2. Контроль и мониторинг показателей снабженческой деятельности

Контроль и мониторинг показателей снабженческой деятельности необходимы для периодической проверки внешней среды предприятия в области закупок, выявления слабых сторон и возможностей с одновременной попыткой способствовать развитию планов действий.

Контроль и мониторинг показателей позволяют составлять отчеты о деятельности подразделения, которые готовятся на регулярной основе. Обычно такие отчеты содержат следующие разделы, содержание которых собственно и является объектом контроля и мониторинга (табл. 8.2).

Таблица 8.2 Основные разделы отчета о деятельности отдела снабжения

95

Направлениями аудиторской проверки являются:

1)перспективы закупок, проблемы и возможности;

2)организация закупок;

3)персонал по закупкам;

4)политика закупок;

5)закупочные процедуры;

6)закупочные отчеты;

96

7)закупки, поставщики и цены;

8)складские запасы.

Разберем содержание перечисленных направлений аудиторской проверки.

При оценке перспектив закупок, проблем и возможностей

объектом исследования являются работники отдела снабжения. Здесь выявляются: понимание закупщиками своего статуса в организации, роли при принятии стратегических решений, их вклада в достижение конкурентоспособности и прибыльности предприятия; степени удовлетворенности работников отдела; препятствия на пути выполнения функций; уровень лояльности персонала относительно закупочной деятельности.

В оценке организации закупок выявляются: тип организации снабжения; функции, подчинение и соподчинение участников процесса закупок; эффективность принятых в организации систем управления снабжением; система оценочных показателей работы отдела снабжения.

Так как человеческие ресурсы являются важнейшим фактором эффективности функционирования любого подразделения, оценка персонала по закупкам в аудиторской проверке предполагает: выявление структуры персонала по квалификации, стажу работы, уровню образования и возрасту; соответствие персонала занимаемым должностям; общая численность; текучесть кадров и ее причины; уровень заработной платы в сравнении с другими подобными организациями. Для этих целей могут быть использованы коэффициенты текучести кадров, уровня стабильности персонала, динамики возрастной структуры персонала.

Политика закупок, проводимая в отделе снабжения, оценивается с позиций конкретных установок, получаемых персоналом от руководителей; инструментов, используемых для измерения отклонений от заданной политики.

Закупочные процедуры оцениваются по временным параметрам, составу процедур, документам, квотам, применяемы технологиям для повышения эффективности этих процедур.

Поскольку отчеты отдела снабжения это документы, на основе которых руководство предприятия принимает часто не только оперативные, но стратегические решения их анализ является важнейшим направлением аудита. Здесь анализируется: по-

97

лезность отчетов, их содержание, затраты на подготовку отчетов, их адресность, периодичность предоставления руководству предприятия.

В разделе - закупки, поставщики и цены выясняется соответствие запланированных бюджетов закупок реально затраченным средствам; структура закупок; поставщики и критерии их оценки; соответствие рыночных цен и цен на закупаемые материальные ресурсы и др.

Складские запасы анализируются с позиций: их структуры; инструментов управления (АВС - анализ); дефицитности или избыточности; предпринимаемых действий по утилизации или распределению излишних запасов, устаревших и т.д.

К основным инструментам проведения аудиторской проверки относят:

-формальный и неформальный опросы;

-выборочный контроль;

-отслеживание товара или документов от возникновения на предприятии до утилизации;

-наблюдение;

-система коэффициентов.

По рекомендациям представленным после подведения результатов аудиторской проверки проводится корректировка деятельности отдела снабжения.

Контрольные вопросы для самопроверки по теме 8

1.Что позволяет определить оценка эффективности?

2.С чем связана оценка деятельности отдела снабжения?

3.Перечислите основные цели оценки функциональной деятельности.

4.Перечислите основные требования к разработке бюджетов закупок.

5.Перечислите основные виды бюджетов в сфере закупок.

6.Какие виды эффективности можно выделить?

7.В чем разница между эффективностью по результатам и эффективностью по затратам?

8.Перечислите традиционные методы оценки эффективности в снабжении.

98

9.Перечислите стратегические методы оценки эффективности в снабжении.

10.Какие показатели рассчитываются при оценке деятельности отдела снабжения?

11.Какие цели преследуют контроль и мониторинг показателей снабженческой деятельности?

12.Перечислите и охарактеризуйте основные разделы отчета о деятельности отдела снабжения.

13.Какие цели преследует аудит деятельности отдела снаб-

жения?

14.Перечислите основные направления аудиторской проверки в снабжении.

15.Дайте характеристику основным направлениям аудита в снабжении.

16.Перечислите основные инструменты проведения аудиторской проверки в снабжении.

ТЕМА 9. ИНФОРМАЦИОННО-КОМПЬЮТЕРНАЯ ПОДДЕРЖКА ПРОЦЕССА СНАБЖЕНИЯ И ЗАКУПОК

В девятой теме рассматриваются модули корпоративных информационных систем, поддерживающих логистику снабжения, а также их функции. После изучения темы студент должен знать цели и назначение информационных систем в различных функциональных областях; этапы цикла закупок с использованием информационных систем; представлять схему автоматизированной системы закупок; функции модуля «закупки» и др.

9.1. Модули корпоративных информационных систем, поддерживающих логистику снабжения

Информационные системы – это средства, при помощи которых организация и люди, применяют подходящие для этого технологии, собирают, обрабатывают, хранят, используют и распределяют информацию40.

Компьютеризированная система закупок значительно расширяет потенциальные возможности менеджмента и повышает

40 Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок: Пер. с 6-го англ. изд. – М.: ИНФРА-М, 2005. – с.33.

99

его эффективность. Основные этапы цикла закупок и их содержание с использованием компьютеризированной системы закупок приведены в табл. 9.141.

41 Линдерс М., Фирон Х. Управление снабжением и запасами. Логистика / Пер. с англ. – СПб.: ООО

«Виктория плюс», 2005. – с.129.

100