Чим коротше код, тим довше текст.

Прикладом штучного короткого коду є Бейсик (Basic English). Його створив англійський філософ Огден в 1920-х рр.

Документ є знаковою системою. До його особливостей слід віднести:

• Особливості форми знаків

• Способи нанесення знаків

• Способи сприймання знаків.

Слід пам’ятати що, знакова система існує відповідно до загальноприйнятих правил, кількість знаків можна вважати постійною, із знаків складають словники, які допомагають перекласти інформацію на іншу мову.

У процесі документування використовуються, як правило, не окремі знаки, а їх комбінація, яку прийнято називати знаковою системою.

За час існування цивілізації людство створило велику кількість мов, які прийнято класифікувати на природні (натуральні), штучні (машинні, інформаційні) мови та мови посередники (при машинній обробці). Відповідно розрізняються коди та знаки, як природних так і штучних мов.

Засоби фіксації інформації

Існують такі взаємопов’язані поняття як сприйняття, розуміння, мова й документ. Усі історичні джерела можна поділити на документальні й недокументальні.

До недокументальних джерел відноситься передавання історичних відомостей через усну розповідь, билини, пісні, прислів'я і т. п., або «усну словесність». «Усні джерела» дійсно складають особливу категорію недокументальних історичних джерел, хоча в кінцевому підсумку вони можуть бути зафіксовані документально. З розвитком людства, державності й промисловості усний спосіб передачі інформації поступово ставав недостатнім. Усе більшого значення почало набувати письмо із його двома основними функціями – комунікативною (передача інформації) і мнемотичною (зберігання в пам’яті набутої інформації). Документальними джерелами вважають джерела із зафіксованою інформацією. Форми фіксації бувають предметні, зображувальні, аудіовізуальні, комбіновані.

Предметні форми запису інформації – форма запису інформації на предметах побуту, зброї, амулетах, прикрасах, стінах печер, скелях, валунах та різних будовах. До перших протодокументів також слід віднести кісткові календарі перших мисливців льодовикового періоду.

Дуже цікавим є паличковий запис інформації. Найпримітивнішим прикладом такої форми передачі інформації була гілка, увіткнена на узбіччі дороги, для інформування мандрівників про довжину подальшого шляху, можливі на ньому перешкоди й небезпеку. Нахил палички й вказував напрям руху.. Знаряддям письма слугувала паличка (гілка). Першими засновниками паличкового методу вважають аборигенів Австралії й Нової Зеландії. У Скандинавії подібними паличками із насічками повідомляли про заклик до війни. Паличковими зарубинами згодом закріплювали торговельні угоди, боргові зобов’язання. Певні предмети виконували роль послання. Так в «Історіях» у Геродота можна знайти своєрідний «документ» скіфів царю Дарію. Перси отримали ультиматум від скіфів у вигляді птаха, миші, жаби і п’ятьох стріл, що означало «якщо ви, перси, як птахи, не полетите в небо, чи як миші, не зариєтеся в землю, чи, як жаби, не поскачете в болото, то загинете, уражені цими стрілами». Такі предметні послання (арако) і зараз використовуються деякими африканськими народностями.

Запис інформації виконаний вузликами на різнокольорових шнурах називається «вузликовим». Нині в Перу пастухи таким чином рахують худобу. Кількість вузлів – це кількість голів, кольори означають різну худобу. В Індії вузлами фіксували дні подорожі на вузликовому календарі.

Висококультурний народ інків використовував так званий запис інформації «кіпу». До мотузки вони прив’язували інші шнури та нитки або різнокольорові тканеві шматочки, що символізували певні поняття (збір податків, урожай картоплі чи кукурудзи, розмір військової добичі тощо). Такий спосіб передачі інформації був відомий у Китаї та Скандинавії.

Племена ірокезів Північної Америки застосовували досить схоже «черепашкове письмо» - «вампум». Суть його полягало в тому, що художньо оброблені черепашки нанизувалися на стрічку, сплетену із шнурів. «Вампум» до сих пір використають деякі африканські племена.

Основним недоліком первісних форм документування було те, що їх важко було зрозуміти. Іноді вони залишалися зовсім незрозумілими і мали потребу в перекладі.

Більш звичної нинішньої системі письма передував інший запис інформації - зображувальний метод (піктографічний). Печерні люди кам’яного віку залишила безліч малюнків тварин, зображень цілих сцен полювання. До наших днів піктографічне письмо збереглося у деяких сибірських народностей, у ескімосів Півночі, у жителів Центральної Америки та Ісландії. Наскальні малюнки, малюнки на дереві, на кістках тварин виконували різні функції: комунікативну, навчальну, рахункову, релігійну. Зображення, як правило, доповнювали різні знаки. Згодом при багаторазовому повторюваності зображень виникла певна схематичність, що привело до появи петрогліфів, піктограм.

Піктографія – поєднання двох слів, запозичених з латинської мови pictus (намальований) і грецької grapho (писати). Піктографія – родоначальниця більшості сучасних систем письма. Піктограмами називають малюнкове спрощене зображення предметів, понять, що заміняло слово.

Піктограми не вимагають особливої грамотності від читача, й є зрозумілим для людей, які спілкуються різними мовами. Завдяки цьому піктограми й досить використовуються як засіб передачі інформації. Їх можна побачити в дитячих книжках, емблемах, рекламі, дорожніх знаках тощо. Серед недоліків такого письма зазначають примітивність, що не дозволяє передати складний текст, особливо абстрактні поняття.

На основі піктографічного письма виникає ідеографічне письмо (від грецької idea (поняття) та grapho (писати), у якому графічні знаки мають стійку суворо визначену форму та передають уже окремі слова, тобто звукову мову.

Приблизно за 2200 років до н.е. і зовсім незалежно від Древнього Сходу виникло ієрогліфічне письмо, система фігурних знаків, що означають певні поняття. Спочатку воно розповсюдилося у долині Інду, на Криті й у Греції, а потім – У Китаї.

Значно пізніше у країнах Центральної Америки і Мексики з’явилися системи письма майя й ацтеків, у яких переважав піктографічний початок.

Виникнення перших систем знаків – логографічного письма (силабічного, складового, у якому кожен графічний знак передає послідовність звуків, означаючи склад) розпочалося на ранніх стадіях класового суспільства і державотворення з появою письмової документації. Перші системи логографічного письма виникли в перших рабовласницьких державах Єгипті й Месопотамії. За 2 тис. р. до н.е. ці системи було вдосконалено у фонетичну систему (буквено-звукову, тобто алфавітну).

Найдавнішим видом абеткової системи документування вважають фінікійське письмо, яке з ІХ ст.. до н.е. швидко розповсюдилося серед народів Середземномор’я. Від фінікійців алфавіт потрапив до греків. На основі грецького алфавіту виникає латинське письмо, що стало основою для більшості західних алфавітів та безпосередньо слов’янського. У другій половині ІХ ст. відомі просвітителі Кирило та Мефодій створили слов’янську абетку - давнє слов’янське письмо – кирилицю та глаголицю. Кириличне письмо проіснувало без суттєвих змін до реформ Петра І початку ХVІІІ ст.. та радянських реформ 1917-1918 рр.

У сучасному світі користуються ручними, механічними, магнітними, оптичними, фотографічними, електростатичними системами запису інформації та системами відтворення інформації. До останньої можна додати ще поліграфічну. Серед систем стирання інформації застосовують ручні, магнітні, оптичні й теплові способи.

Ручний – є першим способом нанесення звуків. Такі документи мають назву «рукописи» або «рукописні книги».

З винаходом печатної машинки і початком її промислового виробництва (1867) з'явився машинопис як спосіб текстової фіксації. Він витіснив ручний спосіб і використовується для створення і копіювання документів. Документ, віддрукований машинним способом, вважається рукописом, або машинним рукописом.

З появою типографій у 40-х рр.. XV ст. почалася епоха книгодруку – друку з наборної форми, інструменту для стандартного відливання, друкарського сплаву і фарби, друкарського преса.

Завдяки появі поліграфії – галузі техніки, що спеціалізується на відтворенні тексту і зображень, виникла друкарська продукція. Печатні твори – вироби поліграфічного виробництва, отриманні друком або тисненням.

У 1740 р. вперше була використана механічний запис інформації для складання перфокарт, а з 1888 р. – для фіксації звуку на грамплатівках.

Механічний запис відтворюється за допомогою змін фізичного стану поверхні або структури носія. Такий запис поділяють на

1. Термопластичний запис, що здійснюється шляхом нагріву носія запису.

2. Поперечний – якщо напрями коливання різця є паралельними до поверхні носія запису.

3. Глибокий - якщо напрями коливання різця є перпендикулярними до поверхні носія запису.

Нові форми запису виникли з появою телеграфу, фототелеграфу, факсу тощо.

Відкриття фотографічного запису датовано 1839 р. Сучасне фотографія має французьке походження.

Фотографічний запис – оптичний запис за допомогою фотографічного процесу при зміні оптичної щільності носія запису відповідним сигналам записаної інформації.

Фотозображення з’являється на фотографічному шару плівки, пластинки, фотопаперу завдяки фотографічній зйомці, друку, обробці.

З 1870 р. з’являється мікрофільмування на фотографії.

До фотографічних носіїв відносяться фотокартки, діафільми, діапозитиви, кіно-, мікрофільми, апертурні карти.

Апертурні карти - носій, що з'явився в суспільній практиці на початку 50-х рр., тобто фактично другий за стажем застосування після рулонного мікрофільму. Основне призначення апертурних карт - застосування в механізованих системах обробки технічної документації.

Швидкими темпами в 1960-х рр.. розвивається телефаксовий зв’язок. Виникають голограми.

Голограма є тривимірною фотокарткою, зробленою за допомогою лазера. Щоб виготовити голограму, перш за все необхідний предмет повинен бути освітлений лазером. Тоді інший лазерний промінь, складаючись з відбитим світлом від предмету, дає інтерференційну картину, яка може бути зафіксована на плівці. Готовий знімок виглядає як безглузде чергування світлих і темних ліній. Якщо освітити знімок іншим лазерним променем, то негайно з'являється тривимірне зображення початкового предмету.

У Франції в 1895 р. винайшли кінематограф. З’явилися кінодокументи. Кінодокумент – аудіовізуальний або зображувальний документ, зміст якого передано за допомогою кінематографічної техніки.

На початку ХХ ст.. з’явився магнітний запис. Він здійснюється шляхом зміни стану носія запису або його окремих частин під впливом сигналів фіксованої інформації. Існують записи з подовжним й поперечним намагнічуванням, а також термомеханічний запис.

Як приклад електромагнітних й магнітооптичних записів у 1927 р. (Германія) з’явилися фонодокументи з електричним записом звуку. Фонодокументи – це документи, інформація яких зафіксована будь-якою системою запису звуку. Кожний фонодокумент є окремим, тематично закінченим записом певної події, виступу, виконання художнього твору. За матеріалами носія інформації розрізняють три групи фонодокументів: з механічним (електромеханічним), оптичним і електромагнітним записом звуку.

У 1970-х рр.. виник оптичний запис інформації. Фонодокументи з оптичним записом звуку – це тонфільми, тобто запис звуку виступу, музичного твору, на кіноплівці оптичним способом. Основа тонфільму – нітроцелюлозна плівка завширшки 35 мм з нанесеною на неї світлочутливою емульсією. Зараз тонфільми не виготовляють.

Документи, зміст яких повністю або частково відображено перфораціями, матричним магнітним записом, пристосований для автоматичного читання, називають машиночитанними документами. До таких документів належать перфострічки, перфокарти, магнітні стрічки, картки та диски. Ці носії призначені для кодування інформації і управління роботою оргавтоматів, вони є засобами введення інформації до комп'ютерів.

І.4. Розвиток носіїв інформації

Спосіб запису інформації – це дія, чи сукупність дій, які використовуються для нанесення інформації на матеріальний носій (січення, тиснення, різьблення, фарбування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електричний, механічний способи її нанесення). Розрізняють два основних способи документування: ручний та технічний.

Еволюційний шлях способів записів інформації бере свій початок у попередньо згаданих його первісних формах.

Засіб для запису інформації – це предмет чи сукупність пристосувань (інструментів, обладнання), що використовують для створення документів. Існує різноманіття матеріалів й знаряддя для письма починаючи від дерев’яних паличок, якими писали на глиняних табличках, пензлів з очерету для писання на папірусі, залізних стержнів, якими дряпали на дерев’яних дощечках чи бересті, гусячого, качиного чи воронячого пір’я, якими писали на шкірі, ручок для письма на папері до сучасних стиліусів, за допомогою яких вводиться інформація до кишенькових персональних комп’ютерів.

Розвиток засобів писемного запису інформації

Із давніх часів наші предки використовували різноманітні носії інформації: пальмове листя, бамбук, папірус, кістки тварин, черепахові щитки, кору дерев, камінь. Греки на камені витесували епітафії та урочисті написи. Аристотель і Плутарх повідомляли, що закони Драконта в Афінах були записані на дерев’яних стелах і кам’яних брилах. Італійці для запису інформації широко використовували метал, зокрема бронзові або свинцеві таблички. Разом із тим, першим основним матеріалом для письма давнім народам – шумерам, а згодом, вавилонянам і ассирійцям, служила глина.

Глиняні таблички. Спочатку для міжплемінних обмінів інформацією давні народності в якості протодокументів застосовували виготовлені з глини жетони з зображенням предметів чи тварин. З метою уникнення підробок жетони укладалися у глиняний «пакет» й запечатували його. Такі археологічні знахідки в Азії датуються ХІ тис. до н.е. Пізніше замість «пакетів» з’явилися глиняні таблички з тими знаками, що були на жетонах.

У найдавнішій державі світу – Шумері ці документи мали вигляд глиняних етикеток зі знаками предметів, які пересилалися в одного пункту до іншого. Згодом шумерські глиняні таблички фіксували різну інформацію: від міфів, побутових сцен до положень окремих законів. Глиняні таблички виготовлялися у формі прямокутної плитки розміром 38х22 см (приблизно). Окремий твір займав до 10 плиток.

До речі, в Шумері було винайдено клинопис – ідеографічне письмо, клиноподібні знаки якого наносилися на глину загостреними очеретяними паличками. Цей найдавніший тип письма активно застосовували народи від Вірменських гір до Перської затоки, від Егейського мор до кордонів Індії.

«Острака» . Писали єгиптяни до початку нашої ери чорнилами на уламках глиняного посуду невеликого розміру («острака») за допомогою тонких очеретинок і палітри фарб. Частини тексту виділяли червоною фарбою, цей звичай запозичили грецькі та римські писарі, й звідси походить термін «рубрика» від латинського «рубер» - червоний. В ІІІ ст.. до н.е. у якості знаряддя для письма починають використовувати «калам» - особливим чином на зразок гусячого пера очищений очеретяний стрижень, розщеплений на конус.

Документи з папірусу. В якості матеріалу для письма в Єгипті приблизно 2563-2263 до н.е. застосовували папірус. У перекладі з єгипетської мови термін означає «те, що належить фараону». Виготовляли папірус з трав’янистої рослини. Зі стебла рослини робили довгі тоненькі смуги, які сортирували, розкладували на спеціальному столі, намочували й пресували. Рослинний сік міцно склеював волокна. Після сушіння на другий день лист вкривали особливим клеєм для додаткової міцності та вирівнювання поверхні. Потім листи склеювали один з одним у сувої, які отримали назву «хартії». Листи папірусу розлініювали лише в поздовжньому напрямку, видимі прожилки рослини слугували рядками. Папірус з текстом називали «томом», перший лист мав назву «протокол», останній – «есхатокол». Іноді сувої розміщували у шкіряні або тканеві футляри «тоги». До нашого часу дійшла невелика кількість античних папірусів. Серед них твори Аристотеля, Софокла, Есхіла, Гомера, що були знайдені в Єгипті. У Західній Європі папірус застосовувався аж до ХІ ст.. н.е., в Італії – до ХІІ ст.. до н.е. Папська канцелярія писала «булли» на папірусі до початку ХІ ст.. Зараз середньовічні папіруси зберігаються у музеях як важливі реліквії. Так, у Британському музеї знаходиться папірус Таріса, довжина сувою, якого перевищує 40 метрів.

Дерев’яні дощечки. Наші пращури писали на дубових, липових дощечках або бересті. Дерев’яні дощечки були вкриті шаром воску або відбілені гіпсом. Текст видряпували мідною паличкою загостреною з одного боку й лопатоподібною з іншого. Паличка мала назву «стиль». «Лопаточкою» затирали текст при нагоді. Розмір дощечок був 12х14 см. Або 9х11 см. Дві поєднані дощечки між собою, що мали вигляд книги, називалися «диптих», три таблички – «триптих», декілька дощечок – «поліптих» або «кодекс». Зберігали таблички у прохолодному місті, захищеному від сонячних променів. Цей спосіб письма одержав велике поширення в Римі й звідти проникнув у країни Середньовічної Європи.

Береста. Перші документи з берести (кора беріз) було датовано ХІ- ХV ст. Знайдено реліквії на території Стародавньої Русі в Новгороді та м. Звенигороді (Львівська обл.). Писали літери кістяною або металевою паличкою. Це були грамоти, привітальні листи, листи з протестами селян проти феодальної залежності, а також грошові документи, заповіти, боргові розписки.

Шкіра (пергамент). Зручним матеріалом для письма в Єгипті була шкіра. Перші згадки про шкіряні документи відносяться приблизно до 2900-2750 р. до н.е.

Назва «пергамент» має походження від грецького найменування - charta pergamena, тобто пергамські листи. Річ у тому, що основна маса пергаменту завозилася до Греції з малоазіатського міста Пергама, розташованого в Малій Азії, де в II ст. до н.е. була вдосконалена технологія його виготовлення. Особливим способом обробляли шкіру тварин (переважно дрібної рогатої худоби), причому вважалося, що кращі сорти пергаменту виходили зі шкір новонароджених телят, оскільки їх шкіра була тонкою і не зіпсована укусами оводів. Зняту шкуру тварини обробляли: вимочували у воді щоб вона розм'якла, зчищали гострим ножем шерсть і м'ясо, знову вимочували, додавши золу. Після цього шерсть знімалася спеціальним скребком, вистругували, обрізали для отримання листів і потім її натягували на раму. Вироблений пергамент був білого або жовтуватого кольору. Іноді пергамент фарбували в синій, пурпурний або чорний колір. На такому пергаменті писали золотим пилом, розтертим з водою і клеєм. Чим тонше був пергамент, тим дорожче він цінувався. Спочатку з пергаменту робили такі ж свитки, як і з папірусу. Але дуже скоро помітили, що його можна складати в зошиті і з цих зошитів зшивати книги. Так і з'явилася книга, зшита з окремих листів. У одному зі своїх творів стародавній мислитель Геродот зазначав, що греки Малої Азії «здавна називають книги шкірами», бо писали їх колись «на козячих та овечих шкірах».

У Європі також виготовляли пергамент. Спочатку його робили ченці в монастирях. Із розвитком міст у ХІІ ст.. виробництво пергаменту перейшло до цехових ремісників. З появою університетів у Європі (в Болонії 1154 р., Парижі 1200 р., Оксфорді 1214 р., Неаполі 1224 р.) монополія на нього перейшла до університетів.

До Русі пергамент потрапив через Візантію. У староруських пам'ятниках за ним закріпилася назва харат’я (шкіра), а іноді і просто „телятина” (кращий пергамент виготовлявся з коров'ячих шкур). Слово „пергамент” було вживано в XVII ст., проникнувши через польську мову.

Разом з високоякісними листами пергаменту для листа використовувалися і менш вдалі екземпляри. Вони мали розрізи, зроблені ножем при початковій обробці і вискоблюванні шкіри („дірявий пергамент”), або ділянки, з яких був погано видалений жир і тому вони не вбирали чорнило („залисини”).

Пергамент був дорогим матеріалом, і саме його дорожнечею пояснюється той факт, що одні і ті ж листи пергаменту могли використовуватися два, три і більше разів після попереднього зіскоблювання і змивання раніше написаного на них тексту. Писарі такими способами економили його, прагнучи зменшити вартість книг.

Рукописи, написані кілька разів на одному і тому ж матеріалі, називаються палімпсестами (від грец. ”знову стираю”). У наш час при прочитанні палімпсестів широко використовуються просвічування і фотографування.

Слов’янських рукописів, написаних на палімпсестах, дуже мало, а в Європі вони зустрічаються достатньо часто. Особливо широко їх застосовували до початку X століття.

У VII столітті використання палімпсестів придбало таке широке розповсюдження, що в 691 році церковний собор виніс із цього приводу спеціальну ухвалу, що забороняє зіскоблювати священні книги.

Оскільки шкіряні листи прагнули згорнутися в трубочку зовнішньою стороною, де раніше була шорстка, пергаменти писалися і зшивалися так, щоб ця сторона листів не примикала до м'ясної. Радикальнішим засобом було застосування застібок, що щільно стягують книгу. Після закінчення роботи таку книгу необхідно було застебнути. Тому на старовинних книгах могли бути написані такі попередження: «Аше кои поп или диакон чтет сию книгу, а не застегнет – проклят будет!» Застібки робили з шкіри у вигляді ремінців, що мають на кінцях мідні петлі. Вони прибивалися до нижньої дошки. У верхню дошку забивалися мідні стрижні. Щоб застебнути книгу, читці накидали петлі ремінців на стрижні. Багаті рукописи могли мати різьблені металеві застібки.

Папір. Уперше згадується у 12 р. до н. е., а в 76 р. на ньому вже писали книги. Батьківщина паперу – Китай. Перший папір створив у II ст. до нашої ери китаєць Цай Лунь, який розмістив рослинні волокна на сітці з водної суспензії.

Тривалий час секрет виробництва паперу зберігався в таємниці

Сировиною для паперу були волокна тваринного походження: шовк-сирець і відходи шовку. Пізніше почали використовувати рослинну сировину і луб'яні волокна шовковиці, бамбуку, конопель, соломи, хвойну і листяну деревину, бавовну, коноплі, льон, джгут, очерет. У 105 р. тут було винайдено основний технологічний принцип виробництва паперу – утворення листового матеріалу осаджуванням і переплітанням на сітці розмелених тонких волокон, розбавлених великою кількістю води. В ІІІ ст.. н.е. спосіб виготовлення паперу проникнув у Корею, Японію та сусідні східні країни. У 751 р., коли араби завоювали Самарканд, намісник багдадського халіфа побудував там першу паперову фабрику. Незабаром «самаркандський папір» одержав популярність у всіх країнах Сходу. У Європу папір потрапив через центр вивозу Дамаск (у середині сторіччя папір називали «дамаський лист»). У ХІ ст. обладнання, яке служило для розбивання ганчір'я на волокна і складалося із кам'яної ступи і дерев'яного товкачика, почали приводити в рух дією води з допомогою водяного колеса млина. Виробництво паперу в Західній Європі почалося в ХІІ ст. У ХІІІ ст.. папір потрапив до Італії, із Італії – до Південної Франції, у Германію і далі в Польщу та Чехію. Із Іспанії папір вивозили на північ Франції, у Англію та Скандинавські країни.

До застосування паперових машин папір виготовляли ручним способом. Матеріалом служило прядивне і льняне ганчір'я. Роздрібнену і вибілену ганчіркову масу виливали у форми, на дні яких знаходилася дротяна (проволочная) сітка з малюнком. На місці малюнка папір лягав тонким шаром. Цей малюнок друкувався на папері, як видиме на світлі зображення. Ці відмітні знаки називалися водяними. Водяні знаки були у вигляді будь-яких прозорих ліній, фігур, букв. Вертикальна лінія називається пантюзо, горизонтальна - вержер. Часткове або повне літерне або сюжетне зображення - філігрань. Водяні знаки з'явилися в ХІІІ ст. і протрималися до теперішнього часу на державних паперах і грошах. Спочатку це були контурні малюнки, що зображували фабричну марку. Пізніше на них стали відображувати ім’я власника та рік виготовлення паперу. Побутові вживання паперу з різними водяними знаками придбало також певний сенс. Наприклад, удвічі образливим було одержати лист недоброзичливого змісту на папері з філігранню „блазень” (шут) або під „дурнем”, як цю філігрань називали в народі. Любовний лист прагнули послати на папері з філігранню „трояндовий кущ”. Морякам було приємно одержати лист з філігранню „якір”, „кораблик”. і т.д.

У кінці ХІV ст. папір уже став широко використовуватися для документів і кодексів, а в ХV ст. він успішно конкурував з пергаментом і в кінці кінців його витіснив. На Русі використання цього матеріалу розпочалося з ХІV ст. Спочатку папір завозився з країн Західної Європи і лише в ХVІІ ст. за царювання Івана Грозного «паперовий млин» було побудовано біля Москви.

Сучасні носії інформації. Починаючи з ХІХ ст.. папір перестає бути основним матеріальним носієм інформації, що тісно пов’язані з індустріальним розвитком передових країн світу, виникає потреба в компактних та нетрудоємних носіях.

Поступово з’являються мікроносії інформації (мікрокарти, мікроафіши тощо), магнітні носії інформації (магнітні стрічки-плівки, магнітні та цифрові картки, диски тощо), перфоносії (перфокарти, перфострічки), електронні носії (дискети, оптичні диски, флеш-картки).

РОЗДІЛ ІІ

ТЕМА: ОСНОВИ ТЕОРІЇ ДОКУМЕНТА

Зміст:

ІІ.1. ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТ.

ІІ.2. ДОКУМЕНТ ЯК СИСТЕМА.

ІІ.3. МАТЕРІАЛЬНА ТА ІНФОРМАЦІЙНА СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТУ.

ІІ.4. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТУ.

ІІ.5. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ.

ІІ.6. СОЦІАЛЬНА ДОКУМЕНТНО-КОМУНІКАТИВНА СИСТЕМА.

Ключові слова: матеріальний носій, документ, ознаки і функції документу; соціальна інформація, документна і документальна інформація, інформація на документі; матеріальна основа документу, паперові носії, мікроносії, звуконосії, відеоносії, магнітні носії, перфоносії, електронні носії, листові, кодексні, карточні, стрічкові, дискові носії інформації; монодокументи й полідокументи; елементарний і складний документи; внутрішня структура документу, зовнішня структура документу; реквізити документу (сигніфікаційні, комунікативні семантичні синтакційні прагмаційні реквізити руху); класифікація документів, семантичні класифікації; первинний документ, вторинний документи; текстовий, вербальний, нетекстовий документ, іконічний документ, ідеографічний документ, звучний документ, матричний, комплексний документи; візуальний тактильний, аудіальний, аудіовізуальний документи; опублікований, неопублікований, непублікований, артефакт; паперовий, плівковий, пластинковий, листовий, кодексовий або блоковий картковий, стрічковий, дисковий, комбінований документи, котушка касета барабан дискета; оригінал, копія; типологія документу, цільове призначення документу, місцевий, регіональний, національний, зарубіжний документи; офіційний, науковий, науково-популярний, навчальний, виробничий, довідковий, інформаційний, літературно-художній документи; читацьке призначення документу Універсальна десяткова класифікація, бібліотечно-бібліографічна класифікація; способи документування: рукописний, друкарський, механічний магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний, електронний, документи на новітніх носіях інформації, комунікативність, документна, соціальна комунікативність, комунікант, реципієнт, комунікат, технічний, міжмовний, соціальний та психологічний бар’єри, документний потік, документний масив, документні ресурси, документний фонд, організаційно-розпорядча документація, електронний документ, електронний документообіг.

Скорочення: МОД, ББК, НТІ, УДК, ДК, ДП, ДМ, ДР, ДФ, ОРД. ЕД, ОЕД

Цілі та завдання вивчення розділу: Успішне вивчення розділу дозволяє мати уяву про структуру і класифікацію документів, знати системи документування, визначати носії інформації, володіти ключовими поняттями.

Методичні рекомендації до вивчення Розділу ІІ:

При вивченні Розділу ІІ необхідно зупинитися на основних поняттях, виділених жирним шрифтом, звернути увагу на основні джерела вивчення предмета, проаналізувати етапи розвитку носіїв інформації.

Інструкція щодо діяльності студента:

• Прочитайте та законспектуйте основні положення.

• Складіть таблицю „Класифікації документів” за зразком.

Зразок

• Дайте відповідь на запитання :

  1. Поясніть походження терміну «документ» та його значення.

  2. Охарактеризуйте ознаки, властивості, загальні та спеціальні функції наступних документів:

     • Постанова Верховної Ради України,

     • історична довідка про будівлю,

     • фінансовий звіт,

     • контрольно-модульна робота студента,

     • особова справа робітника,

     • рекламний проспект,

     • алфавітний покажчик видань,

     • фотокартка,

     • календар перекидний,

     • інкунабула.

  3. Наведіть 5 прикладів документів за видами, підвидами, різновидністю та типами, підтипами, різнотипністю за зразком:

Вид документу – видання, підвид – книжкове видання, різновид – книга-іграшка. Тип документу – науковий, підтип – науково-дослідний, різнотипність – монографія.

4. Назвіть й охарактеризуйте основні складові документа.

5. Розкрійте сукупність і послідовність розташування реквізитів документа.

6. Дайте характеристику комунікативним можливостям документа.

7. Дайте визначення поняттю «артефакт». Назвіть основні критерії визначення артефактів.

8. Охарактеризуйте основні типи класифікацій документів.

9. Дайте характеристику поняттям «документний потік» та «документний масив», «документальні ресурси», «документний фонд».

10. Поясніть основні відмінності музейного, документального та архівного фондів.

Тема: основи теорії документа іі.1. Поняття про документ

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як:

1. письмовий акт, здатний служити юридичним доказом або юридичним фактом, що спричиняють правові наслідки;

2. Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3. достовірне історичне письмове джерело;

4. матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація (наприклад , перфораційна картка).

Уперше слово «документ» використали Цезар та Цицерон. Пізніше це слово стало означати «письмовий доказ», або «доказ взятий із книг». Слово «документ» вживалося з середньовіччя до ХІХ ст. До наших днів воно дійшло завдяки більш широкому тлумачення цього слова бельгійським вченим Полем Отлє 1868-1944р.

Поняття «документ» має полісемічне значення тому, що сприймається по-різному в наукових дисциплінах (інформатика, бібліотекознавство, архівознавство, музеєзнавство) й спеціальних галузях діяльності (бібліотечній, музейній, архівні справі та бібліографії).

Міжнародною організацією зі стандартизації (ІSО) найбільш загальним було визнано поняття документу як зафіксованої інформації, що застосується як одиниця в документаційному процесі.

В Україні офіційно прийняті три значення документу (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94. Документ І. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності.

ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт із закріпленою інформацією, створеною людиною способом для її передачі в часі і просторі.

ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому вигляді інформацію, оформлений за встановленим порядком, що має відповідно до чинного законодавства правове значення.

Поняття Документа І обов’язкове для застосування у всіх видах нормативної документації: довідниках, навчальних посібниках, інформаційній та документальній літературі. Поняття Документа ІІ прийнято в галузі книговидання й книго розповсюдження. У діловодстві й архівній справі вживають поняття Документа ІІІ.

Для документознавства більш прийнятним є поняття Документа ІІ як поєднання матеріального об’єкту із закріпленою інформацією, що була створена людиною.

Зазначені у понятті ознаки документу припускають

1) наявність інформації зі смисловим змістом;

2) стабільну матеріальну основу, що забезпечує тривале використання й зберігання документу;

3) функціональне призначення для передання інформації у просторі й часу.

Особливості зафіксованої інформації:

1. Документ є носієм соціальної інформації, що була створена людиною для суспільного користування.

2. Документ припускає наявність семантичної (смислової) інформації як результату інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту - одна з головних відмінностей документу.

3. Фіксоване повідомлення має знакову форму. Знаковість - обов'язкова властивість будь-якого документного повідомлення.

4. Документ - це інформація, яка зафіксована людиною на матеріальному носії за допомогою листа, графіки, фотографії, звукозапису і ін.

5. Для документу важлива стабільна речова форма.

6. Інформація може бути зафіксованою (документальною) й незафіксованою (не документальною).

Матеріальний об’єкт для запису й зберігання інформації прийнято називати матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документу без матеріального носія неможливо. Матеріальні об’єкти мають різноманітні форми: глиняні таблички, папірус, пергамент, сувої, книги, брошури, журнали, буклети, газети, листки, мікроафіши, магнітні й оптичні диски та ін.

Документ є джерелом інформації й засобом соціальної комунікації.

Іі.2. Документ як система

Документ представляє систему – декілька закономірно зв'язаних один з одним елементів і частин як певне цілісне утворення, єдність. Елемент - гранична одиниця ділення документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію, називається підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною. Інформаційна й матеріальна складові вважаються підсистемами, елементами є титульний лист, обкладинка, форзац, заголовок, передмова та ін.

Документ – це поєднання елементів, підсистем у суперсистему. Вивчення документу як системи зводиться до вивчення його структури. Головними критеріями при цьому виступають ознаки й параметри документу як системи, функції елементів й підсистем та властивості (якісні відмінності). Ознака відображає внутрішню прикмету. Властивість – якість. Документ характеризується наявністю усіх властивостей, а ознаки при цьому можуть бути індивідуальні.

Властивості документу

1. Атрибутивність – наявність невід’ємних складових (інформаційної й матеріальної).

2. Функціональність – призначення для передання інформації у просторі й часу.

3. Структурність – тісний взаємозв’язок його елементів з підсистемами.

Ознаки документу

1. Наявність смислового семантичного змісту.

2. Стабільність речової форми.

3. Призначення для використання в соціальній комунікації.

4. Завершеність повідомлення.

Функції документу

Соціальні функції документу можна поділити на 3 групи:

1. Головну (зберігання й передача (розповсюдження) інформації).

2. Загальну (інформаційна, комунікативна, кумулятивна).

3. Спеціальну (управлінська або регуляторна; пізнавальна або когнітивна; правова; загальнокультурна (передача культурних традицій засвоєння системи цінностей); меморіальна; гедонічна (для відпочинку, розваг); джерелознавча; статистична, підтвердження авторських прав та ін.).

Документ може мати декілька функцій одразу, але домінуючою буде лише одна (наприклад: підручник – навчальна; указ – правова, афіша – рекламна та ін.).

Інформаційна складова документу

Слово «інформація» має декілька значень, з яких найбільш загальним є «відображене різноманіття». У теорії інформації усе різноманіття її форм прийнято розподіляти на елементарну (інформацію неживої природи); біологічну; соціальну (осмислену людським суспільством).

Соціальна інформація – це засіб (форма) передання знань, емоцій вольових дій. Узагальнено соціальну інформацію можна визначити як повідомлення, призначені для передачі в суспільстві. Така інформація є предметом вивчення документознавства, архівознавства, бібліотекознавства, інформатики, теорії масових комунікацій та ін.

Соціальна інформація - явище досить складне, яке поділяється на види за принципами розподілу:

1. Соціальне призначення – масова й спеціальна інформація

А) Масова – соціальна, призначена для усіх членів суспільства. Існує публіцистична, естетична й побутова.

Б) Спеціальна – наукова, технічна, планово-економічна, комерційна тощо.

2. Засіб відображення людською свідомістю – логічне й естетичне.

А) Логічна – результат пізнання й логічне осмислення законів природи суспільства та мислення.

Б) Естетична – результат образно-асоціативного, художньо-естетичного відображення дійсності (живопис, графіка, архітектура, скульптура, музика, художнє слово, театр, хореографія, кіно тощо).

3. Фізіологічні особливості сприйняття інформації людиною – візуальна, аудіальна (слухом), нюхова (аналізаторами запаху), тактильна (дотиком), смакова (аналізаторами слуху).

Інші ознаки

1. За способом розповсюдження –опублікована й неопублікована.

2. За ступенем переробки – первинна ( з результатами НДР) й вторинна (результат переробки первинної інформації).

3. За галузями отримання й використання інформації (наукова, виробнича, технічна, естетична, побутова, політична, масова, педагогічна, управлінська тощо).

Здібності сприйняти інформацію цілком залежить від одержувача, його здібностей та можливостей. Приймальником інформації можуть бути, як людина, так і технічний пристрій.

Документна інформація

У професійній діяльності, об’єктом вивчення якої є документ, треба розрізняти поняття «документна інформація», «інформація документа, «інформація на документів, «документальна інформація».

Усю інформацію, яку можна отримати з документу, називають інформацією документу. Умовно вона поділяється на три складові частини:

а) інформація документна;

б) на документі;

в) інформація про носій й засіб її закріплення на ньому.

Основу будь-якого документу складає документна інформація. Відомості про носій, спосіб закріплення повідомлення і т.п. – це інформація про документ як фізичний об’єкт. Матеріал носія є джерелом речової інформації для книгознавців, робітників целюлозо-паперової промисловості, поліграфістів, програмістів та ін.

Слід пам’ятати, що документна інформація відрізняється від документальної. Документна – інформація, що є в документі, документальна – основана на документах й має документальне підтвердження.

Інформація на документі – це автографи, різні нотатки видатних осіб, резолюції, підписи, печатки, штемпелі, що свідчать про просторове та часове існування документу. Соціальними є документна інформація, створена людиною, й природна – закріплена людиною на матеріальному носії (фотокартка, фонозапис).

Іі.3. Матеріальна та інформаційна складові документа

Матеріальна складова документа - його речовинна (фізична) сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати та передавати інформацію у часі та просторі.

Матеріальна складова документа визначає носій інформації - матеріальний об’єкт, спеціально створений людиною, посередництвом якого можна зберігати та передавати інформацію.

Призначеність документу для зберігання та передачі інформації у часі і просторі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, газет, буклетів, мікрофіш, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця специфічна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення у просторі, стійкими для зберігання інформації у часі, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлення.

Інформація, закладена в документі, обов’язково закріплена, на якому-небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т. п.), що має визначену форму носія (стрічка, лист, картка, барабан, диск, нитка і т. д.). Крім того, інформація завжди фіксується будь-яким способом запису, передбачає наявність засобів (фарба, туш, чорнила, барвники, клей і т. п.) та інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер, т. п.). Таким чином, під матеріальним складником документа мають на увазі:

• матеріальну основу документа;

• форму носія інформації;

• спосіб документування або запису інформації.

Матеріальна основа документа (МОД) - сукупність матеріалів, що використовується для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення) і складових носія інформації. У залежності від матеріальної основи документи поділяються на природні та штучні. Штучні в свою чергу поділяються на паперові документи та документи на непаперовій основі - полімерні документи (полімерно - плівкові та полімерно - пластикові).

Природні матеріали (камінь, шкіра, кості, кераміка, глина, деревина, бамбук, пальма, береста) були більш доступними МОД. Згодом людство створило спеціальні матеріали для фіксації інформації.

Класифікація носіїв інформації

1. Паперові носії

2. Мікроносії

3. Звуконосії

4. Відеоносії

5. Магнітні носії

6. Перфоносії

7. Електронні носії

До паперових документів відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, мапи, ноти, перфострічки, перфокарти тощо. До полімерних – кінострічки, фотоплівки, фонограмні стрічки. До полімерно- пластинкових – магнітні карти, грамплатівки, оптичні диски тощо.

Форма матеріального носія інформації – це спеціальна конструкція матеріального носія, що забезпечує виконання основних функцій документу (зберігання та використання).

Класифікація форм носія

• Листові (листівка, газета, буклет, плакат – документи без скріплення)

• Кодексні (книга, журнал, брошура – скріплені документи)

• Карточні (листівка, календарик, мікрокарта, перфокарта, мікроафіша)

• Стрічкові (магнітна стрічка, кіно-, відео документи, діафільм тощо)

• Дискові (диски)

Іі.4 структура документу

Структура – це відносно стабільний засіб організації елементів документу як системи. За структурою документ може бути елементарним або складовим. Елементарний документ за структурою закріплюється на одиниці носія, це завершене повідомлення загального змісту (автореферат дисертації, листівка). Складний – має декілька повідомлень, частин, томів, поєднаних за однією темою й зафіксованих на різних носіях (збірник, журнал, багатотиражка, серія, комплект).

Існує також класифікація документів на монодокументи й полідокументи.

До монодокументів відносяться монографії, підручники, буклети, листівки, мапи тощо. Полідокументи – збірники, багатотомники, серійні та періодичні видання.

Кожен вид документу має свій типовий формуляр – необхідні відомості, що є основою реєстрації документу, його обліку, зберігання, видачі, продажу. Формуляр має дві складові: вимоги до оформлення документу та сукупність його реквізитів.

Внутрішня структура документу

Оформлення документу – це надання йому закінченої форми, що включає вибір формату, шрифту, підготовку ілюстрацій. Оформлення документу – це його внутрішня та зовнішня структура.

Внутрішня структура – внутрішня побудова, набір взаємопов’язаних елементів та частин, що дозволяють найбільш ефективно шукати, сприймати й використовувати зафіксовану інформацію. Вона презентує документ як єдине ціле. Склад внутрішніх структурних елементів залежить від виду документів. Наприклад, серед видань можна зазначити такі елементи та частини:

1. Елементи з вихідними даними.

2. Зміст.

3. Вступ.

4. Вступна частина.

5. Основний текст.

6. Післямова.

7. Допоміжні вказівки.

8. Додатки.

Вихідні дані – сукупність даних, що характеризують документ й призначені для його оформлення, бібліографічної обробки, систематичного обліку та інформування споживачів.

До основних елементів відносяться автор, заголовок, надзаголовочні та підзаголовочні дані, анотація, місце та рік видання.

В особі автора можуть бути представлені одна та декілька осіб або авторський колектив.

Основними носіями інформації про видання є титульний аркуш, перша сторінка, зворот титульного аркушу, остання сторінка видання, кінцева смуга.

Зовнішня структура документу

Зовнішня структура документу – це його зовнішня форма, що дозволяє ідентифікувати його як вид документу. Форма документу повинна сприяти виникненню у споживача потреби отримати його.

До основних елементів можна віднести титул, обкладинку, теку, конверт, етикетку, упаковку, якість основи, розмір, форму шрифту, форзац (лист скріплення першого й останнього зошиту блока із палітуркою), палітурку, книжковий блок, авантитул (перший декоративний аркуш перед титулом), шмуцтитул (сторінка із заголовком великої частини твору), контртитул (ліва частина титульного аркуша з відомостями на мові оригіналу), колонтитул (довідковий текст над основним текстом), колонцифру (порядковий номер сторінки або стовпчика книги), футляр тощо.

Реквізити документу

Реквізити документу – це сукупність стандартизованих обов’язкових відомостей про документ. Реквізити дозволяють ідентифікувати документ.

Реквізити класифікують на реквізити-підстави, що визначають числові дані (вагу, кількість, вартість, номер, рік) та реквізити-ознаки (кольори, марка, прізвище автора, назва).

Усю сукупність реквізитів залежно від тих функцій, що вони виконують, можна умовно поділити на:

• сигніфікаційні;

• комунікативні;

• семантичні;

• синтакційні;

• прагмаційні;

• реквізити руху.

Сигніфікаційні (знакові) реквізити фіксують ознаки приналежності: зображення державного герба, емблеми чи торгової марки, зображення нагород, код підприємства, установи чи організації.

Комунікативні реквізити забезпечують включення документа до системи комунікацій: найменування автора, його поштова й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку.

Семантичні реквізити полегшують роботу з інформацією: назва виду документа, дата документа, реєстраційний номер документа, місце складання або видання.

Синтакційні реквізити відображають технологію створення тексту й роботу над його структурою: заголовок до тексту, текст документа, резолюція, відмітка про наявність додатків, адресат, гриф погодження та затвердження документа, гриф обмеження доступу до документа.

