2. Информационная и контрольная функции бухгалтерского учета

Информационная функция. Основой разработки и реализации уп­равленческих решений является соответствующая информация о состо­янии управляемого объекта и его окружении на основании данных ин­формационной системы.

Информационная система состоит из взаимосвязанных подсистем (конструкторской, технологической, экономической информации и др.). Среди всех этих подсистем экономическая занимает наибольший удельный вес по объему и значимости в принятии управленческих ре­шений.

Экономическая информация подразделяется на следующие виды: плановую, нормативную (нормы, нормативы, тарифные ставки, ценни­ки), учетную (данные бухгалтерского, статистического и оператив­ного учета), прочую информацию (материалы аудиторских проверок или ревизий, объяснительных и докладных записок, деловая перепис­ка с другими организациями и т.п.). На современном этапе роль и значение экономической информацией усиливается. В общей совокуп­ности экономической информации около 2/3 всего ее объема состав­ляют данные бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет отличается от других видов учета систем­ностью и стройностью. Информационная функция его предусматривает объективную необходимость сплошного, непрерывного, документально обоснованного наблюдения за всеми изменениями кругооборота иму­щества, источниками его образования, а также за хозяйственными операциями и обобщением такого наблюдения в едином денежном изме­рителе. Поэтому информационная функция является одной из главных функций, которую выполняет бухгалтерский учет в системе управле­ния и формирования рыночной экономики.

Процесс наблюдения первичных данных о фактах хозяйственной деятельности, их регистрация в виде единичных показателей в бух­галтерском учете отражаются и обобщаются так, что формируют мно­жественные информационные показатели о состоянии отдельных видов средств, их источниках или возникших обязательствах.

Информация является основным понятием кибернетики и опреде­ляется как новые знания об объекте управления, как мера устранения неопределенности в управляемой системе, как упорядоченное от­ражение действительности.

Необходимо отличать понятие "информация" от понятия "дан­ные". Всякое информационное сообщение несет в себе сведения об управляемом объекте, т.е. данные о нем, но не всякое сообщение требует управленческих воздействий, т.е. оно не обязательно со­держит новые знания и информацию.

В системе учета создается информационный банк, в котором не­избежно накапливается "избыточная" информация. В то же время в системе учета всегда отсутствует часть информации, необходимой для управления. Учет должен перестраиваться в соответствии с нуж­дами и требованиями управления.

В системе бухгалтерского учета каждой организации формирует­ся информация для внешних (к ним относятся реальные и потенци­альные инвесторы, заимодавцы, поставщики и подрядчики, покупатели и заказчики, органы власти) и внутренних пользователей (к ним от­носятся управленческий персонал организации, руководители и спе­циалисты подразделений, учредители, собственники и т.д.), которая должна быть полезной им. Для того, чтобы быть полезной она должна отвечать таким требованиям, как быть уместной, надежной и сравни­мой.

Требования к информации, формируемой в бухгалтерском учете, сформулированы и изложены в Концепции бухгалтерского учета в ры­ночной экономике России, одобренной Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине РФ и Президентским Советом Инс­титута профессиональных бухгалтеров в 1998 году. Рассмотрим их в последовательном порядке.

Итак, информация считается уместной с точки зрения заинтере­сованных пользователей, если наличие или отсутствие ее оказывает или способно оказать влияние на решения (включая управленческие) этих пользователей, помогая им оценить прошлые, настоящие или бу­дущие события, подтверждая или изменяя ранее сделанные оценки.

Надежной считается информация, если она не содержит сущест­венных ошибок, является нейтральной (т.е. свободной от односто­ронности) и объективно отражает факты хозяйственной деятельности.

Сравнимой считается информация, которую можно за разные пе­риоды времени сравнивать для того, чтобы определить тенденции в финансовом положении и ее финансовых результатах.

Какова же цель бухгалтерского учета в формировании информа­ции для внешних и внутренних пользователей?

В отношении информации для внешних пользователей цель бух­галтерского учета состоит в формировании информации о финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в фи­нансовом положении организации, полезной широкому кругу заинтере­сованных пользователей при принятии решений.

Информация о финансовом положении организации формируется, главным образом, в виде бухгалтерского баланса. Информация о фи­нансовых результатах деятельности организации обеспечивается, главным образом, отчетом о прибылях и убытках. Информация об из­менениях в финансовом положении организации обеспечивается, глав­ным образом, отчетом о движении денежных средств.

В отношении информации для внутренних потребителей цель бух­галтерского учета состоит в формировании информации, полезной ру­ководству организации для принятия управленческих решений.

В современных условиях использования ЭВМ и других средств вычислительной техники, функционирование автоматизированных рабо­чих мест обеспечивают возможность получения необходимых показате­лей любой степени детализации и за любые промежутки времени. Ко­нечным результатом получаемой информации являются целенаправлен­ные единые действия всех работников организации по улучшению ка­чества работы, повышению производительности труда, достижению вы­соких финансовых результатов.

В процессе управления экономическая информация используется в переработанном виде. Она требует регистрации, обработки, пере­дачи и хранения. Информация хранится на различных материальных носителях, передается по каналам связи и путем транспортировки материальных носителей. Использование экономической информации для выработки управленческих решений обязывает ее выдавать в фор­ме, доступной для восприятия, то есть в виде ведомостей, таблиц, графиков, отчетов, в которых она выражается цифрами, буквами или символами.

