2 Вопрос. Первичные учетные документы, их роль, значение и классификация

История развития бухгалтерского учета свидетельствует о том, что бухгалтерские книги длительное время служили подтверждением хозяйственных операций. Усложнение хозяйственных взаимоотношений и укрупнение хозяйствующих субъектов, развитие техники учета при­вело к отделению документального отражения первичных данных от системы регистрации в бухгалтерском учете. С этого момента каждая хозяйственная операция подлежала оформлению соответствующим доку­ментом.

В современных условиях все хозяйственные операции, проводи­мые организацией, в обязательном порядке должны оформляться оп­равдательными документами. "Эти документы,- отмечается в статье 9.1 Закона РФ "О бухгалтерском учете", - служат первичными учетны­ми документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет".

Что же понимается под документом? Документ (лат. Documentum - образец, свидетельство, доказательство) - это письменное свиде­тельство о совершении хозяйственной операции или праве на ее осу­ществление. Показатели документа должны раскрывать содержание и все особенности соответствующей операции. Оформление операций до­кументами называется документацией, которая является одним из элементов метода бухгалтерского учета и начальной стадией учета.

Деятельность организации оформляется совокупностью опреде­ленным образом взаимодействующих документов, обычно соответствую­щих функциям управления. При этом носителями информации могут быть документы, выписанные на бланках специальной формы (традици­онные бухгалтерские документы), магнитные носители, машинограммы и др. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в оп­ределенной сфере деятельности, составляет систему документации.

Значение и роль первичных документов в бухгалтерском учете велика и заключается она в следующем:

• первичные документы служат первоосновой учетных записей, что является характерной особенностью бухгалтерского учета;

• они имеют правовое (юридическое) значение и могут быть ис­пользованы как средство доказательства при спорах в судах, арбит­раже и т.д.;

• первичные документы обеспечивают достоверность бухгалтерско­го учета, фиксируя факты совершения хозяйственных операций;

• сохраняясь длительное время, первичные документы являются базой для осуществления контроля за финансово-хозяйственной дея­тельностью организаций;

• аудиторских проверок;

• они формируют информационное обеспечение для экономического анализа, изучения состояния производственной и финансовой дея­тельности с целью оперативного управления хозяйственными процес­сами;

• особое значение первичные документы играют в обеспечении сохранности имущества различных форм собственности. Документация позволяет вскрывать случаи хищений и разного рода злоупотребле­ния, проводить профилактические мероприятия.

Специфика деятельности бухгалтерской службы заключается в необходимости составления и обработки большого количества самых разнообразных документов. Документы как носители информации явля­ются объектом труда для работников бухгалтерии.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией обществен­ной жизни, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов доку­ментов, выполняющих функции информационного обеспечения управле­ния. Кроме того, ручная обработка не позволяла вовремя и качест­венно переработать растущие потоки информации. Появилась потреб­ность в механизации, а затем и в автоматизации обработки докумен­тальной информации. Практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования нахо­дятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Под унификацией документов понимается установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления од­нородных хозяйственных операций в различных организациях. Единые формы документов в России разрабатываются централизованно. Благо­даря унифицированным первичным документам достигается единообразное, т.е. однозначное понимание, оформления однородных хо­зяйственных операций.

Стандартизация документов - это установление стандартных размеров определенных бухгалтерских документов, применяемых в различных организациях. Стандартизация позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хране­ние.

В нашей стране проделана большая работа по унификации и стандартизации первичных документов. В частности, во исполнение постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 года N835 "О пер­вичных учетных документах" Госкомстатом России разработаны и из­даны:

1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья (постановление Госкомстата России от 29 сентября 1997г.N68).

2. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстро изнашивающихся предметов,

работ в капитальном строительстве (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 года N 71а);

3. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте (постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997г. N 78.)

4. Альбом унифицированных форм первичной учетной документа­ции по учету кассовых операций (постановления Госкомстата России от 18 августа 1998года N 88).

5. Постановление Госкомстата РФ «О утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (постановление Госкомстата РФ от 29 декабря 2000года № 136).

Кроме того, разработаны альбомы унифицированных форм первич­ной учетной документации по учету результатов инвентаризации, по учету торговых операций, по учету операций в общественном пита­нии, по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле.

Следует заметить,что содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации документы не охватывают все возможные аспекты финансово-хозяйственной деятельности организа­ций. В случаях, когда операции для их отражения в учете требуют

составления не предусмотренных альбомами первичных документов, то

такой документ должен содержать реквизиты, перечисленные в статье

9.2 Федеральный Закон от 21 ноября 1996 года N 129-Ф3 "О бухгал­терском учете":

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен до­кумент;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денеж­ном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

ж) личные подписи указанных лиц.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации или по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным установленным порядком с учетов требований статей 6.3 и 9.2 Закона РФ "О бухгалтерском учете".

