- •Лекция 1. Введение. История делопроизводства в России.
- •1.1 Введение.
- •1.2 История делопроизводства в России.
- •2.1 Нормативно-методическая база делопроизводства.
- •2.2 Организация делопроизводственного обслуживания.
- •3.1. Бланки служебных документов.
- •3.2. Правила оформления реквизитов документов.
- •1. Государственный герб Российской Федерации.
- •3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
- •12. Регистрационный номер документа.
- •13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
- •14. Место составления или издания документа.
- •15. Адресат.
- •16. Гриф утверждения документа.
- •12.09.2010
- •17. Резолюция.
- •18. Заголовок к тексту.
- •19. Отметка о постановке документа на контроль.
- •20. Текст документа.
- •21. Отметка о наличии приложений.
- •22. Подпись.
- •23. Гриф согласования.
- •24. Визы согласования документа.
- •5.1. Документооборот.
- •5.2. Классификация служебных документов.
- •5.3. Порядок составления документов.
- •5.4. Язык и стиль деловой документации.
- •6.1. Организационная документация.
- •6.2. Распорядительная документация.
- •7.1. Справочно-информационные документы.
- •7.2. Оформление приема на работу.
- •8.1. Текущее хранение, списание, уничтожение документов.
- •8.2. Персональный компьютер в делопроизводстве.
- •Глоссарий
- •Список литературы.
5.3. Порядок составления документов.
Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий.
Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.
Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению.
Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа.
Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса.
Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и, собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание [15].
5.4. Язык и стиль деловой документации.
Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.
Официально-деловой стиль – функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.
При подготовке документа должны соблюдаться следующие принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествований, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоциональной оценки ситуаций и фактов, неличный характер изложения, типизация речевых средств, высокая повторяемость отдельных языковых форм, отбор лексики, отсутствие архаизмов, разговорной лексики и т. п [13].
Следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, гарантийные письма и т. д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянные данные и пробелы – для заполнения переменных
Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний.
Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание предметной области документа. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления и канцеляризмы. Следует писать не «сего года», а «этого года»; не «будьте любезны», а «прошу Вас».
Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, например: «Установлено, что в период с … по …»; «В соответствии с»; «Направляем (представляем) Вам» и т. п.
Лекция 6. Организационно-распорядительные документы, составление и оформление. Организационная документация. Распорядительная документация.