Т3_ Булгакова (Информационные технологии) (2)

Рис. 10. Комплексы задач и модели фазы учета

Выходная информация фазы учета используется на фазе анализа, на вход моделей которой поступает также выходная информация фазы планирования как эталон состояния производства.

3.6. Фаза анализа

На этой фазе решаются задачи по анализу состояния отдельных параметров производственного процесса по отношению к заданным значениям (плану). Это задачи анализа себестоимости выпускаемой продукции, трудовых ресурсов и трудозатрат, состояния материальных и финансовых ресурсов (рис. 11).

Финансы

Рис. 11. Комплексы задач и модели фазы анализа

На фазе анализа врезультате решения функциональных задач получаютаналитическиетаблицы,графики,рекомендациипорегулированию

31

производства. Выходная информация этой фазы поступает к лицу, принимающему решение, которое с учетом дополнительных факторов принимает решение о размерах и направлениях регулирования производства. В сложных ситуациях в фазе анализа используется информация экспертов, в качестве которых могут выступать как опытные специалисты, так икомпьютерные экспертные системы. Это повышает обоснованность и корректность принимаемых решений.

3.7. Фаза регулирования

На этой фазе решаются функциональные задачи календарного планирования и диспетчеризации производства, т. е. происходит оперативное воздействие на параметры производственного процес-

са (рис. 12).

От анализа

Рис. 12. Комплексы задач и модели фазы регулирования

Выходной информацией этой фазы являются календарные исетевые графики производства продукции, маршруты, алгоритмы диспетчеризации.

Математические модели и методы решения функциональных задач тесно переплетаются на различных фазах управления, поэтому алгоритмическое и программное обеспечение различных фаз управления является общим и составляет обобщенную алгоритмическую модель процесса обработки данных.

32

4. ОФИСНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ

4.1. Офис как информационная система

Офисом называется служба управления предприятием или организацией. Предприятие связано информационными потоками с внешним миром, и принимать оптимальные решения без их учета невозможно. Значительная часть этого потока поступает в виде разного рода сообщений — электронных писем, факсов, телефонных сообщений, видеофрагментов, пересылаемых с помощью электронных средств связи.

Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации.

К офисным задачам можно отнести следующие:

–делопроизводство;

–управление,

–контроль управления;

–составление отчетов;

–поиск информации;

–ввод и обновление информации;

–составление расписаний;

–обмен информацией между отделами офиса;

–обмен информацией между предприятиями;

–обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

–сбор ипоследующий анализ данных (отчетность заопределенныепериодывременипо различнымподразделениямв соответствии

сразличными критериями выбора);

–хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

–работа между исполнителями должна быть скоординирована;

–движение документов должно быть по возможности оптимизировано;

33

– должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.

С помощью автоматизированных информационных технологий можно реализовать как минимум три важнейших этапа обработки и использования офисной информации: учет, анализ ипринятие решений.

К офисам, основным видом продукции которых является информация (документы), можно отнести бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т. п. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду монотонности труда и большого психологического напряжения.

Коммерческий успех предприятия взначительной степени зависит от того, насколько его сотрудникам удается осмысливать и упорядочивать входящую информацию иоперативно отвечать напоступающие запросы. Для решения этих задач желательно использовать технологию, благодаря которой можно было бы обращать внимание только на содержание сообщений, в максимальной степени абстрагируясь от их конкретной формы.

Вся входящая информация попадает в один и тот же входной почтовый ящик. С содержимым этого почтового ящика пользователь может ознакомиться, используя компьютер или телефон. С помощью телефона пользователь получает возможность прослушать голосовые сообщения, переслать факсы на находящийся по близости факсимильный аппарат. Электронные письма можно либо переслать туда же по факсу, либо прослушать в голосовом виде.

4.2. Электронный офис

Решение задач управления предполагает работу в электронном офисе. Электронным офисом называется организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и способов их взаимодействия.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

– один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную);

34

–печатающие устройства;

–средства копирования документов;

–модем, если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ;

–сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой

играфической информации непосредственно с первичных доку­ ментов;

–проекционное оборудование для проведения презентаций.

