Лабораторный практикум по информатике

Управление документами

Поиск по содержимому документа. Восстановление черновых несохраненных версий файлов. Настройка ленты. Управление репозиториями документов. Уменьшение размера файлов и восстановление поврежденных файлов. Возможность создания динамических смарт-документов. Выявление документов с внедренными макросами.

3.2.Общий интерфейс Word

Всамом простом случае для создания документа в Word необходимо в требуемой папке, например, на рабочем столе в папке Иванов, выбрать из контекстного меню команду Создать Документ Microsoft Word, с клавиатуры ввести название этого документа, например, «Задание к ЛР по MSWord» и открыть документ, дважды щелкнув на созданный файл. На экране откроется следующее (Рис. ).

Интерфейс Word состоит из следующего:

1.Рабочее окно, строка заголовка. Кнопки панели быстрого доступа (слева-направо): Системное меню, Сохранить, Отменить, Повторить, Настройка панели быстрого доступа. Кнопки управления окном в правом верхнем углу: Свернуть, Свернуть в окно и Закрыть;

2.Меню команд (Лента), в нем сосредоточены все команды MSWord. Доступно при помощи мыши и клавиатуры (Alt, далее соответствующие подсказкам клавиши);

3.Панели (вкладки) инструментов (на них вынесены наиболее часто употребимые группы команды). Доступны также при помощи мыши и клавиатуры. Активизируются по необходимости в меню команд (Лента). При работе могут дополняться автоматически либо настраиваться пользователем;

4.Линейки горизонтальная и вертикальная (активизируются Вид/Линейка). Доступна только при помощи мыши;

5.Вертикальная полоса прокрутки. Доступна при помощи мыши;

6.Область задач, например, Стили (активизируется Главная/Стили). Доступна при помощи мыши и клавиатуры;

7.Область документа;

8.Контекстное меню (активизируется щелчком правой кнопки мыши для конкретного положения курсора);

121

1

2

3

5

7

5

9

Рис. 1 Окно документа Word

9.Строка состояния. Отображает (слева-направо): номер текущей страницы, общее количество страниц, количество слов

выделенных (при выделении)/в документе, Состояние проверки правописания, текущий язык, Режим просмотра документа, Масштаб.

3.3. Справка Word

При необходимости получения справочных сведений в меню

MicrosoftOfficeFluent 2, Рис. нажмите мышкой кнопку – СправкаMicrosoftWord, которая обычно расположена в правом верхнем углу экрана, либо нажмите клавишу F1 клавиатуры.В результате откроется окно справки, Рис. .

Имеется несколько способов доступа к справочным сведениям в окне справки:

122

1.Оглавление (кнопкапанели инструментов окна справки, Рис. , 1). Представляет собой гипертекстовый электронный справочник по Word. Для пользования им необходимо найти необходимый раздел справки и в нем справочную информацию;

2.Вкладка Мастер ответов. В поле Выберите действие задается вопрос, нажимается кнопка Найти и т.д.;

3.Поиск. Обеспечивается поиск в материале справки по введенным в

окно поиска ключевым словам.

3.3.1.Всплывающие подсказки

Вслучаях, когда назначение команды или кнопки неизвестно или требуется узнать больше о каком-либо параметре в диалоговом окне, нужные сведения можно получить с помощью всплывающих подсказок. Всплывающие подсказки содержат сведения о различных элементах, отображаемых на экране.

1

2

Рис. 2 Окно справки

Имеются следующие способы доступа к всплывающим подсказкам:

123

для получения справки о параметрах, изменяемых в диалоговом окне, нажмите кнопку с вопросительным знаком в правом верхнем углу окна. Откроется окно Справки с контекстной информацией; чтобы узнать название кнопки панели инструментов, поместите на нее указатель мыши, и через некоторое время будет отображено название кнопки и пояснение ее назначения.