Прагмаційні реквізити забезпечують захист документу від підробки й надають йому юридичну силу: підпис, гриф погодження, візи, відбиток печатки, відмітка про засвідчення копій, завірчий надпис.

Реквізити руху фіксують пересування документа в інформаційній системі: відмітка про надходження документа до організації, відмітка про контроль, виконання документа й направлення його до справи, відмітка про наявність документа в електронній формі, запис про державну реєстрацію.

Іі.5 класифікація документів

Поняття про класифікацію документів

У ХІХ – ХХ ст. в декілька разів зростає кількість документального рукописного і друкованого матеріалів. Процес подальшої диференціації та спеціалізації життя вимагає упорядкування документів та їх класифікації.

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає у підвищенні оперативності робочого апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікація документів здійснюється на етапі групування їх у справах. Їх поділяють на роди, види, підвиди, і різновиди.

Класифікація документів здійснюється за різними крітеріями, що відповідає певним аспектам аналізу документа. Кожен аспект аналізу вказує на певний фасет класифікації (перелік документів за необхідною ознакою). Таких фасетів може бути декілька, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

Дискусійним є питання визначення понять «класифікація» й «типологізація» документів, «вид» й «тип» документу. Одні автори розглядають ці поняття як синоніми, інші визначають їх протилежність. За висновками Н.М. Кушнаренко типологізаційна схема й схема класифікації створюються в наслідок різних логічних процесів. Якщо в основі класифікації покладена диференціація ознак у види, то в снові типологізації – їх інтеграція навколо загальної моделі (типу). Процес типологізації здійснюється при виявленні типових рис масиву документів, класифікації – при встановленні місця документу в даному виду, підвиду та ін.

Класифікаційний ряд представлений таким чином: вид документу – видання, підвид – книжкове видання, різновид – книга-іграшка. Типологізаційний ряд: тип документу – науковий, підтип – науково-дослідний, різнотипність – монографія.

Розвиток класифікації документів

Класифікація документів - одна з найдавніших і дотепер остаточно невирішених проблем. Початкові етапи її пов'язані з організацією і систематизацією зборів, створенням переліків одиниць зберігання, тобто з функціонуванням перших бібліотек і архівів, зокрема староєгипетських .

Історично першим практичним способом розподілу документів в логічній послідовності - класи, підкласи і більш дробові частини - є класифікації, що базуються на ознаках змісту документа, зокрема, його тематиці (бібліотеки середньовічної Європи IX в., країнах Арабського Халіфату). Тематична ознака, є основою бібліотечно-бібліографічних класифікацій, що привела до розробки Десяткової класифікації та її модифікацій для використання переважною більшістю бібліотек світу.

Подібно класифікаціям творів друку, рукописів й інших документів, на основі предметизації базувалися й перші класифікації описів винахідів: англійська (1852-1855 роки), німецька (1906 р.) і ін. Перші класифікації будувалися з врахуванням інформаційної складової документа.

Комплексний підхід до класифікації документів, що враховує особливості його змісту і форми, бере свій початок в XX ст. одночасно з введенням в науковий обіг понять «документ» і «документація». Перша спроба такої класифікації здійснена П. Отле в його «Трактаті про документацію» (1934 р.), де закладені основи класифікації, що враховує не тільки деякі ознаки тексту, зокрема особливості знакової природи інформації, але і характеристики форми документу, тобто матеріального носія.

Активно проблема класифікації документів починає розроблятися лише в кінці 1960-х - початку 1970-х років з розвитком інформаційних технологій, у книгознавстві та архівознавстві, а в кінці 1980-х – у бібліотечній справі. Більшість підходів була обумовлена специфікою диференціації документів, прийнятої в тій або іншій науці або галузі діяльності. Лише останніми роками, завдяки роботам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, Г.Н. Швецовой-Водки, Ц.Р.Кулішова, вдалося створити багатоаспектну класифікацію, що базується на обліку інформаційної і матеріальної складової документа.

Основні ознаки класифікації за інформаційною складовою документу – це зміст документу; ступінь узагальнення інформації; тип знаків, використаних для запису інформації; призначений для сприйняття інформації людиною; канал сприйняття знаків, використаних для запису змісту; ступінь поширеності інформації; спосіб запису інформації.

З кожним роком класифікація документів розвивається все більше і більше. Активна проблема класифікації документів почала розвиватися на початку ХХст.

Класифікація документів за змістом

Класифікації, в основу яких складає ознака змісту (значення) документа, називають семантичними. В них проводиться розподіл на види і підвиди відповідно до ознаки змісту документа за галузями знань, темами, предметами, проблемами.

Класифікація документів за змістом здійснюється в практичній діяльності за допомогою рубрикаторів, класифікаторів, класифікаційних таблиць і т.п. Тематика, предмет, а також основні смислові аспекти можуть бути описані за допомогою лексичних одиниць (ключових слів, дескрипторів), які також можуть служити основою для побудови класифікації документів.

Семантичні класифікації документів мають велике практичне значення в підрозділах документаційно-комунікативної сфери і тому є самими розробленими. До них відносяться п'ять варіантів бібліотечно-бібліографічної класифікації: Універсальна десяткова класифікація (УДК), Десяткова класифікація Дьюї, Єдина класифікація літератури для книговидання і ін. Існують змістовні класифікації й для окремих видів документів: наприклад, класифікатор державних стандартів, Міжнародна класифікація винаходів. На цих класифікаціях заснована організація більшості інформаційно-пошукових систем і документаційних масивів.

Поки що не має єдиної семантичної схеми класифікації документів, загальної для всіх країн світу. За кордоном, як правило, використовується УДК - міжнародна класифікація, що охоплює всі галузі знань й побудована за десятковим принципом для індексації і пошуку документів у фундаціях, картотеках і т.п. Вона є інтелектуальною власністю Дьюї й національною для багатьох країн світу. Зокрема , національною - для США визнана «Класифікація бібліотеки конгресу США» - перелічувальна система бібліотечно-бібліографічної класифікації, розроблена в 1901-1941 роках. Вона застосовується для організації каталогів бібліотеки конгресу і централізованої каталогізації. В країнах СНД, у тому числі і в Україні, крім УДК, використовується бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК) - ієрархічна комбінаційна система бібліотечно-бібліографічної класифікації, розроблена в 1957-1968 роках з'єднаними зусиллями найбільших бібліотек і ін. установ колишнього СРСР.

Серед класифікаційних характеристик зміст виділяє також структуру організації матеріалу, стиль його викладу, жанр твору .

Семантичні класифікації документів мають велике значення в підрозділах документаційно-комунікативної сфери тому, що в них проводиться розподіл на види і підвиди.

Класифікація документів по рівню узагальнення інформації

По рівню узагальнення інформації документи ділять на первинні і вторинні.

Первинний документ містить інформацію, яка є викладом (описом) результатів вивчення, дослідження, розробок й оригінальна за характером. Такий документ є результатом безпосереднього віддзеркалення наукової, виробничої, управлінської, творчої діяльності (офіційний, науковий, виробничий, нормативний, навчальний, довідковий, рекламний, літературно-художній і т. п.). Його задача полягає у забезпеченні суспільства первинною інформацією.

Вторинний документ є результатом аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів. Вторинний документ (інакше -інформаційний) містить відомості про первинні документи, одержані шляхом їх інформаційного аналізу (бібліографічний, реферативний, оглядовий). Його призначення - забезпечення суспільства вторинною інформацією.

Класифікація документів за характером знакових засобів фіксації інформації

Відмінною особливістю документа є те, що інформація (зміст), що міститься в ньому, передається за допомогою тих або інших знаків. Знаковість - обов'язкова властивість документа, оскільки тільки в закодованій знаками формі можна передати інформацію від комуніканту до реципієнту. Класифікації, що враховують особливості знакових засобів фіксації, передачі і сприйняття людиною інформації, відносяться до розряду формальних класифікаційних й поділяються на текстові і нетекстові документи.

У текстовому документі знаком служить алфавіт (букви) природної мови (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюлетень і т. п.). Текстові документи часто називають вербальними або словесними. Вербальний документ, як правило, існує письмово - слова (мова) закріплені на матеріальному носії умовними знаками листа. Завдяки словесному способу кодування інформації забезпечується найточніша передача значення. Саме вербальна інформація і створення мови принципово відрізняє соціальну комунікативність від біологічної.

Одним з основних видів текстового документа є письмовий документ - це частіше всього літературний документ, зміст якого виражений словесно в письмовій зафіксованій формі. Тобто синонімами терміну «текстовий документ» можуть виступати «письмовий» або літературний документ».

До письмових документів можуть бути віднесені рукописний, машинописний і друкарський документи, оскільки в них мовна інформація зафіксована за допомогою письмових знаків. А спосіб нанесення цих знаків на носії - це їх видова відмінність.

Нетекстовий документ оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних і інших немовних знаків. Сюди можна віднести: іконічний, ідеографічний, звучний і матричний документи. Їх часто називають невербальними (немовними).

Іконічний документ - той, в якому знак подібний відбиваному об'єкту (картина, малюнок, фотографія, кінофільм, діафільм, відеодиск і т. п.) Різновидом цього класу документів є документ ізографії, в якому зображення передано системою образотворчих засобів живопису, графіки, фотографії.

Ідеографічний документ - той, в якому знаком служить умовне позначення, що не відображає реальних предметів або явищ (карта, ноти, креслення). До цього класу документів відносяться картографічний і нотний документи: картографічний містить зображення особливих об'єктів - поверхні Землі або інших небесних тіл - виконані в особливій знаковій системі; а нотний документ - це запис музичного твору графічними (накреслювальними) знаками, що є особливою системою - нотним записом.

Звучний документ фіксує і передає інформацію звуками. Це так званий фонодокумент (грамплатівка, магнітний запис, музичний компакт-диск).

Матричний документ виконаний засобами «матричної мови», тобто складається з кодових осередків-матриць, за допомогою яких проводиться кодування інформації у формі, доступній для «прочитання» машиною (перфокарти, перфострічки, магнітні і оптичні диски, дискети для ЕОМ). Звучні і матричні документи відносяться до класу технічно-кодованих, містять запис, доступний для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворюючої, проекційної апаратури або комп'ютера.

Комплексний документ поєднує два або більше знакових засобів фіксації інформації (журнал «Кругозір» з музичним додатком у вигляді грамплатівки; фонетико-мовневий курс іноземної мови, що складається з підручника, компакт-диск-касети із звуковим записом тексту; комплект діапозитивів з текстом; книга з електронною нотною клавіатурою і ін.).

Класифікація документів за вимірним записом інформації

Особливістю носія інформації є й така ознака - вимір запису інформації, як місця, займаного документом (його матеріальною основою) в просторі.

За такою ознакою розрізняють одно -, двох і тривимірні (об'ємні) документи. В одновимірному середовищі запис інформації здійснюється азбукою Морзе (двійковий код) «в рядок» або в лінійній послідовності.

Проте абсолютна більшість документів - двомірна, має розмір (формат) і об'єм (кількість сторінок). В тривимірному середовищі записуються голограми і частково растровий друк (календарики з миготливим зображенням).

Класифікація документів за призначенням для сприйняття інформації

Інформація, зафіксована в документі за допомогою певних знакових засобів, може бути сприйнята людиною як безпосередньо, так і опосередковано.

За суб'єктом сприйняття семантичного змісту всі документи поділяють на читаючих людиною - вони можуть бути «прочитані» безпосередньо людиною, без спеціальних технічних засобів; і читаючих машиною - призначені для автоматичного відтворення інформації, що знаходяться в документі, за допомогою магнітофону, телевізору, принтеру, дисплею і т.д.

До читаючих людиною документів відносяться всі види видань (книга, журнал, газета і т. д.). Читаючі машиною документи - це мікрофільм, діафільм, магнітна стрічка, грамплатівка, перфокарта, перфострічка, диск, дискета, компакт-диски т.д. на читаючих машиною носіях, запис на яких здійснюється шляхом зміни структури носія.

Класифікація документів по каналу сприйняття інформації

Інформація, що міститься в документі, може сприйматися за допомогою різних органів чуття (зір, слух, дотик).

Серед знакових документів, що використовуються для запису змісту, розрізняють візуальний, тактильний, аудіальний і аудіовізуальний документи.

Візуальний - це документ, зміст якого людина (реципієнт) сприймає зором (письмові тексти, графіки, малюнки, креслення, фотографії, репродукції і т.д. на будь-якому носії, включаючи екран діапроектору, телевізору або ЕОМ). Зміст тактильного документа сприймається через дотик (книга, журнал для сліпих).

Аудіальний - це звуковий документ, зміст якого може бути сприйнятий тільки слухом (грамплатівка, магнітна фонограма, музичний компакт-диск).

Аудіовізуальний документ - той, зміст якого сприймається одночасно зором і слухом (звуковий кінофільм, озвучений діафільм, відеофільм, відеодиск, комп'ютерна технологія «мультимедіа» і т. д.).

За підрахунками фахівців, до 75% усієї інформації людина одержує через органи зору. Аудіальна інформація, складає 13% від загальної кількості інформації, що потрапляє через органи чуття людини.

Класифікація документів за ступенем їх поширеності

За ступенем поширеності розрізняють опублікований, неопублікований і непублікований документи.

Документ, призначений для широкого і багатократного використовування, що має тираж (незалежно від способу тиражування), а також вихідні дані, називають опублікованим.

Неопублікований документ містить інформацію, не призначену для широкого розповсюдження; він, як правило, не тиражується й існує в обмеженому числі машинописаних екземплярів. Представниками цього класу документів є звіт про НДР і ДКР, дисертація, інформаційна карта, депонований рукопис, препринт та ін.

До непублікованого відносять документ однократного використовування, необхідний для ухвалення конкретних управлінських рішень.

Завдяки словесному способу кодування інформації забезпечується найточніша передача значення. Значною особливістю документа є те, що інформація передається за допомогою органів чуття і знаків.

Поняття артефакту

За ознакою соціально-культурної значущості виділяють групу документів, що отримали назву артефакт (лат. arte — штучно, factus — зроблений) - документ, що володіє особливою соціально-культурною цінністю, не властивою документу в цілому.

Артефактні документи — це документні пам'ятники, в т.ч. писемності, складові частина культурного надбання країни, народу, людства, що зазвичай охороняються спеціальними законами.

Пам'ятники виступають об'єктом науки пам’ятникознавство, яка ділить їх на рухомих і нерухомих. До рухомих відносять документні пам'ятники: рукописи і старопечатні книги (манускрипти, палімпсести, інкунабули), раритети, рідкісні письмові і графічні видання, кінофотофонодокументи і т.п.

У середині 1980-х років поширення набуло поняття «Книжковий пам'ятник», що поступово стало узагальнювальним для таких понять, як «рідкісна» і «цінна книга» (особливо цінна, унікальна). Трактування цінної книги як якісної її характеристики належить И.Н. Розанову, А.И. Маркушевичу, М.Н. Куфаєву, С.А. Собольовському (XIX — почало XX ст.).

Класифікація документів за матеріалом носія інформації

За матеріалом носія інформації виділяють класи документів на штучній і природній матеріальній основі.

Основними різновидами сучасних документів на штучному носії є паперові і полімерні (полімерно-плівкові і полімерно-пластинкові) документи.

Паперовий документ – це документ, виконаний на папері або на інших матеріалах, за своїми властивостями схожими на папір (папірус, пергамент або сучасні синтетичні замінники паперу). До класу паперових документів відносять книги, журнали, газети, ноти, карти, патенти, нормативні документи та інші види видань, а також перфокарти, паперові перфострічки, фотографії.

Плівковий документ – документ, створений на плівковій основі (кіно-, діафільм, діапозитив, магнітна фонограма, документ із записом інформації для ЕОМ).

Пластинкові документи створені на пластмасовій основі (грамплатівки, диски). В окремих випадках вони створюються на металевій або скляній основі.

До винаходу штучних носіїв інформації користувалися природними матеріалами: глина, кора дерев, папірус, шкіра (пергамент), камень та інш. Проте зараз природні матеріали як носій інформації використовуються досить рідко.

Кожний документ має певну зовнішню форму свого матеріального носія. За матеріальною конструкцією носія інформації виділяють: документ листовий, кодований, картковий, стрічковий, дисковий, комбінований.

Листовий - це документ у вигляді одного або декількох листів будь-якого формату без їх скріплення (листівка, газета, плакат, географічна карта, афіша, етикетка). Листи, встановлені один на інший, утворюють стопу (колода карт, картотека, каталог). Сполучена по довжині стопа стає кодексом.

Кодексовий або блоковий документ створений у формі блоку - кодексу, тобто скріпляючи між собою по одному краю листів - сторінок (книжковий блок, альбом, атлас, журнал).

Картковий - це документ, що складається з сукупності карток або перфокарт встановленого формату (каталожна, поштова, гральна, перфорована карти; календ арик; листівка)

Стрічковий - це документ, що є безперервною смугою матеріалу із записом інформації. Стрічку можна скрутити у вигляді рулону або скласти частинами, у формі гармошки. Вона поширена як книга-ширма, шпаргалка, стрічка принтеру. До стрічкових документів відносять також перфострічку, магнітофонну, кіно, відеострічку і т.п.

Документи, що мають форму стрічки або нитки, зберігаються в барабані, котушці або касеті.

Котушка - змішаний пристрій з бічними обмежувачами, призначений для намотування носія запису або сигналограми. Касета - змінний прилад у вигляді коробки, що містить одну або дві котушки, серцевину, носій запису, що має форму диска. Барабан - пристрій, що запам'ятовує в якому носії інформації є магнітний шар на поверхні циліндра - барабана, що обертається. Бобина - котушка для намотування магнітної стрічки або кіноплівки.

Дисковий документ - носій запису інформації у формі диску, тобто скручений у спіраль послідовний ряд знаків (пластинка, диск, дискета, компакт-диск, СБ-КОМ, відеодиск). Місцем розміщення інформації є концентричні доріжки (магнітні, магнітооптичні і оптичні диски, грамплатівки). Дискета - малоформатний магнітний диск, вживаний в ПЕВМ і термінальному устаткуванні, звично на гнучкій підкладці. Диски вміщують у касету або дискасету (вид касети), носій запису або сигналограму, що має форму диска.

Комбінований документ поєднує в собі дві або більше форм носіїв інформації. Це комплект має загальну ознаку класифікації, яка не відноситься ні до змісту, ані до форми документу, й є ознакою розподілу сукупності документів за обставинами їх перебування в зовнішньому середовищі, тобто в часі й просторі. Сюди відносять: регулярність виходу у світ, місце і час появи документу в зовнішньому середовищі тощо.

Класифікація документів по регулярності виходу у світ

За регулярністю виходу у світ виділяють періодичні документи, що виходять через певні проміжки часу нумерованими або датованими, однотипно оформленими випусками, і неперіодичні документи, що виходять в світ однократно і не мають продовження. За такою класифікацією розрізняють щорічник, щомісячник, тижневик, і т.п. До періодичних документів відносяться: газета, журнал, бюлетень, календар, експрес-інформація, серійні і продовжувані видання. Неперіодичні документи складають книги, брошури, альбоми, карти, афіші, плакати, перфострічки, перфокарти, оптичні диски, дискети, грамплатівки і т.п.

За часом появи документа в зовнішньому середовищі розрізняють оригінал і копію.

Оригінал - це справжній документ. У видавничій справі – це видання, що пройшло редакційно-видавничу обробку, підписане в набір або друк відповідальними особами видавництва і підготовлене до здачі на поліграфічне підприємство для виготовлення друкарської форми. В процесі копіювання оригінал - справжній документ, що піддається відтворенню або розмноженню.

Копія документу - документ, що відтворює інформацію іншого документу та всі його зовнішні ознаки або частину їх. Під зовнішніми ознаками розуміються ознаки, що характеризують спосіб фіксації інформації, носій, фізичне полягання, розмір документа, елементи його правового, видавничого, діловодного, художнього оформлення. Всі раніше видані екземпляри одного тиражу книги - оригінали, їх перевидання (передрук, ксерокопії) - копії.

Класифікація документів за місцем походження

За місцем походження і домінуючої території розповсюдження розрізняють

• місцевий документ (в межах однієї області, міста, одного або декількох районів, підприємства, установи,господарства або учбового закладу);

• регіональний документ - що вийшов і поширюваний в межах декількох областей або автономної республіки (Крим);

• національний або загальнодержавний ( в масштабах України - Всеукраїнський)

• зарубіжний або іноземний (що вийшов або надрукований за кордоном).

Регулярний вихід у світ періодичних і неперіодичних дало нам своєчасне одержання інформації.

Типологізація документів

Типологія документу - це віднесення його до певного типу за сукупністю ознак. Типологічний критерій також може бути встановлений в основу організації класифікаційних рядів документів.

Найбільш суттєві ознаки для типологізації документів - це цільове призначення документу, читацька адреса, характер інформації або стиль викладу (жанр) твору і ін.

Цільове призначення документу - це обумовленість його потребами тієї або іншої сфери суспільної діяльності: науки, виробництва, утворення, управління і т.д. Цільове призначення тісно пов'язано із специфічними функціями, що виконуються окремим документом або сукупністю документів. Так, метою випуску документу може бути первинний виклад результатів наукового дослідження, популяризація наукових знань, систематизація знань в цілях навчання, полегшення пошуку необхідних фактичних відомостей як загального, так і спеціального характеру, віддзеркалення творчої спадщини письменника і т.п.

У основу класифікації можна покласти типологізацію документів за наступними функціонально-цільовими установками:

• забезпечення управління суспільством (офіційний документ);

• забезпечення науковою інформацією суспільства (науковий документ);

• забезпечення популяризації досягнень науки, техніка, виробництва, їх історії (науково-популярний документ);

• забезпечення процесу навчання і виховання (навчальний документ);

• забезпечення виробництва (виробничий документ);

• забезпечення суспільства довідковими даними (довідковий документ);

• забезпечення вторинною інформацією суспільства про зміст джерел первинної інформації (інформаційний документ);

• забезпечення ознайомлення суспільства із змістом художніх творів (літературно-художній документ).

Цільове призначення - найважливіша характеристика, що в значній мірі визначає його форму, композицію, стиль викладу.

Тісно пов’язана з цільовим призначенням читацька адреса документу. Читацьке призначення документу – це призначення документа читачу певного віку, рівня загальної і професійної підготовки. Так, науковий документ розрахований переважно на науковців, навчальний – на школярів, студентів тощо. Читацьке призначення визначає багато характеристик документу. Воно покликане забезпечити відповідність змісту і форми документу певній читацькій групі.

Залежно від читацької адреси всі документи поділяються на дві великі групи: 1) за віком – документи, призначені для дорослих, дітей і юнацтва; 2) за рівнем загальної і професійної освіти – документи, призначені для читачів – фахівців і неспеціалістів, що тільки навчаються. Окремі типи документів мають універсальну читацьку адресу.

Важлива ознака, що дозволяє виділити типологічні риси документа – це характер інформації, що включаю глибину розробки проблеми, предмет повідомлення, стиль викладу матеріалу, ступінь науковості, нормативності.

Більшість цих ознак утворює поняття «форма повідомлення (творів)», весь масив яких ділиться на великі, середні і малі форми. Зокрема, до великих форм художніх творів відносять роман, драму, епос; нехудожніх – монотвір. Останнє може бути випущене у формі збірки, що містить ряд творів. Середні форми художніх творів повість, поема, нехудожніх – стаття, нарис. Малі форми – розповідь, повість, поема, вірш, реферат, тези, огляд, експрес – інформація.

Способи документування документів та їх види

За способом документування (або закріплення інформації на носії) виділяють рукописний, друкарський, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний і електронний документи.

Рукописний - це письмовий документ, при створенні якого знаки листа наносяться від руки. В цьому значенні рукописом або рукописним документом можна назвати не тільки словесний текст, записаний «від руки», але і витвір образотворчого мистецтва, а також креслення або карту. До рукописів відносять також документи, оформлені засобами машинопису (за допомогою пишучої машинки ) або ЕОМ (за допомогою принтера). До рукописних документів відносять: звіт про НДР і ДКР, депонований рукопис, дисертацію та інш.

Друкарський - це документ, виготовлений поліграфічним або іншим способом (набірним, засобами оперативної поліграфії, копіювально-розмножувальною технікою, засобами друку ЕОМ і ін.). Такі документи випускаються видавництвами або друкарнями. На друкарському документі запис інформації проводиться, головним чином, шляхом нанесення барвистого шару на його поверхню. Але може бути застосований і інший спосіб: тиснення або видавлювання знаків шрифту Л. Брайля в книгах для сліпих. У наш час друкарський документ - найпоширеніший клас документів: він включає книги, брошури, газети, журнали, календарі, мапи і т.п. Такі документи часто називають творами друку або виданнями.

Механічний - це документ, запис інформації на якому здійснюється механічним способом: шляхом вирізування різцем канавки на поверхні рухомого носія (грамплатівки, фонографічні вали) або шляхом пробивки перфорації за допомогою перфоратора (перфокарти, перфострічки) і т.п.

Магнітний - це документ, запис інформації на якому здійснюється шляхом зміни магнітного полягання поверхні носія під впливом магнітного поля. До магнітного документа відносяться магнітні стрічки, диски або дискети для ЕОМ, відеодиски і т.п.

Фотографічний - це образотворчий документ, створений фотографічним способом, заснованим на зміні оптичної густини ділянок фотоматеріалу (фото, кіноплівка, фотопапір) під впливом світлового або електронного променя, інтенсивність і форма якого змінюються відповідно до записуваного сигналу (фотографії, діафільми, діапозитиви, кінофільми, мікрофільми).

Оптичний - це документ, запис інформації на якому здійснений сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання (компакт-диск, СБ-КОМ, фонодокументи з оптичним записом, що постійне запам'ятовує пристрій (ПЗП)).

Лазерний - це документ, запис і читання інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променю (оптичний диск, СБ-КОМ, компакт-диск, голограма).

Формується ще один самостійний клас документів - електронний документ як сукупність даних в пам'яті ЕОМ. Це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ. Основним способом документування тут виступає не писемність, а екранізація, заснована не на лінійному, тобто витягнутому в рядок листі, а на тимчасовому потоці екранних зображень (електронна книга, електронний журнал, диск). Відтворення тексту ЕОМ здійснюється двома шляхами: зображення його на екрані дисплею або у вигляді текстового роздруку.

Документи, в яких інформація зафіксована в «явному», але «нечитабельному» вигляді, а також ряд дискретних носіїв, для введення в пам'ять ЕОМ (і читання її за допомогою пристроїв декодування), а саме: магнітна плівка, магнітні диски (дискети), відеодиски і ін. - відносяться до т.з. документів на новітніх носіях інформації. Для сприйняття їх змісту, як правило, використовуються технічні засоби.

Друга атрибутивна складова документа - його речовинна (субстанціональна) форма, матеріальна основа носія інформації, особливості якого складають другу групу щодо самостійних підстав розподілу документів на види і підвиди за матеріалом носія інформації, за матеріальною конструкцією тощо.

Способи документування в даний час стали найпоширеніші друкарським документом.

Типи класифікацій

Бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК)

Філософсько-методологічна основа ББК. Як і більшість сучасних класифікацій, ББК ієрархічна комбінаційна система. Головна її відмінність від інших бібліотечно-бібліографічних класифікацій у методологічній основі. Основу ББК становить класифікація наук, побудована за принципами діалектичного матеріалізму, які заклав Ф. Енгельс. Ф. Енгельс обґрунтував поділ усіх наук на науки про природу, суспільство і мислення, розробив послідовність природничих наук. Подальший розвиток науки вніс зміни в загальну схему Енгельса, але сам принцип класифікації наук за формами руху матерії зберіг своє значення до нашого часу.

Основний ряд ББК, побудований відповідно до положень діалектико-матеріалістичної класифікації наук, розпочинається циклом наук про природу. До цього циклу входять чотири комплекси наук: фізико-математичні, хімічні, науки про Землю, біологічні науки. Комплекси розташовані в такій послідовності: від наук, що вивчають неживу природу, до наук про живу природу; згідно з формами руху матерії: від простих форм руху до складних. Цикл розпочинає математика, хоч вона й не вивчає якусь форму руху і не є природничою наукою. Це наука про кількісні та функціональні відношення, просторові форми. Її методи використовуються в усіх галузях знання, але, оскільки найширше ними користуються в природничо-наукових дослідженнях, у техніці, математику умовно зараховано до циклу природознавства.

Цикл прикладних наук посідає місце між циклами природничих і суспільних наук, оскільки він поєднує науки про закони і засоби впливу людини на природу, про використання законів і сил природи на користь суспільного розвитку. Галузі прикладного знання розташовані в такій послідовності: техніка, сільське і лісове господарство, медицина. Така послідовність зумовлена, по-перше, тим, що техніка є провідною серед галузей прикладних знань і обслуговує основну галузь матеріального виробництва — промисловість. Крім того, порядок наук відповідає загальним принципам побудови основного ряду: спочатку розташовані науки, пов'язані з формами руху в неживій природі — техніка, потім у живій — сільськогосподарські та лісогосподарські науки, які мають справу з менш складними організмами, і медичні науки, що мають справу з найскладнішим організмом — організмом людини.

Цикл суспільних і гуманітарних наук побудовано відповідно до філософського вчення про базис і надбудову. Проте на першому місці в циклі стоїть історія як наука, яка вивчає життя суспільства всебічно. Потім ідуть науки, що вивчають окремі сторони життя суспільства: перше місце серед них посідають економіка й економічні науки, які вивчають економічний базис, далі йдуть відділи, призначені для наук, що вивчають різні форми суспільної свідомості, які входять до надбудови: політичні, юридичні та інш. Відділи політики, юриспруденції, військової справи групують документи про соціальну надбудову, яка більшою мірою залежить від економічного базису. Разом з відділом економіки вони створюють соціально-економічну частину циклу. Далі розташовуються відділи, які групують документи про ідеологічну надбудову і про ті форми громадської свідомості, що входять до цієї надбудови. У першому відділі цієї групи збираються документи, які висвітлюють загальні питання культури, наукознавства, освіти тощо. Далі йдуть відділи, присвячені художній творчості як одному з проявів духовної культури — це літературознавство і мистецтвознавство, причому передує їм відділ мовознавства, оскільки мова — це основа багатьох видів художньої творчості.

Громадська свідомість, яка виступає у формі філософських, а також релігійних і атеїстичних вчень, є ідеологією, що найбільш віддалена від економічної основи суспільства, тому відповідні відділи розташовуються в кінці циклу. Закінчує ряд галузевих відділів наука про мислення — психологія. Останнім відділом основного ряду є відділ для документів універсального змісту.

Різні варіанти таблиць ББК мають різну кількість відділів в основному ряді класифікації відповідно до прийнятої індексації, але загальна послідовність галузей знання і наук усюди однакова.

Універсальна десяткова класифікація (УДК)

УДК використовується в Україні з 1962 р., коли були створені органи науково-технічної інформації. Відсутність на той час в СРСР єдиної класифікації гальмувала розвиток інформаційної діяльності, що особливо позначалося на науково-технічній інформації. Міжнародний характер УДК, її стабільність, високий науковий рівень, постійне вдосконалення під егідою авторитетного міжнародного центру давало змогу з її введенням уникнути труднощів у становленні органів НТІ в країні. Тому в науково-технічних видавництвах, редакціях журналів, органах НТІ, технічних бібліотеках була запроваджена УДК як обов'язкова для систематизації документів з природничих і прикладних наук, її почали застосовувати також патентні служби, науково-технічні архіви, установи, пов'язані з організацією наукової діяльності тощо. Проте тривалий час застосування її було обмежене з ідеологічних причин. За наших часів УДК набуває великого поширення. Багато технічних бібліотек використовують УДК і в систематизації документів суспільно-економічної тематики, на застосування УДК перейшли бібліографічні установи, зокрема Книжкова палата. Більш ефективному впровадженню УДК в нашій країні сприяє публікація українською мовою еталона класифікації, здійснена Книжковою палатою України.

За структурою УДК — ієрархічна комбінаційна класифікаційна система, яка містить основну таблицю, допоміжні таблиці й абетково-предметний покажчик. До її основного ряду входять такі класи:

1. Загальний відділ;

2. Філософія. Психологія;

3. Релігія. Теологія;

4. Суспільні науки. Статистика. Політика. Економіка. Торгівля. Право. Уряд. Військова справа. Добробут. Страхування. Освіта. Фольклор;

5. Вільний з 1962 р.;

6. Математика та природничі науки;

7. Прикладні науки. Медицина. Технологія;

8. Мистецтво. Декоративно-прикладне мистецтво. Ігри. Спорт;

9. Мова. Мовознавство. Література;

10. Географія. Біографії. Історія.

У загальному відділі збираються документи загального і міжгалузевого характеру: наука і культура в цілому, організація розумової праці, преса і документація, бібліотечно-бібліографічна справа, енциклопедії та журнали загального характеру. Неабияких труднощів при роботі з УДК завдає нерівномірність насиченості класів. Так, на класи природничих і прикладних знань припадає більше 70 % ділень таблиць, хоча вони займають лише два основних класи (5 і 6). Звідси занадто довгі індекси в цих класах.

У наш час УДК стали сприймати не як наукову бібліотечно-бібліографічну класифікацію, а як систему умовного кодування інформації. Міжнародне визнання УДК отримала не стільки завдяки своєму змісту, скільки завдяки технічним прийомам і засобам, що використані в ній, і, передусім, своїй індексації.

Проте типів класифікації можна назвати ще декілька. Вже зараз їх налічується близько 300. Серед них: класифікація документу за ступенем густини інформації в одиниці обсягу документа, за об'ємом, складом основного тексту, структурою, мовою, хронологією, соціально-культурною цінністю документу і т.д. Крім того, кожний вид документу, виділений у самостійний класифікаційний ряд, має власну внутрішню диференціацію, що враховує специфіку того або іншого документа, а також задачі відповідної сфери документарно-комунікаційної діяльності.

Іі.6. Соціальна документно-комунікативна система

Поняття «комунікативність» як науковий термін і галузь дослідження своїм другим народженням зобов’язана XX століттю. Походить воно від латинського соmmunicatio - повідомлення, передача, бесіда, розмова. Словники свідчать, що вивчення проблем комунікації започатковано ще за часів Платона.

Комунікативність є процесом передачі інформації між суб’єктами соціальної сфери суспільства.

У сучасних умовах суспільство стало більш залежним від комунікативності. Комунікативність стає об'єктом дослідження, оскільки від рівня нашого знання цих процесів залежать наші результати. Система ієрархічної комунікативності, де головним компонентом був наказ, стала мінятися на систему демократичної комунікативності, де основою стає переконання.

Лауреат Нобелівської премії К. Гэлбрейт вважав, що феноменом є переміщення інформації з пасивних на активні позиції, коли людина хоче бути почутим. Теорія комунікативності визначає зв'язки між населенням і владою, між фірмою і клієнтом, між заводом і споживачем.

Документно-комунікативна діяльність сприяє існуванню та розвитку суспільства. З розвитком прогресу, ускладненням інформаційних потреб постійно зростають обсяги документних ресурсів та темпи їх доведення до користувачів. Основними факторами оптимізації їх функціонування є впровадження та удосконалення засобів документування і розповсюдження інформації .

Актуальними проблемами організації та модифікації інформаційних ресурсів займалися відомі фахівці документної справи: Дж. Солтон, Л.Й.Костенко, А.А.Соляник, В.І.Терешин, Н.М. Кушнаренко та інші. Особливу увагу приділено значенню ефективного функціонування документних комунікацій та їх розподілення за сферою побутування.

Об’єктом дослідження є документно-комунікативна діяльність, що відбувається в соціальних інститутах, а також функції, значення, новітні аспекти функціонування цих комунікацій у зв’язку з інтеграцією суспільства на європейський рівень.

Сутність документної комунікативності (ДК)

Документною називається комунікативність, яка опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома або більше учасниками комунікаційного процесу. Документна комунікативність є підсистемою соціальної.

Документ виникає та існує в документно-комунікативному процесі, Передача документної інформації в суспільстві називається соціальною ДК. Її відправником та отримувачем є людина або група людей, суспільство в цілому. Найпростіша модель документної комунікативності в суспільстві виглядає таким чином:

Між комунікантом і реципієнтом встановлюється канал комунікативності, без якого зв'язок неможливий. Документну комунікативність можна вважати здійсненою тільки в тому випадку, коли реципієнт (отримувач) отримав закодовану інформацію та декодував її.

Місце документа в соціальній документній комунікативності обумовлено його функцією передачі повідомлення від комуніканта до реципієнта. Будь-який документ як елемент документної комунікативності можна охарактеризувати по формулі «хто, що, по якому каналу, кому, з якою ефективністю повідомляє». Цей перелік питань став відомим як «формула Ласвелла». Часто її зменшують до мінімуму: «хто, про що, кому».

Документно – комунікативна система обслуговує без виключення всі сфери людської діяльності. Ця система включає в себе цілий ряд спеціально створених суспільних інститутів: редакційно – видавнича справа, науково – інформаційна та бібліографічна діяльність та ін. сформульовані відповідні документні структури: бібліотеки, інформаційні центри, редакції газет і журналів, видавництва, архіви тощо.

Жодна з видів комунікації не може існувати без бар'єрів, що перешкоджають її руху. Виділяють чотири бар’єра руху комунікативності, що характерні документній комунікативності в суспільстві: технічний, міжмовний, соціальний та психологічний.

Суть технічного бар’єру полягає в недоступності потрібних документів для реципієнта. Це завдання адресного пошуку. Проблема семантичного пошуку інформації виникає, якщо реципієнт спроможний сформулювати лише тему без необхідних уточнень та джерел. Психологічний бар’єр при сприйнятті документів виникає внаслідок нерозуміння реципієнтом його змісту, суті, замислу тощо. Соціальними бар’єрами є також цензура, погодження, затвердження документації. Міжмовний бар’єр полягає в можливості використання в документах різних мов, оскільки документ створюється, в першу чергу, для побутування в «своїй країні», відповідно, країна, що потребує ознайомлення з певним видом документу має перекласти його на необхідну мову будь-яким способом (можливе використання словників, комп’ютерних програм – перекладачів, ін.), і тільки за цих обставин, відповідно, ознайомитися з цим документом.

У дослідженнях необхідним є визначення типів документної комунікативності на регіональному рівні, яка є основою управління єдиним соціально-економічним комплексом, що має потребу в інтеграції інформаційної, аналітичної, експертної, прогнозної складових роботи всіх служб і регіональних органів державної влади.

За функціями документна комунікативність є складовою наступних видів інфраструктури: виробнича (комунальне господарство, транспортні мережі тощо), соціальна (соціально-побутова та соціально-духовна), ринково-інституційна (державно-регулятивна, управлінська тощо).

На сучасному етапі розвитку України, як незалежної та суверенної держави, документні механізми комунікативності перевтілюються в найсучаснішу європейську форму – електронний документообіг, що функціонує майже на всіх рівнях інфраструктури регіону (бібліотеки, інтернет-кафе, адміністрації, управління та ін.)

Документний фонд як джерело документної комунікативності суспільства

Документ є основним елементом фондів бібліотек, інформаційних центрів, архівів, музеїв та інших структур, діяльність яких пов’язана з документами. В сукупності вони складають документні потоки, масиви, ресурси, фонди України.

Документний потік (ДП) - організована маса документів (первинних і/або вторинних), що функціонують (створюваних, розповсюджуваному й використовуваних) у соціальному середовищі. ДП визначається як змінювану безліч документів, що перебуває в русі, динаміці. ДП характеризується інтенсивністю, що виражається кількістю одиниць в одиницю часу.

Документний масив (ДМ) - певна незмінна в часі маса документів. ДМ характеризується кількістю одиниць (видань, публікацій, обліку, зберігання тощо).

Документні ресурси (ДР) - це відносно впорядкована безліч документів, що слугують засобом або об'єктом документообігу (руху документів) або поповнення документного фонду. Це документні ресурси установ, книжкових видавництв, редакцій газет, журналів і виробничих об'єднань тощо.

Документний фонд (ДФ) - це сукупність документів, які охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються та використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, та ін. закладах даного типу. Залежно від установи, спеціально зайнятої збереженням документів та організацією користування ними, розрізняють документний фонд бібліотеки, архіву, музею, та ін.

Кожний з вищезазначених фондів спеціалізується на придбанні переважно будь-якого одного виду. Інформаційні центри надають перевагу науковим, інформаційним документам; архіви - текстовим документам, які несуть ретроспективну інформацію, яка існує в єдиному екземплярі; музеї - найбільш цінним в речовому відношенні документам - пам’яткам історії та культури. Лише бібліотечний фонд в цьому відношенні відрізняється універсальністю. Тут зберігаються документи незалежно від їх типу та виду, матеріальної основи та форми. Значення має тільки соціально - значущий зміст документа.

Документні фонди виконують ряд загальних завдань і функцій. Наприклад, рукописні, депозитарні фонди в бібліотеках виконують ту ж функцію, що й архіви. Бібліотечний фонд є в будь-якій іншій документній системі ( в архіві, музеї та ін.). В той же час в бібліотеці може бути музейні книги ( музейний фонд), архів, інформаційний центр та ін. Різниця між ними полягає в тому, що кожний ДФ підкорюється завданням тієї установи, в якому він функціонує. Наприклад, книга існує перш за все для читання, але поміщена в музейний фонд вона стає експонатом, що призначений не для читання. Будучи частиною експозиції, книга підкорюється правилам експозиційної діяльності. На відміну від бібліотечної, музейну книгу не видають додому, безпосередній доступ до неї обмежений.

Усі ДФ є впорядкованими масивами документів. Їх споріднює єдність технологічних процесів формування фондів, схожість процесів комплектування, обробки, збереження, використання спільність нормативно – виробничої документації, схожість автоматизації та комп’ютеризації науково – виробничих процесів, та ін. Але наявні суттєві різниці, залежно від виду ДФ.

Виникнення кожного документного фонду обумовлено потребами суспільства, багатоплановість яких призвело до диференціації та спеціалізації фондів, виокремленню їх соціальних функцій, необхідністю координованого формування та взаємовикористання фондів.

Документна комунікативність,

що відбувається в органах державного управління України

Основу документної комунікативності, що відбувається в сфері державного управління в Україні, складає організаційно-розпорядча документація (ОРД).

ОРД – це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління. Вона призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм організацій і підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності.

Порядок створення, оформлення та застосування основних груп організаційно-розпорядчих документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру.

Загальна і найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Основна ознака, яка дає можливість виокремити розпорядчі документи в особливу групу - юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами.

Підставами для створення розпорядчих документів є:

• закони Верховної Ради України, укази Президента України;

• постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

• вказівки вищих органів державної влади й управління;

• діяльність органів управління, передбачена нормативними актами, положеннями, статутами тощо;

• інші підстави, що викликають потребу в правовому регулюванні роботи апарату управління.

Усі документи, що входять до організаційно-розпорядчих, умовно можна поділити на п'ять груп:

1. організаційні - документи, що закріплюють функції та обов'язки протягом тривалого часу (положення, статути, інструкції, правила тощо);

2. розпорядчі - документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво на певному рівні (постанови, рішення, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали тощо);

3. довідково-інформаційні - документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, служать підставою для прийняття розпорядчих документів (довідки, протоколи, огляди, доповідні, пояснювальні та службові записки, службові листи, звіти, доповіді, акти, договори, плани робіт, телеграми, оголошення тощо);

4. документи з кадрових питань - документи, що містять інформацію про особовий склад установи, зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах, анкетах тощо;

5. особисті офіційні - документи, за допомогою яких одні особи висловлюють свої пропозиції, скарги, передають повноваження іншим щодо отримання документів, грошей тощо, закріплюють свої права перед державою, установою чи особою. Це доручення, заповіти, заяви (позовні, про призначення допомоги, до житлово-комунальних органів, про відшкодування збитків від злочину), розписки тощо.