В системе хозяйственного учета недостаток в экономической информации в определенной мере восполняется за счет экономическо­го анализа, в процессе которого возникают новые показатели, от­сутствующие в плане и учете: индексы, коэффициенты, различные средние величины, показатели корреляции и др. Анализ создает информацию, обеспечивающую необходимое разнообразие и определяющую выбор управленческого решения.

Преобразование первичного наблюдения фактов экономической деятельности через системы учета и экономического анализа, полу­чение информации об отклонениях от плановых, нормативных или рас­четных данных составляют интегрированный процесс в системе эконо­мической информации, который из минимума первично регистрируемых данных позволяет получить максимум необходимой информации в наи­более приспособленном для восприятия субъектами управления (долж­ностными лицами) виде.

Контрольная функция. Контроль неотделим от бухгалтерского учета. В бухгалтерском учете отражается обобщенная и детализиро­ванная информация по большому кругу экономических показателей, что позволяет осуществлять контроль за финансово-хозяйственной деятельностью организаций и деятельностью должностных лиц.

Контроль - это процесс, позволяющий определить достижения организацией своих целей.

Процесс контроля обеспечивается особыми приемами наблюдения и обобщения данных, сопоставимостью плановых, нормативных и дру­гих показателей с учетными данными, повышенной требовательностью к достоверности, объективности и своевременности учетной информа­ции.

Качественная учетная информация позволяет осуществлять конт­роль на различных стадиях производства, контролировать в случае необходимости во всех деталях деятельность организации и ее под­разделений, анализировать ее и на базе этой информации подготав­ливать, обосновывать и принимать соответствующие управленческие решения на различных уровнях управления.

Различают три вида контроля: предварительный, текущий и пос­ледующий. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактичес­ки получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Разли­чаются они только временем проведения. Предварительный контроль проводится до совершения хозяйственной операции, текущий - во время осуществления операции, последующий - после ее совершения.

Контроль может осуществляться по следующим направлениям:

- выполнение планов (программ) по объемам выработанной, отгруженной и проданной продукции;

- обеспечение сохранности собственности организаций;

- рациональное и эффективное использование материально-сырьевых, топливно-энергетических, трудовых и финансовых ресурсов;

- использование основных средств, амортизационных отчислений, ремонтного фонда;

- формирование фактических затрат на производство продукции и калькулирования себестоимости продукции (выполнение работ и ока­занных услуг);

- формирование полной себестоимости проданной продукции, вклю­чая коммерческие расходы;

- деятельность различных подразделений предприятия: цехов, производств, участков и т.п.;

- по операциям, связанным с ценными бумагами (акциями, облига­циями, векселями и т.п.);

- создание и использование фонда риска (резервов по сомнитель­ным долгам);

- формирование финансовых результатов деятельности организации (прибыль, доход, убыток) и т.д.

Контроль осуществляют работники учетного аппарата, контроль­но-ревизионных служб, аудиторских фирм, налоговых органов и т.д.

Сферой контроля со стороны главного бухгалтера, работников учетного аппарата совместно с руководителями, работниками соот­ветствующих подразделений и служб являются:

- соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей;

- правильность и обоснованность применяемых цен в условиях действия рыночного механизма;

- правильность начисления заработной платы по всем основаниям, удержаний из начисленных сумм (налогов, отчислений в пенсионный фонд и др.);

- правильность применения тарифных таблиц, должностных окла­дов, строгое соблюдение штатной финансовой и кассовой дисциплины;

- соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств, расчетов и обязательств;

- взыскание в установленные сроки дебиторской и кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины;

- законность списания различных недостач, потерь, дебиторской задолженности и др.;

- правильность определения прибыли, облагаемой налогом;

- правильность определения прибыли, остающейся в распоряжении организации, и направлений ее использования и др.

Таким образом, в процессе контроля систематически проверяет­ся и наблюдается деятельность всех объектов управления, всех участков, производств, выявляются причины отклонений, отступлений от целей, поставленных перед конкретным объектом, и в оперативном порядке принимаются меры по их устранению.

Реализации задач по усилению контрольной функции бухгалтерс­кого учета в управлении способствует широкое применение ЭВМ и других средств вычислительной техники на всех стадиях учетного процесса, начиная со сбора, измерения, регистрации информации и кончая получением необходимых промежуточных, результативных и от­четных показателей.

Вывод. Информационная функция бухгалтерского учета является одной из главных функций. Она предусматривает объективную необхо­димость сплошного, непрерывного, документально обоснованного наб­людения за всеми изменениями кругооборота имущества, источниках его образования, а также за хозяйственными операциями и обобщения такого наблюдения в едином измерителе. Качественная учетная ин­формация позволяет осуществлять контроль на разных стадиях произ­водства. Различают три вида контроля: предварительный, текущий и последующий.

Бухгалтерский учет сегодня стал одним из важнейших условий, предопределяющих эффективность управления и достижения коммерческого успеха. Задачи, решаемые им и требования, предъявляемые к нему на современном этапе, рассмотрим в третьем вопросе лекции.