Каждый первичный документ должен быть составлен в момент со­вершения операции, а если это не представляется возможным - не­посредственно после ее окончания.

Рассмотрим роль и значение основных реквизитов первичных документов.

Наименование документа (например, акт на списание основных средств (Ф.N ОС-4), приходный ордер (Ф.N М-4)и др.) указывает на характер хозяйственных операций и фактов, которые в нем отражены. Это имеет юридическое значение, придает документу доказательную силу и облегчает работу с ними.

Дата составления документа имеет важное контрольное и инфор­мационное значение, так как хозяйственные операции повторяются, однородны по содержанию и смыслу. Для предотвращения возможности повторно использовать документ для оправдания тех или иных опе­раций по наиболее важным из них проводят гашение специальным штампом ("Погашено" или "Оплачено") с указанием даты гашения.

Измерители содержат важную информацию о количественных и стоимостных показателях совершаемых хозяйственных операций, которая находит свое отражение на счетах бухгалтерского учета.

Указание сторон, участвующих в совершении хозяйственных опе­раций, определяет материальную ответственность должностных лиц.

Факт совершения операций, правильность и полнота сведений, зарегистрированных в документах, подтверждается подписями лиц, участвующих в совершении операций.

Наименование предприятия и его адрес имеют большое информа­ционное значение для документов, направляемых на другие предприя­тия и в организации. Для внутренних документов этот реквизит обеспечивает их юридическую полноценность, доказательность.

В связи с широким использованием вычислительной техники сей­час все большее значение приобретают машинные носители информа­ции. Вопросы придания юридической силы документам на машинном но­сителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной тех­ники, регулируются ГОСТом 6.104-84, который введен в действие с 1 июля 1987 года. В условиях применения вычислительной техники до­кументы должны также содержать необходимые реквизиты, расположен­ные в порядке, отвечающим требованиям механизации учета.

В соответствии с Законом РФ "О бухгалтерском учете"(ст.9.7) по документам, составляемым на машинных носителях, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумаж­ных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответс­твии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Для правильного составления документов необходимо знать об­щие правила их заполнения, которые сводятся к следующему.

Записи в первичных документах должны производиться чернила­ми, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи ма­шин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течении времени, установленного для хранения в архиве. Строго соблюдать установленную форму и рекви­зиты документа. Содержание документа следует излагать точно и яс­но, чтобы давать правильное отражение операции в полном соответс­твии с действительностью. Текст и цифры документа требуется пи­сать четко и разборчиво, чтобы не допускать различного их понима­ния и толкования. Свободные строки в первичном документе подлежат обязательному прочерку. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью. Снабжать документ необходимыми разборчивыми подписями с указанием должностей лиц, подписавших документ. В до­кументах не допускаются подчистки, помарки и другие дефекты, вы­зывающие сомнения в его полноценности.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, ко­торые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Ошибки в первичных документах исправляются корректурным способом, т.е. путем зачеркивания одной чертой неправильного текста или суммы, так чтобы зачеркнутое можно было прочитать, над которыми надписывается исправленный текст или сумма. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью "исправлено" и, как было сказано выше, подтверждено соответствующими подписями.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с де­нежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Для лучшего понимания содержания и назначения документов их классифицируют, т.е. подразделяют на группы с однородными призна­ками. Все первичные документы по однородным признакам делятся: по назначению, объему содержания, способу составления, месту состав­ления, числу учетных позиций, степени использования средств меха­низации и автоматизации ( в ряде учебников имеется несколько иная классификация документов).

По назначению бухгалтерские документы подразделяются на рас­порядительные, оправдательные и бухгалтерского оформления. Распо­рядительные - это документы, которые содержат распоряжение на со­вершение хозяйственной операции. К ним относятся приходные и рас­ходные кассовые ордера, (ф.N КО-1, КО-2), путевые листы, наряды на сдельные работы и др. После совершения операций большинство распорядительных документов становятся оправдательными. Оправдательные (исполнительные) - это документы, которые удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К оправдательным докумен­там относятся акты о приемке материалов (Ф. N М-7),накладная на отпуск материалов на сторону (Ф.N М-15), авансовые отчеты, отчеты материально ответственных лиц. Документы бухгалтерского оформле­ния составляются аппаратом бухгалтерии, как правило на основании оправдательных и распорядительных документов. Самостоятельного значения они не имеют. К ним относятся справки, подтверждающие исправительные записи, накопительные ведомости, расчеты амортиза­ции основных средств и др.