За допомогою організаційно-розпорядчої документації здійснюється комунікативність між органами державної влади як по вертикалі так і по горизонталі.

У даному аспекті документна комунікативність визначається як локальна, тобто орієнтована 6езпосередньо на визначену організацію, на методи і засо6и побудови внутрішніх взаємозв'язків процесів. Часто її називають документний потік.

Продуктом документного продуктування державного службовця має бути реалізація нормативно-правових документів щодо задоволення потреб суспільства, забезпечення основних прав і свобод громадян, послідовний і сталий розвиток країни та поступове входження її до європейської спільноти.

Сучасні типи організаційних структур управління залежно вiд характеру зв’язків між органами розрізняються на: лінійну, лінійно-функціональну, матричну, дивізіональну, мережеву. Враховуючи переваги та недоліки того чи іншого типу, нео6хідно зазначити те, що структура управління визначається конкретними соціально-економічними умовами та особливостями території побутування.

Важливу роль в оптимізації діяльності підприємства будь-якого розміру і профілю діяльності грають сучасні системи електронного документообігу.

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг". За цим законом визначаються основні поняття:

Електронний документ (ЕД)- документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Електронний документообіг (ОЕД) (обіг електронних документів) - сукупність процесів утворення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Усі документи, роботу з якими необхідно автоматизувати, розподіляються на основні види залежно від їх призначення, прив'язки до завдань i доступу до них співробітників функціональних служб. Наприклад, створюється вид документів "Розпорядження по штату установи", в який увійдуть, наприклад, "Розпорядження про затвердження посадових інструкцій", "Розпорядження про зміну посадових інструкцій", "Розпорядження по затвердженню структури управлінь i відділів". У цьому випадку єдиною ознакою є призначення документів. До окремого виду можна віднести «Вхідну кореспонденцію». Призначення документів може бути зовсім різним, але при цьому їх об'єднує характер інформації - це завжди інформація на матеріальному носії, що поступає ззовні. Таким же чином розподіляються на види всі документи, що циркулюють в установі. Ступінь загальності визначається залежно вiд конкретних потреб. Розподіл на види дозволить вести наскрізну нумерацію (ідентифікацію) документів у межах одного виду. Об'єднання документів у види виконується за критеріями, що визначають їх спільність. Але при цьому в межах одного виду документи можуть мати значну кількість вiдмiннocтeй, тому в окремому виду документи розподіляються на підгрупи. Наприклад, вхідна кореспонденція може маги такі варіанти: «Розпорядження обласної державної адміністрації, "Листи відділів i управлінь обласної державної aдмiнicтpaцiї" тoщo. Фopмyвaння лoгiчнoї cтpyктypи спеціалізованих варіантів доцільно співвіднести зi структурою вищестоящої установи або з функціональними напрямами діяльності ії пiдpoздiлiв.

Важливим аспектом документно-комунікативної системи є створення i функціонування реєстрів документів, що формуються у вигляді таблиць, упорядкованих по ключових полях документів за певний період, якi відповідають певним критеріям. Фактичним відображенням документа в реєстрі є електронна форма (картка), в яку вносяться елементи інформації в структурованому вигляді, що вiдпoвiдають кожному реальному документові. Кожний документ має певну визначену структуру, тобто набір параметрів: склад реквізитів документа та їх кiлькicть; взаємне розташування реквізитів; правила формування значень реквізитів.

Ключовими полями кожного документа є його дата реєстрації і реєстраційний номер. Кожному реквізиту документа може бути визначене відповідне його призначення. Основне призначення документів - підтвердження, обґрунтування та супровід адміністративних, господарчих, фінансових та інших операцій, що проходять у державній установі, реєстрація фактів їх виконання.

РОЗДІЛ ІІІ

ТЕМА: ХАРАКТЕРИСТИКА ОКРЕМИХ ВИДІВ Й ТИПІВ ДОКУМЕНТІВ

Зміст:

ІІІ.1. ДОКУМЕНТИ ОФІЦІЙНОГО ПОХОДЖЕННЯ.

ІІІ.2. ВИДАННЯ ЯК ВИД ДОКУМЕНТА.

ІІІ.3. ІДЕОГРАФІЧНІ ТА ІКОНІЧНІ ДОКУМЕНТИ.

Ключові слова: документація офіційного походження, первинні документи, вторинні документи, документна систематика; базові інфраструктурні, дисциплінарні (галузеві) види документації, управлінська документація, організаційно-розпорядча документація, нормативно-правова документація, інформаційна документація, основна галузева документація, виробничо-прикладна документація, наукова документація, праводілова документація, навчальна документація; економічна, наукова система документації; бізнес-план, контракт, зовнішньо-торгівельні та інші комерційні документи; дисертація, бібліографічний огляд, автореферат, переклади іноземної та вітчизняної наукової документації, препринт, депонований рукопис, депонування; нормативні та патентні документи, нормативний документ, стандартизація, стандарт, патентний документ, патентна документація, патент; видання, періодичне видання, книга, ксилографія, інкунабула, поліграфія, високий друк, глибокий друк, плоский друк, літографія, фототипія, книжковий блок, палітурка, каптал, кант, форзац, верстка, авантитул, титул, контртитул, а в деяких випадках шмуцтитул та фронти спис, колонцифри, колон лінійки, колонтитули, сигнатура та норма, апарат видання, зміст, покажчик, колонтитули, анотація, реферат, вступна стаття, передмова автора, редактора чи видавництва, післямова, бібліографічні посилання, книжкові бібліографічні списки та покажчики, художні та дитячі книжки, підручники, навчальні посібники, довідники, довідкові та промислово-інструктивні книжки, періодичні та продовжувані видання, серіальне видання, газета, журнал, бюлетень, календар; масові і соціальні журнали, збірник, експрес-інформація, ідеографічні документи; картографічні, музичні, іконографічні, ізографічні, аудіовізуальні документи; карта, атлас, глобус; музика, музична інформація, ноти, нотний друк, партитура, партія, дирекціон, клавір; ізографічний документ, альбоми, фото видання, атласи креслень, художньо-образотворчі документи, листівка, аудіовізуальні, фотодокументи, фотодокументи, візуальні документи.

Цілі та завдання вивчення розділу: Успішне вивчення розділу дозволяє знати види й типи документів, визначати їх особливості та відмінності, володіти ключовими поняттями.

Методичні рекомендації до вивчення Розділу ІІІ:

При вивченні Розділу ІІІ необхідно зупинитися на основних поняттях, виділених жирним шрифтом, звернути увагу на основні джерела вивчення предмета.

Інструкція щодо діяльності студента:

• Прочитайте та законспектуйте основні положення.

• Складіть таблицю-прикладів видів документів офіційного походження.

Увага: оцінюється 10 прикладів документів

• Дайте відповіді на запитання:

1. Як співвідносяться поняття «управлінська інформація» та «управлінська документація».

2. Охарактеризуйте специфічні особливості й основні етапи розвитку документації офіційного походження.

3. Дайте характеристику основних видів економічної системи документації.

4. В чому різниця між нормативними і патентними документами?

5. На основі пошуку в мережі Інтернет та в каталозі НБУ ім.. В.І. Вернадцького підготуйте бібліографічний список авторефератів дисертацій з документознавства та споріднених наук, які були захищені в Україні за період 2005-2010 роки.

6. Зробіть порівняльний аналіз понять «службовий документ», «управлінський документ», «науковий документ».

7. Дайте порівняльну характеристику термінам «препринт» та «депонований рукопис».

8. Запропонуйте власну схему класифікації видань за формально-видавничими ознаками.

9. Що ви можете сказати про майбутнє видання?

10. У чому полягає специфіка нетекстових документів?

11. Назвіть характерні риси картографічних документів.

12. Зазначте основні характеристики музичного документа.

13. Проаналізуйте нотний документ як основний різновид музичного документа.

14. Дайте визначення поняттям «аудіовізуальний твір», «аудіовізуальний документ», «аудіовізуальні засоби».

Тема: характеристика окремих видів й типів документів ііі.1. Документи офіційного походження

Документація офіційного походження – це службові документи, що необхідні для вирішення безпосередньо управлінських та інших рішень.

Вони містять як первинні вихідні фактичні відомості, показники тощо, так і вторинну інформацію, яка отримується за рахунок аналітико-синтетичної переробки первинних даних.

Первинні документи мають переважно нові технічні відомості, які є результатом практичної, науково—дослідної, та проектно-конструкторської діяльності або нове розуміння відомих ідей і фактів.

Вторинні документи – це в більшості оглядові, аналітичні, реферативні та бібліографічні документи.

До систем документації офіційного походження відносять перш за все економічну (господарську), наукову, навчальну, законодавчу, судову, нотаріальну, військово-оборонну, громадсько-політичну, цивільно-реєстраційну документацію, а також документацію органів внутрішніх і зовнішніх справ, систем охорони здоров’я, культури, туризму та іншу базову документацію.

До системи документації офіційного походження відноситься великий блок інфраструктурних (функціональних) систем документації: управлінської, нормативної, інформаційної. За оцінкою експертів в управлінській сфері нині існує більш сорока функціональних систем документації.

Кожна установа, підприємство, корпорація, окремо господарство має свій певний набір функціональних підсистем документації і видів документів, сукупність яких складає її документацій ний фонд. У корпоративній системі документації може бути об’єднано ряд функціональних систем, які, в цьому випадку, стають підсистемами.

Із сукупності документації офіційного походження складається загальнодержавна система документації.

Класифікації систем документації офіційного походження

Проблема класифікації документів офіційного походження вперше була висвітлена російським науковцем проф. К. Г. Мітяєвим у середині 1960-х років. Потреба в розподілі документів на окремі групи та системи документації були розглянуті ним у нерозривному зв’язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів.

Упровадження комп’ютерної техніки, створення уніфікованих форм документів та систем документації на початку 1980-х рр. спричинили формування окремого напряму - документної систематики. Дослідженням цього напряму займалася російська вчена А. М. Сокова. Для побудови систем документації вона обрала вид документа як об’єктивно існуючу групу документів, що характеризується єдністю функцій в соціальному середовищі, єдністю номіналу та єдністю часу, в якому він існує. Ця система реалізована певною мірою в Державному класифікаторі управлінської документації.

Типологічна схема документації А.М. Сокової є схемою розподілу документів за систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів, поділ систем документації на функціональні та міжфункціональні, а також особливості їх існування в галузевих документальних системах.

Проф. С. Г. Кулешов усі системи документації офіційного походження поділяє на базові, інфраструктурні та дисциплінарні.

Базові - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, економічна сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо) та спрямовані на забезпечення такого функціонування.

Інфраструктурні види документації функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо. Цей блок включає управлінські, нормативні та інформаційні групи документів.

Дисциплінарні (галузеві) види документації, утворилися в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань.

Класифікація документів у межах цього блоку за проф. С. Г. Кулєшовим здійснюється за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні (будівельну, транспортну, енергетичну, машинобудівну, житлово-комунальну), гуманітарні (соціологічну, екологічну, етнографічну) та природничі (геологічну, картографічну, мете реологічну).

Прикладом урахування потреб практичної діяльності установ являються нормативні документи (переліки, стандарти, класифікатори, номенклатури).

Нормативно-методичний посібник «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» класифікує види документів за сферами соціальної діяльності та їх окремими напрямами. Документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються з умовним поділом їх на: - документи, що утворюються в управлінській діяльності (частина 1); - документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина 2).

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ. Створена на основі Переліку номенклатура справ визначає загальні принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів.

Дещо інший приклад ілюструє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) – ДК 010–98. Це нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів документації. Системи документації, що викладені в ньому згруповані під назвами звітно-статистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовнішньоторговельна тощо, віднесені відповідно до управлінської документації.

За рівнем важливості, відповідно до вимог міжнародного стандарту ISO, можна виділити чотири ієрархічні рівні документації, що функціонують в установі:

1. Рівень А - Основоположні документи:

- документи, які встановлюють загальні вимоги по установі до випуску продукції та наданню послуг;

- положення щодо мети існування установи, її політика та місія;

- показники розвитку основних фондів

2. Рівень В - Управлінські документи:

- організаційно-розпорядча документація : документи, що визначають основні функціональні напрями діяльності установи, керівництво з систем менеджменту, перспективні плани, положення про підрозділи, порядок їх взаємодії, функціональні повноваження працівників, розподіл обов’язків між співробітниками, плани проведення контролюючих заходів та тощо

3. Рівень С - Робочі документи:

- інструкції з експлуатації механізмів та обладнання, з ведення діловодства, правила внутрішнього розпорядку, техніки безпеки, схеми технологічних процесів, графіки виконання робіт, креслення окремих вузлів, акти результатів технологічних випробувань тощо

4. Рівень D - Записи:

- звіти про виконану роботу: акти проведення випробувань, акти прийому обладнання в експлуатацію, протоколи контрольних вимірів, протоколи перевірки знань, звіти про виготовлення продукції чи здійснення послуг, журнали оперативного контролю проведених заходів

Види документації установи

Управлінська документація

Більшу частину документаційного фонду установи складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об’єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов’язаних офіційних документів, що застосовуються в установі, і мають нормативно-правову силу.

Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності.

До цього виду документації відносяться

• організаційні (статут, положення, правила та інструкції),

• розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і

• довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, графіки відпусток).

Зазначена документація являється базовою для прийняття управлінських рішень й підготовки організаційно-розпорядчих документів. Так, основою бухгалтерсько-облікової документації являються звіти про надходження коштів, звіти про фінансово-майновий стан, баланс установи, рахунки, платіжні документи, відомості тощо. До фінансової документації відносяться фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, звіти про використання валютних планів, проведення платежів , надходження валюти і т. п.

Нормативно-правова документація

Нормативно-правова документація відноситься до інфраструктурної.

Ця міжфункціональна група документації має два рівні:

• перший - закони та підзаконні акти, укази Президента, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, накази та розпорядження, рішення та вказівки вищих організацій стосовно діяльності тих чи інших підрозділів організації;

• другий – стандарти, норми та інша нормативно-виробнича та інструктивна документація, яку веде відповідний підрозділ установи. Ця документація містить документи з систем менеджменту якості, техніки безпеки, охорони праці та виробничої санітарії, документацію зі стандартизації та сертифікації, метрологічну документацію тощо.

Інформаційна документація

Інформаційна документація включає

• міжфункціональну документацію систем інформаційного обслуговування,

• реєстраційно-облікову документацію (журнали обліку роботи в мережі, протоколи проведення виробничих випробувань і дослідної експлуатації, акти прийомо-здавальних випробувань, плани графіки створення інформаційних систем).

Основна галузева документація

Основна галузева документація відображає напрямок діяльності установи або організації. Наприклад, у будівельно-монтажній організації – це буде будівельна документація, у машинобудівній – машинобудівна, у транспортній – транспортна, у сільськогосподарчій – аграрна і т.п. Кожен функціональний підрозділ установи, особливо у сфері матеріального виробництва, додатково створює свої види виробничо-прикладної, наукової, навчальної та іншої документації.

Виробничо-прикладна документація

Зазначена документація становить основу корпоративної системи галузі. В установі, яка веде будівництво, може розроблятись також власна проектно-виробнича документація на тимчасові споруди, вестися виробничо-організаційна документація (сітьові графіки виконання окремих видів робіт, графіки поставки матеріалів, сировини та обладнання, журнали експлуатації баштових кранів) та створюватись відповідна експлуатаційно-технологічна документація (інструкції щодо виконання експериментальних робіт, порядок використання й роботи окремих механізмів тощо).

Окремі види виробничо-прикладної документації можуть бути розроблені й на промислових підприємствах. Ця документація повинна вестися й відповідати тим же вимогам, що й документація з житловому фонду, яка знаходиться на балансі місцевих органів влади.

Наукова документація

До такої категорії відносяться дослідно-конструкторська, дослідно-технічна, патентно-ліцензійна та інша документація. У виробничому об’єднанні чи корпорації технічний відділ розробляє технічні завдання на виконання науково-дослідних (НДР), дослідно-конструкторських (ДКР) і проектно-конструкторських робіт (ПКР), веде розробку технічних проектів. Приклади видів документів наукової документації – паспорти, ескізи, креслення, проекти, пояснювальні записки, які містять фактичний матеріал наукових спостережень й експериментів, гіпотези, наукові теорії, дисертації та інші теоретичні розробки.

Праводілова документація

У період зростання конкуренції кожна установа повинна вміти захистити свій бізнес. Питання щодо висування претензій за поставку неякісної продукції, складання позовних заяв, судових звернень знаходять своє відображення в праводіловій документації установи, яку веде її юридичний відділ.

Навчальна документація

Навчальна документація допомагає співробітникам установи отримати знання щодо впровадження новітніх технологій, комп’ютерної техніки, сучасних машин і механізмів, сприяє підготовки, перепідготовки та підвищенню кваліфікації на короткострокових курсах, навчально-практичних семінарах тощо. Цими питаннями, як правило, займається навчальний відділ та майстри виробничого навчання. Саме в цьому підрозділі установи може вестися чи розроблятися своя навчальна система документація (навчально-організаційна, навчально-дослідна та навчально-конструкторська).

Інші види документів

Кожна установа має й свої специфічну документацію таку, як документація громадських організацій (профспілки), соціологічна, етнографічна тощо. Уся службова документація формується у справи й відповідно до термінів зберігання, знищується або передається до архіву.

Економічна та наукова системи документації

Особливу роль в сукупній системі документації офіційного походження займає економічна та наукова система документації.

Економічна система документації

В економічній системі документації відображаються конкретні, практичні питання ведення сучасного господарства, організації торгівлі, ведення фінансової та цінової політики, здійснення банківської діяльності.

Видами такої документації є бізнес-план, контракт, зовнішньо-торгівельні та інші комерційні документи.

Бізнес-план – важливий обов’язковий документ, що підсумовує ділові можливості й відкриває перспективи їх реалізації колективом (командою спеціалістів та виконавців). Він охоплює основні напрями діяльності й подає найоптимальніший шлях розвитку. План може використовуватися з метою подання для отримання кредиту в банку, позики, а також для внутрішніх потреб самої організації. У плані зазначають предмет діяльності, майбутній продукт виробництва, сума реалізації, необхідні для цього джерела.

Бізнес-план має титульну сторінку, зміст, обкладинку і складається з таких частин:

1. План виробництва

2. Організація управління підприємством.

3. Фінанси та їх використання.

4. Програма інвестування.

5. Охорона навколишнього середовища.

6. Оцінка ризику та страхування.

7. Доречність капіталовкладень та ін.

Контракт – комерційний документ, що являє собою угоду на постачання товару (надання послуг та ін..), погоджений і підписаний експертом та імпортером (постачальником і споживачем).

Кількість розділів чітко не регламентується, вони підбираються в залежності від потреб обох сторін, які на документальній основі підтверджують свою домовленість на умови її досягнення. Форма на експорт-імпорт товарів може мати такі розділи:

1. Предмет контракту.

2. Ціна й сума контракту.

3. Терміни постачання.

4. Якість товару.

5. Пакування та маркування.

6. Умови оплати.

7. Здавання-приймання товару.

8. Претензії (санкції).

9. Гарантії.

10. Форс-мажор.

11. Рекламації.

12. Додаткові умови.

13. Юридичні адреси сторін.

Найпоширенішим видом контрактів є контракт на закупівлю-продаж (виконання послуг) певних товарів. Основна відмінність контракту полягає в тому, що контракт укладається тільки між двома сторонами. Складають такі документи відповідно чинних стандартів на типових спеціальних бланках.

Зовнішньо-торгівельні документи – це документи, що підтверджують виконання зовнішньо-торгівельних операцій (постачання продавцем споживачеві товару, його транспортування, збереження на складах, проходження через митницю, страхування тощо).

Групи документів:

1. Товаросупроводжувальні (оформлення платіжно-банківських операцій, транспортні, страхові документи).

2. Відвантажувальні (ті, що складаються в зв’язку з відвантаженням товару).

3. Комерційні (запит, пропозиція, рекомендація, протокол розбіжностей, комерційний акт, претензія, позовна заява).

Наукова система документації

Основою наукової системи документації є науково-дослідна документація, що являє собою сукупність документів, які виникають в процесі проведення і виконання науково-технічних розробок.

Види документів:

1. Звіти.

2. Дисертації.

3. Автореферати.

4. Огляди.

5. Переклади документів з іноземної мови

6. Препринти (документ, що містить матеріали попереднього характеру, і опублікований до виходу у світ видання, у якому вони можуть бути розміщені).

7. Депоновані рукописи.

Звітні документи мають титульну сторінку, реферат, вступне слово, описову статтю (мета, цілі, значущість тощо) та висновки. Звіти про НДР та НКР відрізняє оригінальність, оперативність, достовірність, наявність повних та нових відомостей про результати роботи.

Дисертація – кваліфікована наукова робота у визначеній галузі, що містить нові знання і має завершену форму. Дисертації проходять попередню експертизу та представлені до захисту для встановлення вченого звання у спеціалізованій вченій раді. Бувають докторські й кандидатські дисертації.

Основні реквізити дисертації:

• Назва міністерства;

• Індекс УДК;

• Відомості про автора»

• Назва дисертації;

• Вид дисертації (рукопис, наукова доповідь, монографія);

• Позначка про науковий ступінь, спеціальність, відомості про наукового керівника (для кандидатської) або наукового консультанта (для докторської).

• Місто й рік завершення роботи.

Обсяги:

• Докторська дисертація – 250-300 сторінок (гуманітарні науки – 350-400 сторінок);

• Кандидатська – 100-150 сторінок (140-180).

Захищені дисертації реєструють в Українському інституті науково-технічної та економічної інформації й їх оригінали зберігаються в Національній бібліотеці України ім. В.І.Вернадського, другий екземпляр – за місцем захисту.

Оглядово-аналітичні документи

Відносяться до розряду вторинних й містять систематизовані відомості про документи або результат аналізу та узагальнення відомостей, що представлені в первинних документах.

Види:

Бібліографічні огляди – це посібники, що являють собою відомості про документи. Поділяються на

• Рекомендаційні (для допомоги загальній і професійній освіті та пропаганді знань)

• Інформаційні (містять систематизовані відомості, узагальнену інформацію про стан розробки питання без критичної оцінки автором).

Їх основне призначення – орієнтування споживачів інформації на ознайомлення зі станом розробки тієї чи іншої проблеми, питання

Автореферат - стислий виклад кандидатської та докторської дисертації, який виконується після її фактичного завершення. Виконується, як правило, накладом 100—150 прим. і розсилається згідно спеціальних списків розсилки у спеціалізовані наукові організації з метою апробації та отримання відгуку на автореферат. Підготовка автореферату дисертації є завершальним творчим етапом роботи перед захистом. Автореферат розкриває основний зміст і новизну дисертації, досягнуті наукові результати, висновки, внесок автора, практичну значимість результатів дослідження.

Основні реквізити автореферату: назва закладу, у якому проводиться захист, індекс УДК, автор дослідження, назва роботи, спеціальність, вид дисертації та вчений ступінь, який захищається, місто, рік.

В авторефераті повинні бути також зазначені такі відомості: заклад, у якому виконана дисертація, прізвище наукового консультанта, дата та найменування спеціалізованої вченої ради, де відбувається публічний захист дисертації.

Крім тексту, автореферат вміщує список публікацій автора з обраної теми, анотації російською та англійською мовами.

Переклади іноземної та вітчизняної наукової документації містять різноманітні науково-технічні тексти, які призначаються для вивчення іноземного та популяризації вітчизняного досвіду. Існують два види неопублікованих перекладів:

1. Переклад документів з іноземної мови на українську;

2. Переклад документів з української мови на іноземну.

Переклади мають вигляд рукописів та машинописі, призначені для спеціалістів відповідних галузей, містять текст, відомості про переклад та оригінал. Авторське право на переклад належить перекладачеві.

Препринт - документ, що містить матеріали попереднього характеру, опублікований до виходу у світ видання, у якому вони можуть бути розміщені. Препринт розсилається обмеженому колу осіб для попередньої оцінки.

До видів препринтів відносяться:

• ті, що випереджують випуск статей та інших друкованих документів для розсилання невеликим накладом авторам та іншим зацікавленим особам;

• ті, що випускаються для обслуговування спеціалістами з метою підготовки його кінцевого тексту (тези доповідей, макети окремих томів словників, енциклопедій).

Депонований рукопис - вузькоспеціальна робота, зазвичай у вигляді машинописного оригіналу, що знаходиться на зберіганні в бібліотеці або інформаційному центрі, які інформують фахівців про її наявність і видають копії для вивчення. Зазначений документ прирівнюються до опублікованих документів і матеріалів дослідження.

Депонування – спосіб прискореного доведення інформації до споживача.

У якості депонованого рукопису можуть виступати статті, тези наукових доповідей. Збірники статей та монографії, що не перевищують 20 сторінок. Вимоги до депонування надані в «Інструкції про депонування наукових робіт в ДНТБ України». Рукопис уважається опублікованим лише після появи його бібліографічного опису та реферату в інформаційному органі НТБ. Отримавши статус депонованого рукопису, він прирівнюється до публікації.

Нормативні та патентні документи

Нормативний документ - документ, який встановлює правила, загальні принципи чи характеристики різних видів діяльності або їх результатів.

(Закон України Про акредитацію органів з оцінки відповідності (ст.1) 2001 р. ).

Цей термін охоплює такі поняття як "стандарт", "кодекс усталеної практики" та "технічні умови".

Стандартиза́ція - діяльність, що полягає у встановленні положень для загального і багаторазового застосування щодо наявних чи можливих завдань з метою досягнення оптимального ступеня впорядкування у певній сфері, результатом якої є підвищення ступеня відповідності продукції, процесів та послуг їх функціональному призначенню, усуненню бар'єрів у торгівлі і сприянню науково-технічному співробітництву.

Перші національні організації із стандартизації були створені у Великобританії в 1911 р., Німеччині – 1917 р., Франції, США – 1918 р. Після першої світової війни стандартизація сприймалася як об’єктивна економічна необхідність. У 1926 р. розпочала свою роботу Міжнародна федерація національних асоціацій із стандартизації – ІSA, у 1946 р. – Міжнародна організація ІSО, яка успішно діє зараз. До європейських організацій відносяться: Європейський комітет зі стандартизації - СЕN (1961) та Європейський комітет зі стандартизації в електротехніці – СЕNЕІ.ЕС.

Україна була прийнята в члени Міжнародної організації ІSО і Міжнародної електротехнічної комісії в 1993 р.

Уся документація зі стандартизації в Україні регламентується Декретом Кабінету Міністрів та комплексом стандартів Державної системи стандартизації, перші стандарти якого введені в дію наказом Держстандарту України від 29.07.1993 № 116.

Категорії нормативних документів зі стандартизації

• Державні стандарти – ДСТУ

• Галузеві стандарти України – ГСТУ ( на продукцію за відсутністю державних стандартів або як доповнення)

• Стандарти науково-технічних та інженерних товариств і спілок України – СТТУ

• Технічні умови України – ТУУ (регулюють стосунки між постачальником продукції, для якої відсутні державні чи галузеві стандарти)

• Стандарти підприємств – СТП.

Стандартом називається документ, в якому в цілях добровільного багатократного використання встановлюються характеристики продукції, правила здійснення і характеристики процесів виробництва, експлуатації, зберігання, перевезення, реалізації і утилізації, виконання робіт або надання послуг. Стандарт також може містити вимоги до термінології, символіки, упаковки, маркіровки або етикеток і правил їх нанесення.

Видові категорії стандартів

• Міжнародний (прийнятий міжнародною організацією зі стандартизації)

• Регіональний (прийнятий регіональною організацією зі стандартизації)

• Міждержавний (ГОСТ) (прийнятий країнами СНД)

• Національний (прийнятий національним органом зі стандартизації однієї держави.

Для різних категорій нормативних документів зі стандартизації розробляють стандарти таких видів:

• Основоположні

• На продукцію, послуги

• На процеси

• Методів контролю (випробувань, вимірювань, аналізу).

Технічні умови є невід’ємною частиною документації на продукцію. До структурних елементів відносяться: вимоги до техніки безпеки та охорони довкілля; правила приймання; методи контролю, перевезення й зберігання; вказівки щодо експлуатації; гарантії виробника. Технічні умови затверджують ся відповідним відомством або самім підприємством. Державну реєстрацію здійснюють територіальні органи Держкомспоживстандарту України за місцем знаходження підприємства.

Основні реквізити технічних умов:

1. Позначення технічних умов.

2. Індекс документу.

3. Назва держави.

4. Код підприємства власника оригіналу.

5. технічні умови (вісім знаків).

6. Порядковий реєстраційний номер (три знаки та дві останніх цифри року затвердження).

7. Найменування технічних умов.

8. Вихідні дані.

Патентний документ містить інформацію про результати науково-технічної діяльності, заявлених чи признаних в якості об’єктів промислового майна, і про права власників на винахід.

Патентна документація – це сукупність первинних і вторинних документів, складених у відповідності з патентним законодавством і встановлюючих офіціальне визнання наявності винаходів, промислових зразків і корисних моделей.

Патентний документ підпорядковується юридичній охороні держави, підтверджується висновками державної експертизи і не може містити неперевірених даних.

Патентна документація представлена описами винаходів, документацією про промислові зразки, корисних моделей і товарних знаків.

Патент (лат. рatens – посвідчення, грамота) – документ, що встановлює офіційне визнання чогось винаходом і право винахідника на нього. Крім цього, це документ на право займатися торгівлею чи промислом.

Патент дає право винахіднику чи його спадкоємцю на розпорядження винаходом. Це означає, що власник патенту сам вирішує питання про те, як поводитися з винаходом: продати його чи видати ліцензію на його використання, або ж не робити ні того, ні іншого.

Патент видається державним патентним відомством, і його діяльність розповсюджується по території тієї держави, де виданий патент. Строк дії патенту встановлюється національним патентним законодавством (приблизно 15-20 років).

Історія розвитку патентного документу

Патентна система в Україні і за кордоном пройшла довгий шлях становлення і розвитку від охоронних грамот і привілеїв до створення сучасної системи охорони винаходів.

У Давній Греції існував звичай, за яким повар, який виготовив нове оригінальне блюдо, оцінене співгромадянами, отримував виняткове право на його приготування протягом року.

В епоху середньовіччя формою такої охорони була феодальний привілей, який давав право на використання винаходу на території даної держави. Відомо, що в 1236 році один із жителів Бордо отримав у Франції привілей на спосіб виготовлення шерстяного одягу за фламандським зразком на 15 років, підтверджений внаслідок в Англії і Саксонії. В середині століття в державах Західної Європи патентом називали документ з присвоєння чину, звання, вченого ступеня.

У нашій державі привілей як приватноправна монополія був запозичений із феодальних дарованих грамот – це привілей, який надавався в більшості випадків монастирям й рідше – окремим особам. До XVI століття більшість власників грамот мали право займатись промисловістю і торгівлею. Дарована грамота Великого князя Київського Мстислава Володимировича і його сина Новгородського князя Всеволода Новгородському Юрієвому монастирю в селище Буйці (1130 рік) є першим у нашій державі документом, в якому зафіксовано монопольні права.

З розвитком капіталізму питання про охорону винаходів різко актуалізувалися в багатьох державах світу. Батьківщиною патенту вважається Англія. Саме тут був прийнятий перший спеціальний патентний закон – статус про монополії (1623 р.) і перше законодавство про промислові зразки, які слугували основою сучасного авторського права.

В 1787 році в США прийнятий закон про патенти і в 1790 році вперше виданий патент. У Франції патентний закон прийнятий в 1791 році, в Німеччині – в 1877 році. Перший опис винаходів був опублікований в 1617 році у Великобританії, в 1791 році – у Франції; в 1792 році – В Німеччині. Історично в кожній державі склались свої національні системи класифікації винаходів, отримавши розповсюдження в XIX столітті в США, Великобританії, Німеччини, Японії та ін.

Зараз усі держави світу поряд з національними використовують Міжнародну класифікацію винаходів (МКВ). Існують Міжнародна класифікація промислових зразків (МКПЗ) і Міжнародна класифікація товарних знаків та послуг (МКТП).

В Україні закон про привілеї на винаходи був прийнятий у 1812 році. З 1814 року стали публікувати описи винаходів під назвою „привілеї”. В 1896 році був прийнятий новий закон про привілеї на винаходи, а також затверджено „Положення про привілеї на виготовлення і вдосконалення”, яке діяло до 1917 року. В тому ж році була введена перша класифікація винаходів. У 1913 році була прийнята нова класифікація, в основу якої була закладена спрощена німецька класифікація.

30 червня 1919 року Декретом „Положення про винаходи” в СРСР була встановлена охорона винаходів на нових принципах організації праці: передача і закріплення за державою права використання винаходу в середині держави, патентування його за кордоном, передача іншим державам і підприємствам. Винахідливою справою в державі починає займатись створений в 1918 році Комітет по справах винаходів та вдосконалення. З 1924 року свідчення про винаходи почали публікувати у „Вестнике комитета по делам изобретений” і „Сводах патентов на изобретения, выданые в СССР”. У зміненому виді „Вестник комитета по делам изобретений” існує до наших днів під назвою „Изобретения. Заявки и патенты”.

У 1955 році було відкрито Комітет зі справ винаходів, який став органом загального керівництва розвитком винахідництва, раціоналізації і патентної справи в СРСР.

Патентна система в Україні почала функціонувати з 18 вересня з 1992 року, після введення в дію „Тимчасового положення про правову охорону об’єктів промислової власності та раціоналізаторських пропозицій в Україні”. З цією метою створено державне патентне відомство – Держпатент України. З 1993 року виходить офіційне видання цього національного відомства - бюлетень „Промислова власність. Винаходи. Промислові зразки. Знаки обслуговування. Сорти рослин”. Він містить офіційне повідомлення і нормативні акти, свідчення про видачу патентів і свідоцтв виноходів, промислові зразки, товарні знаки і знаки обслуговування.

Перші патенти України на виготовлення були видані в грудні 1992 року, а з червня 1994 року почалась видача охоронних документів на промислові зразки і знаки для товарів та послуг.

Міжнародне співробітництво в цій галузі базується на основних положеннях Паризької конвенції про охорону промислової власності, здійснюється в рамках Всесвітньої організації інтелектуальної власності (ВОІВ), Міжнародного центру патентної документації та інших аналогічних організацій. Існує також ряд регіональних угод в області охорони промислової власності (Європейське патентне відомство та ін.).

Основним джерелом інформації про винаходи в закордонних являється реферативний збірник „Изобретения стран мира”, який містить інформацію про винаходи, включених в мінімум патентної документації згідно Договору про патентну кооперацію. Україна є членом ВОІВ з 1970 року.

Патент являє собою грамоту, що містить наступні реквізити:

1. найменування винаходу.

2. Прізвище власника патенту.

3. Прізвище винахідника

4. Пріоритет винаходу.

5. Дата видачі патенту.

6. Термін дії патенту.

7. Текст (виклад теорії дії патенту).

8. підпис голови патентного відомства та інших посадових осіб.

9. Відбиток печатки.

Види патентів

• Національний (виданий національним патентним відомством)

• Регіональний (Європейські патенти, видані Європейським патентним відомством, євразійські патенти й патенти, видані Африканською організацією інтелектуальної власності)

Ііі.2. Видання як вид документа

Видання - це сукупність різноманітних за формою, змістом, зовнішнім виглядом, обсягом, характером інформації, структурою, періодичністю та призначенням видань, випущених видавцем або групою видавництв за певний часовий період.

Періодичне видання - серійне видання, що виходить через визначені проміжки часу з постійним для кожного року числом номерів (випусків), без повторів у змісті, однотипно оформленими, нумерованими і/або датованими випусками, під одним і тим самим заголовком.

Ознаки видань:

• Наявність носія інформації;

• Необхідність редакційно-видавничої обробки; обов’язковість вихідних даних

• Наявність певного накладу

• Можливість візуального сприйняття.

Видання бувають традиційні та електронні. Традиційні - містять інформацію, зафіксовану на матеріальному носії й розраховану на візуальне сприйняття. Електронні - містять інформацію, зафіксовану на матеріальному носії за допомогою його цифрової форми. Традиційне – має відповідну конструкцію, специфічне оформлення, основні реквізити та допоміжний апарат, пройшло редакційну та поліграфічну обробку. Електронне – пройшло редакційно-видавничу обробку, має вихідні дані; необхідні комп’ютерні засоби та програмне забезпечення для відтворення та просування.

Основні реквізити традиційних видань:

1. Автор.

2. Заголовок (назва видання).

3. Надзаголовкові дані (найменування організації, від імені якої виходить видання, заголовок серії).

4. Підзаголовкові дані (тематика, читацька адрес і цільове призначення, порядковий номер, нумерація томів, випусків, частин, книг тощо).

5. Класифікаційний індекс (УДК, ББК та авторський знак)

6. Комплексний книго-торгівельний індекс (розміщується на виданнях з означеною ціною).

7. Знак охорони авторського права (розміщується в нижньому правому куті титулу).

8. Міжнародний стандартний номер (ISBN або ISSN – код реєстраційного характеру. Присвоюється міжнародною і національною агенцією за єдиною методикою).

9. Анотація (коротка характеристика видання з точки зору змісту, призначення, форми).

10. Реферат (скорочений виклад змісту видання).

11. Випускні дані (дата передачі оригіналу в набір, дата підпису видання до друку, формат паперу і доля аркушу, гарнітура шрифту, спосіб друку, обсяг видання, наклад, номер замовлення, назва і адреса видавництва).

Відповідно до Національного стандарту України ДСТУ 3017-95 традиційні видання класифікують за наступними ознаками:

Класифікація електронних видань

Типологічна класифікація видань

1. Документальні (факсимільні) (максимальна достовірність).

2. Наукові (критичні) (науково вірний канонічний текст).

3. Масові (передрукування тексту з наукових видань, розраховано на різні групи споживачів)

Електронні видання – це категорія електронних ресурсів, що відрізняється редакційно-видавничою обробкою та наявністю вихідних даних. Особливий інтерес викликають динамічні електронні документи, які змінюють інформаційний вміст за певних умов використання та електронні ресурси, які оперують за даними, що надходять у реальному часі, або такі електронні документи, як законодавчі акти або стандарти, інформаційний вміст яких може змінюватися при офіційному редагуванні. На сьогодні не існує єдиного термінологічного стандарту щодо різновидів електронних ресурсів. Термінологія наводиться в ISBD(ER), в міждержавних стандартах ГОСТ 7.82-2001, ГОСТ 7.83-2001; ряд термінів наводиться у форматі бібліографічного опису UNIMARS.

Тип ресурсу визначається типом вмісту та даних.

Класифікація типів ресурсів

Електронні програми можна поділити за типом носіїв або характером доступу (локальний або віддалений доступи); за технологією розповсюдження (локальні електронні видання, мережеві електронні документи, електронні ресурси комбінованого розповсюдження); за характером взаємодії з користувачем (детерміновані електронні видання і недерміновані (інтерактивні) видання); за видами видань; за статусом (самостійне, складове іншого електронного ресурсу, додаток до паперових видань; інший розподіл – оригінали, версії, аналоги, відтворення), за наявністю друкованого еквіваленту (самостійне електронне видання, електронний аналог друкованого документу.

Книга як вид документу

Книга – це добуток друку у формі кодексу обсягом не менше 49 сторінок, не враховуючи обкладинку.

Не лише друкована, але й рукописна книга в період, який передує виникненню книгодруку, служила важливим засобом розповсюдження знань, знайомила суспільство з різноманітними науковими та політичними поглядами, була поштовхом до їх формування.

Сучасна видавничо-поліграфічна форма книги являється результатом довгого історичного розвитку. Її зміни пов'язані із загальним прогресом економіки та культури, удосконаленням книговидавничої справи та книгодрукування, поширенням потреби в книжковій продукції, ростом вимоги до неї зі сторони споживача. На формування видавничо-поліграфічної форми книги впливають і самі види видання, що відрізняються за характером інформації та її цільовим призначенням: наукові, науково-популярні, навчальні, довідкові, літературно-художні і т. д.

Видавничо-поліграфічна форма книги - це система властивостей та якостей, що перетворюють авторський витвір в книжкове видання, яке забезпечує його існування (тиражування) і передачу в часі та просторі.

Спроби розмножити текст не рукописним, а механічним способом здійснювалися ще з давніх часів. Так в Ассіро-Вавілонії з`явились глиняні таблички з текстом та малюнками за допомогою випуклих глиняних форм. Печатні штампи для тиснення малюнка та тексту були відомі і в інших країнах стародавнього світу.

На початку VIII ст. н.е. в Китаї з'явилася ксилографія ( спосіб друку за допомогою дерев`яних кліше). До цього китайці друкували за допомогою плит з каменю.

У 1392 році, за півстоліття до появи книгодруку в Європі, корейці навчилися відливати шрифт з металу. До нашого часу збереглися стародавні корейські книги, віддруковані металічними (мідними) літерами. Китай являється також батьківщиною паперу, винахід якого мало важливе значення для розвитку книгодруку.

Над винаходом книгодруку працювали одночасно в різних країнах Європи. У 1440-1445 рр. німецький винахідник Йоганн Гутенберг винайшов рухомі металічні літери та друкувальний станок. Але все одно тираж друкованої продукції, як правило, не перевищував 300-400 екземплярів. внаслідок недосконалості техніки та матеріалів для виготовлення друкарських форм та через недостатню кількість шрифтів книги не рідко друкували окремими частинами: розбирали використані плити для відтиску перших листів та використовували їх повторно, а це займало чимало часу.

Європейські печатні книги, що вийшли до 1 січня 1500 року, називаються інкунабули - від латинського слова “incunabula”, що означає в переносному смислі “колиска”, - тобто книги, що знаходяться у колисці книгодрукування. Вирізняльними особливостями інкунабул являються їх великий формат, відсутність титульного листа; усі прикраси в інкунабулах малювали ручним способом.

Книгодрукування розповсюдилось в Європі з величезною швидкістю. У 1468 році друкарський станок з`явився у Чехії, в 1469 році - у Нідерландах, в 1470 році - у Франції, в 1476 році - в Англії та Польщі.

Перші друкарні на території нашої країни заснували Іван Федоров і Петро Мстиславець. 1 березня 1564 р., коли Іван Федоров і Петро Мстиславець видали свій славнозвісний “Апостол”, вважається днем народження книгодрукування на Русі. В Україні Іван Федоров вперше застосовує оригінальний, невідомий ще в Європі спосіб друкування двома фарбами.

Сучасна книга нерозривно зв’язана з поліграфією. Поліграфія - це окрема гілка промисловості з різноманітною технікою, що призначена для випуску різних видів друкованої продукції, а саме: газет, журналів, книжок, плакатів, географічних карт, цінних паперів та багатьох інших видів друкованої продукції.

Поліграфічна промисловість виготовляє продукцію у великій кількості екземплярів за оригіналом, що надходить з видавництва або іншої організації. Оригіналом називається текстовий або ілюстрований матеріал, призначений для поліграфічного відтворення.

Способи друкування (види друку).