3.3.2.Справочные сведения в Интернете

Вокне Справка:Word, (Рис. ) можно выбрать область поискаконтента справки (стрелка вниз на кнопке Поиск, 2). При выборе Все Word отвечающие запросу справочные материалы будут найдены как в локальной справочной системе, так и в Интернете на веб-узлеMicrosoftOffice(Office.com) и других веб-узлах,

рекомендуемыхMicrosoft. Понятно, что для этого компьютер должен иметь доступ к Интернет.

3.4.Выбор шаблона, стилей и формата бумаги

3.4.1.Создание нового документа

Дадим некоторые определения, без понимания и освоения которых работа в MSWord не будет отличаться от работы на пишущей машинке .

Стиль – набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно. Другими словами, Стиль – это набор всех параметров конкретного абзаца без учета его содержания.

Шаблон – файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Например, шаблоны MicrosoftWordпозволяют создавать отдельные документы. Или короче, Шаблон – это набор стилей, достаточных для оформления документов конкретного типа.

Исходя из данных определений (кстати, позаимствованных частично из Справки MSWord), прежде чем начать создавать документ, мы должны выбрать или создать шаблон для данного документа. Причем этот шаблон должен содержать стили, предполагаемые к использованию в документе. Конечно же Word

124

содержит большой набор шаблонов для создания различного типа документов. Можно воспользоваться ими. А, если подходящего шаблона не найдется, то всегда останется возможность создать свой шаблон, содержащий необходимый набор стилей, которые тоже можно создать, или изменить необходимым образом существующие стили.

Word предлагает несколько вариантов создания документа.

1.Новый документ. Самый простой, но не оптимальный способ. Команды вкладка Файл, кнопка Создать, элемент Новый документ. В данном случае для документа будет использован Общий шаблонWord, содержащийся в файле Normal.dotm. Вам будут доступны наиболее применимые по мнению разработчиков стили, к сожалению, не всегда удовлетворяющие нас.

2.На основе шаблона. Для создания нового документа с помощью шаблона в отличие от предыдущего случая воспользуемся командами Файл/Создать/в группе Доступные шаблоны

выбрать подходящий в том числе используя находящиеся по ссылкам на Office.com.

3.Из существующего документа. Для создания нового документа на базе существующего выполним в меню команду Файл/Создать/Из существующего документа. После чего откроется диалоговое окно Создание из имеющегося документа, в котором сделаем выбор такого документа. Содержание документа при необходимости можно удалить, т.к. стили, на базе которых был создан документ, останутся.

125

3.4.2. Выбор, создание (изменение) стилей

Прежде чем начать набор текста в документе, необходимо установить Стиль. Это делается на вкладке Главная/Стили. Из представленных Стилей выбирается наиболее подходящий, например, для заголовка первого уровня – Заголовок 1, для простого текста абзаца – Обычный и т.п. На вкладке Стили отображаются так же, как и в документе. Также стили можно выбрать из области задач Стили (Главная/Стили/Стрелка в правом нижнем углу области, Рис. ). Посмотреть и Изменить параметры Стиля можно щелкнув правой кнопкой мыши на пиктограмме конкретного стиля и выбрав из открывшегося контекстного меню команду Изменить. В открывшемся диалоговом окне Изменение стиля, Рис. . Кнопка Формат этого окна позволяет осуществить доступ к параметрам форматирования стиля. К параметрам стиля относятся все параметры шрифта, все параметры абзаца и т.п. Все их можно изменить, выбрав в данном меню и

поработав с открывшимися соответствующими диалоговыми окнами. Также, если из присутствующих в шаблоне стилей ни один не удовлетворяет, здесь имеется возможность создания нового стиля.

Подробного описания диалоговых окон параметров стиля здесь не приводится по причине интуитивного их оформления (можно разобраться самостоятельно) и наличия полноразмерной Справки в Word. Надо помнить, что во всех диалоговых окнах установлены определенные значения параметров по умолчанию, которые наиболее подходят в данном случае. Поэтому подходить к их изменению надо внимательно.

