23. Гриф согласования.

Согласование – это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа, может быть внешним и внутренним. Внешнее оформляется грифом согласования, который проставляют ниже подписи или на отдельном листе, в случае, когда их более 4, выражает согласие другой организации с содержанием документа:

СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО

Председатель Письмо Президиума РАН

Госстандарта России от 15.05.2009 № 08-324

Подпись Г.П. Воронин

23.09.2009

24. Визы согласования документа.

Внутреннее согласование оформляется визой:

Главный бухгалтер

Подпись И.Л. Луконина

12.08.2009

Если должностное лицо не согласно или имеет замечания, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе.

Замечания прилагаются.

Главный бухгалтер

Подпись И.Л. Луконина

12.08.2009

Проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на копии отправляемого документа, в особо важных многостраничных документах – на каждой странице.

25. Оттиск печати организации.

Печать ставится на наиболее важных документах организации, подтверждая подлинность подписей, она не должна накладываться на должность или подпись. Место для печати может быть обозначено «МП» или «место для печати». Печати бывают гербовыми и простыми. Гербовые проставляются на документах в соответствии с (1).

26. Отметка о заверении копии.

Производится для придания юридической силы копии документа, располагается под подписью:

Верно

Инспектор подпись О.В. Белова

03.06.2009

При пересылке копии (ксерокопии) документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка заверяется печатью.

27. Отметка об исполнителе.

Необходима для оперативной связи с составителем документа, располагается на лицевой стороне первого листа ближе к нижнему полю или на обратной стороне листа:

А.П. Соколов

342-38-76 или

Соколов Александр Петрович

342-38-76

В данном реквизите целесообразно указывать имя и отчество исполнителя полностью, это повышает культуру общения и облегчает решение возникших вопросов с исполнителем.

28. Отметка об исполнителе документа и направлении его в дело.

Проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения:

Отправлен факс от 14.04.2008 № 123

В дело № 12-25 за 2008 г.

Личная подпись

24.04.2008

29. Отметка о поступлении документа в организацию.

Проставляется в нижнем правом углу от руки или специальным штампом с наименованием организации:

Канцелярия Орел ГАУ 23.04.2009 № 476

30. Идентификатор электронной копии документа.

Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы, содержит наименование файла на машинном носителе, при необходимости дату и другие поисковые данные:

С:\Приказы\Иванов 23.07.2009 16 стр

Расстояние между отдельными реквизитами 2 – 4 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через 1 интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку продлевают до границы правого поля, точку в конце заголовка не ставят.

При печати документов рекомендуется соблюдать отступ в печатных знаках от левой границы текстового поля:

0 – для реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

5 – для начала абзаца в тексте;

32 – для реквизита «Адресат»;

40- для реквизита «Гриф утверждения документа»;

16, 24, 56 – для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

Если в тексте документа имеются примечания или ссылка на документ послужившим основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы, второй не должен заходить за правую границу [17].

Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.

Если документ имеет более одного листа, то начиная со второго, листы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номера листов проставляются в центре верхнего поля.

Использовать реквизиты при оформлении документов следует избирательно, исходя из целесообразности и вида документа.

Лекция 5. Документооборот. Классификация служебных документов. Порядок составления документов. Язык и стиль деловой документации.