Високий друк як один із найбільш відомих процесів друкування з металевих форм рідко використовується у наш час (винайдений Гутенбергом). Характеризується цей спосіб тим, що елементи, що дають відбиток знаходяться вище ніж пробіли. Цей спосіб інколи використовують для видання з великим тиражем, що містять лише текст (наприклад масові книжки в обкладинці).

Спосіб високого друку був поширений у поліграфії до появи нових способів. Високим способом друкувалася величезна кількість видань - книг, журналів, бланків, ілюстрацій і т. п. Виключна універсальність цього способу являється одним з позитивних факторів, проте цей спосіб має ряд негативних факторів - тяжке виготовлення друкарської форми, а при багато численному тиражуванні повторне виготовлення цих форм.

Глибокий друк - один з основних способів друку, що був винайдений у кінці минулого століття чеським художником Карелом Кличем. Характеризується тим, що елементи, які дають відтиск, заглиблені по відношенню до недрукованих елементів. Сучасний промисловий спосіб глибокого друку називається ракельний глибокий друк ( ракель - стальний ніж, який перед друкуванням очищає фарбу з поверхні друкарської форми).

Спосіб цей особливо добре підходить для відтворення фотографій, однак текст виходить менш чітким, як при високому способі. Тому глибокий друк найчастіше використовується для видань з великою кількістю фотоілюстрацій та порівняно невеликою кількістю тексту, наприклад, альбоми з фотографіями, ілюстровані журнали.

Плоский друк - один з видів друку, особливість якого в тому, що друковані елементи в формі для друку лежать на одній поверхні з елементами, що не друкуються. Способами плоского друку являються: літографія, фототипія, офсетний друк.

Літографія вже давно застарілий вид плоского друку. Друкарська форма для літографії виготовлялася або з літографського каменю, або на металевій пластинці. Фототипія дозволяє відтворювати зображення з різноманітними відтінками (з переходом від більш слабкіших відтінків до яскравих кольорів). Друкарська форма для фототипії виготовляється на скляній пластині, що вкрита світло чуттєвими елементами.

Застосування нових машин розширило область використання офсетного (плоского) друку. Стало можливим друкування на різноманітному папері, у тому числі на тканині, картоні ( для упаковки). На даний момент цей спосіб друку, безумовно, являється найуніверсальнішим для друкування в поліграфічному процесі.

Формати видань

Для книжкової продукції встановлені стандарти форматів. При підготовці до випуску кожного виду продукції робиться вибір стандартних форматів паперу тих, що підходять з точки зору дизайну й економії. У деяких випадках це призводить до відхилення від стандартних форматів.

Формат видання, встановлюється видавництвом у залежності від типу видання, його характеру й значимості, від художнього замислу оформлення, а також від промислових можливостей поліграфічного обладнання, яке буде виготовляти тираж.

Формат видання виражається форматом друкарського паперу в сантиметрах і долях листа. Формати книжково-журнальних видань встановлені ГОСТом 5773 - 76, в якому передбачені 15 основних й 7 додаткових форматів для книг та 8 основних форматів для журналів ( див. додаток № 1). За допомогою додаткових форматів друкують на листових друкарських машинах альбоми, видання з мистецтва, дитячі книги й окремі видання, що випускають у кращому, сувенірному оформленні.

Основні деталі книги

Зовнішнє оформлення

Основні деталі, що утворюють книгу - це друковані листи. У кінцевому своєму вигляді друкований лист утворює зошит.

Книжковим блоком називають в поліграфії майже готовий екземпляр видання, який залишилось лише з'єднати з палітуркою чи обкладинкою. Це комплект з'єднаних між собою зошитів або листів, які складаються з сторінок та інших деталей майбутнього видання.

Віддрукована продукція, тобто продукція після друку, повинна пройти оформлення. В обкладинку або в палітурку закладаються листи книги, тобто книжковий блок. Обкладинки виготовляють з більш надійного паперу ніж листи для тексту. Палітурка більш жорстка та надійніша за обкладинку зроблена з суцільного шмату картону чи пластмаси, а також складена, склеєна з двох частин (з тканини, паперу, пластмаси, рідко - шкіри). Обкладинка з книжковим блоком з'єднується дротяними скобами або приклеюється з допомогою клею по поверхні корінця корінець - паперова стрічка, яка додатково слугує підтримкою всіх зошитів разом.. Палітурка з'єднується з книжним блоком з допомогою корінця або матеріалу для окантовки і форзаців. Призначення обкладинки і палітурки - перш за все закріпити книгу, захистити внутрішні листи від пошкодження, забруднення та дати основні відомості про книгу (її автор, тема, назва видання, рік видання).

Книга має такий складовий елемент як каптал. Він представляє собою міцну шовкову чи бавовняну стрічку шириною 12-16 мм. з товстим кольоровим краєм. Каптал наклеюють на корінець книги біля нижнього та верхнього зрізу. Призначення капталу - закріплення верхніх та нижніх країв зошитів, що складають книжковий блок. У той же час каптал слугує як прикраса книжного блока.

Край палітурки, що виступає за зріз книжкового блоку називається кант. Палітурка з кантом на відміну від зрізаного (тобто без канта ) надійніше захищає блок від пошкоджень.

Лист, що закріплює та з'єднує палітурку з книжковим блоком має назву форзац. Існує задній і передній форзаци. У залежності від об'єму видання, цільового призначення, способу комплектування книжного блока розрізняють наступні види форзаців: приклеєний, пришивний та накидний.

Форзац потрібен не лише для скріплення блока із палітуркою, він ще є засобом оформлення книги. Тому форзац може виготовлятися з чистого паперу (білого чи кольорового) , на ньому може бути віддрукований той чи інший малюнок.

Внутрішня будова книги

При виготовленні книги, важливу роль у розміщенні тексту та ілюстрацій відіграє елемент без якого жодна книжка не може існувати - це верстка.

Верстка має багато визначень, по-перше, верстка - виробничий процес монтажу всіх елементів сторінки видання в смугу. По-друге, версткою називають також тип комплектування ілюстрацій на смузі. Таких типів виділяють декілька:

а) відкрита верстка, при якій ілюстрація розміщується зверху або знизу смуги або в одному з її кутів;

б) закрита верстка: текст прикриває ілюстрацію зверху і знизу;

в) смугова верстка: ілюстрація повністю займає смугу;

г) глуха верстка: ілюстрація з усіх сторін прикрита текстом;

д) верстка з виходом ілюстрацій за поля так, що поля немає зовсім;

е) верстка з ілюстраціями на полях;

є) комбінована верстка: поєднуються різні типи верстки ( відкрита верстка з закритою і т.д.)( ілюстроване доповнення - див. додаток №2).

У середині книги, окрім сторінок з текстом є: авантитул, титул, контртитул, а в деяких випадках шмуцтитул та фронти спис.

Окрім її основи - текстових рядків та ілюстрації - на смузі можуть бути колонцифри, колон лінійки, колонтитули, сигнатура та норма.

Крім цих елементів, книга може мати ілюстрації на вкладних сторінках, що друкуються окремо від тексту і вкладаються у відповідних місцях книжки (без урахування спільної нумерації сторінок).

Кожна старанно оформлена книга має в собі апарат видання. Це своєрідні тексти, що доповнюють видання, й допомагають читачеві у користуванні ним (довідково - допоміжний апарат видання) і краще зрозуміти його зміст (науково - довідковий апарат видання).

До довідково - допоміжного апарату відносяться: зміст, покажчик, колонтитули, анотація, реферат.

До науково - довідкового апарату входять: вступна стаття ( розповідає про життя та творчість автора або характеризує твір та допомагає читачеві розібратися у деяких незрозумілих йому фактах), передмова автора, редактора чи видавництва (розповідає про джерела чи інші особливості створення цього твору), післямова (коментарі чи примітки), бібліографічні посилання (опис творів друку, джерела цитат), книжкові бібліографічні списки та покажчики (допомагають читачеві звернутися до літератури, що розширить та поглибить знання в предметі, якому присвячене видання).

Оформлення книги у відповідності з її призначенням

Художні та дитячі книжки

1. Дитячі книжки

Для вікової категорії від 1,5 до 3 років

Книжки для дітей цього віку бажано виготовляти з товстого картону (як обкладинку так і сторінки), це захистить її від механічного пошкодження. Наявні прості стилізовані ілюстрації яскравих кольорів з чіткими лініями. Формат книжок будь-який, але надається перевага невеликим форматам. Текст друкують великими літерами у малій кількості.

Діти віком від 4 до 6 років

Для таких дітей виготовляють книжки в палітурках або в м'яких обкладинках. Згідно цього віку книжки більше навантажені текстом, а ілюстрації прості, але реалістичні з чистими лініями і зрозумілим малюнком.

Діти віком від 6 до 9 років

У книжках для дітей цього віку увагу приділяють малюнкам з повчальним смислом чи підтекстом. Враховуючи початок навчання таких дітей, в оформлення книги додають складніші елементи, наприклад, елементи довідково-допоміжного апарату (зміст, анотація) та науково-довідкового апарату (передмова автора або вступна стаття). Наявні колонцифри та колон лінійки, яких не було у перших варіантах.

2. Якісна оформлена художня книга неодмінно повинна бути в товстій надійній палітурці, закріплена форзацами. Внутрішнє оформлення цих книг має бути з анотаціями, із змістом, передмовою, післямовою, колонтитулами, колонцифрами, колон лінійками інколи з книжковими бібліографічними списками та покажчиками. Окрім цих елементів художня книга може мати ілюстрації на вкладних сторінках, що друкуються окремо від тексту і вкладаються у відповідних місцях книжки (без урахування спільної нумерації сторінок). Деякі книги мають свій художній знак - екслібрис. Він наклеюється на внутрішню сторону палітурки або обкладинки кожної книги із зібрання творів. Цей знак, як правило, замовляють художнику, але іноді його виконує сам автор.

У деяких художніх виданнях на палітурку надівають так звану суперобкладинку. Суперобкладинка тримається на палітурці або на обкладинці за допомогою клапанів - широких відворотів, що загинаються на внутрішню сторону палітурки. Суперобкладинка захищає палітурку від бруду та пошкоджень, а також являється чудовим художнім оформленням.

3. Підручники, навчальні посібники, довідники мають деякі відмінності. По-перше, оформлення цих книжок залежатиме не лише від того для якої категорії людей, дорослих чи дітей, вони призначені, але й від того, якій науці присвячені. Отже, якщо підручник друкують для дітей молодших класів загальноосвітньої школи, то звісно більшу увагу приділятимуть ілюстраціям по темі та яскравому, привабливому оформленню, бо як показало опитування учні більше всього критикували оформлення обкладинки підручника, його заголовок.

Словацький вчений Думан розкриває питання актуальності комплексного вивчення цінності художнього оформлення підручників. Такі елементи художнього оформлення підручників як ілюстрації, графіки, діаграми, таблиці, схеми являються найчастіше всього інтегральною частиною тексту підручника і складають з нам єдине ціле.

4. Оформлення довідкових книжок залежить від призначення, для дітей вона може у вигляді дитячих енциклопедій з ілюстраціями, для учнів, студентів, а також для дорослих людей - у вигляді довідників, словників різних мов, тлумачних словників і т. д.

Переважна більшість довідкових книжок не має в собі ілюстрацій або фотографій, за винятком тих довідників де це в край необхідно ( наприклад, фотографії видатних людей про яких іде мова). Текст в цих книжках друкується колонками. Колонцифри розміщуються або зверху, або знизу сторінки з правого краю. Такі книжки оформлюються строго за усіма правилами та нормами.

5. Промислово-інструктивні книжки призначені для спеціалістів, що знають добре свою справу, але користуються цими книжками з метою отримання підказки чи довідки. Крім тексту промислово-інструктивна книжка може містити в собі різноманітні схеми, таблиці, діаграми і т. д. Ця література має щось спільне як з навчальними посібниками, так і з довідковими книгами.

Періодичні та продовжувані видання

Періодичність означає регулярність випуску видань, що визначаються кількістю його чисел чи випусків за певний проміжок часу.

У цьому контексті видання діляться на неперіодичні та серіальні.

Неперіодничне видання – це видання, яке виходить одноразово, продовження якого не передбачене. Перш за все це листівки, брошури та книги. Також до неперіодичних видань належать і книжкові видання у двох чи багатьох томах, або в двох чи кількох частинах.

Серіальне видання – це видання, яке виходить протягом певного часу, має спільну назву, однотипне оформлення, дату чи нумерацію випусків. Серіальне видання, у свою чергу, поділяється на два підвиди: періодичне і продовжуване.

Періодичне видання – це підвид серіального видання, що постійно виходить з певною часовою періодичністю (один раз у квартал, місяць, тиждень через день, щоденно і т.д.) з наростаючою нумерацією, з неповторюваним інформаційним матеріалом, під однією назвою, в однотипному художньому оформленні.

Продовжуване видання – виходить у світ без чітко визначених наперед проміжків часу, а за мірою накопичення та редакційно-видавничої підготовки матеріалів, однак, має свою нумерацію і типове художньо-технічне оформлення.

Головними складовими серіального видання є:

газета;

журнал;

бюлетень;

календар.

Газета – це періодичне видання, що має постійну назву, виходить через короткі проміжки часу, містить, відповідно до своєї програми, оперативну інформацію, різножанрові текстові та зображальні матеріали.

Перша друкована газета з’явилася у 1609 р. в Німеччині під назвою «Avizo Relation, oder zeituny»; щотижневик «Weekly News» з’явився в Англії у 1622 р., а ще через 10 років у Франції з’явилась «La Gasette».

Традиційно газетне видання випускається у вигляді одного або декількох аркушів друкованого матеріалу визначеного формату, видавниче пристосоване до певної специфіки.

Обсяг газети може складати від 2 до 100 і більше шпальт (сторінок).

Види газет:

1. За функціональністю

   • Загальнополітичні

   • Спеціалізовані

   • Спеціальні випуски

2. За видавцем

• Державні

• Партійні

• Профспілкові

• Кооперативні

• Комерційні

• Творчої спілки, товариства тощо.

3. За часом випуску

• Ранішні

• Вечірні

4. За періодичністю

• Щоденні

• Щотижневі

• Щомісячні

5. За місцем видання

• Загальнонаціональні

• Регіональні

• Місцеві

• Корпоративні

6. За матеріальною конструкцією

• Окремі одиничні номери

• Комплекти

Структура та реквізити газети

1. Заголовок газети

2. Сторінки номера

3. Текстові матеріали, їх заголовки

4. Ілюстрації тощо

Журнал (часопис) – це періодичне зброшуроване видання, що має постійну назву, виходить через триваліші проміжки часу, містить, відповідно до своєї програми, різноманітні матеріали як інформаційного, так і аналітичного характеру, зазвичай у обкладинці.

Перші журнали з’явилися в Західній Європі (у Відні та Франкфурті-на-Майні) в 1615 р.

Ідея створення першого літературного журналу належала французу Теофрасту Ренодо, який опублікував у своєму «Bureau d’Adresse» реферати з літературних і наукових тем. Як засіб інформації журнал має такі власні особливості: нескінченність та регулярність виходу в світ номерів через певні проміжки часу, наявність опублікованих матеріалів у виді статей; журнал має певний тематичний напрямок змісту, статей, які в ньому містяться; особливе поліграфічне оформлення.

Журнальне видання випускається у виді блоку закріплених в корінці аркушів друкованого матеріалу визначеного формату, у обкладинці або палітурці. Характерними особливостями для журнальних видань є великі формати сторінок, двоколонний набір.

Більшість журналів є ілюстрованими виданнями, а наявність і характер ілюстрованих матеріалів визначається конкретним типом журналу.

Інформація в журналі може бути первинною: статті, художні твори, нариси; вторинною: реферати, огляди тощо. Журнальні видання можуть містити, також, оригінали творів, або переклади.

Внутрішню структуру журнальних видань визначають рубриковані розділи та різноманітні за жанром, обсягом матеріали.

Читацьке призначення журналів визначає стиль викладу інформації, тематику видання, характер його матеріалів, розрахованих на читачів певних вікових категорій, залежно від виду їх занять та діяльності. Існують, також, видання, розраховані на специфічні групи населення, наприклад, для людей із фізичними недоліками.

Класифікація журналів

Усі журнальні видання поділяються на масові і соціальні. Масові журнали розраховані на широке коло читачів. Соціальні - призначені для окремих соціальних груп. Їх завданням є забезпечення комунікації у цих групах.

Класифікація за функціональним призначенням

1. суспільно-політичні (правознавчі, суто-політичні, економічного типу, популярні);

2. наукові (природничі, гуманітарні, загальнонаукові);

3. науково-популярні (технічні, науково-фантастичні, природознавчі, загальнонаукові);

4. культурологічні (літературно-художні, культурно-мистецькі, релігійні);

5. фахово-галузеві видання, статево-групові (для села, для молоді, для жінок) тощо.

У журнальних виданнях часто відсутня титульна сторінка. Журнали можуть мати різноманітне оформлення обкладинки, але наявність вихідних відомостей є обов'язковим для всіх журналів.

Розподіл журналів на класи, підкласи, групи

Існують різні класифікації журналів за такими ознаками: читацькою аудиторією, місцем видання, характером інформації, видавничим органом, мовою, тематичною спрямованістю, цільовим призначенням. Найважливішими визначальними ознаками серед них виступають тематична спрямованість і цільове призначення.

Умовно всі журнали можна поділити на три рівня сприйняття, які відповідно розраховані на три рівня читачів:

1) інформація для всіх;

2) широке коло працівників галузі й тих, хто цікавиться певними сферами науки, техніки, культури;

3) наукова і спеціальна інформація.

Також усі журнали поділяються, звичайно, умовно на такі основні тематичні класи: загальнополітичні та соціально-економічні, виробничо-технічні, природничо-наукові, сільськогосподарські, медичні, культурно-просвітницькі, літературно-художні, військові, спортивні, екологічні. Кожен з цих класів у свою чергу поділяється на тематичні групи.

Основні реквізити журналу

• Зображення нагород

• Назва організації вищого рівня

• Назва виду документа

• Довідкові дані про організацію

• Реєстраційний індекс

• Місце складання або видання

• Заголовки

• Дата і номер

• Тексти публікацій

Бюлетень – видання оперативного характеру з постійними рубриками (періодичне або продовжуване), що містить різноманітні матеріали організації-засновника. Слово "бюлетень" походить від французького bulletin, що первинно означало записку, аркуш.

Види бюлетенів:

• нормативний (матеріали нормативного, директивного чи інструктивного характеру, що видаються здебільшого державним органом);

• довідковий або інформаційний (інформаційні або довідкові матеріали, розміщені за алфавітним чи проблемно-тематичним принципами);

• рекламний (реклама послуг, товарів, заходів для населення);

• бюлетень-хроніка (регулярні повідомлення про діяльність організації-засновника);

• бюлетень-таблиця (різноманітні фактичні дані, викладені у вигляді таблиць);

• статистичний (статистичні дані з тієї чи іншої сфери життя та діяльності суспільства).

Збірник – видання, що містить ряд творів. Періодичні збірники мають певну схожість із журналами: виходять регулярно, під єдиним заголовком, послідовно, мають цифрове та хронологічне позначення, але не мають офіційного затвердження як журнал.

Календар – періодичне або неперіодичне видання, в якому в чіткій послідовності зазначаються дні, тижні, місяці конкретного року, а також вміщується різноманітна інформація, що має безпосереднє відношення до тієї чи іншої дати.

Перший друкований календар з’явився в 1448 р. Це був настінний «Астрономічний календар» виготовлений Йоганом Гуттенбергом. В Україні перший аркушевий календар з’явився у 1581 р., видрукований він був Острозькою друкарнею Івана Федорова.

Види календарів:

• відривний або перекидний календар (як правило, щорічник, на окремих аркушах якого зазначається число, назва місяця, дня тижня тощо; такі аркуші відривають або перекидають);

• табель-календар (аркушеве видання, на якому в формі таблиці наведено перелік днів року, розташованих за місяцями);

• календар книжкового типу (матеріали на сторінках, розміщених у вигляді книги, підібрані відповідно до певної дати);

• календар знаменних і пам’ятних дат (вибірковий перелік дат, подій, імен, вибраних за тематичним принципом; друкується у вигляді річника, щоквартальника, щотижневика).

Експрес-інформація – періодичне реферативне видання розширених та зведених рефератів актуальних опублікованих зарубіжних матеріалів або неопублікованих вітчизняних документів, призначене для оперативного інформування фахівців. Це оправний документ, який висвітлює найважливіші вітчизняні та зарубіжні досягнення у формі розширених статей. Описів винаходів, скорочених перекладів про передовий досвід або науково-технічні досягнення.

Ііі.3. Ідеографічні та іконічні документи

Ідеографічні документи – найстаріші за віком види документів. В основу класифікації покладено знакову природу фіксації інформації.

Класифікація ідеографічних документів

1. Картографічні

2. Музичні

3. Іконографічні

4. Ізографічні

5. Аудіовізуальні (кінофотофонодокументи)

Картографічні документи

Перші картографічні малюнки, виконані на глиняних плитах, з’явилися у Стародавньому Вавилоні в IV ст. до н.е. Поява першої друкованої карти відбулася у 1472 р.

Картографічні документи виділяються з масиву документів за формою умовних інформаційних знаків, якими закріплюється інформація.

Картографічні знаки – умовні уніфіковані познаки, що використовуються з метою створення картографічних зображень.

Створюються картографічні документи в процесі картографічного виробництва. Під цим поняттям розуміють таке виробництво, головним завданням якого є зроблене в картографічній проекції зображення – зменшені та частково узагальнені зображення поверхні Землі, астрономічних небесних тіл чи небесного простору за умови визначення їх у окремій системі умовних знаків чи знакових систем.

За структурою й матеріальною конструкцією картографічні видання поділяються на три види: карти, атласи, глобуси.

Карта

Термін «карта» з’явився в епоху відродження, з латинської мови означає «лист», «папір».

Карта – це зменшене узагальнене зображення поверхні Землі, інших небесних тіл чи небесної сфери, побудованої згідно математичного закону про площини, і показує методом умовних знаків розміщення й властивості об’єктів, пов’язаних з цими поверхнями.

Основні властивості карти:

1. Знаковість зображення

2. Математичний закон побудови

3. Використання особливої умовної мови картографічних символів

4. Генералізованість карти

5. Системність відображення дійсності.

Елементи карти

1. Картографічне зображення (зміст карти, сукупність відомостей про об’єкти і явища, їх розміщення властивості, взаємозв’язки, динаміку)

2. Легенда (система використаних на карті умовних позначок і текстових пояснень до них)

3. Рамкове оформлення (взаємне розташування в межах рамки самого зображення території, назва карти. Легенди, додаткових карт та інших даних).

4. Допоміжне оснащення (різноманітні карто метричні графіки, схеми вивчення території й використання матеріалів, різноманітні довідкові відомості, карти-вирізки, фотографії, діаграми, графіки, профілі, текстові й цифрові дані).

Класифікація карт

1. За масштабом (великомасштабні, середньомасштабні, дрібномасштабні, плани).

2. За просторовим охопленням (по території) (Сонячної системи, материків і океанів, країн тощо).

3. За змістом (загальногеографічні, тематичні, спеціальні).

Атлас – це цілісний кодексів картографічний документ, який містить зображення різних об’єктів, що пропонуються для навчання та практичного використання.

Класифікація атласів:

1. За просторовим охоплення (атласи планет, континентів, великих географічних регіонів, держав, республік тощо).

2. За змістом (геологічні, кліматичні тощо).

3. За призначенням (довідкові, комплексні, науково-довідкові, популярні, навчальні, туристичні, дорожні тощо).

4. За форматом (великі, середні, малі або кишенькові).

Глобус – об’ємний картографічний документ у вигляді кулі – моделі Землі з картографічним зображенням її поверхні.

Класифікація:

• Загальногеографічні

• Тематичні

Музичні документи

Музичний документ – це запис музичної інформації на матеріальному носієві у вигляді музичних звуків або графічних знаків у системі нотації (зокрема нотних знаків) для процесів збереження та передавання її у часі та просторі, він ідентифікується як одиниця комунікаційного простору в архівній, бібліотечній, музейній справі та у бібліографічній діяльності.

Одними з найскладніших для низки наук гуманітарного циклу (архівознавства, бібліотекознавства, бібліографознавства, музеєзнавства, документознавства) об'єктів дослідження є музичні документи на різних носіях - ноти, грамплатівки, магнітні стрічки тощо, для яких характерним є те, що вони зберігаються у багатьох архівах, бібліотеках, музеях - як приватних, так і державних.

Під музикою зазвичай розуміється відображення дійсності у звукових художніх образах, що активно впливають на психіку людини, спричинюють певні емоції. Тому основним об'єктом музичної інформації вважатимемо звукові художні образи - у певній формі організовані людиною звуки (музику).

Музична інформація може існувати у вигляді безпосереднього виконання (голосом, тим чи іншим музичним інструментом чи їх сукупністю, внутрішнім слухом людини) або запису звуків чи графічних знаків (звуконот). Шляхом запису музична інформація фіксується і зберігається невизначено тривалий час на різноманітних носіях: папері, грамплатівках (ГРП), магнітних стрічках, компакт-дисках, в електронній пам'яті комп'ютерів, на дискетах, компакт-дисках, відеокасетах, кіноплівках тощо. З невпинним розвитком науково-технічного прогресу не виключається поява в найближчому майбутньому принципово нових, досконаліших і компактних матеріальних носіїв музичної інформації.

Таким чином, музична інформація - це інформація у формі музичних образних смислів, що реалізується засобами співвідношень музичних звуків у часі та просторі у процесі виконання і має різні форми існування, такі як: уявна (внутрішній слух людини), звукова як з безпосереднім звучанням (природна - голос людини і звуки живої і неживої природи, штучна - відтворюється за допомогою музичних інструментів, створених людиною), так і записана - тобто запис звуків з допомогою спеціальних технічних пристроїв або шляхом нотного запису, коли звуки музики фіксуються спеціальними графічними знаками - нотами для подальшого відтворення (виконання), тобто вторинного після створення виконання музичного твору природними чи штучними засобами.

Класифікація музичних документів за матеріальним носієм

1. Аудіозаписи (магнітні стрічки, грамплатівки; музичні документи на електронних носіях)

2. Нотні або графічно-текстові (рукописи та друковані видання).

3. Нотно-звукові (комп’ютерні програми відповідного спрямування).

Класифікація музичних документів за матеріальним носієм

1. За функціональним призначення (наукові, навчальні, концертні).

2. За читацьким призначенням (для учнів музичних навчальних закладів, для спеціалісті, для аматорів).

3. За характером виконання (сценічні, інструментальні, вокально-хорові, змішані).

4. За характером викладу (партитурні, партія, дирекціон, клавір).

5. За структурою (моновидання, збірник).

6. За матеріальною конструкцією (книжкові, комплексні).

Ноти – умовні графічні знаки, що слугують для запису музичних звуків.

Нотний друк – одна з галузей поліграфії.

Партитура – нотний запис багато голосового музикального твору для оркестра, хора, камерного ансамблю.

Партія – частина музичного твору, що виконується окремим голосом.

Дирекціон – спрощена і укорочена партитура.

Клавір – перекладання партитури для співу з суп ровом фортепіано або лише фортепіано.

Реквізити музичного документу

1. Назва виду.

2. Жанр.

3. Підзаголовкові відомості.

4. Графічна інформація (логотип тощо).

5. Реєстраційний індекс документу.

6. місце складання або видання.

7. Дата складання або видання.

8. Текст документу.

9. Специфічні реквізити (супровідний текст, надписи на документі, надсистеми (серія, під серія змісту), техніка запису, швидкість та тривалість музичного запису, відомості про носій музичної інформації, технічні елементи тощо).

Ізографічні документи

Ізографічні документи відносяться до класу іконографічних за характером знакових засобів фіксування та передачі інформації. Іконічний знак, на відміну від ідеографічного, повинен мати схожість чи подібність з тим предметом чи явищем, який означає.

Головне смислове навантаження цих документів несе зображення реально існуючих об’єктів образотворчо-графічними (знаковими) засобами.

Ізографічний документ – це документ, зміст якого зафіксовано у вигляді точного, зменшеного, збільшеного або формалізованого відображення зовнішніх характеристик реального чи уявленого об’єкта за допомогою іконічних знакових засобів.

Специфічні риси:

1. Творчий підхід до зображувального об’єкту.

2. Наявність незначної текстової інформації.

Види видань

За способом зображення:

1. Альбоми.

2. Фотовидання.

3. Атласи креслень.

4. Художньо-образотворчі документи.

За матеріальною конструкцією:

1. Книжкові (альбоми мистецтв, фотоальбоми, картографічні атласи).

2. Аркушеві (плакати, афіші, буклети, репродукції, естампи).

3. Карткові (листівки, календарі, календарні стінки).

За особливістю виготовлення друкованої форми:

1. Естампи (гравюра, офорт).

2. Репродуковані ізовидання (етикетки, марки тощо).

За функціональним призначенням:

1. Нормативно-інструктивні.

2. Наукові.

3. Виробничо-практичні.

4. Навчальні.

5. Масово-політичні.

6. Науково-популярні.

7. Рекламні.

Листівка як вид ізографічного документа

У 1795 р. була започаткована традиція привітання поштовими листівками. Автором першої серії вітальних листівок став англійський художник Добсон. Листівки відносяться до прикладної або «малої графіки».

За видом матеріалу листівки можна поділити на паперові, картонні та змішаного типу (тканина, плівка, фольга тощо).

За жанром – на приватні та корпоративні. До першої групи належать вітальні, релігійні, інформаційно-зображувальні та жартівливі.

До другої – вітальні, інформаційні, рекламні.

За оздобленням – карбовані (понтонними чи металізованими фарбами), з лакуванням, перфоровані, з тисненням тощо.

За формою – одноаркушеві, однозгинні та багатозгинні, листівки з вкладками.

Аудіовізуальні документи

Чільне місце серед документальних джерел посідають кінофотофоновідеодокументи.

Аудіовізуальний документ – це документ, що містить сукупність образотворчої або звукової інформації з текстовою (або без нього), відтворення якої вимагає вживання відповідного устаткування.

Фонодокументи з’явилися у 1807 році, фотодокументи – у 1816 році, кінодокументи – у 1885 році.

За каналами сприйняття інформації аудіовізуальні документи поділяються на:

1. Візуальні (діафільми, слайди, діапозитиви, анімацію епіфільми).

2. Аудіальні (грамплатівки, магнітні фонограми).

3. Аудіовізуальні (звукові кінофільми, діафонофільми, відеофільми, магнітофільми).

Аудіовізуальні документи читаються або людиною (фотографія), або машиною (діафільм, кінофільм, грамплатівка, фонограма).

Фонодокументи

Фонодокументи – музично-звукові, аудіальні документи, що містять звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису.

За звукозаписом фонодокументи поділяються на

• Фотографічні

• Магнітні

• Оптичні

• Записані на флеш-носіях.

За формою

• Грамплатівка

• Фонограма

• Фонограма на флеш-пристрої

Фотодокументи

Фотодокументи – це документи, що містять одне або декілька зображень за допомогою фотографії або іншим способом. Фотодокументи можуть організовуватися у фонотеку – систематизоване зібрання фотографій, негативів, позитивів із метою їх зберігання та користування.

Класифікуються за способом відтворення на :

• Фотографії

• Діапозитиви

• Відеозаписи.

Візуальні документи

Візуальні документи – це образотворчі документи, створені кінематографічним або іншим способом за допомогою технічних пристроїв.

За способом відтворення інформації візуальні документи поділяються на6

• Образотворчо-статистичні (діафільми, слайд-фільми, епіфільми).

• Образотворчо-динамічні (кінофільми, телефільми, відеофільми).

Модуль іі тема: основи архівознавства

РОЗДІЛ ІV

ТЕМА: ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ДЕРЖАВНИХ АРХІВІВ

Зміст:

IV.1. Статус і структура архівів.

IV.2. Виробничі підрозділи архіву та основні архівні технології.

ІV.3. АРХІВНА СИСТЕМА, СИСТЕМА ТА МЕРЕЖА АРХІВНИХ УСТАНОВ.

IV.4. Центри зосереджнення цінних та унікальних документів наф в україні.

Ключові слова: архів, архівна установа; служби архіву, архівосховище, читальний зал, архівна система, система архівних установ, мережа архівних установ, децентралізовані та централізовані архівні системи.

Цілі та завдання вивчення розділу: Успішне вивчення Розділу ІV дозволяє мати уяву про організацію роботи архівів, знати структуру архівів, архівну систему, визначати систему мережу архівних установ.

Методичні рекомендації до вивчення Розділу ІV:

При вивченні Розділу ІV необхідно зупинитися на основних поняттях, виділених жирним шрифтом, звернути увагу на організацію роботи архівів, структуру архівів, систему архівних установ.

Інструкція щодо діяльності студента:

• Прочитайте та законспектуйте основні положення

• Дайте відповідь для запитання.

1. Яке, на Ваш погляд, пріоритетне завдання архівів?

2. Опишіть головний виробничий підрозділ

3. Розкажіть про організацію та правила роботи читального залу архіву.

4. Які існують вимоги щодо збереженості документів архіву?.

5. Чому необхідно дотримуватися певних вимог щодо розташування документів в архівосховищі?

6. Що Ви розумієте під поняттям “архівна система”?

7. Які класичні архівні системи існують у світі? Визначить тип архівної системи України?

8. Визначте причини створення трудових архівів в Україні.

9. Які архіви відносять до галузевих і чим вони відрізняються від центральних державних архівів?

• Виконайте роботи № 1, 2 користуючись «Переліком типових документів архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій».-К.: Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України, 1997.

№ 1

Тема: Класифікація документів за належністю їх до структурних підрозділів.

Завдання: згрупувати документи переліку за належністю їх до наступних підрозділів:

1. Бухгалтерія.

2. Відділ кадрів.

3. Профспілковий комітет.

4. Науковий відділ.

5. Адміністративно-господарча частина.

6. Канцелярія

Перелік документів:

1. Картотеки, покажчики до наказів з особового складу.

2. Відомості про документообіг організації.

3. Реєстраційні картки організаційно-розпорядчої документації.

4. Плани захисту дисертацій.

5. Документи про присвоєння звання «Мати – героїня».

6. Алфавітна книга пенсіонерів.

7. Плани розподілу основного обладнання.

8. Заяви про встановлення телефонів.

9. Журнали прийому-передання чергувань.

10. Календарні плани проведення громадських заходів.

11. Відомості про надходження і витрачання членських внесків.

12. Заявки на одержання членських квитків.

13. Тематичні картки науково-дослідної роботи.

14. Кошторис.

15. Характеристика робіт, висунутих на здобуття державних премій.

16. Відомості про витрачання кредитів.

17. Документи про переоцінку товарно-матеріальних запасів.

18. Реєстри рахунків до оплати.

19. Листування про кредитні операції.

20. Відомості, картки обліку експлуатації автомашин, автопокришок.

№ 2

Тема: Класифікація документів за характером зберігання.

Установа за списком № 1 (з документами НАФ).

Завдання: згрупувати документи за термінами зберігання (постійне, довгострокове (10 років,75 років) і тимчасове (1 рік, 3 роки, 5 років):

1. Акти приймання й передачі будівель, приміщень, земельних ділянок у тимчасове користування.

2. Листування про розробку окремих наукових проблем і тем.

3. Авторські рукописи неопублікованих робіт.

4. Журнали реєстрації актів розвідувальних робіт.

5. Списки тимчасових співробітників.

6. Протоколи затвердження технічної документації на продукцію.

7. Акти приймання в промислову експлуатацію обчислювального центру.

8. Річні звіти про створення і функціонування АС.

9. Ріні протоколи засідань комісії з розгляду й затвердження звітів і балансів.

10. Реєстри договорів.

11. Книги реєстрації видачі дипломів про вищу освіту.

12. Курсові роботи учнів.

13. Листування про організацію лікувального харчування і призначення , видачу дотації на лікувальне харчування.

14. Зведені тематичні плани випуску видань.

15. Журнали обліку і списання тари.

16. Посадові картки обліку керівних працівників організації.

17. Журнали обліку масивів інформації.

18. Декрет Кабінету Міністрів України за місцем розробки.

19. Документи (витяги з протоколів, списки праць, звіти, відгуки) конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посади наукових співробітників.

20. Ліміти витрат обладнання у цехах.

РОЗДІЛ ІV. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ АРХІВІВ

Іv. 1. Статус і структура архівів

Феноменальність значення архівів, гуманістична місія яких полягає у збереженні цілісності й поповненні документальної пам'яті людства, забезпеченні тим самим зв'язку поколінь і націй.

„Архів” (Стародавня Греція) - це будинки вищих урядових установ, де ухвалювалися і зберігалися важливі державні акти. Сучасне поняття має два основних значення:

а) соціальна інституція (спеціалізована установа), що забезпечує потреби суспільства у ретроспективній документній інформації через архівні документи, організуючі їхнє зберігання та користування ними;

б) сукупність документів, сформованих внаслідок діяльності установ, підприємств, організацій, окремих осіб.

За Конституцією України (ст. 54), “культурна спадщина охороняється законом. Держава забезпечує збереження історичних пам'яток та інших об'єктів, що становлять культурну цінність, вживає заходів для повернення в Україну”.

Усе, що пов'язане з діяльністю архівів, їхніх органів управління, називають архівною справою.

Архівна справа - це галузь життєдіяльності суспільства, яка охоплює наукові, культурологічні, правові й техніко-економічні умови відбору, експертизи цінності, опрацювання, зберігання архівних документів та організацію користування ними.

Архівна установа – це спеціалізований заклад чи структурний підрозділ, що забезпечує збирання, зберігання архівних документів та організацію використання їхньої інформації або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність в галузі архівної справи. Установи створюють архіви для зберігання документів, закінчених у діловодстві, користування ними із службовою, виробничою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

Архівні установи у своїй діяльності керуються Основами законодавства України про культуру, про інформацію, про державну таємницю, Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, іншими законодавчими актами, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голів місцевих державних адміністрацій..

Архіви поділяються на архіви для постійного зберігання документів (центральні, галузеві, обласні, самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек) та архіви для тимчасового зберігання документів (архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ та організацій).

Державні архіви складають фундамент галузі і виконують її основні функції: збирають, ідентифікують, описують та класифікують документи, забезпечують їхнє зберігання, реставрацію і організують користування документами. Державний архів – це утворена установа, призначена для формування НАФ, обліку і зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації. Фонди державного архіву складають інформаційну систему – організаційно упорядковану сукупність архівних документів, довідкового апарату, баз і банків даних. Державні архіви зберігають документи НАФ постійно. Частина місцевих державних архівних установ залежно від їх рангу зберігають документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня чи органом самоврядування, що утворив цю місцеву державну архівну установу, з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання.

Архів виконує соціально-правові запити громадян, публікує архівні документи. Крім того, як орган управління, державний архів здійснює науково-методичне керівництво архівними відділами райдержадміністрацій та міськими архівами.

Управління державними архівними установами здійснює директор, якого призначає і звільняє у центральних державних архівах Держкомархів України, в державних архівах областей – голови облдержадміністрацій з погодженням з Держкомархівом України, в галузевих державних архівах – керівники міністерств і відомств. Він відповідає за виконання покладених на архів завдань, затверджує структуру і штатний розпис, положення про структурні підрозділи, функціональні обов'язки співробітників установи, видає накази та контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад працівників архіву.

При директорі центральних державних архівів працює колегіальний дорадчий орган – дирекція, до якої входять керівники підрозділів, провідні спеціалісти, представники громадських організацій. Рішення дирекції оформляються наказами директора.

Державні архіви утримуються за рахунок коштів Державного бюджету України. Гранична чисельність співробітників, фонд оплати праці та видатки на утримання установи затверджують голови відповідних державних адміністрацій. Вони є юридичними особами, мають самостійний баланс, рахунки в установах банків, гербову печатку.

Згідно з чинним законодавством, типові положення про державні архіви областей затверджує КМ України, інших архівів – Держслужба архівів України чи відповідне відомство разом з Держслужбою архівів України. Положення про архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній чи приватній формах власності, затверджують їхні засновники.

Переважна більшість центральних і обласних державних архівів розташовано у спеціалізованих спорудах. Вони зведені у 1960-1980-х рр. і становлять собою типові архівосховища, розраховані на зберігання близько 1 млн. справ кожне. Архіви оснащено технологічним обладнанням для підтримування температурно-вологісного режиму, системами протипожежної сигналізації, автоматичного пожежогасіння. Частина обласних, більшість районних і міських державних архівів перебувають у пристосованих приміщеннях.

У державній архівній установі працюють наступні служби:

• читальний зал з бібліотекою;

• лабораторія фото- і мікрокопіювання;

• реставраційно-палітурна майстерня (дільниця);

• ремонтно-технічна майстерня;

• приміщення для науково-довідкового апарату;

• робочі кімнати співробітників та підсобні приміщення.

Приміщення архіву складаються з:

• сховища для зберігання документів;

• робочої кімнати працівників архіву;

• окремої кімнати (читального залу) для роботи з документами відвідувачів.

В архівах, де зберігається невелика кількість документів (до 600 справ), допускається вивчення документів відвідувачами в робочій кімнаті працівників архіву.

IV.2. Виробничі підрозділи архіву та основні архівні технології

Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище – спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Працівники архівосховища здійснюють увесь комплекс робіт, пов'язаних із забезпеченням збереженості документів – дотримання температурно-вологісного режиму, прибирання приміщень, дезінфекція та дезінсекція, видавання та підкладання справ до картонажів, проведення перевірок наявності документів, участь у громадському огляді стану їх збереженості тощо.

Архівосховища є об'єктами режимного порядку і доступ до них визначається спеціальною інструкцією та наказом директора. Вхід до сховищ особам, не визначених наказом, категорично заборонено, як і вхід у верхньому одязі, з сумками тощо.

До основних підрозділів архіву належить читальний зал, робота якого регламентується спеціальними правилами, що розробляє кожен архів на основі затверджених Держкомом архівів України „Правил використання документів НАФ через читальні зали”. Вони визначають основні функціональні напрями діяльності цих підрозділів щодо задоволення потреб громадян у ретроспективній документній інформації.

Правила роботи у читальному залі:

1. Допускають фізичних і юридичних осіб, які в офіційній письмовій заяві аргументують необхідність ознайомитись з документами за тією чи іншою тематикою. Відповідний дозвіл дає керівник архівної установи або його заступник. Такий дозвіл діє протягом року.

2. Перед роботою у читальному залі, громадяни знайомляться з правилами, заповнюють спеціальну анкету (основу бази даних про склад дослідників та науково-тематичну спрямованість їхніх інтересів).

3. Замовлення документів здійснюється після перегляду дослідником описів, картотек, каталогів та іншого довідкового апарату. Дані про потрібні документи вносяться у бланки замовлень і передаються завідувачеві читальним залом для виконання. Як правило, дослідник замовляє не більше 10 справ на день. Надходження замовлених справ фіксуються у журналі, а дослідник розписується в отриманні їх у бланку замовлень.

4. Справи на замовлення зберігаються у спеціальних шафах-боксах не більше одного місяця, а потім повертаються до архівосховищ.

5. Під час видавання і приймання справи переглядають співробітники, щоб виявити повноту аркушів, їхнє ушкодження тощо.

6. Працюючи з документами, дослідник може робити виписки тих фрагментів, які його цікавлять.

7. Після закінчення роботи із справою дослідник робить запис в аркуші використання документів, де зазначає дату, тему роботи, номери використаних аркушів, а також ставить розбірливий підпис.