Рекомендуется перед набором документа из списка Доступных стилей удалить все лишние, чтобы не было разнобоя со стилями для похожих абзацев в документе1.

1 Надо иметь в виду, что часть стилей являются обязательными для шаблона и не удаляются, например, Заголовок, Обычный и др.

126

Итак, перед тем как создать новый документ, необходимо определиться с Шаблоном, затем со Стилями, входящими в этот шаблон. В случае отсутствия подходящих (как Шаблона, так и Стиля), надо создать необходимые.

Рис. 4 Изменение стиля

3.4.3. Выбор формата бумаги для создаваемого документа

Важным вопросом, на который надо обратить внимание в начале работы над документом, является выбор формата бумаги для последнего. Это делается на вкладке ленты Разметка страницы/Параметры страницы. Открывается одноименное диалоговое окно (Рис. ), где можно сделать все установки для бумаги.

Также подробного описания вкладок данного окна не приводим по причине интуитивного их понимания и наличия полноразмерной Справки вWord. Повторим, что надо помнить, что во всех диалоговых окнах установлены определенные значения параметров по умолчанию, которые наиболее подходят в данном случае. Поэтому подходить к их изменению надо внимательно.

127

Рис. 5 Параметры страницы

Замечание.

Разную ориентацию страницы (как, впрочем, и колонтитулы, см. раздел 3.6) в одном документе можно установить только в различных разделах. Для создания нового раздела в документе необходимо поставить курсор в месте окончания предыдущего раздела, затем выполнить команду Разметка страницы/Разрывы и в открывшемся выпадающем меню выбрать необходимый вариант в группе Разрывы разделов.

3.5. Ввод и редактирование текста

После того, когда выбран Шаблон, определены Параметры страницы и установлен необходимый Стиль, можно приступать к основной работе, ради которой все выше и делалось, вводу основного содержания документа. При вводе текста необходимо придерживаться следующих рекомендаций.

128

1.Красную строку никогда не делать пробелами! Для красной строки внесите соответствующие изменения в используемом Стиле, задав в параметрах Абзаца необходимый Отступ (см. Рис. ). Вы сделаете это один раз, в остальных абзацах данного стиля красная строка появится автоматически.

2.Другие разрывы в тексте также никогда не делать пробелами! Используйте Табуляцию. В этом случае столбцы текста, выровненные таким образом, будут всегда на одном уровне.

3.При вводе текста никогда не ставьте между словами больше одного пробела! Иначе при форматировании текст будет выглядеть некрасиво.

4.Никогда не используйте для увеличения межстрочного расстояния пустой абзац (нажатие на клавишу Enter). Это нарушит форматирование документа (заголовок останется на другой странице от текста раздела и т.п.). Делайте это изменением параметра Интервал Абзаца Стиля (см. Рис. ).

5.Переход к следующей строке одного абзаца также не осуществляйте нажатием на клавишу Enter. Нажимайте эту клавишу только в конце абзаца.

6.При вводе текста не забывайте правила работы с клавиатурой:

используйте все пальцы обеих рук (каждый палец нажимает только определенную группу букв, наиболее близких к нему). Большими пальцами можно вводить Пробелы. Это значительно ускорит набор, и ваши пальцы не устанут.

7.Время от времени не забывайте сохранять документ(как только вам станет жаль введенного текста ),кнопка – на строке Заголовка, если не включено автосохранение.

3.5.1. Перемещение по тексту с помощью клавиатуры

При вводе и редактировании текста важно уметь быстро перемещаться по документу. Обычно при вводе перемещаются по тексту при помощи клавиатуры (см. Таблица 1).

При редактировании важно правильно уметь выделять фрагменты документа. При помощи клавиатуры это делается так, как и перемещение, только с добавлением клавиши SHIFT (Таблица 2).

Таблица 2

Конечно, для перемещения по документу и его выделения можно использовать и мышь, но делается это в основном при верстке документа.

130