4.3. Автоматизация документооборота

При изучении информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, т. е. последовательности прохождения документа от момента его появления до сдачи в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая задача решается на основании определенного количества первичных документов, имеющих следующие стадии прохождения: до обработки, в процессе обработки и после обработки.

Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. Обычно преобладает ручной способ составления документа, степень механизации и автоматизации этого процесса крайне низка. Часто появляется несколько копий документа, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Имеет место дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот.

Практика, сложившаяся приручной обработке информации, показывает, что система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапного прохождения каждого из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется вомногих подразделениях: наскладе, вотделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах. Крометого, каждыйотдельный документ,отражающий ­какую-либо

35

одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами.

Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются:

–масштабы предприятия;

–степень технической итехнологической подготовки персонала

вобласти компьютерной обработки информации;

–структура управления;

–наличие других систем автоматизации управления.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документации, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые процессоры. Малые и средние предприятия с большим объемом документации, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.

Предприятия с очень большим объемом документации, где наиболее рациональным является создание собственной системы документооборота, должны уделять особое внимание оптимальной организации электронного документооборота. Любой системе необходимопройтиспециальнуюсертификациюи тестирование,обеспечивающие защиту информации от потери, хищения и умышленной порчи документов.

Система автоматизации документооборота должна обеспечивать выполнение следующих операций:

–разрабатывать шаблоны документов и устанавливать правила их заполнения пользователем;

–устанавливать маршрутные схемы прохождения документов;

–контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков;

–обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;

–автоматизировать большую часть рутинных операций присоставлении документов;

–отправлять и принимать документы;

–вести архив документов.

36

4.4. Автоматизированное рабочее место руководителя

В управленческой деятельности главную роль играет оперативный обмен данными, который занимает до 96 % времени руководителя и до 60 % времени специалиста. Принятие решений по управлению предприятием является сложнейшей задачей. Специалисты, принимающие решения, встают перед необходимостью изучения

иобобщения всей совокупности факторов, от которых зависит слаженное функционированиерассматриваемой ими системы. Решение этой проблемы связано с организацией работы автоматизированных рабочих мест (АРМ) в составе локальной и глобальной сетей.

Под АРМ понимают рабочее место специалиста (обычно письменныйстол),укомплектованноеперсональнымкомпьютеромс программным обеспечением, позволяющим в автоматизированном режиме решать возложенные на специалиста задачи. АРМ является главным инструментом общения человека с вычислительной системой, с помощью которой он выполняет часть рутинных операций

иоперации, требующие творческого подхода при решении текущих задач управления. Выбор его конфигурации иоборудования дляреальных видов управленческой и экономической деятельности носит конкретный характер, определяемый специализацией работника, поставленными целями и объемом работы.

Задачи управления требуют от руководителя любого уровня умения обрабатывать большой объем информации, проводить ее анализ в различных разрезах, моделировать процессы и ситуации, вырабатывать решения. Комплексы управленческих задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов иучастков принятия решений. Внешние связи отражают взаимодействие с другими подразделениями, организациями,внешнейсредой,рынком,вышестоящимиорганизациями,министерствами и ведомствами, решающими иные функции управления.

АРМ руководителя должно позволять ему оперативно получать стратегическую информацию о состоянии предприятия и разного родасправочнуюинформацию,необходимуюдля принятиярешений:

–о финансовом состоянии предприятия;

–основных текущих показателях работы производственных подразделений;

37

–текущих складских запасах сырья и материалов;

–реализации продукции;

–поставках сырья и комплектующих;

–кадровым вопросам и пр.

Очень важную роль в составе программного обеспечения АРМ руководителя имеют автоматизированные системы поддержки принятия решений, предлагающие альтернативные варианты решений, на основе анализа которых руководитель формирует свое решение.