8. Згідно чинних правил, у разі публікації архівних документів дослідник зобов'язаний подавати в установленій формі посилання на архів, фонд, опис, справу та аркуші.

Наприклад: ЦДАВО України, ф. 14, оп. 1, спр. 125, арк. 18-21. Він несе відповідальність за достовірне передання тексту документів, їхнього змісту.

9. За порушення чинних правил громадяни можуть бути позбавлені права користування архівними документами.

З діяльністю читального залу тісно пов'язана робота довідкової групи (столу довідок), яка входить до функціональної сфери використання документів. Тематичний спектр цих запитів досить широкий – про місце і дату народження, стаж роботи, заробітну плату, майно, житло, освіту, родовід, репресії, реабілітацію, участь у партизанському русі тощо.

У більшості архівних установ цей вид робіт виконує спеціальний структурний підрозділ – відділ використання документів, група чи стіл довідок. Його співробітники готують на кожний запит фізичних чи юридичних осіб архівну довідку. Вона може бути усталеної чи довільної форми, але повинна мати обов'язкові реквізити: штамп та печатку архівної установи, підписи керівника та виконавця, дату, точну адресу громадян чи юридичних осіб, чіткий виклад відповіді по суті запиту на підставі архівних документів. У разі негативної відповіді викладається рекомендація щодо дальшого звернення громадян у цій справі, наводяться адреси відповідних архівних чи інших установ. Для виконання запитів громадян нормативами передбачено місячний термін. (Закон України „Про звернення громадян”, 1996 р.). Тематичні запити виконують наукові співробітники або провідні архівісти. Для виконання складних запитів можуть створюватися тимчасові робочі групи. Термін виконання запиту визначає керівник архіву.

„Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.”

Закон України „Про звернення громадян”(1996 р.).

Реставраційно-палітурна майстерня забезпечує підтримання належного фізичного стану архівних фондів.

Реставрації підлягають насамперед документи, які мають механічні, фізико-хімічні чи біологічні пошкодження або ураження. При надходженні до майстерні їх реєструють у спеціальному журналі, після закінчення реставрації роблять запис про повернення документів до архівосховища.

Іv.3. Архівна система , система та мережа архівних установ

Архівна система – це сукупність основоположних принципів організації архівної справи, способів і технологій її ведення, що забезпечують цілісність та координованість функціонування архівної галузі.

Архівна система має конкретно-історичне значення і є похідною від суспільно-державного ладу, політичного устрою, національно-культурних традицій тієї чи іншої держави, регулюється відповідними законодавчими актами і функціонує в її правовому полі.

За характером побудови і характером управління архівні системи поділяють на дві основні групи: централізовані, де управління архівною справою здійснюється єдиним державним органом на єдиних засадах, і децентралізовані, що включають автономні підсистеми управління архівною справою. Однак у чистому вигляді такі системи майже не зустрічаються. Найпоширенішими є мішані системи з елементами централізму і децентралізму, міру співвідношення між якими визначають у кожному конкретному випадку.

Найбільш централізовані архівні системи властиві країнам з абсолютистськими або тоталітарними режимами, які встановлюють тотальний контроль за всіма сферами суспільного життя, у т.ч. і архівною справою. (архівні системи колишнього СРСР, Китаю, Франції, Бельгії, скандинавських країн).

Політика децентралізації архівної справи ще більшою мірою виявилась у Великобританії, Італії, США, Канаді та інших країнах.

З архівною системою тісно пов'язане поняття “система архівних установ” і „мережа архівних установ”. Система архівних установ – ієрархічно побудована сукупність архівних установ. Мережа архівних установ – сукупність архівних установ, розташованих на певній території. Систему архівних установ України складає сукупність архівів та архівних підрозділів, що забезпечують формування національного архівного фонду, його зберігання та використання відомостей, що містяться в архівних документах, здійснюють управлінські, науково-дослідні та довідково-інформаційні функції в архівній справі. Архівні установи можуть засновуватися органами влади, органами місцевого самоврядування, юридичними та фізичними особами на будь-якій формі власності. Належність державного архіву до певного рівня системи архівних установ (районного, міського, обласного, республіканського, загальнодержавного) визначає його ранг, що відповідає рівню державного органу чи органу місцевого самоврядування, який утворив цей архів, і складу документів, що у нього зберігаються й підлягають зберіганню. Діяльність кожного з суб'єктів системи архівних установ регулюється законодавством, підзаконними нормативними актами, відповідними правилами та інструкціями.

Систему архівних установ України становлять:

1. Спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сферi архiвної справи i дiловодства Державна архівна служба України. Вона є центральним органом виконавчої влади, на який покладено функції управління архівною справою, контролю і нормативно-методичного забезпечення ведення діловодства. Держслужба архівів України у межах своєї компетенції забезпечує реалізацію державної політики в архівній галузі.

2. Центральнi державнi архiви України;

Згідно зі ст. 6 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” провідне місце в системі архівних установ займають центральні державні архіви, що комплектують, зберігають і забезпечують користування документами тієї частини НАФ, яка становить державну власність та найбільшу історичну цінність.

Державні архіви класифікують на центральні та місцеві (обласні, міські, районні).

Залежно від характеру зберігання документів їх поділяють на:

а) архіви для постійного зберігання документів (центральні та місцеві);

б) архіви для тимчасового зберігання документів (тобто ті, що після закінчення встановленого терміну зберігання документів передають їх у профільні архіви чи знищують згідно встановлених правил).

3. Галузевi державнi архiви, що забезпечують облік та зберігання науково-технічних, геологічних, метеорологічних, картографічних та інших спеціальних видів архівних документів, які потребують особливих умов зберігання та використання.

4. Державний архiв в Автономнiй Республiцi Крим. Державний архiв в Автономнiй Республiцi Крим підпорядковується Раді мiнiстрiв Автономної Республiки Крим i у своїй дiяльностi пiдзвiтний та підконтрольний центральному органу виконавчої влади у сферi архiвної справи i дiловодства.

5. Мiсцевi державнi архiвнi установи. Такий статус мають державні архіви областей та їхні філіали, міські державні архіви та архівні відділи районних державних адміністрацій. Головна функція їх полягає в зберіганні архівних документів місцевого походження та в наданні необхідної архівної інформації установам і громадянам.

6. Іншi мiсцевi архiвнi установи. Мiсцевi органи виконавчої влади та органи мiсцевого самоврядування створюють архiвнi установи для централізованого тимчасового зберігання архiвних документiв, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або iнших правовiдносин юридичних i фiзичних осiб на вiдповiднiй території (району, мiста), та iнших архiвних документiв, що не належать до Нацiонального архiвного фонду.

З 20 травня 2004 р. до державних архівів України офіційно приєдналися трудові архіви.

Трудовий архів – це місцева архівна установа для централізованого тимчасового зберігання документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду Трудовий архів створюється за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування і утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів, та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.

Організаційно-правовий статус Трудового архіву визначається органом, який його створив, залежно від покладених на архів завдань і обсягів роботи.

До завдань належить:

приймання від підприємств, установ і організацій - джерел комплектування архівних документів з особового складу, фінансово-господарської діяльності та інших документів, строки зберігання яких не закінчилися;

організація користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях, видавання юридичним особам і громадянам у встановленому Держком архівом України порядку архівних довідок, копій та витягів з документів, що знаходяться на зберіганні.

7. Архiвнi пiдроздiли державних наукових установ, музеїв та бiблiотек. Серед них Архів Національної академії наук України, відділи рукописів окремих музеїв, Інститут рукопису Національної бібліотеки України імені В.І.Вернадського та ін.

8. Архiвнi пiдроздiли органiв державної влади, органiв мiсцевого самоврядування, державних i комунальних підприємств, установ та органiзацiй. Їх особливість полягає в тому, що вони комплектують документи для тимчасового зберігання, які використовуються в службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян. Після завершення термінів тимчасового зберігання документи, що за своєю цінністю входять до НАФ, передають на постійне зберігання до центральних, галузевих або місцевих державних архівів, у т.ч. кінофотофонодокументи.

9. Архiвнi пiдроздiли об'єднань громадян, релiгiйних органiзацiй, а також пiдприємств, установ та органiзацiй, заснованих на приватнiй формi власності. Об'єднання громадян i релiгiйнi органiзацiї, а також підприємства, установи та органiзацiї, заснованi на приватнiй формi власностi, мають право створювати архiвнi пiдроздiли для постiйного або тимчасового зберiгання документiв, що не належать державi, територiальним громадам, передавати документи Нацiонального архiвного фонду на зберiгання до державних та iнших архiвних установ.

10. Архiвнi установи, заснованi фiзичними особами. Архiвнi установи, заснованi фiзичними особами в установленому законом порядку, мають право зберiгати архiвнi документи, що не належать державi, територiальним громадам.

11. Науково-дослiднi установи, а також пiдприємства та органiзацiї у сферi архiвної справи i дiловодства, на які покладено завдання розроблення теорії архівного будівництва, історії та практики архівної справи, узагальнення та поширення передового вітчизняного і зарубіжного досвіду, новітніх архівних технологій, документознавчих проблем.

Центральні державні архіви України

• Центральний державний архів вищих органів влади та управління України (ЦДАВО України)

• Центральний державний архів громадських об'єднань України (ЦДАГО України)

• Центральний державний історичний архів України, м. Київ (ЦДІАК України)

• Центральний державний історичний архів України, м. Львів (ЦДІАЛ України)

• Центральний державний кінофотофоноархів України ім. Г. С. Пшеничного (ЦДКФФА України ім. Г.С.Пшеничного)

• Науково-довідкова бібліотека центральних державних архівів України

Галузеві державні архівні установи

• Галузевий державний архів Міністерства внутрішніх справ України (ГДА МВС України)

• Галузевий державний архів Міністерства оборони України (ГДА МО України)

• Галузевий державний архів гідрометеорологічної служби (ГДА Гідрометслужби)

• Галузевий державний архів Служби безпеки України (ГДА СБУ)

• Галузевий державний архів Держкомгеології України - Державний інформаційний геологічний фонд (ГДА Держкомгеології України - Геоінформ)

• Галузевий державний архів фінансових посередників Фонду державного майна України

• Державний картографо-геодезичний фонд України (Укркартгеоформ)

Мережа державних архівів України включає 680 установ (7 центральних, 25 обласних та в Автономній Республіці Крим, 2 - у містах Києві та Севастополі, 488 архівних відділів райдержадміністрацій, 164 архівних відділи міських рад). Крім того, в Україні діє 477 трудових архівів.

Іv.4. Центри зосереджнення цінних та унікальних документів наф в україні Самостійне вивчення. Користування веб-сайтом «Архіви України»

Стисло про цікаве

• Найбільший за обсягом фондів державний архів України - Державний архів Київської області (2,5 млн. одиниць зберігання).Загальна чисельність працівників галузі - близько 3000 осіб, тобто кожен 15-тисячний громадянин України є архівістом.

• Штат Державного комітету архівів України налічує 43 особи.

• 40 тисяч архівних підрозділів органів влади і місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності передають найцінніші документи для довічного зберігання до державних архівів.

Найдавніші і найцікавіші документи

1. Найдавніший документ державних архівів України - борговий лист на бересті із давньоруського міста Звенигорода (перша третина ХІІ ст. - ЦДІА України, м. Львів).

2. Найдавніший документ, що зберігається в державних архівах Києва, - грецьке Євангеліє (пергамен, ХІІІ ст. - ЦДІА України, м. Київ).

3. Найдавніший кодекс у складі Національного архівного фонду, писаний кирилицею, - Апостол Христинопільський, або Городиський (пергамен, середина ХІІ ст. - Інститут рукопису Національної бібліотеки України ім. В. І. Вернадського).

4. Найдавніший документ Національного архівного фонду датується ІІІ тисячоліттям до н. е. (глиняні таблички - Інститут рукопису Національної бібліотеки України ім. В. І. Вернадського).

5. Найдавніший документ Національного архівного фонду слов'янського походження - Київські глаголичні листки (кінець ІХ - початок Х ст. - Інститут рукопису Національної бібліотеки України ім. В. І. Вернадського).

РОЗДІЛ V

ТЕМА: ОРГАНІЗАЦІЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ. ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

Зміст:

V.1. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ СИСТЕМИ АРХІВНИХ УСТАНОВ.

V.2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ АРХІВУ.

V.3. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ АРХІВНОГО ФОНДУ.

V.4. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ СПРАВИ.

V.5. З ІСТОРІЇ ФОРМУВАННЯ ПОНЯТТЯ ПРО СУКУПНИЙ АРХІВНИЙ ФОНД ДЕРЖАВИ.

V.6. СКЛАД І СТРУКТУРА НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ.

V.7. ПРАВО ВЛАСТНОСТІ НА ДОКУМЕНТИ НАФ.

Ключові слова: міжархівний, внутріархівний, внутріфондовий рівні, рівень сукупності, фондоутворювач, загальнодержавні і документи місцевого значення, фондоутворювач, документ, архівний фонд, документальний фонд, фондова належність, хронологічні межі, документальний комплекс, фонд особового походження, фонд офіційного походження, назва архівного фонду, архівна колекція, об’єднаний архівний фонд, справа.

Національний архівний фонд України, особливо цінні документи, унікальні документи, критерії цінності.

Скорочення: НАФ, ДАФ, ОЦ, УД, ЕК

Цілі та завдання вивчення розділу: Успішне вивчення розділу V дозволяє мати уяву про організацію архівних документів, Національний архівний фонд України, його структуру та правові засади, знати критерії цінності документів, види архівних фондів, визначати фондову належність документів.

Методичні рекомендації до вивчення Розділу V:

При вивченні Розділу V необхідно зупинитися на основних поняттях, виділених жирним шрифтом, розрізнити поняття „документальний фонд” і „архівний фонд”, звернути увагу на комплекс робіт з фондування, організацію документів у межах системи архівних установ, межах архіву, архівного фонду і справи, визначити основні положення Закону України „Про Національний архівний фонд та архівні установи”, критерії цінності документів НАФ.

Інструкція щодо діяльності студента:

• Прочитайте та законспектуйте основні положення

• Дайте відповідь на запитання :

1. Назвіть і охарактеризуйте рівні організації архівних документів.

2. Які основні ознаки самостійності фондоутворювача?

3. Чим відрізняється документальний фонд від архівного фонду?

4. У чому полягає організація архівних документів на рівні системи архівних установ?

5. Як відбувається організація архівних документів на рівні архівного фонду?

6. За якими ознаками здійснюється систематизація документів на рівні справи?

7. Розкрийте зміст поняття “Національний архівний фонд України”. Чому для визначення сукупного архівного фонду України використано такий термін?

8. Як Ви розумієте структуру НАФ? Які три основні групи документів він включає?

9. Що становлять собою ОЦД?

10. Що становлять собою УД? Яка особлива форма обліку передбачена для УД?

11. Який фонд існував у радянські часи паралельно з ДАФ та яка його доля?

12. Розкрийте значення для архівного будівництва прийняття Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”.

13. Охарактеризуйте форми власності на документи НАФ та права доступу іноземних громадян до цих документів.

• Виконайте роботу № 4

№ 4

• Прочитайте Закон України „Про НАФ та архівні установи”

• Дайте відповіді на запитання:

1. Дата прийняття закону „Про НАФ та архівні установи”.

2. Поняття НАФ.

3. Чим відрізняється архівний документ від документа НАФ.

4. На яких документах базується Законодавство України про НАФ та архівні установи.

5. Який державний орган забезпечує проведення державної політики у сфері архівної справи і діловодства.

6. Хто фінансує повернення документів НАФ, що знаходяться за кордоном.

7. Який державний орган приймає рішення про вилучення документів із НАФ.

8. Хто фінансує впорядкування і внесення документів до складу документів НАФ.

9. Який державний орган затверджує форму реєстраційного свідоцтва.

10. Які документи є власністю територіальних громад.

11. У яких випадках дозволяється вилучення у власника документів НАФ.

12. Через який строк повинні бути повернені власнику вилучені документи НАФ.

13. Яким чином здійснюється передача права власності.

14. У яких випадках власник може бути позбавлений права власності на документи НАФ.

15. Обов’язки власників документів НАФ.

16. Чи може власник, який передав документи НАФ в державному архівну установу, у разі порушення умов зберігання повернути зазначені документи.

17. Який державний орган визначає вимоги до умов зберігання архівних документів.

18. Чому не можна користуватися оригіналами особливо цінних документів.

19. На які документи НАФ існує страховий фонд. Дайте пояснення страхового фонду.

20. Дайте пояснення „таємний архів”.

21. Яким чином можна отримати дозвіл на право користування документами НАФ.

22. Коли архівні установи використовують своє право на обмеження доступу до документів НАФ.

23. У яких випадках архівні установи мають право відмовити в доступі до документів НАФ.

24. Яким терміном обмежується доступ до документів НАФ, що містять приватну інформацію про особу. Чи можна отримати дозвіл на користування зазначеними документами раніше цього строку.

25. Хто встановлює порядок користування документами НАФ.

26. Хто може користуватися документами НАФ.

27. Які права мають користувачі документами НАФ.

28. Чому у разі публікацій текстів архівних документів обов’язково треба посилатися на їх місце зберігання.

29. Обов’язки користувачів документами НАФ.

30. Які установи належать до системи архівних установ.

31. У якому законі зазначено статус посадових осіб центральних державних архівів України.

32. Склад документів галузевих державних архівів.

33. Кому підпорядковується державний архів Автономної Республіки Крим.

34. Де зберігаються документи ліквідованих установ.

35. Хто здійснює фінансування державних архівних установ.

36. Чи мають право на дозвіл користування документами НАФ іноземні громадяни.

37. Що відноситься до платних послуг архівних установ.

38. Що включає матеріально-технічна база архівних установ.

39. В яких випадках можна вивозити документи НАФ за кордон

40. Які заходи передбачені законом щодо приховування документів НАФ.

41. Що становлять собою ОЦ?

42. Що становлять собою УД? Яка особлива форма обліку передбачена для УД?

43. Визначте пріоритетні проблеми формування НАФ на сучасному етапі архівного будівництва в Україні. Обґрунтуйте свої думки.

РОЗДІЛ V. ОРГАНІЗАЦІЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ. ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

Актуалізація питань, пов'язаних з виявленням джерел, методикою їх використання є помітною рисою новою історіографічної ситуації. Формування Національного архівного фонду України, входження його ретроспективної інформації у світовий комунікативний простір вимагають перегляду основ організації архівних документів.

Організація документів НАФ має основні структурні рівні: міжархівний – розподіл комплексів документів в межах системи архівних установ; внутріархівний – формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву; внутріфондовий – систематизація документів на рівні фонду; рівень сукупності документів – їх систематизація в межах справи (одиниці зберігання, одиниці обліку).

Організація документів НАФ на всіх структурних рівнях здійснюється на підставі наукової класифікації за такими ознаками:

• належність документів до документації одного утворювача;

• право власності на документи;

• строки зберігання документів;

• ступінь інформаційної значущості документів (належність до комплексів загальнодержавного та місцевого значення, ступінь цінності);

• належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць (область, округ, район, місто);

• історичні умови, час і місце створення;

• належність документів до певних галузей, напрямків і сфер життєдіяльності суспільства;

• види носіїв, способи і техніка закріплення інформації;

• рівень доступу до документів.

V.1. Організація документів у межах системи архівних установ

При організації архівних документів в межах системи архівних установ враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної установи.

Організація документів за правом власності реалізується в зберіганні документів НАФ у конкретних архівосховищах або приватних архівах: документи НАФ, що належать державі, зберігаються у державних архівах,; документи, що відносяться до приватної власності, зберігаються в архівах власників.

Порядок організації документів за строками зберігання визначає наявність серед них двох основних груп – документів постійного і тимчасового зберігання. Строки зберігання документів визначаються чинними нормативно-правовими актами.

На організацію документів на міжархівному рівні впливає загальний ступінь інформаційної значущості документів. При цьому документи поділяються на загальнодержавні і документи місцевого значення.

Комплекс документів загальнодержавного значення складають документи, що утворилися в процесі життя і діяльності видатних діячів українського народу, а також у різні історичні періоди:

• у межах сучасної України в діяльності центральних органів державної влади і управління, підприємств, установ і організацій, що поширюють свою компетенцію на всю або значну частину її території;

• за межами України в діяльності провідних органів української еміграції, зокрема еміграційних урядів, політичних партій і об’єднань, військових, культурно-освітніх, наукових закладів та громадських організацій;

• у межах сучасної України в діяльності місцевих установ, якщо склад і зміст документів, переважно відображає історію не лише окремого регіону, а й усієї країни, а також у випадках, коли документна інформація має практичну цінність і може широко використовуватися в загальнодержавному масштабі.

До комплексу документів місцевого значення належать документи, що утворилися в діяльності органів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що діяли або продовжують діяти на території певної адміністративно-територіальної одиниці, якщо документи цих органів, підприємств, установ і організацій не віднесено до комплексу документів загальнодержавного значення.

Документальні комплекси загальнодержавного значення зосереджуються в сховищах центральних державних архівів відповідного профілю, галузевих державних архівів і архівних підрозділів державних наукових установ, державних музеїв і бібліотек.

Документальні комплекси місцевого значення зберігаються в державних архівах областей, Автономної республіки Крим, міст Києва і Севастополя, інших місцевих архівних установ, якщо вони здійснюють постійне зберігання документів НАФ.

Віднесення документів до комплексів загальнодержавного або місцевого значення здійснює Держслужба архівів України спільно із зацікавленими архівними та іншими установами.

Істотно впливають на організацію документів на міжархівному рівні історичні умови і місце їх створення. За категоріями доступу документи НАФ поділяються на документи з відкритим доступом та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу. Виокремленні за цією ознакою документальні комплекси на міжархівному рівні організаційно не розмежовуються.

V.2. Організація документів у межах архіву

Організація документів у межах архіву відбувається за фондовою системою. При цьому основною класифікаційною одиницею НАФ є архівний фонд. Деякі групи аудіовізуальних, електронних, науково-технічних документів організовують за нефондовою системою.

У діяльності кожного фондоутворювача виникає комплекс документів, який називають документальним фондом. Документальний фонд – це сукупність документів, утворюваних (через безпосереднє створення і/або отримання, збирання) одним (одноособовим або колективним) утворювачем в процесі його діяльності/ життя і діяльності з певною функціональною/ поточною або особистою/ діловою метою.

Утворювач - інституція, родина чи особа, яка створила, зібрала і/або зберігала документи в процесі своєї діяльності.

Особливістю документального фонду є те, що до нього входять документи з постійним і з тимчасовим термінами зберігання і він не має стабільного складу. Частина документів з тимчасовими строками зберігання після експертизи цінності знищується як така, що не має наукового і практичного значення, а інші документи надходять до архівів на постійне зберігання.

Архівні документи складаються в архівні фонди. Термін “архівний фонд” розглядається як визначення комплексу документів, історично або логічно пов'язаних між собою в наслідок діяльності певної установи, організації, підприємства чи окремої особи, що підлягає архівному зберіганню на підставі результатів відповідної експертизи. Таким чином, архівний фонд формуються з документального фонду. Документи архівного фонду мають спільне походження, однорідність змісту, історичні і логічні взаємозв'язки. Все це зумовлює вимогу їхнього зберігання як єдиного комплексу, не розпорошуючи по різних архівах. Комплекси архівних фондів можуть утворюватися з фондів установ і організацій однієї сфери діяльності чи одного відомства, адміністративно-територіальної одиниці, часу існування тощо.

В основі процесу класифікації справ фонду можуть лежати один або декілька комунікаційних значень документів. До класифікаційних ознак належать структурна, хронологічна, галузева (функціональна, тематична), номінальна, географічна та ін.

Юридична чи фізична особа, що є утворювачем архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом, називається фондоутворювачем.

Сукупність документів, утворених у діяльності юридичної особи, складає фонд офіційного походження. Обов’язковою умовою створення такого архівного фонду є наявність утворених або зібраних установою документів, що мають наукову, культурну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації. Формальними ознаками самостійності фондоутворювача – юридичної особи є наявність нормативного акту про створення, реєстрацію, компетенцію установи, визначення її функцій та структури, самостійного кошторису і розрахункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису, атрибутів власного діловодства.

Помітною ознакою є ступінь цінності (повнота, склад і зміст) утворених фондоутворювачем документів.

Фізичні особи є фондоутворювачами фондів особового походження.

Фондом особового походження називають архівний фонд окремої особи, сім'ї, роду, який утворився впродовж їх життя і діяльності.

Такі фонди поділяться на особові, сімейні та родові.

У фонд сім'ї входять матеріали не більше трьох поколінь, а у фонд роду – не менше чотирьох.

Фондоутворювачами можуть бути державні, політичні й громадські діячі, видатні вчені, діячі літератури та мистецтва, а також інші особи, внаслідок життя і діяльності яких виникли документи, що мають певну культурно-історичну цінність.

Кожен фонд особового походження – це єдиний комплекс документів, котрий не може розпорошуватися, навіть якщо фондоутворювач жив і діяв у різні історичні епохи.

До складу особового фонду, крім особистих документів фондоутворювача, входять документи близьких родичів, якщо вони мають значення для характеристики фондоутворювача або самі є історичною чи іншою цінністю. У випадку, коли хтось з родичів фондоутворювача сам є видатним діячем, то сукупність їхніх документів утворює сімейний фонд. До складу особового фонду можуть бути віднесені й документи, створені після смерті фондоутворювача: некрологи, посмертні видання його праць, спогади про нього тощо.

Для раціональнішого розміщення документів в архівах, спрощення обліку документів, створення компактного і якісного науково-довідкового апарату створюються об'єднані архівні фонди

Об'єднаним архівним фондом називають фонд, що складається з документів, які утворилися у процесі діяльності двох або більше фондоутворювачів-організацій з історично зумовленими зв'язками (однорідністю функцій, підлеглістю, місцезнаходженням, правонаступністю тощо) і зібрані разом для зручності користування ними.

Наприклад, це може бути дирекція заводу чи фабрики” і профспілковий комітет цього ж підприємства або управління залізниці, її відділення, дистанції, дільниці та служби. За цією ознакою до документів основного фондоутворювача можуть бути додані матеріали різних допоміжних установ чи комісій.

Принципи об’єднання документів :

1. Хронологічний

2. Територіальний

3. Принцип однорідності функцій і цільового призначення

4. Принцип правонаступності і підлеглості.

5. Принцип родинних, творчих, професійних зв’язків.

Сукупність окремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів і поєднані за однією або декількома ознаками, називається архівною колекцією.

Їх формують на основі не історичних (об'єднаний архівний фонд), а логічних зв'язків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного.

Переважна більшість колекцій має тематичний характер: “Колекція фотокопій документів про визвольну війну українського народу 1648-1657 рр.”, „Колекція театральних афіш і програм” та ін.

Утвореним архівним фондам на першому етапі фондування надають назви.

• Назва архівного фонду установи складається з офіційної повної та скороченої назви фондоутворювача з усіма перейменуваннями в хронологічній послідовності, підпорядкуванням, місцезнаходженням, крайніх дат існування під кожною з назв.

• Назва особового архівного фонду складається із загальновизнаного та всіх інших, менш відомих найменувань особи – метричних і змінених прізвищ, імен, по батькові, псевдонімів, криптонімів (підпис під твором замість прізвища автора) тощо; визначення сфери творчої, громадської, державної і політичної діяльності (професії) особи із зазначенням її належності до тієї чи іншої національної культури та крайні дати життя особи.

• Назва об’єднаного архівного фонду офіційного походження складається із загальної назви підпорядкованих їй установ.

• У назві архівної колекції, що надійшла до архіву, зазначаються характер або загальний зміст колекції, найменування установи-фондоутворювача і крайні дати періоду формування колекції або прізвище, ім'я й по батькові колекціонера і крайні дати його життя.

За ступенем цінності архівні фонди поділяються на три категорії, що визначають ранг фонду, обумовлений ступенем інформативності документів фонду, значущістю фондоутворювача, часом створення документів та наявністю особливо цінних і унікальних документів:

• фонди, переважна частина документів яких мають статус особливо цінних і містять інформацію, що стосується всіх або більшості сторін функціонування держави і діяльності суспільства та його провідних діячів, а також фонди, в складі яких є унікальні документи.

• фонди, документна інформація стосується певних галузей або напрямків діяльності держави і суспільства та окремих діячів. Як правило, значна частина документів другої категорії є особливо цінними.

• фонди, документна інформація яких стосується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інформацію фондів першої та другої категорій.

Залежно від потреб держави і суспільства в ретроспективній інформації категорія фонду відповідно може бути змінена. Категорійність фондів встановлюють експертно-перевірні комісії державних архівів.

Різний порядок організації застосовується для документів з різними умовами доступу до них. Документи обмеженого доступу, що визначаються як конфіденційні, та документи, передані їхнім власникам на умовах дотримання певного обмеження доступу, організуються на загальних засадах. Таємні документи організуються в порядку, передбаченому спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до відповідальних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних для всіх документів засадах.

Визначають фондову належність документів за такими ознаками:

1. Окремі елементи, якщо в них міститься назва фондоутворювача. Наприклад, у справі є протоколи засідань вченої ради Київського університету імені Тараса Шевченка. І хоча на обкладинці справи не вказано назву фондоутворювача, можна впевнено вважати, що ним є названий університет.

2. Назву установи-одержувача, реєстраційний штамп чи зміст документа.

3. Фондову належність копій вихідних документів можна визначити за назвою установи – автора документа, яку вказано поряд з підписом посадової особи в кінці документа, або за змістом документа.

Під час визначення фондової належності документів необхідно врахувати таке:

• вхідні документи належать до фонду установи, що їх одержала;

• копії вихідних документів належать до фонду установи, що є автором документів;

• внутрішні документи належать до фонду установи, у якій вони складені.

При розборі документів дорадянського періоду потрібно знати основи тодішнього діловодства. В Російській імперії, а згодом і в СРСР офіційне діловодство базувалося на суворій регламентації та централізації. Вищі урядові установи надсилали нижчим розпорядження, накази, роз'яснення, циркуляри, запити. У відповідь одержували від них звіти, донесення, рапорти, подання, прохання. Особи або установи, рівні чи незалежні один від одного, обмінювались відношеннями, повідомленнями, офіційними листами. Залежно від субординації формулювалася і назва адресата. Під час звернення вищих установ до нижчих вживали давальний відмінок (Київському губернському правлінню). Під час звернення нижчих і рівних установ – знахідний відмінок (у Київське губернське правління), а відсутність прямих ознак, фондову належність документа можна встановити за побічними ознаками. Для цього слід звернути увагу на різні резолюції і помітки, штемпелі і печатки, уважно вивчити зміст документа, порівняти його з іншими. Труднощі в роботі щодо визначення фондової належності документів виникають тоді, коли в одній справі трапляються документи, утворені внаслідок діяльності різних установ. Наприклад, документи жандармсько-поліцейських установ, які проводили дізнання й передали справу прокуророві, а той – в судову палату чи окружний суд. Інколи справу починали в одній установі, але в зв'язку з її реорганізацією чи ліквідацією, передавали в іншу. Фондову належність подібних справ визначають за документами останньої установи, в якій справа закінчувалася.

У межах архіву поряд із організацією документів за фондовою системою здійснюється організація документів у спеціальних архівах або спеціалізованих відділах загальних архівних установ за нефондовою системою. Так організуються аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є результатом цільової виробничої діяльності кінофотостудій, студій звукозапису, комп’ютерних центрів тощо.

За цією системою в основу організації кіновідеодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми організації відзнятого матеріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети); носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, магнітна відеоплівка).

Фотодокументи організують за жанрами фотографії (хронікальне фото, портрети, пейзажі), формами організації відзнятого матеріалу (окремі фото, фотонариси, фотоальбоми), носіями інформації (негативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері).

На жанрову належність (хронікальні записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв’ю тощо), місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звукової інформації (механічна, фотооптична, магнітна) та носії інформації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски тощо) спираються при організації фонодокументів.

Класифікаційними ознаками для організації електронних документів є тип комп’ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені; характер змісту та мета використання документної інформації. Технічні документи групуються в комплекси за об'єктною, територіальною або тематичними ознаками.

V.3. Організація документів у межах архівного фонду

Одиницею класифікації у межах архівного фонду є одиниця зберігання або одиниця обліку (справа), що може складатися як з одного, так і з кількох документів, об'єднаних за певною спільною ознакою.

Процес групування справ фонду здійснюється з урахуванням таких класифікаційних ознак:

– структурної – належність до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;

– хронологічної –урахування часу появи документів (рік, місяць, число);

– галузевої, функціональної, тематичної –галузева належність і функції фондоутворювача, а також за тематикою документів;

– номінальної –належність до конкретного виду одиниць зберігання (книги, журнали) чи за видами документів (плани, звіти, накази);

– авторської –авторська належність (юридична чи фізична особа);

– кореспондентської –справи, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;

– географічної –окремі адміністративно-територіальні одиниці, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).

Крім того, слід враховують й такі ознаки, як мова документів, їхній формат, оригінальність чи копійність, матеріал (папір, фотоплівка, відеоплівка, дискета).

Вид схеми класифікації визначають ознаками, за якими здійснюють два перші поділи матеріалів фонду. Це можуть бути: структурно-хронологічна або хронологічно-структурна; галузево-хронологічна або хронологічно-галузева; функціонально-хронологічна або хронологічно-функціональна; номінально-хронологічна або хронологічно-номінальна; географічно-хронологічна або хронологічно-географічна і т.д.

Слід пам'ятати, що групування документів відбувається за роками. При цьому існують певні вимоги:

1. Справи необхідно відносити до того року, коли вони були розпочаті. Винятком є плани і звіти, які належать до того року, на який або за який вони складалися. Якщо це плани чи звіти на кілька років, то плани слід віднести до першого року, а звіти – до останнього.

2. Найбільші групи в межах фонду розмішують в основному з урахуванням значимості структурного підрозділу. Наприклад, спочатку розмішують документи ректорату, вченої ради, факультетів, а потім адміністративно-господарських служб. Справи у межах груп найчастіше розміщують в алфавітному порядку чи за хронологічним принципом.

3. У кожному конкретному випадку послідовність розміщення і значення розділів схеми залежать від характеру діяльності фондоутворювача та документів. У фондах відомих митців найбільшу цінність мають творчі документи. У фондах державних і громадських діячів – документи про службову і громадську діяльність. У фондах меценатів і підприємств – майново-господарські документи.

Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондів залежить від складу фондоутворювачів, характеру їхньої діяльності, видів та кількості залишених ними документів. Типова схема групування цих фондів може мати такі розділи: документи з історії роду чи сім'ї; спільні для всіх документи (сімейне листування, колекції); особисті фонди членів сім'ї (у хронологічній послідовності).

Певні особливості має і класифікація документів об'єднаних архівних фондів і колекцій. Найбільшими групами в межах об'єднаних архівних фондів є архівні фонди, що входять до їхнього складу. Порядок розміщення їх у межах об'єднаного фонду може бути різним – за значимістю фондоутворювачів, хронологією створення їх, алфавітом.

У колекціях, які складаються з документів одного виду (листи, спогади, фотографії), останні, як правило, групуються за авторською ознакою і розміщуються в алфавітно-хронологічному порядку.

При нефондовій організації класифікація документів має певну специфіку:

- кіновідеодокументи організовують за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал; кіно-, відео-, телесюжет певної кольоровості), всередині видів – за назвами, роками виробництва, виробничими номерами, одиницями обліку, кольоровістю, форматом носія, типом відеокасет;

- фотодокументи систематизуються за видами (негативи, слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми);

- фонодокументи систематизуються за видами, всередині видів – за одиницями обліку і комплектами; за установами-виробниками і виробничими номерами;

- технічні документи групуються в комплекси за об’єктивною ознакою – спільністю змісту і належністю до об’єкту роботи (проектування споруди, конструювання вибору, розроблення технологій виготовлення виробів або будівництва споруд, дослідження наукової проблеми);

- електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні й жорсткі диски, дискети), всередині – за типами програмного забезпечення, а потім – за характером документної інформації.

V.4. Організація документів у межах справи Організація документів у межах одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбувається на двох рівнях:

• документному

• аркушному

Для документів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа.

Документний рівень організації у межах справи передбачає таку організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутрішню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.

Систематизація документів у межах одиниці зберігання здійснюється за такими ознаками:

• хронологічною – за датами документів;

• предметною (тематичною) – за змістом документів;

• номінальною – за видами документів;

• кореспонденською – назвами адресатів або адресантів;

• географічною – за історичними регіонами, адміністративно-територіальними одиницями, географічними поняттями, з якими пов’язаний зміст документів, їх автори і кореспонденти;

• авторською – за назвами підприємств, установ і організацій, прізвищами та іменами осіб – авторів документів.

Як правило, документи систематизуються не за однією ознакою, а тими ознаками, застосування яких визнано найраціональнішим.

Систематизація документів закріплюється нумерацією аркушів.

Таким чином, організація архівних документів проходить чотири етапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного.

V.5. З історії формування поняття про сукупний архівний фонд держави

У 1918 р. вперше з’явилося поняття єдиного Державного архівного фонду як сукупності документів, що мають суспільне, наукове і духовно-культурне значення, тісно пов’язаних з історією народу, становленням і розвитком держави. У колишньому Радянському Союзі таким чином було запроваджено централізований облік, контроль та зберігання документів державного архівного фонду.

В Україні постанову „Про єдиний державний архівний фонд УРСР” вперше було прийнято у 1925 р. Склад ЄДАФ України визначився в ній як сукупність закінчених діловодством, документів та листування всіх урядових і громадських установ на території УРСР, пізніше до складу увійшли „конфісковані рукописи”, культурно-історичного або громадського значення; фамільні архіви та архіви релігійних громад і установ релігійного культу; кінофотодокументи, „в тому числі заборонені постанови та оголошення”, рукописи літературних і наукових творів, „заборонені ілюстративні матеріали”.

Паралельно з ЄДАФ з 1929 р. існував Єдиний партійний архівний фонд ВКП(б). Двозначність терміна „єдиний” було знято у 1941 р. із впровадженням поняття Державного архівного фонду.

В результаті розпаду СРСР у 1991 р. у новій незалежній державі з’явилися законодавчі акти в галузі архівної справи. Назву „національний” було закріплено в 1992 р. у положенні про Головне архівне управління при Кабінеті міністрів України. Зміст його офіційно вперше було подано у Законі „Про Національний архівний фонд і архівні установи”, прийнятому 24 грудня 1993 р.

Під поняттям Національного архівного фонду України (НАФ України) розуміють сукупність документів, незалежно від їхнього виду, місця створення і форми власності на них, що зберігаються на території України або за її межами (і відповідно до міжнародних угод підлягають поверненню в Україну), відображають історію духовного і матеріального життя українського народу, мають наукову історико-культурну цінність, визнані такими відповідною експертизою і зареєстровані у порядку, передбаченому Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”.

Як зазначено у Законі України „Про Нацiональний архiвний фонд та архiвнi установи” (розділ 1, ст.1), документ Нацiонального архiвного фонду - архiвний документ, культурна цiннiсть якого визнана вiдповiдною експертизою i який зареєстрований як складова Нацiонального архiвного фонду.

У другій редакції Закону України «Про НАФ і архівні установи» однозначно унормовано, що документи НАФ є пам’ятками культури.

„Нацiональний архiвний фонд України є складовою частиною вiтчизняної i свiтової культурної спадщини та iнформацiйних ресурсiв суспiльства, перебуває пiд охороною держави i призначений для задоволення iнформацiйних потреб суспiльства i держави, реалiзацiї прав та законних iнтересiв кожної людини.

Документи Нацiонального архiвного фонду є культурними цiнностями, що постiйно зберiгаються на територiї України або згiдно з мiжнародними договорами, згода на обов'язковiсть яких надана Верховною Радою України, пiдлягають поверненню в Україну.

Юридичнi та фiзичнi особи зобов'язанi забезпечувати збереженiсть Нацiонального архiвного фонду та сприяти його поповненню.”

(Закон України „Про НАФ та архівні установи, розділ ІІ,стаття 4)

1. У грудні 2001 р. прийнято нову редакцію Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

Внесення документiв до Нацiонального архiвного фонду або вилучення документiв з нього здiйснюється на пiдставi експертизи їх цiнностi комiсiєю з фахiвцiв архiвної справи i дiловодства, представникiв наукової i творчої громадськостi, iнших фахiвцiв (ЕК).

Експертиза цiнностi документiв проводиться за iнiцiативою їх власника або державної архiвної установи за згодою власника. У разi виникнення загрози знищення або значного погiршення стану зазначених документiв їх власник зобов'язаний повiдомити про це державну архiвну установу для органiзацiї експертизи цiнностi цих документiв.

Державну реєстрацiю документiв Нацiонального архiвного фонду проводять центральний орган виконавчої влади у сферi архiвної справи i дiловодства та уповноваженi ним архiвнi установи. Порядок реєстрацiї i форма реєстрацiйного свiдоцтва затверджуються Кабiнетом Мiнiстрiв України. Державна реєстрацiя документiв Нацiонального архiвного фонду проводиться безоплатно.

V.6. Склад і структура наф.

До реального формування НАФ Україна вперше в своїй історії приступила після відновлення незалежності. Основою вітчизняного НАФ стала українська частина ДАФ СРСР, а також передані на державне зберігання архіви та документи КПУ і ЛКСМУ. Водночас було створено галузеві державні архіви, які активно почали збирати документи НАФ у системах озброєних сил, внутрішніх справ, служби безпеки, гідрометеорології, геодезії і картографії. Рукописні книги та писемні пам’ятки , особові архівні фонди діячів науки і культури в Україні сформовані у бібліотеках та академічних інститутах, яким надано статус архівних установ та право постійного зберігання документів на засадах державної власності. Серед них: Інститут рукопису НБУВ, відділ рукописів Львівської наукової бібліотеки імені В.Стефаника, відділи рукописів Інституту літератури імені Т.Шевченка, Інституту мистецтвознавства, фольклору та етнології імені М.Рильського, Інституту археології, відділи рукописів Одеської та Харківської наукових бібліотек.

Національний архівний фонд можна поділити на три епохи:

1. Документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди в межах сучасної України в діяльності органів виконавчої влади і місцевого самоврядування, громадських і релігійних організацій, установ і підприємств усіх форм власності, окремих осіб. У свою чергу, вони поділяються на:

1. Документи суто українського походження часів Київської русі (X-XII ст.), Галицько-Волинського та інших князівств, які виникли на теренах колишньої Київської русі (XII-XIV ст.), Гетьманщини (XVII-XVIII ст.), Запорізької Січі (XVI-XVIII ст.), Центральної Ради і директорії Української Народної республіки (1917-1920 рр.), Української держави (1918 р.), Західноукраїнської Народної Республіки (1918-1919 рр.), Карпатської України (1938-1939 рр.), Української радянської Соціалістичної республіки (1917-1991 рр.), незалежної України (з 24 серпня 1991 р.), документів провідних діячів цих періодів;

2. Документи діяльності представників влади інших держав, до складу яких з кінця XIV - до середини 40-х років XX ст. входили українські землі (фонди й окремі документи адміністративно-військових, судово-поліцейських органів і установ, інших організацій Польсько-Литовської держави, Кримського ханства й Турецької імперії, Московського царства, Російської імперії, тимчасового уряду Росії, білогвардійських адміністрацій генералів А. Денікіна і П. Врангеля, Австро-Угорщини, Польщі, Румунії, Угорщини, Чехословаччини, а також фондів особового походження);

3. Документи окупаційних установ Німеччини (1941-1945 рр.) і створених ними органів місцевого самоврядування.

