Самое важное

Чтобы зафиксировать все правки в договоре, перейдите на вкладку «Рецензирование» и кликните «Исправления»

По цвету текста можно понять, кто из участников обсуждения внес ту или иную правку

Правило хорошего тона – сразу объяснять свои правки в примечании на полях

Вы можете выбрать, какие правки показывать. Например, примечания, добавления и удаления отображать, а изменения формата – нет

Как не дать контрагенту незаметно внести правку в договор: способы защиты текста в Word

Недобросовестные контрагенты могут пытаться обмануть вас и незаметно внести в проект договора свои условия. Есть два способа бороться с этим. Первый – каждый раз сравнивать версию контрагента с исходной через функцию «Сравнить». Второй – поставить в программе ограничения на документ.

Как сравнивать версии договоров, мы разобрали в конце предыдущего урока. Сегодня научимся ограничивать права на изменение документа и ставить на документ пароль.

Как ограничить редактирование

Чтобы запретить другим пользователям документа вносить в него правки, зайдите во вкладку «Рецензирование» и кликните кнопку «Ограничить редактирование». 

Можно запретить менять формат или текст как всего документа, так и конкретных разделов.

Чтобы защитить текст, нужно выбрать «Только чтение» в графе про ограничение на редактирование. Либо можете разрешить пользователям оставлять примечания в тексте. Так они смогут донести свои мысли, а вы решите, включать их в документ или нет.

Если нужно запретить редактировать конкретный раздел документа, то в «Исключениях» укажите, какие разделы договора пользователи могут менять. Те, что не перечислите в исключениях, будут закрыты для правок.

При помощи этой функции можно легко создать типовой договор и передать его исполнителям, например, менеджерам по продажам. При заключении новых сделок они смогут вносить только те изменения в шаблон договора, которые находятся в их компетенции. Например, уточнять наименование товара, цену и т.п. 

Можете открыть для редактирования группу абзацев, заголовок, предложение или слово. Для этого выделите мышкой нужные разделы в договоре и поставьте галочку «Все». Это будет означать, что все пользователи смогут редактировать разделы, которые отметили мышкой. Доступные для редактирования части будут отображаться в квадратных скобках.

Чтобы выбрать за один раз несколько частей документа, выделите мышкой нужную часть, а затем при нажатой клавише CTRL выберите остальные

На картинке ниже мы разрешили редактировать раздел «Предмет договора». А раздел «Цена договора и порядок расчетов» оставили закрытым, поэтому рядом с ним нет квадратных скобок.

Можете разрешить редактирование не всем пользователям, а только нескольким. Например, можно перечислить адреса электронные почты коллег, которым хотите дать доступ к редактированию. Тогда они смогут менять ваш документ без пароля.

Чтобы разрешить редактировать части документа конкретным пользователям, нажмите «Другие пользователи» в разделе «Исключения»:

...и перечислите адреса их электронной почты: