Структурно-логическая схема настоящего занятия

1 -й вопрос

2-й вопрос

1 Вопрос. Способы наблюдения и первичного отражения данных

Бухгалтерский учет, как отрасль деятельности, состоит из раз­личных видов работ, подразделяющихся, с одной стороны, на опера­ции, под которыми понимаются совершившиеся факты, оформленные до­кументами, а с другой- на различные методические и технические приемы. Организация учета начинается с выявления хозяйственных фактов, которые должны найти отражение в системе бухгалтерского учета и зафиксированы в носителях учетной информации.

Но для отражения в учете каких-либо фактов необходимо прежде всего иметь о них первичное непосредственное представление т.е. необходимо их наблюдать. Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение системы бухгалтерского учета, первое начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как будет выполнено первичное наблюдение зависит полнота и достоверность учетной информации. Поэтому содержанию и подго­товке первичного наблюдения уделяется большое значение. Оно орга­низуется с целью последующей переработки наблюдаемых факторов в информационные показатели. Ведется первичное наблюдение путем описания хозяйственных операций.

Хозяйственные операции могут быть описаны при помощи специ­ального языка, в основе которого лежат признаки, показатели, из­мерители и коды. При этом характеристика хозяйственных операций определяется признаками и показателями.

Признаки отражают качественную характеристику хозяйственных операций, т.е. они позволяют отличить одну операцию от другой, а также одновременно объединять и группировать их по общим основа­ниям. К признакам хозяйственных операций относят время и место их совершения, порядковые номера операций, вещественные элементы-ма­териальные и денежные средства, а также затраты, расходы, резуль­таты операций; цены, нормы, расценки, использованные для оформле­ния операции.

Показатели отражают количественную характеристику хозяйс­твенных операций в натуральных, трудовом и денежном измерителях.

Натуральные измерители - это используемые для количественной характеристики меры длины, веса, объема, энергии, работ и др. В натуральных измерителях ведут учет материальных ценностей, энергии, выполненных работ. Промышленные изделия чаще всего учитыва­ются в штуках. Для количественной характеристики сложных явлений применяют натурально-условные измерители. Например, потребление электрической энергии учитывается в киловатт-часах, работа транс­порта - в тонно-километрах. Применение в бухгалтерском учете на­туральных измерителей усиливает контроль за материальными ценнос­тями, создает условия для экономного и рационального использова­ния материальных ресурсов. Натуральные измерители можно использо­вать только для учета однородных объектов.

Трудовой измеритель применяют для учета затрат труда, кото­рые получают количественную характеристику в единицах рабочего времени: днях, часах, минутах. Этот измеритель используют при нормировании труда, для контроля за выполнением норм выработки, оценки производительности труда, при начислении заработной платы. Как известно, труд выступает источником и мерой всякого богатс­тва, а рабочее время является обобщающим измерителем, позволяю­щим, в отличие от натуральных, обобщать в едином трудовом измери­теле внешне несопоставимые величины. Так, в практике внутрипроиз­водственного учета широко используется показатель выпуска продук­ции цехами в нормо-часах. Однако, эти показатели не отражаются в системе бухгалтерского учета. В условиях товарно-денежных отноше­ний такое обобщение удобнее осуществлять на основе закона стои­мости, применяя денежный измеритель.

Денежный измеритель позволяет обобщать и соизмерять все не­обходимые объекты учета. В бухгалтерском учете он применяется как основной измеритель для получения всех синтетических показателей. Денежный измеритель используется как средство выполнения расчет­ных и кредитных связей между организациями. Рыночные подходы в оценке отдельных видов имуществ базируются на применении единого денежного измерителя.

Применение денежного измерителя способствует получению свод­ной информации и использования ее для руководства, управления, анализа и выявления резервов повышения эффективности производства и качества работ.

Коды (от французского слова code - система символов, знаков) - это система шифров определенной учетной номенклатуры при меха­низации учета. Все показатели бухгалтерских документов (в том числе и словесные) заменяются цифровыми обозначениями (шифрами). Например, при учете материалов предусмотрено применение следующих кодов: синтетических счетов, объектов аналитического учета, но­менклатурных номеров, единиц измерения, поставщиков, структурных подразделений, операций по движению материалов и т.д.

Одной из особенностей бухгалтерского учета является строго документальное оформление всех хозяйственных фактов (явлений и процессов). Наблюдение, измерение и фиксация хозяйственных фактов отражается в документах. Данные первичных документов являются ос­новой учетного процесса.

Учетный процесс состоит из нескольких этапов работ: первич­ного бухгалтерского учета (документирование хозяйственных фак­тов), текущего бухгалтерского учета (системная регистрация хо­зяйственных фактов на счетах, в учетных регистрах; суммирование данных, их распределение и перераспределение) и итогового (форми­рование результатной информации, т.е. составление установленных форм бухгалтерской отчетности).

Основанием для отражения данных о хозяйственных операциях в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформ­ленные документы. Они свидетельствуют (доказывают) факт и харак­тер хозяйственной операции или право на ее совершение. Такие до­кументы называют первичными бухгалтерскими документами.

Бухгалтерские документы выполняют несколько информационных функций: они впервые фиксируют данные о хозяйственной операции и обеспечивают ее юридическое подтверждение; создают возможность первичного контроля за хозяйственными операциями и действиями должностных лиц; позволяют передавать данные, отбирать и группи­ровать их для дальнейшего обобщения в системе бухгалтерского уче­та; обеспечивают хранение данных. Такая совокупность функций поз­воляет рассматривать бухгалтерские документы как способ сплошного наблюдения, отражения и контроля фактов хозяйственной деятельнос­ти (хозяйственных операций) и получения данных о них для бухгал­терского учета.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) является ответственным моментом, трудоемким процессом, на который затрачивается от 40 до 60% общего времени. При этом в осуществле­нии операций на стадии документирования принимают участие не только учетные работники, но и прочий персонал организаций. Поэ­тому сокращение трудоемкости учетных работ путем использования технических средств и вычислительных машин для автоматизированно­го составления и обработки на ЭВМ документов является одной из важнейших задач организации первичного учета.

В бухгалтерском учете получают отражение, как правило, за­вершенные хозяйственные операции и совершившиеся события (факты хозяйственной деятельности). Организация первичного учета начина­ется с выяснения состава хозяйственных фактов, которые должны найти отражение в системе бухгалтерского учета и зафиксированы в носителях учетной информации.

Выбор метода регистрации учетной информации в значительной степени зависит от наличия в организации технических средств ре­гистрации.

Процесс сбора и регистрации первичных учетных данных может производиться при участии человека как с использованием, так и без использования технических средств. Наиболее прогрессивной яв­ляется автоматическая регистрация исходных данных, совмещенная с автоматизацией их сбора. Однако, подобная регистрация исходных данных в настоящее время распространяется очень ограниченно из-за отсутствия соответствующих устройств.

В современных условиях применяются два способа регистрации учетных данных, которые мы рассмотрим в логической последователь­ности.

Первый способ регистрации исходной информации учетных данных отвечает наиболее традиционной организации регистрации первичных учетных данных и предполагает такую последовательность работ: ре­гистрация информации на человекочитаемом носителе (документе) и последующий перенос на машинный носитель. Учетная информация здесь оформляется на предусмотренных нормативными актами первич­ных бухгалтерских документах установленной формы, которые не мо­гут непосредственно использоваться в машинных системах обработки данных. Поэтому для механизированной обработки данные из бухгал­терских документов переносят на машинные носители: магнитные лен­ты, диски, дискеты и иные машинные носители.

Изучение наличных технических средств предприятий, использу­емых для автоматизации первичного учета, показало, что уровень технической оснащенности этого важнейшего участка учета еще не­достаточен. По-прежнему большая часть работы по подсчету, измере­нию и регистрации исходных количественных данных осуществляется в ручную, что значительно повышает трудоемкость учетного процесса. Так, на ряде крупных предприятий, имеющих современную вычисли­тельную технику, первичный учет в цехах, на складах, в кладовых, как правило, ведется в ручную. Вычислительные установки обобщают в большинстве случаев первичную информацию, полученную с помощью громоздкого ручного учетного труда многих рабочих, инженерно-тех­нических работников, счетного и другого персонала предприятия. Идея перевода бумажных документов в электронный вид была реализо­вана в 80-годах прошлого столетия. Она воплотилась в системах уп­равления электронными документами (Document Management Systems). Автоматизация учетного процесса определила свои требования к ор­ганизации документооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде.

В условиях отечественной машинной обработки порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми ру­ководящими методическими материалами по созданию и внедрению под­системы "Бухгалтерский учет" в составе АСУ предприятий (объедине­ний) (ОРММ-учет)" При этом документ представлен в виде трех час­тей: адресной, предметной и оформительской, а реквизиты, содержа­щиеся в нем, могут быть зафиксированы в виде кодов.

Второй способ регистрации исходной учетной информации - только создание машиночитаемого первичного документа. Здесь пре­дусматривается регистрация информации непосредственно на машинном носителе без предварительного и одновременно человекочитаемого носителя (документа). Важно, что вследствие этого машиночитаемый носитель выполняет функцию первичного документа, используемого в бухгалтерском учете и обладающего юридической силой.

Вывод. Для отражения в учете каких-либо объектов прежде все­го необходимо их наблюдать. Наблюдение, измерение и фиксация хо­зяйственных факторов отражается в первичных документах. Данные первичных документов являются основой учетного процесса. Учетный процесс состоит из нескольких этапов работ: первичного бухгал­терского учета, текущего бухгалтерского учета и итогового бухгал­терского учета. Выбор метода регистрации учетной информации зави­сит от наличия в организации технических средств регистрации.

Порядок оформления хозяйственных операций первичными документами, их роль, значение и классификация рассмотрим во втором вопросе данной лекции.