2. Документи українського походження, що утворилися за межами України в діяльності української політичної та трудової еміграції, зокрема еміграційних урядів УНР, ЗУНР, українських політичних партій і об'єднань, культурно-освітніх і наукових установ, громадських організацій та окремих осіб, і повернулися на Батьківщину в порядку реституції, на підставі дарування.

3. Документи іноземного (неукраїнського) походження, що утворилися на теренах інших держав і з різних причин (війни, революції) опинилися на території України, стали складовою і невід'ємною частиною історико-культурної спадщини її народу. До Національного архівного фонду належать також архівні документи, які зберігаються за межами України та відповідно до міжнародних угод підлягають поверненню в Україну.

„Держава вживає заходів для поповнення Національного архівного фонду документами культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документами іноземного походження, що стосуються iсторiї України, у пріоритетному порядку фінансує їх виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях. Централізований облік зазначених документів ведеться у порядку, встановленому центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи i дiловодства.”

(Закон України „Про НАФ та архівні установи, розділ ІІ, стаття 5)

Згідно зі ст. 6 архівного закону, документи НАФ зберігають не лише державні архіви (центральні, галузеві та місцеві), а й “архівні підрозділи самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек”, де у зв'язку зі специфікою їхнього комплектування відклалися безцінні документи колекційного рівня.

Головне завдання держави – забезпечення збереженості документів НАФ. Для цього передбачено

• державний облік архівних документів,

• державна реєстрація

• контроль за додержанням законодавчих вимог щодо їхнього зберігання,

• державна допомога недержавним власникам НАФ

• турбота держави про виявлення та збирання зарубіжної україніки, повернення архівних цінностей в Україну.

• правова основа для існування архівної системи

Підстава включення архівних документів до НАФ є експертиза їхньої цінності, яку проводять експертні комісії (ЕК) різних рівнів.

Особливо цінні і унікальні документи наф

Чільне місце у складі НАФ України належить особливо цінним (ОЦ) і унікальним (УД) документам.

ОЦ – визначена експертизою категорія цінності архівних документів, які містять особливо важливу інформацію про державу, суспільство та її видатних представників або особливу характеристику окремих зовнішніх ознак документу. До ОЦ можуть бути віднесені як окремі документи чи одиниці зберігання, так і групи одиниць зберігання і навіть окремі архівні фонди у повному обсязі.

Закон “Про Національний архівний фонд і архівні установи” виокремив з ОЦ документів ще вищу категорію цінності – унікальні документи (Головний компонент НАФ).

Закон України "Про НАФ і архівні установи" визначає унікальні документи як документи Національного архівного фонду, що мають особливу історико-культурну цінність. Розглядаючи унікальний документ як єдиний у своєму роді серед особливо цінних документів, можна дійти висновку, що він містить виняткову інформацію про особливо важливі події, явища та факти з усіх сфер життя держави, суспільства чи окремих видатних осіб.

УД – визначена експертизою категорія цінності архівних документів, які мають виняткове значення для історії держави, суспільства, і аналоги якого за документальною інформацією або зовнішніми ознаками відсутні.

До УД передбачено особливу форму обліку – облік у Державному реєстрі національного культурного надбання після віднесення експертами документів до УД.

До УД можуть бути віднесені акти органів державної влади та управління, місцевого самоврядування, громадських і релігійних організацій, установ та підприємств усіх форм власності, окремих осіб, інші письмові та графічні матеріали, кінофотофонодокументи, записи фольклорних творів (усних та музичних), рідкісні друковані видання, які виникли в різні історичні періоди у кордонах сучасної України та поза її межами.

Зарахування документів НАФ усіх форм власності до УД - це комплекс організаційних, науково-методичних і практичних заходів щодо встановлення критеріїв визначення УД, вироблення методики їх виявлення, порядку включення до Державного реєстру національного культурного надбання, організації обліку та забезпечення схоронності.

Визначення виключної історико-культурної цінності документів НАФ і віднесення до УД відбувається з урахуванням певних критеріїв:

а) статус і значення фондоутворювача;

б) походження документів;

в) авторство документів;

г) час створення документів;

д) цінність інформації, відображеної в документах;

е) юридична сила документів та їхня оригінальність;

є) наявність художніх або палеографічних особливостей документів, їх оздоблення, місце та історичні умови виникнення документів.

Критерій "час створення, давність документів" зумовлює об'єктивно існуючий фактор порівняно неоднакової наукової та історико-культурної цінності документів, які стосуються різних періодів історії. У зв'язку з цим слід звернути першочергову увагу на документи тих історичних епох, від яких збереглася лише незначна кількість писемних джерел. Так, в Україні це - XIII-XVII ст. У такому разі давність створення документів є важливим показником зарахування його до УД.

Згадану обставину потрібно врахувати, оцінюючи документи, пов'язані з такими подіями, як український національно-визвольний рух (XVII-XIX ст.), Перша (1914-1918 рр.) і Друга (1939-1945 рр.) світові війни, Визвольні змагання XX ст., коли мали факти масової загибелі тогочасних писемних джерел, їх вивезення за межі України.

Критерій "авторство документів і значення фондоутворювачів" застосовується як для документів установ, організацій і підприємств, так і для документів фізичних осіб.

Стосовно фондоутворювачів, які є юридичними особами, від його ролі, місця, масштабів і значення діяльності в системі державного управління, військової справи, в економічному, суспільно-політичному, науковому й культурному житті значною мірою залежить історико-культурна та суспільна значущість документів, можливість їх зарахування до УД.

Цей критерій орієнтує на зарахування до УД, пов'язаних з іменами та діяльністю видатних осіб,

враховуючи їхню роль у державному, суспільно-політичному й економічному житті, в розвитку культури та науки, визнання їхніх заслуг перед державою та суспільством, світовою цивілізацією.

До УД належать документи видатних осіб, складені ними особисто (рукописи, листи тощо) і які безпосередньо свідчать про свою автографічність, і документи, підписані видатними особами відповідно до їх державних, громадських і наукових посад, включаючи й документи колективної творчості або характеру (заяви, звернення, рецензії тощо), які містять підписи й інших осіб.

Критерій "авторство документів і значення фондоутворювачів" застосовується також під час зарахування до УД документів офіційного та приватного походження, які не належать видатним особам, не складені й не підписані ними, але містять їхні резолюції, помітки, інші позначки. При цьому слід ураховувати й особливу історико-культурну цінність такого документа.

Критерій "оригінальність, юридична сила документів" чітко орієнтує на зарахування до УД тих документів НАФ, які є оригіналами і юридична цінність яких безсумнівна.

Якщо не збереглися оригінали документів, які мають виняткову науково-інформаційну, джерелознавчу та культурологічну цінність, особливе історико-культурне значення, то до УД можуть бути зараховані їхні засвідчені (в окремих випадках і не засвідчені) копії.

Найважливішим для з'ясування сутності УД є критерій "цінність інформації, що міститься в документах". Він має універсальний характер і першорядне значення. Цей критерій передбачає врахування таких обставин:

• значення відбитих у документах подій, явищ і фактів;

• значення самої інформації про згадані події, явища й факти, яка зафіксована в писемних джерелах.

До УД належать ті документи, що суттєво вплинули на долю суспільства та держави.

До поширених слід віднести критерій "наявність художніх, палеографічних особливостей документів, їх оздоблення". За цими ознаками документи НАФ, які з погляду художнього оформлення, оздоблення дорогоцінними металами та особливостей письма мають велику цінність, можуть бути зараховані до УД.

УД слід вважати й документи НАФ на специфічних матеріальних носіях, відомих з давніх часів (глиняні таблички, папірус, береста тощо), які саме з цієї причини становлять особливу історико-культурну цінність.

Критерій "місце та історичні умови виникнення документів" вимагає врахування особливостей формування НАФ та його збереженості.

Критерії зарахування документів НАФ до УД повинні застосовуватися комплексно. На цій підставі УД визначаються окремі архівні фонди чи колекції документів, їх частини, окремі справи або документи НАФ. При цьому, якщо в справі виявиться лише один унікальний документ, то всю її слід зарахувати до УД.

Архівний закон зобов'язує власників УД проводити роботу щодо виявлення і включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання, обліку та зберігання.

Заходи забезпечення збереженості УД :

• в обов'язковому порядку створення страхових копій, що зберігаються окремо від оригіналів, перебувають на державному зберіганні і можуть бути використані лише з дозволу власника оригіналу УД.

• обов'язкове страхування.

Роботу щодо виявлення та зарахування документів НАФ до УД проводять усі їх власники: центральні державні архіви, галузеві державні архіви, державні архівні установи Республіки Крим, місцеві державні архівні установи, архівні підрозділи самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек, архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ і організацій, архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності, науково-дослідні установи в галузі архівної справи, архіви громадян.

В архівних установах зарахування документів НАФ до УД здійснюється насамперед у тих фондах, де виявлено та взято на облік ОЦ. До цієї роботи залучають найбільш кваліфікованих працівників, архівних установ.

V.7. Право власності на документи наф

Документи Нацiонального архiвного фонду можуть перебувати в будь-якiй формi власностi, передбаченiй Конституцiєю та законами України. Право власностi на документи Нацiонального архiвного фонду охороняється законом. Державну полiтику у сферi архiвної справи i дiловодства визначає Верховна Рада України. Кабiнет Мiнiстрiв України, iншi органи виконавчої влади, а також органи мiсцевого самоврядування забезпечують проведення державної полiтики у сферi архiвної справи i дiловодства в межах своєї компетенцiї.

Закон України “Про НАФ і архівні установи” визнає три форми власності на документи НАФ: державну, колективну і приватну (за Конституцією України фігурують державна, комунальна і приватна форми власності). При цьому наголошується, що всі власники документів НАФ мають рівні права.

Класифікація НАФ за аспектами власності:

а) державні архівні установи системи Держкомархіву та іншого підпорядкування;

б) архіви громадських об'єднань на правах колективної власності;

в) приватні архіви, приватні колекції або окремі документи, що перебувають у власності громадян.

За Архівним законом (ст. 25) у разі недотримання належних умов збереженості власник може за рішенням суду бути позбавленим права власності на ці документи у порядку, встановленому законодавством (ст. 23).

Кабінет Міністрів України може обмежувати доступ до документів НАФ громадян тих держав, в яких передбачено обмеження доступу громадян України до їхніх державних архівів.

Закон передбачає норму про обов'язкову реєстрацію архівних документів, які пройшли експертизу цінності..

Власник документів зобов'язаний ставити до відома державну архівну установу, яка видала реєстраційне свідоцтво, про передачу права власності на документи або про будь-які зміни місцеперебування їх, умов зберігання чи використання. Відчуження документів у будь-якій формі має бути документально засвідчене: при даруванні чи пожертвуванні це можуть бути листи, відповідні свідоцтва, при купівлі – рахунок, угода про продаж, при успадкуванні – заповіт тощо.

Власник документiв Нацiонального архiвного фонду та iншi особи, якi користуються зазначеними документами, не мають права їх знищувати, пошкоджувати або змінювати змiст цих документiв, безповоротно передавати за межі України. У сучасних економічних умовах актуальним є розроблення методів грошової оцінки документів НАФ та віднесення до складу НАФ документів недержавної власності.

Вивозити оригінали документів НАФ за межі України забороняється, зокрема тимчасового експонування документів на виставках або реставрація матеріалів за кордоном. У такому разі власник документів або його офіційний представник, установи, що вивозять документи НАФ за кордон, обов'язково повинні мати дозвіл Державного комітету архівів України. Вивезення копій документів НАФ та витягів з них здійснюється з дозволу державної архівної установи, де зареєстровані оригінали цих документів. При цьому з метою запобігання виснаженню національних архівних інформаційних ресурсів існують певні обмеження щодо суцільного копіювання великих документальних комплексів.

Юридичні i фiзичнi особи, якi мають документи, вiд часу створення яких минуло понад 50 рокiв, або якi продають чи вивозять архiвнi документи за кордон, зобов'язанi повiдомити про це одну з державних архiвних установ з метою вирiшення питання про проведення експертизи цiнностi цих документiв.

Документи вносяться до Нацiонального архiвного фонду впорядкованими за рахунок власника вiдповiдно до вимог, встановлених центральним органом виконавчої влади у сферi архiвної справи i дiловодства. Рiшення про вилучення документiв iз Нацiонального архiвного фонду приймаються експертними комiсiями (ЕК) за погодженням iз центральним органом виконавчої влади у сферi архiвної справи i дiловодства. Забороняється вилучення документiв iз Нацiонального архiвного фонду за мотивами конфiденцiйностi чи таємностi iнформацiї, що мiститься в них, а також iз полiтичних чи iдеологiчних мiркувань.

Спори мiж архiвними установами i власниками документiв з питань призначення експертизи їх цiнностi, внесення документiв до Нацiонального архiвного фонду або вилучення з нього вирiшуються у судовому порядку.

Архiвнi документи, що нагромадилися за час дiяльностi органiв державної влади, державних пiдприємств, установ та органiзацiй, а також документи, що переданi державним архiвним установам iншими юридичними i фiзичними особами без збереження за собою права власностi, є власнiстю держави.

Архiвнi документи, що нагромадилися за час дiяльностi органiв мiсцевого самоврядування, комунальних пiдприємств, установ та органiзацiй, а також документи, що переданi архiвним вiддiлам мiських рад iншими юридичними i фiзичними особами без збереження за собою права власностi, є власнiстю територiальних громад.

Архiвнi документи, що не мають власника або власник яких невiдомий, переходять у власнiсть держави на пiдставi рiшення суду, винесеного за заявою державної архiвної установи, крiм випадкiв, передбачених законами України.

Спори щодо здiйснення права власностi на документи НАФ вирiшуються у судовому порядку.

Документи НАФ, що належать державi, територiальним громадам, не можуть бути об'єктом приватизацiї, купiвлi-продажу, застави або iнших угод, пов'язаних з передачею права власностi, i надаються лише в тимчасове користування. Право власностi на зазначенi документи може бути передане лише згiдно з мiжнародними договорами, згода на обов'язковiсть яких надана Верховною Радою України, i законами України.

Стисло про цікаве

1. Якщо скласти всі документи Національного архівного фонду поаркушно в одну стрічку, то нею можна 75 разів обгорнути земну кулю за екватором (стрічкою з документів Національного архіву США - 57 разів).

2. За мінімальними оцінками, сукупна грошова вартість документів Національного архівного фонду складає не менш як 500 мільярдів грн.

3. Документи, що перебувають на таємному зберіганні, становлять 0,1 % від загальної кількості документів державних архівів; з кінця 80-х років розсекречено близько 10 тис. фондів (за обсягом - це цілий пересічний архів обласного рівня). Для порівняння: у Казахстані цей показник становить 5 %.

4. Кожні два роки на державне зберігання до архівів надходить близько 1,5 млн. одиниць зберігання - фактично, утворюється новий пересічний архів обласного рівня.

5. За останніми обрахунками, вага документів Національного архівного фонду України, що перебувають на зберіганні у державних архівах України, сягає 43 тис. тон.

6. У складі Національного архівного фонду - близько 58 мільйонів одиниць зберігання (не менше 5 мільярдів документів, 50 мільярдів аркушів).

7. Сукупний річний бюджет галузі - близько 50 мільйонів грн.

8. На утримання однієї одиниці зберігання в Україні витрачається 10 центів бюджетних коштів на рік - у сім разів менше, ніж у Республіці Польща.

9. Сукупний річний бюджет галузі співмірний з бюджетом Берлінського земельного архіву - аналога Державного архіву Київської області.

РОЗДІЛ VI

ТЕМА: НАУКОВО-ДОСЛІДНА РОБОТА АРХІВНИХ УСТАНОВ. ВИКОРИСТАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ. АРХІВНА ЕВРИСТИКА

Зміст:

VI.1. ОСНОВНІ НАПРЯМИ ТА ФОРМИ НАУКОВО-ДОСЛІДНОЇ РОБОТИ АРХІВНИХ УСТАНОВ.

VI.2.1 ПОТРЕБИ В АРХІВНІЙ ІНФОРМАЦІЇ ТА ГРУПИ ЇЇ СПОЖИВАЧІВ.

VI.2.2 ОСНОВНІ НАПРЯМИ І ФОРМИ ВИКОРИСТАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ.

VI. 3 АРХІВНА ЕВРИСТИКА.

Ключові слова: прикладні і теоретичні дослідження, архівознавча періодика, потреби в архівній інформації, споживачі інформації, напрями використання і форми використання інформації, архівна евристика, архівна довідка, архівний витяг, архівна копія, архівна евристика.

Цілі та завдання вивчення розділу: Успішне вивчення розділу VI дозволяє мати уяву про організацію науково-дослідну роботу в архівах, систему архівної науково-технічної інформації, форми організації пошукової роботи в архівних установах, класифікацію потреб в архівній інформації, знати види архівних досліджень, форми використання інформації, проводити самостійну пошукову роботу, вміти користуватися архівними документами з метою їх використання для публікацій.

Методичні рекомендації до вивчення Розділу VІ:

При вивченні розділу VI необхідно зупинитися на основних поняттях, виділених жирним шрифтом, звернути увагу на форми і напрями науково-дослідної роботи та форми використання архівної інформації.

Інструкція щодо діяльності студента:

• Прочитайте та законспектуйте основні положення

• Дайте відповідь на питання:

1. Дайте визначення поняття “науково-дослідна робота архівних установ”.

2. Визначте мету і особливості організації науково-дослідної роботи в архівних установах.

3. Які ви знаєте спеціальні науково-дослідні установи у галузі архівної справи та документознавства, що діють в Україні та за рубежем?

4. Як можна класифікувати потреби в архівній інформації?

5. Назвіть основні сфери і форми використання документів НАФ.

6. Що таке архівна евристика і яка її роль у використанні документної інформації?

7. Які послуги архівів є безоплатними і чому. Назвіть перелік платних послуг?

VI. 1. Основні напрями науково-дослідної роботи архівних установ

Під науково-дослідною роботою архівних установ розуміють здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичних і практичних результатів, спрямованих на дальше удосконалення архівної справи та діловодства.

Архівні установи проводять наукові дослідження у галузі архівознавства, археографії, джерелознавства, дипломатики, документознавства, історії державних установ і громадських об'єднань, історичної географії та ін., а також окремих аспектів природничих, економічних, юридичних, технічних наук, пов'язаних із архівним будівництвом, а саме: удосконаленням методів реставрації та консервації документів, розробленням засобів і способів захисту документів від біопошкоджень, визначенням нормативів чисельності працівників різних типів архівних установ, економічним аналізом у галузі науково-технічного опрацювання документів, підготовкою комплексної програми інформатизації архівної справи на засадах системної комп'ютеризації.

Важливою ланкою наукової роботи архівних установ є науково-інформаційна діяльність, що охоплює публікацію документів, підготовку та видання науково-довідкової літератури (архівних путівників, довідників, оглядів фондів тощо), використання документів з метою забезпечення потреб суспільства.

Складовою науковою роботи є науково-організаційна діяльність. Підготовка і проведення науково-теоретичних конференцій, семінарів, читань, “круглих столів” можливість глибше опанувати методи наукових досліджень, отримати цінну інформацію з конкретних питань, налагодити корисні наукові контакти.

Науково-дослідна робота архівних установ охоплює розроблення теоретичних і прикладних проблем, створення наукових праць, необхідною умовою й підґрунтям яких є глибокий аналіз джерельної бази та історіографії кожної конкретної проблеми, всебічне дослідження історії та практики діяльності українських і зарубіжних архівів, вивчення здобутків інших наукових дисциплін, комплексне застосування методів різних галузей знань.

Теоретичні дослідження мають перспективний характер і спрямовані на розвиток загальної теорії архівістики. Результатом є науково-теоретична інформація, накопичуються теоретичні знання, проводяться наукові експерименти, узагальнюються отримані дані, формулюються висновки. До теоретичних відносять методологічні та історичні праці як такі, що встановлюють тенденції, виводять теоретичні положення, що несуть нову наукову інформацію. У процесі таких досліджень, кінцевим результатом яких є науково-теоретична інформація, накопичуються теоретичні знання, проводяться наукові експерименти, узагальнюються отримані дані, формулюються висновки.

Це, зокрема, теоретичні дослідження механізму старіння документів, науково-методичних основ публікаційної діяльності державних архівів, розроблення наукових тем “Документознавство: теоретичні основи”, “Оптимальна модель організації архівної справи в Україні”, “Концепція комп'ютеризації архівної справи” та ін.

Теоретичні дослідження у галузі архівної справи в Україні проводяться й координуються науковими центрами: Українським державним науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства, Інститутом української археографії та джерелознавства ім. МС. Грушевського НАН України, Інститутами рукопису і архівознавства НБУ ім. В.І. Вернадського, кафедрою архівознавства та спеціальних галузей історичної науки Київського університету імені Тараса Шевченка. Велику роль у царині розвитку теорії архівознавства відіграють студії науковців – представників вищих навчальних закладів, центральних і обласних державних архівів та інших архівних установ. Вони дозволяють простежувати закономірності та провідні тенденції розвитку архівістики, виносити уроки з минулого, уникати повторення помилок.

Прикладні дослідження необхідні для забезпечення насамперед практичної діяльності архівних установ. Вони передбачають використання теоретичних положень та накопиченого досвіду роботи для вирішення актуальних питань архівного будівництва.

Результати прикладних досліджень (нові методи роботи або технологічні процеси, обґрунтування застосування нової техніки і технологій тощо) викладаються у вигляді:

а) нормативних документів (стандартів, правил роботи, інструкцій, методичних вказівок тощо);

б) загальних методичних посібників (основних положень, методичних рекомендацій, типових і примірних інструкцій з діловодства, типових і примірних номенклатур справ, переліків документів, що підлягають державному зберіганню, схем класифікації документів у каталогах архівів, аналітичних оглядів з питань економіки, норм виробітку тощо);

в) науково-інформаційних видань (збірників документів, архівних довідників).

Однією з важливих ділянок науково-дослідної роботи є підготовка і проведення науково-теоретичних конференцій, семінарів, читань, “круглих столів”. Вони отримати цінну інформацію з конкретних питань, налагодити корисні наукові контакти.

Конференції бувають

- міжнародними,

• всеукраїнськими,

• міжгалузевими,

• міськими,

• у межах одного архіву.

Перша в Україні наукова конференція істориків-архівістів відбулася у червні 1961 р. з розгляду питань архівознавства та інших спеціальних дисциплін.

Традиції проведення наукових та науково-практичних архівознавчих конференцій в Україні були відроджені з початком 1990-х років.

1.“Актуальні проблеми розвитку архівної справи в Україні” 15 -16 березня 1995 р. у Києві.

1. Архівознавча конференція “Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи”19-20 листопада 1996 р.,

2. Наукова конференція “Архівна та бібліотечна справа в Україні доби визвольних змагань 1917-1920 рр.” (28-29 жовтня 1997 р)

3. Науково-практична конференція “Архівно-слідчі справи репресованих: науково-методичні аспекти використання”23 жовтня 1997 р. на базі ЦДАГО України .

Активними учасниками архівознавчих конференцій 1990-х років були як українські вчені: Г.Боряк, І.Верба, І.Войцехівська, Л.Дубровіна, Л.Гордієнко, Я.Калакура, К.Климова, О. Коваленко, С.Кульчицький, В.Лозицький, В.Ляхоцький, О.Мацюк, І.Матяш, Г.Папакін, Р.Пиріг, П.Сохань, В. Ульяновський, В. Шандра, А. Шурубура, так і співробітники держархівів України: О. Алтухова, М. Делеган, В. Гика, Л.Гісцова, Л. Гурбова, Т. Зуб, Р. Кондратюк, В. Коротенко, Н. Метальникова, О.Музичук, В. Рєзнікова, Н.Слончак, М.Чиркова, Б.Хаварівський та працівники науково-довідкової бібліотеки ЦДА України – Г.Порохнюк та ін., що сприяло зближенню архівної науки і практики.

Українські архівісти беруть активну участь і в міжнародних конференціях, з'їздах, нарадах, симпозіумах. Так, Україна мала представництво на нарадах головних редакторів архівних журналів (Москва, 1986; Потсдам, 1989). Потсдамська нарада “Внесок спеціального журналу в розвиток теорії і практики соціалістичної архівної справи”, у якій взяли участь головні редактори журналів “Советские архивы” (Росія), “Архіви України” (Україна), “Архивен преглед” (Болгарія), “Архейон” (Польща), “Архивни часопис” (Чехія), “Словенска архивистика” (Словаччина), “Архивмиттейлунген” (Німеччина), засвідчила необхідність співпраці та обговорила можливість видання міжнародного архівного журналу. Значною подією для українських архівістів була участь наших співвітчизників у роботі XIII Міжнародного конгресу архівів (Пекін, 1996). Заступника начальника Головархіву України В.Лозицького було обрано членом Виконкому Міжнародної ради архівів (МРА) та Європейської комісії МРА, що засвідчило зростання авторитету України на міжнародній арені.

Розвиткові науково-видавничої роботи архівних установ сприяв проведений Головархівом України ( з 2010 р. – Держслужба архівів України) 23 листопада 1995 р. науково-практичний семінар археографів архівних установ України, учасники якого констатували необхідність прискорення роботи над “Правилами видання історичних документів”, підготовки практичного посібника з української палеографії ХІ-ХІХ ст.”, створення програми видання джерел з історії України, відновлення практики проведення всеукраїнських археографічних нарад.

Важливу роль у поширенні наукових ідей в царині архівної справи, вирішенні питань організації та методики роботи архівних установ, узагальнення та поширення передового досвіду відігравала вітчизняна архівознавча періодика різного часу. Створення центрального періодичного друкованого органу архівної системи України припало на середину 1920-х років, коли почалася науково-видавнича діяльність Укрцентрархіву. Було започатковано науковий (згодом – науково-популярний) журнал “Архівна справа” (1925-1930), що висвітлював питання теорії і практики архівного будівництва в Україні, друкував статті архівознавчого характеру, відомості з історії архівних установ в Україні та за кордоном, огляди документальних матеріалів центральних і обласних (окружних) архівів, рецензії на архівознавчу літературу. Одночасно було зроблено й перші спроби видавати довідково-інформаційні бюлетені з питань поточного архівного будівництва на місцях: “Червоний архівіст” (Київський губарх, 1924), “Архівний робітник” (Луганський окрарх, 1926-1927). На початку 1930-х років періодичні видання Укрцентрархіву (часопис “Радянський архів” у 1931-1932 рр. замінив “Архівну справу”) реорганізовано і злито в єдиний орган наукової публікації документів та теорії й практики архівного будівництва – “Архів Радянської України” (1932-1933). З виходом у 1947 р. першого числа “Науково-інформаційного бюлетеня АУ УРСР” (з 1965 р. – науково-інформаційний бюлетень “Архіви України”, з 1991 р. – науково-практичний журнал) архівну періодику відновлено. Крім того, на початку 70-х років Донецький облвиконком організував видання тематичного архівознавчого бюлетеня (1971-1973), присвяченого науковим та методичним питанням у галузі архівної справи. У 1980-х роках аналогічний інформаційно-методичний бюлетень було започатковано архівним відділом Кримського облвиконкому, що сприяло розв'язанню низки науково-методичних проблем і проблеми тиражування нормативно-методичних документів для забезпечення ними усіх районних і міських архівів. Нині поряд з єдиним галузевим науково-практичним журналом “Архіви України” засновано (з 1996р.) науковий щорічник УДНДІАСД – “Студії з архівної справи та документознавства”, основним завданням якого є відродження кращих традицій вітчизняного архівознавства, археографії та джерелознавства і водночас висвітлення здобутків сучасної української архівної науки і практики.

Таким чином науково-дослідна робота набуває дедалі важливішого значення в діяльності усіх установ архівної галузі.

Стисло про цікаве

• Офіційне видання Державної архівної служби України - "Вісник Державної служби архівів України" (видається з 2000 р.).

• Часопис "Архіви України" видається з 1947 р. (з 2000 р. публікується онлайнова версія в Інтернеті).

VI.2.1 потреби в архівній інформації та групи її споживачів

Загальна декларація прав людини, прийнята 10 грудня 1948 року Генеральною Асамблеєю ООН, надає кожному право шукати, отримувати і розповсюджувати інформацію та ідеї будь-якими засобами і незалежно від кордонів (стаття 19). На додаток до цього, кожний має право вільно брати участь у культурному житті суспільства, насолоджуватися мистецтвом, брати участь у науковому прогресі і користуватися його благами (п.1 статті 27). Архіви є важливим засобом інформації й їхнє використання складає частину культурного життя кожної спільноти.

Демократизація суспільства веде до ліквідації обмежень за політичними чи ідеологічними ознаками, а саме регулювання інформаційних процесів, зокрема доступу до архівної інформації має здійснюватися лише на основі чинного законодавства.

Прийняття законів України “Про інформацію”, “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, “Про державну таємницю”, “Про охорону авторських і суміжних прав”, “Про Національну програму інформатизації”, Конституції України (1996) створили міцне підґрунтя для впровадження сучасних інформаційних відносин, зокрема і в архівній галузі. Фактично відбулася своєрідна революція – відміна обмежень і можливість широкого доступу громадян до інформації, яку зберігають архіви.

Першим проявом інтеграції до світових стандартів використання і доступу до інформаційних ресурсів стало масове розсекречування архівних документів. За період 1989-1995 рр. було розсекречено понад 10 тисяч фондів, що становить близько 1 млн. справ усіх центральних та обласних державних архівів. Серед них документи державних і партійних органів влади, фонди періоду української революції 1917-1921 рр., нацистської окупації 1941-1944 рр., урядування інших держав (Австро-Угорщини, Чехословаччини, Польщі, Росії, Румунії) на українській території. Вперше відкрито для дослідників фонди об'єднань та партій української еміграції, карально-репресивних органів царської Росії, СРСР. Доступними стали документи найдраматичніших періодів історії України: колективізації, голодоморів 1932-1933, 1947 рр., депортацій, масових репресій 30-40-х років, особові фонди видатних діячів України – жертв тоталітарного режиму.

Інший прояв нових підходів – це різке зростання кількості звернень громадян до архівів. Завдяки демократичним процесам реабілітації незаконно засуджених громадян, вдосконалення соціального захисту учасників Другої світової війни та бойових дій, компенсацій насильно вивезеним на роботи до Німеччини, депортованим народам та окремим громадянам тільки у 1993-1995 рр. надано понад 2 млн. довідок. Постійно зростає кількість дослідників, які працюють у читальних залах архівів.

Докорінно змінюється і розширюється проблематика використання документів, насамперед для дослідження раніше заборонених тем, або таких, що вважалися неперспективними і неактуальними. Зріс інтерес до документів і фондів, які раніше відносилися до категорії утильних: банків, приватних підприємств, страхових компаній, нотаріатів, приватних повірених, що діяли до 1917-1920 рр.

З метою підвищення інтересу до архівної інформації архіви оприлюднили закриті відомості на документальних виставках, радіо і телебаченні, газетних шпальтах, у мережі Інтернет.

У процесі забезпечення суспільства ретроспективною документною інформацією виділяють три етапи.

Перший – організація користування документами полягає у тому, що архівісти, використовуючи різні форми роботи, надають користувачам певні архівні документи. На другому етапі здійснюється безпосереднє користування документами – їхній перегляд, читання або прослуховування. Під час першого і особливо другого етапів користування відбувається творчий процес отримання з архівних документів інформації, на яку чекає користувач. У такому випадку використання переходить у третій етап – використання архівної інформації, коли споживач у потрібній йому формі реалізує отриману з архівних документів інформацію. У цьому випадку ним може бути як зовнішній користувач, так і архівіст.

Для правильної організації необхідно орієнтуватися у джерелах ретроспективної інформації. Їх можна поділити на чотири групи.

Перша – документи про характер потреб в архівній інформації, які є в архіві: матеріали архівного обліку та статистики, різні запити.

До другої належать нормативні документи: закони України, укази Президента, постанови Верховної Ради, акти уряду, міждержавні угоди, інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної інформації. Наприклад, Закон України “Про статус ветеранів війни і гарантії їх соціального захисту”, постанови уряду, прийняті на його виконання, зумовили значний сплеск довідкової роботи архівів. Залучення архівної інформації вимагали також міждержавні угоди з Молдовою, Росією, особливо з питань делімітації державного кордону.

Третя група – це історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дискусій та “круглих столів”, що ставлять невивчені проблеми і висвітлюють малодосліджені періоди історії, а також поточні та перспективні плани науково-дослідної роботи науково-дослідних інститутів, вузів тощо. Сюди можна також віднести складання історичних календарів, довідників тощо.

Четверта група джерел продиктована потребами суспільства в архівній інформації, містить матеріали анкетування, інших видів соціологічних опитувань споживачів, зворотного зв'язку з ними (листи, скарги, пропозиції).

Потреби в ретроспективній інформації архівознавство поділяє на очевидні та приховані. Очевидні потреби - це чітко усвідомлені, достатньо повно сформульовані, спрямовані на ознайомлення з конкретною інформацією. Приховані потреби виникають поступово або раптово, під час ознайомлення з певною інформацією.

Поряд із найпоширенішою класифікацією потреб за предметно-тематичною ознакою в архівознавстві розрізняють групування потреб за додатковими ознаками:

• хронологічний, або історичний принцип – потреба в інформації, що відноситься до певного історичного періоду і міститься у документах відповідної історичної епохи;

• географічний – потреба в інформації щодо певного регіону та з документів конкретних адміністративно-територіальних одиниць;

• ієрархічний – потреба в інформації різних рівнів місцевих, регіональних та центральних органів, структур, угрупувань;

• галузевий – потреба в інформації, що відноситься до певних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності;

• адресний – потреба в інформації, що відноситься до діяльності певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, наприклад, якщо мова йде про об'єднаний або родинно-фамільний фонд;

• матеріальний – потреба в інформації, що міститься в документах залежно від способу закріплення в них інформації.

VI.2.2. Основні напрями і форми використання архівної інформації

У практиці науково-інформаційної діяльності державних архівів виділяються такі основні напрями використання архівної інформації:

а) у сфері управління: прогнозування тенденцій розвитку; аналіз динаміки розвитку галузей господарства, регіонів, міст; реорганізація органів влади та управління, їх структури та функцій. Одержану в архівах інформацію споживачі, як правило, використовують у найхарактернішій формі у сфері управління: плани, доповіді, довідки, різні розрахунки;

б) у сфері економіки. На цій ділянці використання має в основному прикладне значення – під час реконструкції старих і проектування нових промислових об'єктів, вивчення водних енергетичних ресурсів, покладів корисних копалин, прокладання шляхів сполучення у будівництві, архітектурі, у т.ч. при підготовці реставраційних проектів та в багатьох інших сферах. На підставі виявленої в архівах інформації користувачі створюють нові документи – проекти, статистичні таблиці, збірники, довідники, доповідні записки, різну науково-технічну документацію, в основному на стадії проектно-конструкторських робіт (креслення з пояснювальними записками і специфікаціями, заяви на винаходи їх, описання тощо);

в) у політичному житті: взаємовідносини між різними державами, націями, класами, соціальними верствами, політичними об'єднаннями. Такі документи активно використовуються у міжнародних відносинах, у внутрішній політиці держави. Архівна інформація у цьому випадку стає підґрунтям інших праць користувачів – книг, брошур, статей, документальних збірників, плакатів, радіо- та телепередач, документальних фільмів, документів дипломатичного та зовнішньоторговельного характеру (меморандуми, ноти, пам'ятні записки, заяви тощо);

г) у науковій діяльності. У цьому напрямі ретроспективна документна інформація використовується в основному для забезпечення джерельної бази розвитку гуманітарних, природознавчих, технічних та інших наук. Споживачі користуються збірниками документів, науковими монографіями, дисертаціями, науково-популярними брошурами, статтями у періодичній пресі;

д) у культурно-духовному житті. Одне з головних завдань у даному напрямку – популяризація знань у різних галузях освіти, культури і мистецтва. Ретроспективна документна інформація широко використовується у різних галузях культури і мистецтва, краєзнавства, духовного життя, особливо у зв'язку з вивченням історичних подій, біографій національних, державних та культурних діячів, історії установ освіти, науки і культури тощо. Форми використання споживачами – це книги, статті, експозиції музеїв, документальні фільми, теле- і радіопередачі, твори літератури і мистецтва, проекти реставрації у галузі архітектури і прикладного мистецтва і т.д.;

є) у соціально-правовому напрямі архівна інформація безпосередньо служить конкретній людині, захищає права та інтереси громадян. Нею користуються для підтвердження юридичних, майнових прав громадян, для встановлення різних пільг, нарахування пенсій, підтвердження фактів переслідування тоталітарним режимом, інших важливих фактів державної та громадської діяльності. Споживач отримує від архівної установи архівну довідку встановленого зразка, на підставі якої він звертається різними листами, заявами, скаргами, запитами до державних установ, правових органів.

Це починається з народженням: готуючи посвідчення про народження, держава починає записувати інформацію про свого нового громадянина. І так продовжується протягом усього життя особи. У різноманітних формах держава збирає і оформлює навіть багатогранну персональну інформацію. Тільки подумайте самі - ваші водійські права, паспорт, бібліотечна перепустка, документи, які стосуються вашого дому, ваше призначення на державну службу, перегляд права на пенсію, призначення вашого номера соціального забезпечення, податкова декларація. І це відбувається з усією персональною інформацією, яку ви знаєте і яку ви переважно самі надаєте в офіційних формах, анкетах чи деклараціях. Але чи знаєте ви, що саме у ваших файлах зберігає податкове відомство: ваші податкові декларації, звіти про фінансові розслідування, дані про ваші позики, записи компаній страхування життя, банків та інших інституцій, дані з відділу податкових розслідувань й інших підрозділів податкової служби, вирізки з щоденних видань і тижневиків (наприклад, які стосуються оренди кімнат чи другої квартири), подальші шматочки інформації, які мають постійне значення і стосуються питань на кшталт розподілу майна, угоди про щорічні виплати, надання субсидії для чийогось житла, купівля і продаж нерухомості тощо, тощо, тощо.

Найпоширенішими формами використання документної інформації архівів є ініціативне інформування; виконання соціально-правових, генеалогічних і тематичних запитів громадян; експозиційна робота архіву; використання через засоби масової інформації; користування документами у читальному залі; публікація документів.

Ефективним засобом розкриття інформаційного потенціалу НАФ та доведення суспільного значення архівів традиційно лишається ініціативне інформування. З цією метою в архіві готують спеціальні інформаційні документи; інформаційні листи: інформаційні листи, довідки-орієнтувальники, тематичні інформаційні переліки, списки-довідники.

Однією з найважливіших суспільних функцій архіву є задоволення соціально-правових, генеалогічних і тематичних запитів громадян. Йдеться про надання архівних копій та довідок про трудовий стаж, заробітну платню, освіту, перебування в армії, участь у бойових діях, нагородження, переслідування тоталітарним режимом, громадянський стан, майнові права, державну і громадську діяльність. Для отримання такої інформації здійснюється широкий архівний пошук за багатьма фондами державних, адміністративних, освітніх та інших установ.

Виконують соціально-правові запити в архівах спеціальні довідкові підрозділи (довідковий стіл, група довідок). Довідковий стіл приймає заяви від громадян, реєструє їх, надає необхідні консультації відвідувачам і видає довідки. Довідковий підрозділ повинен мати інформаційну довідкову літературу як загальну, так і архівну, спеціальні картотеки (перейменувань установ і організацій, нагород, з особового складу).

Основна робота співробітників такого підрозділу полягає у тому, щоб точно визначити архівні фонди, де можуть міститися потрібні відомості, переглянути описи, довідкові картотеки і поаркушно переглянути справи. Результати пошуку подають у вигляді однієї з встановлених для архівних установ форм відповіді:

архівна довідка, архівна копія, архівний випис.

Архівна довідка – це офіційно засвідчений документ, що має юридичну силу та містить повідомлення (підтвердження) про наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запиту, із зазначенням пошукових даних документів

Архівна довідка видається на запити юридичних осіб з питань, що відповідають профілю їх діяльності; окремим громадянам - за заявами, пов'язаними із забезпеченням або відновленням їх прав та законних інтересів.

Вимоги щодо складання і видачі архівних довідок

Архівні довідки складаються за встановленою формою на бланках для листів установи на підставі оригіналів на засвідчених копій документів архіву. Використання незасвідчених копій застерігається в тексті довідки словами "незасвідчена копія".

У довідці наводяться назви документів, їх дати і викладаються відомості, що містяться в цих документах. Виклад подається в хронологічній послідовності подій, а не документів, у яких вони висвітлюються. Допускається наводити витяги з документів, беручи їх у лапки.

Найменування установи-фондоутворювача в тексті довідки у першому згадуванні подається повністю, у наступних припустиме вживання скороченого найменування.

У разі різночитання імен, прізвищ тощо наводиться те написання, що вживається в документі, з позначкою "так у документі".

Після тексту довідки вміщуються пошукові дані документів, що стали підставою для її складання (номери фонду, опису, справ, аркушів).

Відомості, що не стосуються запиту (заяви), до довідки не включаються.

Архівна довідка підписується керівником установи та керівником архіву (особою, відповідальною за архів) і засвідчується гербовою печаткою установи. Копія архівної довідки лишається в архіві.

Якщо в архіві відсутні документи, необхідні для підтвердження запитуваних відомостей, то складається лист на бланку установи, у якому вказуються причини відсутності документів, подаються рекомендації, куди ще можна звернутися за довідкою.

Лист, що містить відомості про відсутність в архіві документів у наслідок їх загибелі або втрати, може засвідчуватися гербовою печаткою установи-фондоутворювача або її правонаступника.

Якщо запит (заява) містить не всі дані, необхідні для наведення довідки, то на адресу заявника направляється лист з проханням повідомити додаткові відомості. Запити, що не відповідають профілю архіву, надсилаються в інші установи або державні архіви за належністю з одночасним повідомленням про це заявника.

Архівні довідки про стягнення, притягнення до кримінальної відповідальності, судимість, позбавлення громадянства і відновлення в правах громадянства безпосередньо громадянам не видаються, а надсилаються відповідним зацікавленим установам за їх запитами відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1999 р. № 2266.

Основними джерелами для наведення архівних довідок про трудовий стаж є накази, розпорядження, постанови з особового складу, протоколи загальних зборів, конференцій, з'їздів, особові рахунки та відомості на одержання зарплати. Для складання архівних довідок можна користуватися реєстраційними й картотеками з обліку кадрів, іменними, послужними, трудовими списками, штатними розписами, табелями з обліку праці, засвідченими в установленому порядку, а також службовими документами, підписаними заявником під час його перебування на відповідній посаді в установі.

Листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, що містяться в особових справах, не можуть бути підставами для видання архівних довідок

У довідці про підтвердження трудового стажу наводяться дані тільки за період, за який виявлені відомості в документах. При цьому наводяться точні назви посад, що займав заявник, та час його перебування на кожній посаді.

Для наведення довідок про заробітну плату використовуються особові рахунки, а за їх відсутності відомості на одержання зарплати, у тому числі складені за допомогою обчислювальної техніки.

Основними джерелами для наведення довідок про освіту є протоколи засідань педагогічних рад, державних іспитових комісій або витяги з них, книги реєстрації виданих дипломів, атестатів, свідоцтв про освіту, іспитові листки.

Для наведення довідок про майнові права використовуються нотаріальні реєстри, свідоцтва про право успадкування, нотаріально засвідчені договори, угоди, рішення судових органів за майновими претензіями тощо.

Якщо відомості архівної довідки не вміщуються на одному аркуші, включаючи його зворот, то текст довідки продовжується на другому та наступних аркушах, кожен з яких засвідчується гербовою печаткою установи.

Архівні довідки й оригінальні особові документи видаються заявникам або уповноваженим ними особам на руки за умови пред'явлення паспорта під розписку на копії документа або довідки. Уповноважені особи при одержанні оригіналу документа пред'являють також нотаріально засвідчену довіреність.

Архівна копія – повне (автентичне) відтворення машинописним, фото- та електрографічним або іншим способом усього тексту документа, офіційно засвідчене керівником архіву.

Архівний витяг – повне (автентичне) відтворення частини тексту документа, що стосується певного питання, факту або особи, офіційно засвідчене керівником архіву.

Цей вид роботи архівних установ має надзвичайно важливе суспільне значення, оскільки безпосередньо пов'язаний з виплатою пенсій, компенсацій, наданням пільг та іншими формами соціального захисту громадян. Водночас він є і традиційною формою роботи архівів, якою вони займалися з давніх часів.

Підстави та порядок видавання архівних копій і витягів є аналогічними підставам і порядку видавання архівних довідок.

Машинописні архівні копії (витяги) складаються на бланку для листів установи з позначенням їх назв ("Архівна копія", "Архівний витяг"). Назва оригіналу документа, його дата і номер відтворюються повністю.

В архівному витягу з тексту документа мають бути вичерпані всі наявні відомості за запитом, зазначені початок і кінець кожного витягу; пропуски в тексті документа окремих слів, речень позначаються трьома крапками.

У разі потреби до тексту машинописної копії (витягу) можуть робитися відповідні застереження щодо місць документа, нерозбірливо написаних, виправлених або таких, що не піддаються прочитанню тощо, а також зовнішніх особливостей оригіналу. Після тексту архівної копії (витягу) зазначаються пошукові дані оригіналу документа.

Архівні копії (витяги) засвідчуються підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) і гербовою печаткою установи.

В архівних копіях, виготовлених фото- або електрографічним способом, пошукові дані вміщуються на звороті кожного аркуша, засвідчувальні написи і гербова печатка розміщуються на звороті останнього аркуша документа.

Архівні копії (витяги) направляються заявникам разом із супровідним листом, підписаним керівником установи.

Усі інформаційні документи, архівні копії (витяги) надаються заявникам із застереженням, що вони не можуть бути розмножені (повністю чи у витягах), в інший спосіб тиражовані або включені до інформаційних мереж, баз даних без попереднього дозволу установи-фондоутворювача.

Порівняно новою формою роботи для українських архівістів є виконання генеалогічних запитів. Архівні установи колишнього СРСР отримали дозвіл займатися нею лише у 1989 р.

Генеалогічні запити громадян України та іноземних громадян, що мають на меті пошук інформації про предків, встановлення родоводу, стають дедалі важливішим напрямом діяльності державних архівів України. Щороку виконується понад 1 тис. запитів від людей, предки або родичі яких різного часу проживали в Україні. Найбільший відсоток запитів припадає на центральні державні історичні архіви у Києві та Львові, що мають унікальну джерельну базу - метричні книги ХVII - початку ХХ ст. різних конфесій - православної, греко- та римо-католицької, євангелічної, іудейської, а також ревізькі казки кінця ХVІІІ - середини ХІХ ст., сповідальні розписи, матеріали переписів населення ХІХ-ХХ ст., військові документи, списки власників будинків тощо. Аналогічні документи, переважно кінця ХVІІІ - початку ХХ ст., зберігає й більшість державних архівів областей.

Державні архіви України проводять генеалогічні дослідження на індивідуальній основі. Крім того, для полегшення роботи із запитами створено Український центр генеалогічних досліджень, який допомагає в розшуку відомостей про родоводи в Україні та успішно скоординовує цю діяльність у державних архівах України. (Веб-сайт Центру за адресою www.genealogicaltree.org.ua). Генеалогічні дослідження проводяться на платній основі. Вартість виконання запиту залежить від його складності і, відповідно, часу, витраченого на пошуки, та визначається чинними прейскурантами. Оплата може здійснюватися банківським (поштовим) переказом на рахунок державного архіву або через Український центр генеалогічних досліджень. Плата за виконання запиту включає вартість як власне довідки (бл. 40 грн.), так і пошукових робіт.

Середня вартість пересічного запиту щодо однієї особи від 200 до 500 грн.; вартість складного запиту може сягати 2 тис. грн.

Форми відповіді практично ті самі, що й на запит соціально-правового характеру. Але якщо споживач може забажати знайти предків на глибину 3-7 поколінь, щоб побудували родовідне дерево, це є надзвичайно складною науковою роботою, яку архіви практично не виконують.

Тематичні запити надходять здебільшого від державних органів, наукових установ, редакцій газет і журналів, музеїв тощо. Вони вимагають виявлення архівної інформації з певної теми, для чого, як правило, переглядаються систематичний, предметно-тематичний, іменний, хронологічний каталоги архіву. Результати виявлення архівних документів фіксують на картках, які потім систематизують за хронологією і вони стають підґрунтям для складання довідки. Формою відповіді на тематичний запит можуть бути архівна довідка, архівна виписка, архівна копія, а також інформаційний лист, тематичний перелік і ін.

Важливою формою пропаганди архівних документів є експозиційна робота архіву, організація документальних виставок, які надають можливість значній кількості відвідувачів знайомитися з унікальними документами НАФ України, що мають історичне і соціально-культурне значення. Для експонування відбирають найцінніші і найцікавіші документи (писані, друковані, ілюстративні, фотографії, карти), які потім подають у зручній для сприйняття пересічним глядачем формі.

Дедалі ширше використовуються документи НАФ через засоби масової інформації зокрема пресу, радіо, телебачення, інформування широкого кола споживачів ретроспективної документної інформації про склад і зміст НАФ України в цілому, групи архівів окремої установи, роботу державної архівної служби та послуги, які вона надає.

Традиційною формою є використання документів через читальний зал, яка зближує роботу архіву та бібліотеки. Читальні зали є при всіх державних архівах: центральних, обласних, міських, центральних галузевих, багатьох відомчих. Згідно з Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” до роботи з документами допускаються громадяни України та іноземні громадяни, які мають заявлену потребу в цьому, на підставі особистої заяви, посвідчення особи, документа про освіту. Дослідникам, які працюють у читальному залі, надають усі необхідні друковані видання: путівники, довідники, покажчики, огляди, каталоги, а також збірники документів у рамках тем, заявлених для дослідження. До послуг відвідувачів консультації досвідчених архівістів.

VI.3. Архівна евристика

Найважливіше значення для ефективного виявлення архівних документів та організації їх використання має культура інформаційного пошуку, яка органічно поєднує в собі комплекс таких знань, як закономірності формування документів фондоутворювачем, його історія; історія формування системи державних архівів країни; принципи комплектування державних архівів і критерії експертизи цінності документів; система довідкового апарату, комплекс довідкової літератури, публікацій документів та ін.

Архівна евристика - спеціальна історична дисципліна про шляхи і засоби пошуку архівної інформації, своїм головним завданням має пошуки і виявлення документів – певної тематики, спрямування, авторства тощо.

Архівний пошук має супроводжуватися джерельним аналізом виявлених документів. Глибока джерелознавча розробка архівних фондів одночасно із вивченням інформаційних потреб суспільства дозволяє повніше задовольнити духовні й наукові запити як споживачів документної інформації, так і самих архівістів.

У дослідженнях, присвячених питанням архівної евристики, виділяють ряд особливостей процесу пошуку інформації. Перша є малодослідженим творчим процесом, що має індивідуальний, специфічний характер і залежить від інтелектуальних здібностей користувача (дослідника, вченого, фахівця). Суттєва особливість цього процесу полягає у встановленні та поясненні зв'язків між явищами (інформацією, документами, фактами і ін). Друга є технічним процесом пошуку архівної інформації. У широкому понятті він полягає в методичній підготовці, вивченні бібліографії, збиранні різної інформації, у т.ч. і робота з архівними документами. При цьому центральне місце посідає пошук архівних документів.. Ідея так званого перехресного пошуку, вперше була сформульована В.М.Автократовим, дозволяє повніше використовувати теорію фондування і особливості побудови системи довідкового апарату, а також враховувати специфіку роботи дослідників – однієї з головних категорій користувачів архівної інформації. Дослідниками є самі архівісти, які здійснюють пошук документів.

Перехресний пошук включає одночасний пошук і за генетичною вертикаллю та логічною горизонталлю. Пошук за генетичною вертикаллю спирається на пофондове описання, тобто на систему архівних довідників конкретного архівного фонду, до яких належать описи, огляди, різні покажчики. Пошук за логічною горизонталлю будується на системі міжфондових архівних довідників, до яких належать різні каталоги, тематичні огляди, автоматизовані пошукові системи та інші довідники. Цей пошук дозволяє виходити безпосередньо на документи, що стосуються досліджувальної проблеми. Використовуючи обидва способи пошуку документів, користувач знаходить необхідну інформацію. Однак найчастіше він здійснює довготривалий пошук інформації за генетичною вертикаллю. Це викликано тим, що архівні довідники, побудовані відповідно до класифікації документів, займають провідне місце у системі довідкового апарату державних архівів.

Західні архівознавці виділяють інші два взаємозалежні шляхи здійснення архівних пошуків.

• Перший, названий англійським ученим Літлом “процесом здогадок”, пов'язаний з тим, що користувач (архівіст або дослідник) робить узагальнені висновки на підставі отриманої інформації, виходячи з того, які адміністративні або суспільні інституції створювали документи, що мали відношення до об'єкту дослідження.

• Другий шлях пошуку - бібліотечний, орієнтований на необхідний документ: користувач починає роботу з картотечного каталогу або покажчика, де докладно розписано зміст кожного документа. Цей шлях дуже близький до практики роботи бібліотек. Тому всі бібліотечні нововведення – техніка індексування, конструкція тезаурусів, пошукові мови, марк-формат значно впливають на пошук у державних архівах.

Розвиток архівної евристики безпосередньо пов'язаний з подоланням всіляких труднощів, до яких відносяться бар'єри неінформованості, зокрема матеріальний, мовний ( відсутність реклами, обмеження технічного характеру).

Матеріальний бар'єр, особливо у сучасних умовах, є вагомою перепоною для архівних розвідок. Відсутність комп'ютерного зв'язку між окремими державними архівами або загальноукраїнської бази даних не дозволяє користувачеві оперативно отримувати інформацію за своєю пошуковою темою, що призводить до невиправданих поїздок, значних втрат часу, або навпаки, неможливості здійснити необхідні наукові відрядження з пошуковою метою.

Мовний бар'єр, особливо характерний для архівів західного та південного регіонів України, які зберігають документи латиною, польською, німецькою, угорською, румунською, єврейською мовами. Для користувача це створює додаткові ускладнення, вимагає володіння цими мовами. Певним бар'єром є також наявність галузевих архівних установ, які здійснюють довготривале зберігання специфічних архівних документів. Фактично дослідник не має жодних довідників про зміст цих документів і не має відомостей про те, яка архівна інформація може там міститися.

В архівному законодавстві України, як в деяких країнах, існує принцип безплатного користування архівною інформацією. Безплатний доступ до архівів став наріжним каменем архівного законодавства з того часу, як вийшов перший французький декрет про архіви, прийнятий революційним Конвентом. З того дня, 23 червня 1794 р., цей принцип був законодавче проголошений вперше в історії.

Безплатно виконуються запити українських та іноземних громадян про стаж роботи нагородження, життя, навчання, участь у війнах та військових конфліктах, репресії і депортації – словом, все те, що потрібне для соціального захисту громадян відповідно до законодавства України. Так само безкоштовно виконуються запити органів влади, судових і слідчих органів, державних установ. Традиційно залишаються безплатними послуги, що надаються дослідникові у читальному залі.

Оплату передбачено лише за додаткові послуги:

1) підготовка тематичних оглядів, переліків та тематичне виявлення документів;

2) перевірка правильності посилань на архівні джерела у публікаціях документів, монографіях і дисертаційних роботах;

3) наукове консультування про склад і зміст документів;

4) підготовка довідок (фактографічних, генеалогічних, біографічних, історичних, тематичних і майнових) на запити фізичних та юридичних осіб;

5) переклад текстів документів, створених давніми та іноземними мовами;

6) надання документів для копіювання;

7) виготовлення копій документів з паперовими або плівковими носіями, цифрових;

8) надання для перегляду кіно- та відеодокументів;

9) надання документів для експонування на виставках, у телепередачах, для кінозйомок та інших способів використання за межами архівної установи;

10) підготовка виставок документів; демонстрування виставок документів та проведення екскурсій і занять у приміщенні архівної установи;

11) звіряння текстів копій документів після друкування;

12) підготовка документальних публікацій поза планом науково-дослідної роботи архівних установ;

13) підготовка теле- та радіопередач;

14) демонстрація документів та їх коментування під час фото-, відео-, кінозйомок у приміщенні архівної установи;

15) надання у користування в читальному залі документів, що не належать державі, територіальним громадам (за згодою власника документів);

16) надання у користування в читальному залі документів та мікрофотокопій понад встановлені обсяги і строки;

17) надання доступу до справ фондів, інших облікових документів, автоматизованих інформаційних систем;

18) пошук і надання архівної інформації в електронній формі.

На платній основі проводять роботу приватні генеалогісти над документами архіву. Дальший розвиток ринкових відносин у сучасному суспільстві викличе розширення переліку платних послуг.

Стисло про цікаве

• Щороку архіви України виконують понад 300 тис. запитів.

• Протягом 10 років понад 1 млн. 100 тис. громадян - жертв нацистських переслідувань та примусових працівників Третього рейху звернулися до державних архівів за довідками на компенсаційні виплати; з них 850 тис. отримали позитивну відповідь.

• Читальні залі архівів щороку відвідують до 15 тис. дослідників.

• Веб-портал Держкомархіву "Архіви України" щороку відвідують близько 540 тис. віртуальних користувачів (веб-портал Національного архіву США - 600 тис. користувачів).

• Під час пошуку інформації на порталі "Архіви України" кожен користувач робить пересічно 10 запитів; загальна кількість звернень до інформаційних ресурсів архівів України через Інтернет сягає 6 мільйонів щороку.

РОЗДІЛ VІІ

ТЕМА: ЗАРУБІЖНІ АРХІВИ

Зміст:

VІІ.1. ІСТОРІЯ ТА СТРУКТУРА АРХІВІВ. АРХІВНІ СИСТЕМИ ЗАРУБІЖНИХ КРАЇН.

VІІ.2. ПРАВОВІ ЗАСАДИ ЗАРУБІЖНОЇ АРХІВІСТИКИ. ПРОБЛЕМИ ДОСТУПУ ДО АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ.

VІІ.3. ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ АРХІВНОЇ СПРАВИ.

VІІ.4 ПРИВАТНІ АРХІВИ.

Ключові слова: Національний, відомчий, корпоративний, приватний, регіональний, департаментський, комунальний, госпітальний архіви.

Цілі та завдання вивчення розділу: Успішне вивчення розділу VІІ дозволяє мати уяву про організацію архівної справи в зарубіжних країнах, структуру архівів західних та західноєвропейських країн.

Методичні рекомендації до вивчення Розділу VІІ:

При вивченні Розділу VІІ необхідно зупинитися на основних поняттях, виділених жирним шрифтом, звернути увагу на структуру архівів зарубіжних країн.

Інструкція щодо діяльності студента:

• Прочитайте та законспектуйте основні положення

• Складіть таблицю „Особливості формування зарубіжних архівних систем” за зразком.

• Дайте відповідь на запитання:

  1. Які типи архівних систем складалися в країнах світу? Охарактеризуйте їх, наведіть приклади.

  2. Як вирішується в зарубіжних країнах проблема доступу до архівної інформації?

  3. Опишіть систему архівних установ у Франції.

  4. Опишіть систему архівних установ у ФРН.

  5. У чому полягають спільні особливості розвитку архівної справи у посттоталітарних країнах?

  6. Чи існують у західних країнах спеціальні архівні закони?

  7. Які міжнародні проекти спрямовані на представлення інформаційних ресурсів у мережі Інтернет?

• Користуючись мережею Інтернет та веб-сайтом «Архіви України», підготуйте повідомлення про роботу конкретних зарубіжних архівів (цікаві знахідки і розробки, унікальні документальні пам’ятки, організація роботи, участь в міжнародних програмах, наявність веб-сайту тощо). Країни пошуку надаються викладачем кожному студенту на занятті.

РОЗДІЛ VІІ. ЗАРУБІЖНІ АРХІВИ

За межами України у державних, корпоративних, церковних і приватних архівах та колекціях, бібліотечних і музейних зібраннях різних країн зберігаються величезні масиви інформації щодо історії та культури України; за кордоном перебуває також частина писемної історико-культурної спадщини України.

Для архівістів України багато цікавого і повчального мають організація та управління архівною справою в зарубіжних країнах, організація і експертиза поточних документів, забезпечення зберігання й використання документальних матеріалів, оперативне впровадження в архівну справу новітніх технологій, підготовка архівних кадрів, організація приватних архівів, міжнародний обмін архівною інформацією, інші аспекти практики архівного будівництва .

Vіі.1. Історія та структура архівів. Архівні системи зарубіжних країн

Археологічні розкопки виявляють сліди існування архівів при храмах і палацах ще в V-III ст. до нашої ери в Месопотамії, Єгипті, Малій Азії. Це збірки законів, судових вироків, царських наказів та ін., записаних на табличках з глини, дерева, металу, на папірусах, а пізніше - пергаменті. Достатньо значною в давнину була система зберігання архівних документів в арабських країнах, Ірані, Китаї, в імперії Великих Моголів.

Архіви (державні) в європейських країнах знаходилися у веденні правлячих верхів - жерців, імператорів; у середньовіччі - королів, сеньйорів, пап, єпископів, монастирів, християнських церков, монархів. Сховищами їх були кам'яні монастирі і інші будови, архіви зберігалися краще ніж в інших країнах. З розвитком суспільства використання документів, що зберігалися в архівах, ставало все більш різностороннім. Королі, царі, імператори і інші правителі використовували архіви для підтвердження непорушності своїх прав; пізніше - буржуазія, що зароджувалася, в боротьбі з привілеями світських і духовних феодалів. Перебудова у зв'язку з революціями державних апаратів в VIII-XIX ст. у країнах Західної Європи спричинила за собою серйозну реорганізацію архівів. З'явилися національні архіви як один із засобів зміцнення державного апарату. З розвитком індустріального суспільства виникли економічні архіви, архіви банків, промислових кампаній, підприємств. У XX ст. архіви активно використовувалися для зміцнення авторитарних систем в державному управлінні, зокрема у військових цілях (створення в Німеччині в 1919 р. під виглядом загальноімперського архіву військових документів і ін.).

Війни і революції завдали архівам у ряді країн непоправного збитку (пожежі, евакуація, розкрадання і т.п.). Створений архівістами країн Західної Європи за допомогою США в 1948 р. в Парижі „Комітет експертів” провів велику роботу по концентрації й впорядкуванню архівів. Тоді ж при ЮНЕСКО виникла міжнародна організація архівістів - Міжнародна рада архівів (МРА). Вже в 1960-х рр. в нього увійшло з моменту створення 55 країн. МРА сприяє зміцненню зв'язку між архівами всіх країн, видає журнал „Archivum”, проводить міжнародні конгреси архівістів. У 2000 р. на 14-ій сесії Генеральної асамблеї МСА було створене його Євроазіатське регіональне відділення. Бурхливе XX століття значно поповнило архіви різних країн.

У всіх країнах розвиток архівної справи став завданням державного масштабу. У багатьох країнах створені центри керівництва державними архівами (Франція, Бельгія, Скандинавські країни), при якій існує державний архів (Національний архів, Головне управління, Генеральна дирекція), хоча не виключається і децентралізована система, управління (США, Швейцарія, Великобританія, Іспанія), при якій місцеві муніципальні архіви (штатів, кантонів і т.д.) не підпорядковані центральній архівній адміністрації. З кожним роком заглиблюється вивчення теорії і практики архівознавства на державному рівні з урахуванням досвіду всіх країн; розробляються нові принципи, правові і етичні норми діяльності архівних установ різного рівня; удосконалюється архівна технологія (кінофотофоновідеодокументація, електронні архіви, мікрографія, і ін.), методи і техніка реставрації; удосконалюється система використання, пошуку потрібної інформації через Інтернет.

Осмислення єдності архівного фонду держави як системи та необхідність пошуків найзручнішої її організації на раціональному рівні здійснювалися в Західній Європі наприкінці ХVIII – в І половині XIX ст. Створення спеціальних архівних установ було результатом суттєвого збільшення обсягів документів, деструктивних процесів в архівах, викликаних революціями та іншими соціальними катаклізмами. Тому, природно, виникли перші спроби закласти єдине наукове підґрунтя організації комплексів документів для всіх державних архівів і розроблення принципів архівознавства. Держкомархів реалізує 18 міжнародних двосторонніх угод з архівними службами та національними архівами країн світу (Австрії, Білорусі, Болгарії, Вірменії, Грузії, Естонії, Казахстану, Латвії, Литви, Молдови, Німеччини, Польщі, Росії, Румунії, Сербії і Чорногорії, Туреччини, Угорщини, Чехії, Швеції).

Нинішня структура архівів західноєвропейських країн в цілому остаточно викристалізувалася після Другої світової війни. До неї входять державні (національні та відомчі), корпоративні та приватні архіви. Мережа державних і приватних архівів відбиває систему державного правління, що склалася в різних країнах, її правову основу, адміністративно-територіальний поділ, рівень культури.

Систему державних архівів складають центральні та місцеві архівні установи. Центральні державні архіви мають статус Національних архівів і виконують ідентичні функції: зберігають національну архівну спадщину, удоступнюють її для користувачів, організовують роботу з поточними урядовими документами. Водночас у різних країнах діяльність національних архівів має відмінності, зумовлені національними та історичними традиціями , фінансовими та кадровими ресурсами, архівним законодавством.

З усіх матеріалів і документів Федерального уряду Сполучених Штатів тільки 1%-3% вважаються цінними з юридичних або історичних причин і зберігаються в Національному архіві США постійно. Національні Архіви США- це зібрання документів Федерального уряду Сполучених Штатів про важливі історичні події Америки. Національні Архіви і Адміністрація (Nara) Записів – це урядові організації, які зберігають ці матеріали і забезпечують доступ користувачів з метою дослідження.

Більш ніж 95 % записів в Національних Архівах США розсекречені і є доступними до всіх дослідників. Приблизно 3,000 працівників Nara допомагають полегшити організацію використання архівної інформації. Багато документів в Національних Архівах США доступні через мікрофільмі, і більш ніж 124,000 цифрових зображень документів можна знайти в Архівному каталозі досліджень NARA.

Зберігаються архівні матеріали в темних архівосховищах з необхідною температурою і вологістю, в кислотнозахистних теках у коробках.

Для багатьох Федеральних записів були створені паперові і електронні копії.

Національні Архіви - також офіційний архів для Англії, Уельсу і центрального Британського уряду, містять свідчення 900-річної історії Великобританії від Книги Domesday до сучасності, із записами, розташованими від пергаменту і паперових носіїв до недавно створених цифрових файлів і архівіруваних веб-вузлів. Національні Архіви Великобританії –це урядове відомство і виконавче агентство під Міністром закордонних Справ для Конституційних Справ. У жовтні 2006 р. Національні Архіви об’єдналися з Офісом Інформації Суспільного Сектора і тим самим закріпили політичне лідерство через цілий спектр інформаційного управління (експертиза, пошук, використання), укріпивши своє керівництво в збереженні інформації для майбутнього.

Відомчі або галузеві архіви зберігають документальні матеріали, що створюються в результаті діяльності окремих державних установ і відомств. У багатьох країнах існують відомчі історичні архіви. Наприклад, у Франції це – Архів Міністерства закордонних справ, Архів сухопутних військ, Архів Міністерства морського флоту, Архів Міністерства військово-повітряних сил, Архів Державної Ради. Діяльність відомчих архівів, як правило, перебуває під наглядом національних архівних установ, які надають їм методичну допомогу.

Корпоративні архіви зберігають документальні матеріали різних громадських, наукових, культурно-освітніх та інших недержавних установ і, як правило, є самоврядними і не підлеглими урядовим архівним органам.

В організації роботи з приватними архівами великий досвід, вартий використання, накопичений в багатьох країнах Заходу, зокрема в Канаді та США.

За принципами побудови і управління в світі існують два основних типи архівних систем – централізована: Франція, Бельгія, Данія, Греція, Нідерланди, Португалія та децентралізована: США, Канада, ФРН, Швеція, Англія, Іспанія, Японія.

Створені в різні епохи, НА підпорядковуються різним урядовим відомствам – міністерствам науки (Бельгія), культури (Данія, Іспанія, Люксембург), національної освіти та культури (Франція), добробуту, охорони здоров'я і культури (Нідерланди), міністерствам внутрішніх справ (Румунія, Словаччина, Чехія), Міністерству юстиції (Латвія). Державна архівна служба Російської Федерації має подвійний рівень підпорядкованості (президент та уряд). У Литві і Молдові архівна система, подібно до України, підпорядкована уряду, в Білорусі – адміністрації президента. В Німеччині, залежно від федерального устрою її земель, НА підпорядковуються Міністерству внутрішніх справ, федеральному канцлеру або бундестагу, в Португалії – президенту Ради міністрів, в Англії та Уельсі – лорду-канцлеру. НА США безпосередньо підпорядкований федеральному урядові.

У країнах з централізованими системами місцеві (регіональні) архіви звітують перед центральною (національною) архівною службою. У ФРН, наприклад, немає центральної архівної адміністрації на загальнодержавному рівні. Бундесархів зберігає документи федерального уряду; регіональні архіви – архіви земель – і місцеві архіви перебувають під юрисдикцією земель, кожна з яких має свою архівну організацію. В Англії та Уельсі юрисдикція державного архіву поширюється лише на центральні урядові архіви Англії та Уельсу, місцеві архіви мають свої незалежні від центральної адміністрації архівосховища. В Іспанії спостерігається тенденція до подальшої автономізації 17 провінційних архівних установ; НА відповідає за збереженість лише історичних документів. У Нідерландах органи місцевої влади мають свої архівосховища, якими керують місцеві секретарі або професійні архівісти. В Італії муніципалітети, провінційні і регіональні архівні ради організовують окремі служби з видачі дослідникам документів, що мають 40-річний термін зберігання. В Англії та Шотландії документи, створені центральним урядом, можуть, за спеціальною згодою, передаватися на зберігання в архіви графств. 20% таких матеріалів зберігаються за межами державного архіву; останній має право контролювати умови зберігання лише цих документів.

У Бельгії, Великобританії, Греції, Ірландії, Італії, Нідерландах, Португалії, Франції міністр, відповідальний за стан архівів, має у своєму розпорядженні консультативні архівні комітети, до складу яких входять головний архівіст країни, представники урядових та громадських установ і організацій, технічні експерти.

У багатьох західних країнах існують і так звані проміжні архіви, які приймають на тимчасове зберігання й використання документи від різних відомств, установ і організацій і згодом після експертизи частину цих документів передають на постійне зберігання до центральних державних архівів. У більшості країн здійснюється контроль з боку національних архівних служб як за проміжними, так і за поточними архівами; інколи він охоплює повний “життєвий цикл” документа – з моменту його створення до остаточного розміщення в архіві.

Vіі.2. Правові засади зарубіжної архівістики. Проблеми доступу до архівної інформації

Зупинимося детальніше на правових аспектах зарубіжної архівістики, що стосується проблем доступу до архівної інформації, загальнодержавного архівного законодавства, державного або національного архівного фонду.

У більшості західних країн право доступу до архівів відоме з початку ХІХ ст.. на практиці в кожній окремій країні його застосовують з урахуванням критерію часу. Офіційно встановлені строки, протягом якого документи не видається дослідникам, у різних країнах не однакові. Так, країни-члени Ради Європи прийняли загальну угоду, яка обмежує його 30-ма роками (в Нідерландах – 20 років). Провідними європейськими країнами протягом останніх 15 років прийняті національні закони про свободу інформації подібні до американського. Ці закони відкривають громадянам вільний доступ до адміністративних документів незалежно від часу їх створення, за умови, що в результаті використання відомостей, які містяться в цих документах, не буде заподіяно шкоду особистому життю окремих громадян та державі в цілому.

У національних архівних законодавствах західних країн існують три категорії документів, доступ до яких протягом певного часу закритий.

1. Документи з захисту приватної таємниці громадян (100 років від часу створення – у Бельгії, 80 років – у Данії; 30 років після смерті людини; якщо дата смерті невідома, то 110 років від дня народження; в Іспанії – відповідно 25 і 50 років; в Італії – 70 років від часу створення документів; у Великобританії – від 50 до 100 років залежно від виду документа).

2. Документи, що захищають безпеку держави (60 років після створення документа – у Франції, 50 років – в Італії, від 50 до 100 років – у Великобританії).

3. Категорія, яка охоплює документи, що охороняють економічні інтереси громадян та підприємств (від 30 до 60 років – у різних країнах, 80 років – у Німеччині).

У законах деяких країн (Німеччина, Греція, Нідерланди, Португалія) обмеження доступу обумовлені захистом документів з огляду на їхній фізичний стан. Низка інших обмежень доступу до архівних документів випливає не з архівних, а із законів про національну оборону, судочинство, про особистий статус, податки, статистику, комерційну таємницю тощо; окремі з них вступають у протиріччя з архівним законодавством. Тому на перспективу передбачається провести гармонізацію європейського архівного законодавства щодо доступу до документів з урахуванням інших законів, громадянського статусу, середньої тривалості життя в Європі.

З 1881 р. було відкрито з деякими обмеженнями доступ до Секретного Архіву Ватикану – одному з найголовніших історичних центрів дослідження в світі.

Сучасний Архів Ватикану був заснований Павлом V близько 1610 р. безпосередньо під впливом Латинської Церкви. Від апостольських часів римські церковнослужителі ретельно зберігали священні рукописи.

У XI - XV ст. обсяг документів Архіву було збільшено, найцінніші документи потрапили з Церкви Святого Анжело. Після декількох проектів щодо створення головного архіву Церкви, Павло V віддав наказ перенести регістри Папських булл і церковні зібрання книг до трьох залів поряд з Секретною Бібліотекою Ватикану. Так було створено новий архів „Секретний архів Ватикану”, до якого увійшло понад три тисячі документів, з яких найголовніша частина складалася з регістрів папських булл (Registra Vaticana). Протягом XVII ст. архів поповнювався новими надходженнями. Особливо це відбулося під час правління від Урбана VIII Барберині до Олександра VII, який знайшов приміщення для збереження дипломатичної кореспонденції Секретаріату Держави в Ватиканському Палаці. У першій половині XVIII ст., за часів префектур Пьетро Донніно і Філіппо Ронконі, було видано наказ про охорону і збереженість документів Архіву. Між 1751 і 1772 р. головним хранителем Архіву був Джузеппе Гарампі, який поповнив архівосховище 1300 богослужебними книгами та іншими культовими речами і на честь якого було

названо створену ним Картотеку Архіву.

У 1798 р. з Церкви Св. Анджело Архіву було віддано на збереження 81 документ із золотим друком на золотій основі, найстарішим і найціннішим документом цього зібрання був диплом Фрідріха Барбароса 1164 р. У 1810, за наказом Наполеона, Секретний Архів Ватикану було передано до Парижу, а потім з великими втратами було повернено до Ватикану між 1815 і 1817 рр.

З 1881 р. за наказом Лео XIII було відкрито з деякими обмеженнями доступ до Секретного Архіву Ватикану – одного з найголовніших центрів історичних досліджень у світі. У 1798 р. з Церкви Св. Анджело Архіву було віддано на збереження 81 документ із золотим друком на золотій основі, найстарішим і найціннішим документом цього зібрання був диплом Фридриха Барбаросса 1164 р. У 1810, за наказом Наполеона, Секретний Архів Ватикану було передано до Парижу, а потім з великими втратами було повернено до Ватикану між у1815 - 1817 рр..

У більшості західних країн (США, Канада, Швеція, ФРН, Японія) централізованого управління архівною справою не існує. Діяльність архівів регламентується актами, серед яких є закони про державні архіви. В окремих випадках європейська практика (Франція, Іспанія, Швеція) передбачає регулювання правових відносин між державою і власниками громадських та приватних архівів, визначає права розпорядження документами і державного контролю за ними. Тому в цих країнах активно підтримується концепція державної реєстрації та опису культурної спадщини, що зберігається поза державними архівами.

Західні держави не мають спеціальних законів про державний або національний архівний фонд. Чинні закони в галузі архівної справи, як правило, регулюють правовий статус, управління та діяльність національних архівів, державних та федеральних органів і концентрують увагу на проблемах зберігання, доступу, власності, авторських прав, а також юридичних та фінансових питаннях використання документної інформації. Їх переміщення 0за кордон ( у цих ситуаціях архіви найчастіше оцінюються як державна нерухомість і підпадають під відповідне законодавство).

Немає єдиного загальнодержавного закону стосовно архівної справи і в США. Тут вона регулюється законами кількох рівнів (федерального рівня, рівня штату, місцевої влади). Декілька законів, що враховують різні форми власності та специфічні фонди (переважно федеральної власності), також регулюють окремі аспекти архівної справи. Серед загальнонаціональних, наприклад, можна навести «Закон про таємницю», «Закон про систему федеральних архівів та управління», «Закон про зберігання архіву документів та матеріалів Президента», «Закон про авторські права», «Закон про Президентський архів», «Закон про Адміністрацію НА» (1984), «Закон про архівну колекцію документів у справі замаху на Президента Дж.Ф.Кеннеді».

Приклади більш централізованого підходу до державної юрисдикції архівної спадщини подає Австралія (Австралійський Союз держав Південної Півкулі), що входить до Британської співдружності, і також має окремі закони в кожному з шести штатів федерації (наприклад, архівні закони Тасманії, Нового Південного Уельсу тощо), які регламентують функціонування державних установ. Показовим є поєднання в єдиному законодавчому акті архівного та бібліотечного законодавства, наприклад у Квінсленді та в Південній Австралії.

Особливістю юридичної практики західних країн є відкритість законодавства про різні види і типи фондів. Усю сукупність законодавчих актів можна розцінювати як поєднання централізованого управління архівними установами.

Vіі.3. Особливості органзації архівноїсправи

Організація архівної справи в країнах Заходу має спільні риси і водночас притаманну кожній країні специфіку, зумовлену історичним розвитком, адміністративно-територіальним поділом, особливостями державного управління.

Класичну централізовану структуру має архівна система Франції. Вона склалася наприкінці ХІХ ст. На її усталеність не справили значного впливу і закони про децентралізацію 1982-1983 рр. На Генеральну дирекцію архівів було покладено керівництво Національним архівом, регіональними та департаментськими архівами. Їй надано контролюючі функції щодо комунальних, госпітальних, поточних архівів установ, проміжних і автономних сховищ. Генеральна дирекція здійснює контроль за збереженістю поточних архівів на місцях їх зберігання, організує зберігання проміжних архівів, забезпечення збереженості, розбирання, класифікацію, описування та користування документами, призначеними для постійного зберігання в Національному та департаментських архівах та ін.. Очолює Генеральну дирекцію архівів генеральний директор, призначений Радою міністрів. Консультаційним органом при Генеральній дирекції є Вища архівна рада, яка щорічно збирається для розгляду практичних питань роботи Національного архіву, департаментських, комунальних і госпітальних архівів та обговорення звіту генерального директора.

Одне з найбагатших сховищ Західної Європи – Національний архів Франції – територіально розташований у Парижі. В його 400 приміщеннях зберігається понад 800 000 од.зб. Структуру Національного архіву складають «наукові та культурні служби», стара секція для зберігання документів до кінця Французької революції кінця ХVIII ст..; нова секція, що зберігає фонди періоду революції і наступних режимів до Другої світової війни; сучасна секція, де знаходяться матеріали періоду окупації, за посередництвом «архівних місій» приймаються документи міністерств; секція архівних місій, яка займається питаннями комплектування. При старій секції функціонує сигілографічна служба зі спеціальним ательє для реставрації та виготовлення муляжів. У Національному архіві функціонують інші служби: читальний зал і довідкова служба історичних досліджень, служба фотографії, мікрофільмів та аудіо архівів, нотаріальний архів, служба публікацій і служба економічних архівів. В архіві існує створений А.Шамсоном у повоєнні роки «зал описів», де зібрані всі колекції описів та путівників. Від початку 1970-х років із створення Р.Гурмелоном баз даних про описи нотаріальних протоколів для архіву розпочалася «доба комп’ютерізацї».

Регіональні архіви створені у Франції згідно з законом 1983 р. про децентралізацію як тимчасові сховища. Вони зберігають документи урядових установ регіонального рівня. Й підпорядковані директорам архівних служб регіону.

Департаментських архівів налічується 99 для території колишньої метрополії і 2 для заморських земель (Нова Каледонія і французька Полінезія). Тут зберігають папери установ, ліквідованих у 1790 р., і фонди департаментської адміністрації наступних режимів. Загальна довжина усіх департаментських архівів перевищує 1000 км. Майже половина з них має путівники.

Комунальні (муніципальні, тобто міські) належать до найстаріших архівних установ. Вони виникли в ХІІ ст.., а до кінця ХХ ст.. їх було сформовано в кожній комуні – 36 000 архівосховищ. Відповідальність за роботу комунальних архівів в цілком покладається на мера, а нагляд за ними здійснює секретар мера, як правило, з педагогічною освітою. Водночас комунальні архіви перебувають під постійним контролем директора служб архівів департаменту. В їх фондах зберігаються регістри з записами актів громадянського стану, кадастри (описи земельних володінь), рішення муніципальної ради тощо. Поліпшенню роботи комунальних архівів сприяло створення в 1970-х рр.. спеціальних архівних служб. Найактивніше розвиваються архівні служби в районах Парижу, Ельзасу, Жиронди та ін.

Госпітальні архіви майже не відрізняються за своїм юридичним станом від комунальних. Вони не залежні від Національного архіву, департаментських і комунальних архівів. У невеликих центрах відповідальним за збереження документації призначається лікар. Документи, створені понад 100 років тому, як правило, передаються до департаментських архівів. У Франції функціонує п’ять спеціальних архівних служб госпітальних центрів.

Специфічні особливості має архівна система і структура архівних установ ФРН. Вона відбиває своєрідність історичного розвитку її адміністративно-територіальних одиниць і є типовим зразком децентралізованої архівної системи. За умов відсутності єдиної централізованої архівної системи у ФРН діє розгалужена й різноманітна система архівів, що враховує історичні традиції, федеративний устрій та власницькі засади документотворення і досягла високого рівня раціонального використання ретроспективної документної інформації. Німецька демократична республіка (НДР) свідомо зруйнувала традиції і німецькі федералістські принципи. Замість старих 5 земель було створено 14 нових округів, їхні матеріали були розосереджені по 9 державних архівах і їхніх філіях. Усі вони підпорядковувалися Державному архівному управлінню МВС у Потсдамі. Після возз'єднання Німеччини між архівістами західних і східних земель спонтанно, без участі будь-яких центральних установ, склалися стосунки взаємодопомоги і рівноправного співробітництва, активно йшов процес обміну спеціалістами, наданням нових технологій, що сприяло успішній інтеграції та подоланню розбіжностей в архівних системах. На відміну від колишньої НДР, архівна справа у ФРН не була централізована, тут не було центрального архівного управління. Колишній Райхсархів відповідав за документи імперського уряду, його міністерств та відомств. Він не мав права давати вказівки архівним структурам у німецьких державах і землях. Те саме стосується створеного в 1952 р. Федерального архіву в Кобленці, на який покладено зберігання документів конституційних органів, центральних урядових установ, збройних сил, федеральних корпорацій, інших інституцій федерального уряду, німецьких центральних установ, що діяли в зонах окупації, Німецького рейху (1871-1945 рр.), Німецького Союзу (1815-1866 рр.). У кожній землі діб свій федеральний архівний закон, хоча основні положення федерального і земельних архівних законів збігаються. Як правило, державні архіви земель мають давню історію і зберігають компактні комплекси документів, починаючи з часів середньовіччя, ядро яких становлять урядові матеріали колишніх незалежних земель, федеральний і земельні архіви тісно співпрацюють у рамках постійної Конференції архівних референтів (керівників архівних установ Федерації та земель), що збирається двічі на рік і обговорює проблеми координації у різних галузях архівної справи. Поза державною архівною системою існують спеціальні архіви різних півавтономних установ і організацій – парламентські і університетські архіви, архіви преси, архіви радіо-, кіно- і телекорпорацій. До місцевих архівних установ належать численні муніципальні та комунальні архіви (найстарші й найбільші міські архіви є у великих середньовічних містах – Кельні, Франкфурті, Мюнхені, Аусбурзі та ін.), а в окремих регіонах – районні архіви (комплектуються документами органів районного управління). Окрему категорію, також неоднорідну за адміністративним статусом, підпорядкуванням і складом документів, становлять церковні архіви: парафій, деканатів, єпископств, монастирів, орденів тощо. Маючи статус приватних установ, єпископські архіви, так само, як і дворянські й особові архіви, протягом останнього століття активно передають на депозитне зберігання або продають свої матеріали державним архівам. При політичних фондах, пов'язаних із провідними партіями, існують архіви політичних партій і спілок. Серед бізнесових архівів можна виділити великі регіональні архівні центри (Кельн, Штутгарт, Дортмунд), архіви окремих, галузей промисловості (Архів гірничої промисловості в Бахумі) та численні архіви окремих промислових підприємств, фірм і корпорацій. Архіви літератури і мистецтв функціонують як окремі спеціалізовані установи, або структурні підрозділи центральних, земельних, регіональних та муніципальних бібліотек і музеїв.

Показовою з погляду сучасного інформаційного суспільства є організація багатьох напрямів діяльності НА Канади. Особливої уваги заслуговує цілеспрямована програма комплектування архіву документами державних установ, що здійснюється протягом кількох останніх років (до того надходження звідти мали епізодичний характер), а також документами особового походження, документами громадських та комерційних організацій.

Оскільки державні установи не зобов'язані передавати свої документи на державне зберігання, комплектування здійснюється на договірних засадах. При цьому враховують усі типи діловодства (їх налічують близько 10; єдиних і обов'язкових стандартів не існує) і всі види носіїв інформації, включно з електронними формами (магнітні, лазерні й оптичні диски).

Загальна схема документообігу і відомчого зберігання документів у діловодстві урядових структур, зокрема міністерств, в цілому виглядає так: експедиція – бюро (тобто відділ контролю за діловодством) – виконавець – бюро. В бюро кожний документ заноситься до комп'ютера. Справи формуються за темами. Згідно із спеціальним класифікатором кожній справі (файлу) надається номер теми. Справи мають три терміни зберігання: активний (два роки в структурному підрозділі), “сплячий” – 8 років у спеціальному підвідділі міністерства (своєрідному відомчому архіві) і постійний. Після відповідної експертизи історично цінні документи передають на державне зберігання до НА, решту знищують.