По объему содержания документы подразделяются на первичные и сводные. Первичные - это документы, которыми непосредственно оформляют одну или несколько хозяйственных операций, и эти доку­менты могут служить основанием для дальнейших учетных записей (акт на списание основных средств (Ф.N ОС-4),приходный ордер (Ф.N М-4)на материалы, приходные и расходные кассовые ордера)(Ф.NN К0-1, К0-2). Сводные - это документы, которые составляют на осно­вании первичных документов. К ним относятся авансовые отчеты, от­четы кассира, материальные отчеты и др.

По способу составления бухгалтерские документы подразделяют­ся на разовые и накопительные. Разовые документы - это документы, которыми оформляют в момент совершения одну или несколько хозяйс­твенных операций. Это требование - накладная (Ф.N М-11), приход­ные ордера (Ф.N М-4). Накопительные - это документы, которыми оформляют однородные хозяйственные операции по мере их соверше­ния. К ним относятся лимитно-заборные карты (Ф.N М-8). Применение накопительных документов позволяет сократить время на оформление и их количество, однако ведет к некоторой задержке обработки эко­номической информации.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние - это документы, которые составляет аппарат данной организации. Все вышеперечисленные документы относятся к внутренним. Внешние - это документы, которые поступают от других предприятий и организаций или физических лиц. К ним относятся счета - фактуры поставщиков, платежные поручения, платежные тре­бования и др.

По числу учетных позиций (строк) документы подразделяются на однострочные и многострочные. Однострочные документы применяют при немеханизированной организации учета. В результате применения таких документов появляется возможность осуществлять вручную группировку (раскладку) документов. В этих документах данные об учитываемом объекте указываются одной строкой. Многострочные до­кументы отражают построчно несколько учетных позиций. Эти доку­менты более предпочтительны при машинной обработке (расчетно-пла­новые ведомости, лимитно-заработные карты и др.).

По степени использования средств механизации и автоматизации можно выделить следующие группы документов: составляемые вручную; частично на машинах (полумеханизированные); механизированным спо­собом; получаемых автоматически в системе ЭВМ.

К документам, заполняемым вручную, относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различ­ного рода разработанные таблицы: по начислению амортизации по ос­новным средствам, а также накопительные ведомости и пр.

Документы, заполняемые частично механизированным путем, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идет не столько о заполнении документов указанным путем, сколько о машинном, скорее о техническом способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и уст­ройства: счетчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины и т.п.

Более совершенный способ подготовки документов связан с при­менением персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ).

В целом научную классификацию первичных документов можно представить в виде схемы (смотри схему).

Важным моментом в совершенствовании первичного учета являет­ся более широкое применение машиночитаемых документов, в которых предусматривается заранее определенный комплекс нормативных и постоянных показателей. Однако на современном этапе при настоящем уровне развития средств организационной техники пока нельзя пол­ностью отказаться от использования первичных документов в виде учетных бланков. Это объясняется тем, что первичные документы служат не только носителями первичной информации по совершившимся хозяйственным операциям, но и средством их организации.

Чтобы обеспечить своевременное и правильное документирование хозяйственных операций, необходимо заранее установить перечень используемых организацией документов, порядок их составления и движения. Эти вопросы разрабатываются в плане организации бухгал­терского учета. При этом обязательно принимают во внимание уста­новленный порядок учета и специфику операций.

Вывод. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, в обязательном порядке должны оформляться оправдательными доку­ментами. Показатели документов должны раскрывать содержание и особенности каждой хозяйственной операции. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартиза­ция. Содержание и назначение первичных документов изучается через их классификацию.

							Классификация первичных документов
По назначению					Объему содержания				Способу составления			Месту составления			Числу учетных позиций					Степени использования средств механизации
Распорядительные	Оправдательные		Бухгалтерского оформления		Первичные	Сводные			Разовые	Накопительные		Внутренние	Внешние		Однострочное	Многострочное				Составляемые вручную	Частично на машинах	Механизированным способом	Получаемых автоматически в системах ЭВМ

Заключение

Организация учета начинается с выявления хозяйственных фак­тов, которые должны найти отражение в системе бухгалтерского уче­та и зафиксированы в носителях учетной информации. При организа­ции первичного учета на предприятии следует помнить, что это весьма трудоемкий процесс, поэтому проблема его упрощения и со­вершенствования весьма актуальна, как показывает практика, сложна и длительна. Решение ее зависит от специалистов многих служб предприятия.