4.5. Автоматизированное рабочее место экономиста

Для АРМ экономиста необходимо специальное программное обеспечение, которое используется для решения экономических задач, входящих в состав сложных многофункциональных систем поддержки принятия решений. АРМ экономиста позволяет решать следующие задачи:

–анализ финансового состояния предприятия;

–формирование отчетности и проверка ее полноты, корректности и достоверности;

–анализ устойчивости и рентабельности, показателей ликвидности, деловой активности и др.;

–анализдинамикиосновныхпоказателей,выявлениетенденций

ипрогнозирование состояния предприятия;

–анализ степени влияния тех или иных факторов на состояние предприятия;

–выработка рекомендаций по улучшению деятельности предприятия;

–сравнение финансовых показателей предприятия с показателями других аналогичных предприятий или со среднеотраслевыми показателями.

Как правило, пользователь-экономист хорошо знаком спредметной технологией, т.е. споследовательностью операций над данными

иструктурой их взаимосвязей. Последняя может быть выражена как в вычислительной, так и в реляционной форме.

Функциональная технология представляет собой синтез обеспечивающей и предметной технологий, осуществленный по некоторым правилам. Являясь некой средой преобразования данных

иодновременно частью электронной информационной системы,

38

она базируется наплатформе, которая состоит из технической, программной (СУБД, ОС и др.), организационной (персонал) и информационной частей.

Пользователь-экономист, пользователь-управленец могут применять как отдельные информационные технологии, так и их совокупность, объединенную в некоторый комплекс. Комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, поддерживающих выполнение целей управленческого работника, лица, принимающего решение, реализуется на основе АРМ. Назначение АРМ заключается в информационной поддержке формирования и принятия решений для достижения поставленных перед лицом, принимающим решения (ЛПР), целей.

Другими словами, АРМ — некоторая часть электронной информационной системы, обособленная в соответствии со структурой управления объектом и существующей системой распределения целей и оформленная в виде самостоятельного программно-аппа- ратного комплекса.

АРМ содержит в себе целиком функциональную информационную технологию или ее часть. Какая именно часть функциональной информационной технологии закрепляется за тем или иным АРМ, определяется прежде всего декомпозицией целей в структуре управления объектом. Такое распределение функциональной информационной технологии на АРМ не должно нарушать требований самой предметной технологии. Наложение функциональной информационной технологии на управленческую структуру позволяет создать распределенную систему решения предметных задач.

Распределенность между компьютерами участников функциональной информационной технологии может касаться либо хранимых данных, либо процессов обработки этих данных.

Система поддержки принятия решения предполагает активное диалоговое взаимодействие пользователя с электронной информационной системой с учетом образования, специфики, стиля и опыта работы пользователя.

Обычно различают три фазы принятия решения (см. рис. 13):

–интеллектуальную — исследование среды, в которой будет приниматься решение;

–дизайн — разработка и оценка возможных альтернатив действий;

–выбор — принятие решения, т. е. выбор одной альтернативы.

39

Рис. 13. Цикл выработки альтернатив

Поддержка принятия решения всегда носит целевой характер

иможет отражаться в виде:

–совокупности сведений, которые позволяют оценить пользователю сложившуюся ситуацию и выработать решения;

–подготовки возможных решений, одно из которых будет принято управленческим работником;

–оценки изменения состояния объекта управления при принятии того или иного решения, т. е. ответа на вопрос: «Что будет, если?».

Следует оговориться, что вбольшинстве случаев вАРМ реализована лишь первая возможность— подготовка информации дляанализа ситуации, на основе которой сотрудник мог бы осуществить такой анализ и далее выработать управленческое решение.

Подготовка решений без прямого участия сотрудника возможна лишь в экспертной системе, которая призвана отвечать на вопрос: «Как сделать, чтобы?». Экспертная система — система, предназначенная для воссоздания опыта и знаний профессионалов высокого уровня и использования этих знаний в процессе управления. Такие системы разрабатываются для эксплуатации в узких областях применения, поскольку их использование требует больших компьютерных ресурсов для обработки и хранения знаний. В основе построения экспертных систем лежит база знаний, которая основывается на моделях представления знаний. Ввиду больших финансовых и временных затрат в российских электронных информационных системах, экспертные системы не имеют большого распространения.

40