Передання документів від комерційних установ здійснюють виключно на договірних засадах, оскільки НА не має права втручатися в діловодство, облік і забезпечення зберігання документів приватних фірм і банківських структур. Разом з тим, комерційні фірми зобов'язані забезпечувати зберігання певних категорій документів, причому контроль за цим здійснюють спеціальні органи державного управління – податкова інспекція та казначейство. Крім того, фірми самі зацікавлені в передаванні документів на державне зберігання, оскільки вони за це отримують певні податкові пільги. Для отримання пільг спеціальні ЕК здійснюють оцінку переданого фонду (вартість його коливається в межах від 2-х до 500 тис. доларів, пересічна ціна – 20-50 тис. доларів).

Вартий уваги досвід з організації комплектування особовими фондами і документами громадських установ. Архіви прагнуть отримати особові фонди політичних діячів, зокрема всіх прем'єр-міністрів та міністрів. Особові фонди членів парламенту приймаються вибірково, з огляду на політичну активність.

Vіі.4. Приватні архіви

Проблема приватних архівів у зарубіжному архівознавстві та архівній практиці країн Заходу є надзвичайно цікавою.

На прикладі архівів президентів США можна переконатися в ефективності діючої тут системи. Історична цінність президентського архіву не викликає сумніву. Проте до 1938 р., коли президент США Франклін Рузвельт зробив офіційну заяву про будівництво президентської бібліотеки-архіву і передання її в дарунок американському народові, папери попередніх президентів зберігалися в різних місцях, і їхня доля складалася подекуди трагічно – вони горіли під час пожеж, знищувалися нащадками або й самими відставними президентами. Започаткована Ф.Рузвельтом традиція була підтримана його спадкоємцями, і відтоді всі наступні президенти залишали нащадкам цінні комплекси історичних документів особових архівів і бібліотек, які були визнані актом 1955 р. “Про Президентські бібліотеки” такими, що мають державне значення.

Комплекси документів президентських бібліотек, розташованих у різних місцях (інколи це створює незручності використання їх), опрацьовуються, постійно поповнюються завдяки активній збиральницькій діяльності співробітників НА США (цим займаються 200 з 2400 архівістів НА), до них створюються різні науково-пошукові системи, вони є доступними для публічного використання.

На особливу увагу заслуговує нагромаджений архівами західних країн досвід вирішення проблем, пов'язаних із зберіганням та використанням документів на нових носіях, що виникли в епоху інформаційного суспільства в результаті бурхливого розвитку індустрії електронно-обчислювальної техніки. Для задоволення потреб різних груп користувачів формуються загальнодоступні бази знань і даних. Так, у США функціонують понад 3, 5 тисячі афічних і документальних баз даних з усіх сфер науки, техніки, громадсько-політичної та побутової діяльності, у Великобританії – понад 2, 5 тисячі баз, у Німеччині – близько 300.

Наявність персональних комп'ютерів у громадян і установ, можливість підключення їх до інформаційних мереж, зокрема до світової інформаційної мережі Інтернет, дозволяють будь-якій фізичній або юридичній особі отримати необхідну інформацію або документи з будь-якої галузі знань. Просування людства до інформаційного суспільства призвело до формування нової, порівняно з паперовою, соціальної пам'яті людства у вигляді баз даних та документів на машинних носіях. У ході еволюції машинних носіїв за останні три десятиліття пройдено шлях від перфокарт (60-і роки) до оптичних дисків (90-і роки).

Архівні служби західних країн, насамперед НА США і Великобританії, починаючи з 1960-х років, здійснюють комплектування електронними документами. У структурі НА США і Канади створено центри електронних документів. У середині 1990-х років в НА Канади зберігалося понад 200 тис. файлів. Спеціальні центри зберігання подібної документації існують і в НА Франції, Швеції, Данії, Нідерландів, Фінляндії. У 1993 р. створено Центральний архів документів на машинних носіях у Республіці Білорусь; експериментальне комплектування подібних документів здійснює Державна архівна служба Росії. У 1998 р. розпочав свою діяльність Білоруський науково-дослідний електронної документації (БілНДЦЕД), структурним підрозділом якого є перший на території Східної і Центральної Європи державний архів електронних документів. Експериментальне комплектування подібними документами здійснює Федеральна архівна служба Росії, де з 2000 р. при Державному архіві економіки створено спеціалізований Центр інформаційних технологій для дослідження проблем, пов’язаних з електронними документами.

На початок ХХІ ст. багатий досвід роботи з електронними документами накопичено в Національних архівах Данії, Франції, Швеції, Фінляндії, ФРН, у так званих історичних архівах Данії, Нідерландів, Великобританії та ін.

На рубежі століть та тисячоліть у діяльності зарубіжних архівів та архівних служб країн світу відбулися кардинальні зміни, пов’язані з переходом від традиційного «паперового» до інформаційного суспільства. Бурхливий розвиток інтернет-технологій, глобалізацій ні процеси призвели до появи єдиного інформаційного середовища, важливим сегментом якої стали архівні інформаційні ресурси. На початку ХХІ ст. в Інтернеті функціонувало близько 5000 веб-сайтів національних, регіональних, муніципальних, університетських, інших архівів. Національних і міжнародних професійних організацій, архівознавчих дослідницьких центрів тощо. З’явилися своєрідні архівні Інтернет-енциклопедії – архівні портали, що в інтегрованому систематизованому вигляді представляють інформацію і містять посилання на веб-ресурси архівів світу. Потужними і постійно оновлюваними довідниками стали Архівний портал Юнеско, а також Інтернет-проект Університету штату Огайо Зібрання першоджерел.

Поряд із власне національними архівними інформаційними ресурсами в Інтернеті представлено сотні міжнародних архівних проектів, пов’язаних із збереженням і використанням писемної історико-культурної спадщини.

Найважливішими з них стали всесвітні проекти: Всесвітня програма Юнеско Пам’ять світу (UNESCO Memory of the World Programme); віртуальні архіви сучасної культури (Culture Virtual Archives in XML., COVAX); Програма концентрації і відтворення архівів у світі (Меморіальний музей голокосту) (The United States Holocaust memorial Museum Worldwide Archival Acquisitions and Reproduction Program); Втрачене мистецтво: (Lost Art Internet Database); трофеї війни; Міжнародний бюлетень (Spoils of War; International Newsletter).

Для порівняння із станом і структурою архівів західних країн розглянемо основні особливості розвитку архівної справи у країнах Центральної і Східної Європи в посттоталітарний період.

Напередодні краху тоталітарних режимів у цих країнах (Білорусі, Угорщині, Латвії, Литві, Молдові, Польщі, Росії, Румунії, Словаччині, Хорватії, Чехії) існувала розвинута мережа архівних установ, що включала державні та відомчі архіви. Їхня діяльність регулювалася законодавчими актами і контролювалася спеціальними адміністративними органами. Система архівів була різною як з точки зору кількісного складу, так і з боку відомчої підпорядкованості. Спільним для всіх країн був особливий статус архівів “силових відомств”, що жорстко контролювали комплектування, облік та розсекречування архівних документів. Іншою спільною рисою був високий рівень самостійності архівів правлячих партій та релігійних конфесій.

У посттоталітарний період більшість цих країн прийняли нові нормативні акти, що регулюють діяльність архівних установ. Причому нові архівні закони мають загальний характер для всіх архівів, незалежно від того, до якої форми власності належать фізичні та юридичні особи, що їх створюють. Процес реалізації нових норм архівного законодавства утруднюється низьким соціальним статусом архівної справи та серйозними економічними проблемами. Крім того, в усіх країнах спостерігається спадкоємність з попереднім періодом їх історії.

Нові законодавчі акти намагалися охопити не лише державні архіви та архіви державних установ, підприємств і відомств, але й архіви “силових” відомств та МЗС, недержавних установ та організацій, релігійних конфесій, громадських організацій, політичних партій, приватні архіви громадян (Білорусь, Угорщина, Молдова, Румунія, Чехія та ін.). Показово, що в більшості цих країн відбулося злиття архівів колишніх правлячих партій з державними архівами. З іншого боку, спостерігається тенденція закріплення за основними силовими структурами (міністерства оборони, спецслужби, міністерства внутрішніх справ), за науковими та культурно-освітніми установами (бібліотеки і музеї), іншими структурами (парламенти, адміністрації президентів, органи статистики, геології, картографії, прикордонної служби тощо) права постійного або довготривалого (до 20 років) зберігання усіх або певних категорій документів.

У більшості країн відбувається активний процес правового та організаційного формування недержавних архівів. Уперше законодавчо забезпечується офіційний статус недержавних архівів профспілок, приватних підприємств, релігійних конфесій, партій, творчих спілок, громадських рухів, молодіжних об'єднань, наукових установ.

Майже в усіх країнах, згідно з новим архівним законодавством, досить успішно вирішується проблема доступу до існуючих у тоталітарний період обмежено-публічних архівів (тобто доступних виключно для професіоналів). Обмеження доступу стосуються захисту державних таємниць, причому терміни обмеження значно варіюються: 5-15 років (Чехія), 25 років (Молдова), 30 років (Росія), 40 років (Румунія); з точки зору захисту особистих інтересів громадян – в усіх країнах переважно 75 років. Водночас щодо обмежувальних термінів існують деякі винятки. Так, до персональної інформації, що містить дані про репресії, мають доступ жертви репресій та їхні рідні, вчені, правоохоронні органи тощо.

У більшості країн інтенсивно проходить процес розсекречування, яке здійснюють фондоутворювачі, в т.ч. передання в державні архіви; в Білорусі, Угорщині, Литві, Молдові, Росії, Латвії – самими архівами або спеціальними міжвідомчими та спеціальними комісіями.

Загалом архівна справа у посттоталітарних країнах переживає процес оновлення, в якому переплелися традиції, уявлення, технології попереднього періоду та цінності, прагнення й практичні дії, властиві демократичному суспільству. Помітним залишається розрив між новим архівним законодавством та архівною практикою, у якій модернізація відбувається досить повільно, передусім через низький суспільний статус архівної справи, а також через економічні проблеми.

Зарубіжна архів істика, при всій її різноманітності та специфіці з погляду архівних систем, принципів побудови архівних установ, управління та організації архівної справи, має ряд загальних тенденцій розвитку. Насамперед, це демократизація і децентралізація архівної галузі, скорочення обмежень щодо доступу до документальної інформації, зміцнення правових засад функціонування архівів. Впровадження новітніх технологій опрацювання і зберігання документів, сучасних інформаційних систем.

Стисле про цікаве

• У грудні 2005 р. Національний архів США відкрив безкоштовний доступ до 80 млн. цифрованих документів. Протягом року понад 500 тисяч користувачів скористалися послугами архіву через Інтернет. Адреса порталу: www.archives.gov/aad

У вересні 2005 р. Федеральний уряд США призначив 308 млн. доларів на створення Національного електронного архіву під назвою ERA - Electronic Records Archives, що зберігатиме й удоступнить усі федеральні електронні документи. Архів передбачається "відкрити" у 2008 р.; завершення проекту планується на 2011 рік.

Згідно з постановою уряду США опівночі 31 грудня 2006 року закінчився термін секретності сотен мільйонів сторінок документів, що належать американським спецслужбам, включаючи ЦРУ, ФБР, АНБ, Пентагон тощо. З 1 січня 2007 року їх було передано до Національного управління архівами та документацією США для широкого доступу і оприлюднення. Відомо, що у 2007 році планується розсекретити близько 270 млн. аркушів документів ФБР, АНБ - принаймні 35 млн. аркушів. Розсекречені документи пов'язані з розвідувальною діяльністю під час і після Другої світової війни, часів Холодної війни, Карибської кризи, операціями США та СРСР в Афганістані тощо.

• 9 квітня 2006 р. уряд Німеччини прийняв рішення оприлюднити величезний архів нацистських документів (Nazi Archives) щодо в'язнів концтаборів та рабської праці - 47 млн. документів, що зберігаються під наглядом Міжнародного Червоного Хреста, і таким чином, покласти край довготривалим дискусіям. Упродовж останніх років активними прихильниками розсекречення архівів виступали, зокрема, єврейські організації, США, Велика Британія.

• Франція стала першою країною в світі, що відкрила свої архіви спостережень за НЛО.

Словник основні поняття та терміни

Автореферат - стислий виклад кандидатської та докторської дисертації.

Артефактні документи — це документні пам'ятники, в т.ч. писемності, складові частина культурного надбання країни, народу, людства, що зазвичай охороняються спеціальними законами.

Архів – соціальна інституція (спеціалізована установа), що забезпечує потреби суспільства у ретроспективній документній інформації через архівні документи, організуючи їхнє зберігання та використання.

Архівна довідка – вид інформаційного документа, який має юридичну силу і містить повідомлення про наявність у фондах архіву відомостей, що становлять зміст запиту, із посиланням на пошукові дані документів.

Архівна евристика – спеціальна дисципліна, що вивчає теорію і методику пошуку архівних джерел.

Архівна інформація – сукупність первинної та вторинної документної інформації архівів.

Архівна колекція – сукупність окремих, поєднаних за однією або декількома ознаками документів, що утворилися в процесі діяльності різних фондоутворювачів; є одиницею обліку архівних документів.

Архівна копія – письмове відтворення всього тексту документа, офіційно завірене архівом.

Архівна система – сукупність основоположних принципів організації і управління архівною справою, способів та технології її ведення, що забезпечують цілісність і скоординованість функціонування архівної галузі.

Архівна справа – галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, політико-правові, культурологічні та техніко-економічні аспекти організації зберігання архівних документів та використання їхньої інформації.

Архівна україніка – архівні документи, що стосуються історії України й українського народу.

Архівна установа – спеціалізований заклад чи структурний підрозділ, що забезпечує збирання, зберігання архівних документів та організацію використання їхньої інформації або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність в галузі архівної справи.

Архівний довідник – елемент системи науково-довідкового апарату, що містить вторинну документну інформацію; призначений для розкриття складу і змісту первинних архівних документів.

Архівний документ – документ, що зберігається або підлягає зберіганню в архіві з метою забезпечення потреби в ретроспективній документній інформації або через його значущість для власника.

Архівний опис – тип архівного довідника, призначений для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання, розкриття їх змісту та закріплення систематизації документів у межах архівного фонду.

Архівний фонд – 1) комплекс документів, історично або логічно пов'язаних між собою, що утворилися в результаті діяльності певної установи або особи; 2) основний підрозділ класифікації архівних документів на рівні незалежного цілого, що має одного фондоутворювача; 3) основна одиниця обліку документів НАФ.

Архівні технології – сукупність методів виконання комплексу послідовних і взаємопов'язаних робіт з архівними документами, спрямованих на забезпечення їхньої збереженості й використання ретроспективної документної інформації.

Архівознавство – комплексна система знань, що вивчає теорію, історію і практику архівної справи, її правові та економічні засади.

Атрибуція архівних документів – встановлення авторів, часу, місця створення, редакції архівних документів.

Аудіовізуальний документ – це документ, що містить сукупність образотворчої або звукової інформації з текстовою (або без нього), відтворення якої вимагає вживання відповідного устаткування.

Аудіальний - це звуковий документ, зміст якого може бути сприйнятий тільки слухом (грамплатівка, магнітна фонограма, музичний компакт-диск).

Барабан - пристрій, що запам'ятовує в якому носії інформації є магнітний шар на поверхні циліндра - барабана, що обертається.

Бібліографічні огляди – це посібники, що являють собою відомості про документи.

Бізнес-план – важливий обов’язковий документ, що підсумовує ділові можливості й відкриває перспективи їх реалізації колективом.

Бобина - котушка для намотування магнітної стрічки або кіноплівки.

Бюлетень – видання оперативного характеру з постійними рубриками (періодичне або продовжуване), що містить різноманітні матеріали організації-засновника. Слово "бюлетень" походить від французького bulletin, що первинно означало записку, аркуш.

Виконавський архівний каталог – вид іменного архівного каталогу, що містить вторинну документну інформацію про виконавців художніх творів.

Відеодокумент, відеофонограма – аудіовізуальний документ, що містить зображувальну та звукову інформацію, зафіксовану відповідно відео- та звукозаписом.

Візуальний - це документ, зміст якого людина (реципієнт) сприймає зором (письмові тексти, графіки, малюнки, креслення, фотографії, репродукції і т.д. на будь-якому носії, включаючи екран діапроектору, телевізору або ЕОМ). Видання - це сукупність різноманітних за формою, змістом, зовнішнім виглядом, обсягом, характером інформації, структурою, періодичністю та призначенням видань, випущених видавцем або групою видавництв за певний часовий період.

Водяний знак - видиме на світлі зображення на папері.

Газета – це періодичне видання, що має постійну назву, виходить через короткі проміжки часу, містить, відповідно до своєї програми, оперативну інформацію, різножанрові текстові та зображальні матеріали.

Географічний архівний каталог – різновид архівного каталогу, що містить вторинну документну інформацію архіву про географічні й топографічні об'єкти.

Географічний покажчик – різновид допоміжного покажчика, який містить топоніми.

Депонований рукопис - вузькоспеціальна робота, зазвичай у вигляді машинописного оригіналу, що знаходиться на зберіганні в бібліотеці або інформаційному центрі, які інформують фахівців про її наявність і видають копії для вивчення. Зазначений документ прирівнюються до опублікованих документів і матеріалів дослідження.

Депонування – спосіб прискореного доведення інформації до споживача.

Державна реєстрація документів Національного архівного фонду – реєстрація уповноваженими державними архівними установами усіх документів, які віднесені до НАФ, незалежно від місця їх зберігання і форми власності, здійснювана з метою забезпечення державного контролю за збереженістю документів.

Державний облік документів Національного архівного фонду – облік документів НАФ, що здійснюється державними архівними установами за встановленими єдиними формами облікових документів.

Джерела комплектування архіву – юридичні або фізичні особи, що безпосередньо передають документи в архіви відповідно до їх профілю або потенційно можуть стати такими.

Дирекціон – спрощена і укорочена музична партитура.

Дисковий документ - носій запису інформації у формі диску, тобто скручений у спіраль послідовний ряд знаків.

Дисертація – кваліфікована наукова робота у визначеній галузі, що містить нові знання і має завершену форму.

Документ – запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого – збереження і передавання інформації в просторі й часі; письмовий акт, здатний служити юридичним доказом або юридичним фактом, що спричиняють правові наслідки; офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо); достовірне історичне письмове джерело; матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація.

Документ особового походження – документ, що утворився впродовж життя, наукової, творчої, службової, громадської та іншої діяльності особи (сім'ї, роду), а також той, що відклався в особистих (сімейних, родових) архівах.

Документація офіційного походження – це службові документи, що необхідні для вирішення безпосередньо управлінських та інших рішень.

Документна комунікація - комунікація, яка опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома або більше учасниками комунікаційного процесу.

Документні ресурси (ДР) - це відносно впорядкована безліч документів, що слугують засобом або об'єктом документообігу (руху документів) або поповнення документного фонду.

Документний масив (ДМ) - певна незмінна в часі маса документів. ДМ характеризується кількістю одиниць (виданнь, публікацій, обліку, зберігання тощо).

Документний потік (ДП) - організована маса документів, що функціонують у соціальному середовищі.

Документний фонд (ДФ) - це сукупність документів, які охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються та використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, та ін. закладах даного типу.

Документознавство – це наукова дисципліна, що вивчає в історичному розвитку способи, окремі акти й системи документування явищ об’єктивної дійсності і створювані в результаті документування окремі документи, їхні комплекси й системи.

Документування – це процес створення документа. Правила документування встановлюються нормативними актами й залежать від загальноприйнятих норм й традицій різних форм суспільства.

Доступ до архівних документів – санкціонований повноважною посадовою особою дозвіл на ознайомлення користувача з потрібними йому документами архіву.

Друкарський документ - це документ, виготовлений поліграфічним або іншим способом.

Експертиза цінності документів (ЕЦД) –визначення наукової, історико- культурної та практичної цінності документів на підставі діючих принципів та критеріїв; див. також ЕК, ЕПК.

Експертна комісія (ЕК) – дорадчий орган в установах, який розглядає методичні і практичні питання експертизи цінності документів та організації документальної частини діловодства.

Експертно-перевірна комісія (ЕПК) – дорадчий орган в державних архівних установах для вирішення науково-методичних і організаційних питань комплектування та експертизи цінності документів; контролює роботу експертних комісій.

Електронний документ - сукупність даних в пам'яті ЕОМ.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів утворення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Журнал (часопис) – це періодичне зброшуроване видання, що має постійну назву, виходить через триваліші проміжки часу, містить, відповідно до своєї програми, різноманітні матеріали як інформаційного, так і аналітичного характеру, зазвичай у обкладинці.

Засіб для запису інформації – це предмет чи сукупність пристосувань (інструментів, обладнання), що використовують для створення документів.

Збереженість документів – стан незмінності у часі фізико-хімічних характеристик матеріальної основи документів та їх інформації.

Зберігання архівних документів – утримання й забезпечення збереженості архівних документів.

Збірник – видання, що містить ряд творів. Періодичні збірники мають певну схожість із журналами: виходять регулярно, під єдиним заголовком, послідовно, мають цифрове та хронологічне позначення, але не мають офіційного затвердження як журнал.

Звучний документ фіксує і передає інформацію звуками. Це так званий фонодокумент (грамплатівка, магнітний запис, музичний компакт-диск).

Знак – це матеріальний об’єкт (зображення, символ, слово тощо), що слугує для заміщення будь-якого матеріального або ідеального об’єкта, предмета.

Зовнішні ознаки документа – сукупність ознак, що включає спосіб фіксації інформації, вид матеріальної основи документа, фізико-хімічний стан, форму та розмір документа, елементи його правового, діловодного, художнього оформлення та написання писемних знаків.

Зовнішньо-торгівельні документи – це документи, що підтверджують виконання зовнішньо-торгівельних операцій (постачання продавцем споживачеві товару, його транспортування, збереження на складах, проходження через митницю, страхування тощо).

Ідеографічний документ - той, в якому знаком служить умовне позначення, що не відображає реальних предметів або явищ (карта, ноти, креслення).

Ізографічний документ – це документ, зміст якого зафіксовано у вигляді точного, зменшеного, збільшеного або формалізованого відображення зовнішніх характеристик реального чи уявленого об’єкта за допомогою іконічних знакових засобів.

Іконічний документ - той, в якому знак подібний відбиваному об'єкту (картина, малюнок, фотографія, кінофільм, діафільм, відеодиск і т. п.) Різновидом цього класу документів є документ ізографії, в якому зображення передано системою образотворчих засобів живопису, графіки, фотографії.

Іменний архівний каталог – різновид архівного каталогу, що містить вторинну документну інформацію архівів про осіб, які є авторами документів або згадуються в документах (авторський архівний каталог, виконавський архівний каталог, каталог документів з особового складу).

Інкунабула - (від лат. incunabula -колиска), книга, що надрукована на початковому етапі книгодрукування (1450-1500), після винаходу Іоганном Гутенбергом (бл. 1400-1468) рухомих металевих літер.

Інформатизація архівної справи – комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп'ютерних технологій.

Інформація на документі – це автографи, різні нотатки видатних осіб, резолюції, підписи, печатки, штемпелі, що свідчать про просторове та часове існування документу.

Календар – періодичне або неперіодичне видання, в якому в чіткій послідовності зазначаються дні, тижні, місяці конкретного року, а також вміщується різноманітна інформація, що має безпосереднє відношення до тієї чи іншої дати.

Кант - край палітурки, що виступає за зріз книжкового блоку

Каптал. - міцна шовкова чи бавовняна стрічка шириною 12-16 мм. з товстим кольоровим краєм, призначена для закріплення верхніх та нижніх країв зошитів, що складають книжковий блок.

Картка архівного фонду – обліковий документ, призначений для централізованого державного обліку документів НАФ, що містить назву і номер архівного фонду, відомості про кількість і склад його документів, а також місце його зберігання.

Картковий архівний опис – попередня форма архівного опису, текст якого записується на картках для полегшення систематизації документів у ньому, редагування заголовків, друкування (листового) архівного опису.

Касета - змінний прилад у вигляді коробки, що містить одну або дві котушки, серцевину, носій запису, що має форму диска.

Каталог документів з історії установ – різновид предметно-тематичного архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація з історії розвитку установ класифікована за галузевою ознакою.

Каталог документів з особового складу – різновид іменного архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація про осіб систематизована за алфавітною ознакою.

Картковий - це документ, що складається з сукупності карток або перфокарт встановленого формату.

Кінодокумент – аудіовізуальний або зображувальний документ, зміст якого передано за допомогою кінематографічної техніки.

Клавір – перекладання партитури для співу з суп ровом фортепіано або лише фортепіано.

Класифікація архівних документів – віднесення документів на основі загальних принципів подібності і відмінності до комплексів архівних фондів, окремих архівних фондів, груп справ, окремих справ.

Книжковий блок - майже готовий екземпляр видання, який залишилось лише з'єднати з палітуркою чи обкладинкою.

Книга – це добуток друку у формі кодексу обсягом не менше 49 сторінок, не враховуючи обкладинку.

Ксилографія - спосіб друку за допомогою дерев`яних кліше.

Книга державної реєстрації документів Національного архівного фонду – документ встановленого зразка, до якого вносяться записи номера, дати реєстрації та інших реквізитів реєстраційних свідоцтв на документи НАФ.

Книгодрук – друк з наборної форми, інструменту для стандартного відливання, друкарського сплаву і фарби, друкарського преса.

Код – це набір знаків, впорядкованих згідно з правилами тої чи іншої мови для передання інформації.

Кодексовий або блоковий документ - документ, створений у формі блоку – кодексу.

Кодування інформації – це спеціальна система прийомів (правил) фіксування інформації. Основні атрибути – код, мова, знак.

Комбінований документ поєднує в собі дві або більше форм носіїв інформації.

Комплекс науково-технічної документації – науково-технічна документація, що виникає при проектуванні окремої споруди, при конструюванні одного виробу, розробці технології виготовлення або будівництва споруди (проект), при дослідженні наукової теми; є обліковою і класифікаційною одиницею.

Комплексний документ поє'днує два або більше знакових засобів фіксації інформації.

Комунікація - процес передачі інформації між суб’єктами соціальної сфери суспільства.

Контракт – комерційний документ, що являє собою угоду на постачання товару (надання послуг та ін..), погоджений і підписаний експертом та імпортером (постачальником і споживачем).

Копія документу - документ, що відтворює інформацію іншого документу та всі його зовнішні ознаки або частину їх.

Користувач архівними документами – юридична або фізична особа, яка користується послугами архіву для ознайомлення з архівними документами.

Короткий довідник по архіву – різновид путівника по архіву, що містить систематизований перелік найменувань фондів з довідковими відомостями про них.

Котушка - змішаний пристрій з бічними обмежувачами, призначений для намотування носія запису або сигналограми.

Критерії цінності документів – система науково обґрунтованих ознак, на підставі яких визначається ступінь цінності документів.

Лазерний документ - це документ, запис і читання інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променю.

Літографія - застарілий вид плоского друку.

Літературний документ – документ, зміст якого виражений словесно в письмовій зафіксованій формі.

Листовий - це документ у вигляді одного або декількох листів будь-якого формату без їх скріплення .

Магнітний документ - це документ, запис інформації на якому здійснюється шляхом зміни магнітного полягання поверхні носія під впливом магнітного поля.

Матеріальна основа документа (МОД) – сукупність матеріалів, що складають носій інформації, а також матеріалів, використаних для запису тексту (зображення, звуку).

Матричний документ виконаний засобами «матричної мови», тобто складається з кодових осередків-матриць, за допомогою яких проводиться кодування інформації у формі, доступній для «прочитання» машиною (перфокарти, перфострічки, магнітні і оптичні диски, дискети для ЕОМ).

Мапа – це зменшене узагальнене зображення поверхні Землі, інших небесних тіл чи небесної сфери, побудованої згідно математичного закону про площини, і показує методом умовних знаків розміщення й властивості об’єктів, пов’язаних з цими поверхнями.

Машиночитаний документ – закодований документ (магнітний диск, магнітна стрічка, перфокарта, перфострічка тощо), зміст якого доступний для читання лише машині; у тому числі електронний документ, що “читається” за допомогою комп'ютера.

Мережа архівних установ – структурна основа архівної галузі, до якої входять архіви, архівні підрозділи міністерств, відомств, підприємств, організацій, громадських об'єднань, що здійснюють постійне чи тимчасове зберігання документів.

Метод документування – це засіб або сукупність засобів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем (характер кодів мови, знакові системи та ін.).

Механічний документ - це документ, запис інформації на якому здійснюється механічним способом.

Міжархівний довідник – архівний довідник, що містить відомості про документи кількох архівів.

Міжфондовий довідник – архівний довідник, що містить відомості про документи кількох фондів одного архіву.

Мікрофільм – носій інформації, в складі якого одне або декілька мікрозображень, одержаних фотографічним шляхом і об'єднаних спільністю змісту.

Мова – це складна система символів, кожний з яких має визначне значення. Мовні символи в процесі мови комбінуються один з іншим та утворюють різноманітні повідомлення. Найдавнішою мовою вважають мову міміки й жестів. Мови поділяються на природні (національні) та штучні мови-посередники, машинні, інформаційні тощо).

Музичний документ – це запис музичної інформації на матеріальному носієві у вигляді музичних звуків або графічних знаків у системі нотації (зокрема нотних знаків) для процесів збереження та передавання її у часі та просторі, він ідентифікується як одиниця комунікаційного простору в архівній, бібліотечній, музейній справі та у бібліографічній діяльності.

Музична інформація - це інформація у формі музичних образних смислів, що реалізується засобами співвідношень музичних звуків у часі та просторі у процесі виконання і має різні форми існування.

Науково-довідковий апарат (НДА) архіву – комплекс архівних довідників, що створюється з метою розкриття складу та змісту документів архіву.

Науково-дослідна робота архівної установи – здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичних і практичних результатів, які забезпечуватимуть дальше удосконалення архівної справи та діловодства.

Науково-інформаційна діяльність архіву – діяльність, спрямована на забезпечення споживачів інформації необхідною їм первинною і вторинною документною інформацією.

Науково-технічне опрацювання документів – комплекс робіт, пов'язаних із систематизацією, формуванням справ, архівним описуванням, технічним обробленням документів та створенням довідкового апарату.

Національний архівний фонд України – сукупність архівних документів, незалежно від їх виду, місця створення і форми власності на них, що зберігаються на території України або за її межами і відповідно до міжнародних угод підлягають поверненню в Україну, відображають історію духовного й матеріального життя її народу та інших народів, становлять наукову, історико-культурну цінність, визнані такими відповідною експертизою і зареєстровані в порядку, передбаченому законодавством.

Неопублікований документ – документ, що містить інформацію, не призначену для широкого розповсюдження.

Неперіодничне видання – це видання, яке виходить одноразово, продовження якого не передбачене. Перш за все це листівки, брошури та книги. Також до неперіодичних видань належать і книжкові видання у двох чи багатьох томах, або в двох чи кількох частинах.

Неподільність архівного фонду – основне правило організації архівних документів, що випливає з принципу походження і потребує, щоб архівний фонд був збережений у своїй цілісності без поділу, вилучення або долучення документів для забезпечення його повної достовірності та інформаційної цінності.

Непублікований - документ однократного використовування, необхідний для ухвалення конкретних управлінських рішень.

Нормативний документ - документ, який встановлює правила, загальні принципи чи характеристики різних видів діяльності або їх результатів.

Нетекстовий документ – документ оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних і інших немовних знаків.

Ноти – умовні графічні знаки, що слугують для запису музичних звуків.

Нотний друк – одна з галузей поліграфії.

Об'єднаний архівний фонд – архівний фонд, що складається з документів, які утворились у процесі діяльності двох або більше фондоутворювачів-установ з історично зумовленими зв'язками (однорідністю функцій, підлеглістю, місцезнаходженням, правонаступністю тощо) або фондоутворювачів-осіб, пов'язаних між собою родинними, професійними, творчими та іншими суттєвими стосунками.

Об'єктний каталог – різновид предметного каталогу в технічному архіві, в якому вторинна документна інформація систематизована за об'єктами (спорудами, виробами).

Одиниця зберігання архівних документів – 1) базова одиниця систематизації, описування та обліку архівних документів; 2) фізично відокремлений документ або сукупність документів, які мають самостійне значення.

Одиниця обліку архівних документів – одиниця виміру кількості архівних документів: архівний фонд (архівна колекція, об'єднаний архівний фонд), одиниця зберігання тощо.

Оптичний документ - це документ, запис інформації на якому здійснений сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання.

Організаційно-розпорядча документація ОРД – це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління.

Оригінал - це справжній документ. У видавничій справі – це видання, що пройшло редакційно-видавничу обробку, підписане в набір або друк відповідальними особами видавництва і підготовлене до здачі на поліграфічне підприємство для виготовлення друкарської форми. В процесі копіювання оригінал - справжній документ, що піддається відтворенню або розмноженню.

Основні облікові документи архіву – комплекс облікових документів, що є обов'язковими для державного архіву.

Особливо цінний документ (ОЦ) – визначена експертизою категорія цінності архівних документів, які містять особливо важливу інформацію про державу, суспільство та її видатних представників або особливу характеристику окремих зовнішніх ознак документу.

Палеотип - видання, друковане в Західній Європі в першій половині XVIст.

Палімпсест - рукопис, написаний кілька разів на одному і тому ж матеріалі.

Паперовий документ – це документ, виконаний на папері або на інших матеріалах, за своїми властивостями схожими на папір (папірус, пергамент або сучасні синтетичні замінники паперу).

Партитура – нотний запис багато голосового музикального твору для оркестра, хора, камерного ансамблю.

Партія – частина музичного твору, що виконується окремим голосом.

Патент (лат. рatens – посвідчення, грамота) – документ, що встановлює офіційне визнання чогось винаходом і право винахідника на нього.

Патентна документація – це сукупність первинних і вторинних документів, складених у відповідності з патентним законодавством і встановлюючих офіціальне визнання наявності винаходів, промислових зразків і корисних моделей.

Піктографія – поєднання двох слів, запозичених з латинської мови pictus (намальований) і грецької grapho (писати).

Первинний документ – документ, створений у процесі фіксації інформації навколишньої дійсності і містить виклад фактів, методів, концепцій тощо.

Пергамент – старовинний документ на шкіряному носії або матеріал для письма, виготовлений .

Періодичне видання - серійне видання, що виходить через визначені проміжки часу з постійним для кожного року числом номерів (випусків), без повторів у змісті, однотипно оформленими, нумерованими і/або датованими випусками, під одним і тим самим заголовком.

Періодичність означає регулярність випуску видань, що визначаються кількістю його чисел чи випусків за певний проміжок часу.

Пластинковий документ – документ, створений на пластмасовій основі (грамплатівки, диски).

Плівковий документ – документ, створений на плівковій основі (кіно-, діафільм, діапозитив, магнітна фонограма, документ із записом інформації для ЕОМ).

Покажчик – самостійний архівний довідник або елемент довідкового апарату видання, що є алфавітним, систематичним або складеним за іншою ознакою переліком назв предметів чи явищ. згадуваних в архівних документах (виданні), із зазначенням пошукових даних цих документів.

Покажчик фондів архіву – міжфондовий архівний довідник, в якому інформація про фонди архіву подана в систематично-алфавітному порядку.

Поліграфія - це окрема гілка промисловості з різноманітною технікою, що призначена для випуску різних видів друкованої продукції, а саме: газет, журналів, книжок, плакатів, географічних карт, цінних паперів та багатьох інших видів друкованої продукції.

Поодиничне описування– описування одиниці зберігання з одного питання.

Предметний архівний каталог – вид архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація систематизована а алфавітному порядку найменувань предметів.

Предметний покажчик – вид допоміжного покажчика, в якому найменування предметів розміщені в алфавітному порядку.

Предметно-тематичний архівний каталог – вид архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація архіву з однієї або декількох тем/ предметів розташована в логічній послідовності.

Препринт - документ, що містить матеріали попереднього характеру, опублікований до виходу у світ видання, у якому вони можуть бути розміщені.

Природні мови історично виникли в процесі розвитку людського суспільства. Із природними мовами пов’язаний код письма, виникнення якого викликало появу документа.

Продовжуване видання – виходить у світ без чітко визначених наперед проміжків часу, а за мірою накопичення та редакційно-видавничої підготовки матеріалів, однак, має свою нумерацію і типове художньо-технічне оформлення.

Путівник по фондах архіву/архівів – тип архівного довідника, що містить характеристики або короткі відомості про архівні фонди (колекції, комплекси) у систематизованому порядку, призначений для загального ознайомлення зі складом і змістом фондів архіву (архівів).

Регест – виклад у документальній публікації змісту документа або його частини, супроводжуваний заголовком і легендою (розгорнутий регест), або передавання інформації про зміст документа шляхом публікації його заголовка та легенди (короткий регест).

Реєстраційне свідоцтво на документи НАФ – документ єдиного зразка, який видається власнику документів НАФ після проведення державної реєстрації їх і засвідчує: назву документа (документів), що реєструється, назву юридичної особи або прізвище громадянина, дату і номер запису у книзі державної реєстрації документів НАФ, адресу й умови місця зберігання, місце реєстрації, дату видавання, серію і номер реєстраційного свідоцтва.

Реквізит документу – обов'язковий інформаційний елемент (зазначення автора, дати тощо), властивий певному виду офіційного документа.

Реконструкція архівного фонду – 1) відновлення основного змісту частково або повністю втраченого архівного фонду в його первісному або близькому до первісного вигляді за допомогою ідеального опису; 2) з'єднання в одному архіві розрізнених частин архівного фонду зі складанням його реального опису.

Реставрація документів – відновлення початкових або близьких до початкових властивостей і зовнішніх ознак пошкодженого чи зруйнованого документа.

Реституція – повернення однією державою іншій незаконно привласнених цінностей.

Родовий архівний фонд – архівний фонд особового походження, що утворився протягом життя й діяльності представників одного роду.

Рукопис - документ, віддрукований машинним способом.

Рукописний документ - це письмовий документ, при створенні якого знаки листа наносяться від руки.

Серіальне видання – це видання, яке виходить протягом певного часу, має спільну назву, однотипне оформлення, дату чи нумерацію випусків.

Система науково-довідкового апарату – створений на єдиних методологічних і методичних засадах комплекс взаємопов'язаних архівних довідників, у т.ч. електронних, призначений для розкриття складу і змісту архівних документів на всіх рівнях системи й пошуку первинної документної інформації.

Система управлінської документації - сукупність взаємопов’язаних офіційних документів, що застосовуються в установі, і мають нормативно-правову силу.

Систематичний архівний каталог – вид архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація архіву згрупована за галузями знань і розташована в логічній послідовності відповідно до схеми єдиної класифікації документної інформації.

Систематичний покажчик – вид покажчика, в якому назви предметів і явищ розташовані відповідно до певної схеми класифікації документної інформації.

Сімейний архівний фонд – архівний фонд особового походження, що складається з документів, утворених протягом життя та діяльності представників однієї сім'ї.

Слід фонду – окремі справи й документи установи чи особи, що збереглися в архіві як свідчення існування цієї установи або особи.

Список фондів архіву – основний обліковий документ, що містить перелік найменувань архівних фондів, розташованих у порядку їх номерів, призначений для обліку фондів архіву.

Справа – 1) група документів (документ), що стосуються одного питання або аспекту діяльності установи чи особи і зберігаються в окремій папці (палітурці); 2) одиниця зберігання писемних документів.

Спосіб документування – це дія або сукупність дій, що вживають для запису інформації на матеріальному носії (перфорування, ручний, механізований, фотохімічний та інші способи документування).

Засіб документування - це предмет або сукупність пристосувань для створення документу.

Спосіб запису інформації – це дія, чи сукупність дій, які використовуються для нанесення інформації на матеріальний носій.

Стандарт - документ, в якому в цілях добровільного багатократного використання встановлюються характеристики продукції, правила здійснення і характеристики процесів виробництва, експлуатації, зберігання, перевезення, реалізації і утилізації, виконання робіт або надання послуг.

Стандартиза́ція - діяльність, що полягає у встановленні положень для загального і багаторазового застосування щодо наявних чи можливих завдань з метою досягнення оптимального ступеня впорядкування у певній сфері, результатом якої є підвищення ступеня відповідності продукції, процесів та послуг їх функціональному призначенню, усуненню бар'єрів у торгівлі і сприянню науково-технічному співробітництву.

Стародрук - найдавніша датована книжка, надрукована в українських землях.

Страховий фонд документів – упорядкована сукупність страхових копій унікальних документальних пам'яток та особливо цінних документів, що створюється для збереження документної інформації на випадок пошкодження (втрати) оригіналів і зберігається окремо від них у безпечному місці.

Стрічковий - це документ, що є безперервною смугою матеріалу із записом інформації.

Структура – це відносно стабільний засіб організації елементів документу як системи.

Схема систематизації документів архівного фонду – схема організації архівних документів, відповідно до якої розташовуються одиниці зберігання у межах архівного фонду.

Тактильний документ – документ, зміст якого сприймається через дотик (книга, журнал для сліпих).

Текстовий документ – документ, знаком якому служить алфавіт (букви) природної мови (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюлетень і т. п.).

Тематичний путівник по фондах архіву/архівів – вид путівника по фондах архіву/архівів, що характеризує ту частину документів цих фондів, в якій міститься інформація з теми, і вказує назву або номери архівних фондів.

Унікальний документ НАФ (УД) – визначена експертизою категорія цінності архівних документів, які мають виняткове значення для історії держави, суспільства, і аналоги якого за документальною інформацією або зовнішніми ознаками відсутні.

“Усна історія” – 1) інформація, одержана шляхом опитування й запису спогадів учасників і/або свідків історичних подій; 2) свідоме документування (у 3-му значенні) фактів, подій, явищ минулого з метою створення документальних джерел.

Фільмовий архівний каталог – різновид предметно-тематичного архівного каталогу, що містить вторинну документну інформацію про кінофільми.

Фонд користування архівними документами – сукупність копій архівних документів, призначених для користування замість оригіналів для запобігання їх зношенню.

Фонодокумент – документ, що містить звукову інформацію (усне мовлення, музику, шуми), зафіксовану будь-якою системою звукозапису: фонографічною, грамофонною, шоринофонною механічною, фотографічною (оптичною), магнітною.

Форзац - лист, що закріплює та з'єднує палітурку з книжковим блоком.

Фотографічний документ - це образотворчий документ, створений фотографічним способом, заснованим на зміні оптичної густини ділянок фотоматеріалу під впливом світлового або електронного променя, інтенсивність і форма якого змінюються відповідно до записуваного сигналу.

Фототипія – друк, що дозволяє відтворювати зображення з різноманітними відтінками (з переходом від більш слабкіших відтінків до яскравих кольорів).

Фотодокумент – документ, що містить зображувальну інформацію, зафіксовану фотографічним способом.

Хронологічний архівний каталог – вид архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація архіву систематизована в хронологічному порядку дат документів і подій.

Хронологічний покажчик – вид допоміжного покажчика, в якому дати документів або дати подій систематизовані в хронологічному порядку.

Централізація архівної справи – організація архівної справи й системи архівних установ у державі на єдиних засадах і при єдиному державному органі управління архівною справою.

Центральна експертно-перевірна комісія (ЦЕПК) Держкомархівів України – вищий дорадчий орган Держкомархівів України з питань експертизи цінності архівних документів.

Центральний фондовий каталог – міжархівний довідник, картковий або електронний, що знаходиться в центральному органі управління архівною справою і містить відомості про архівні фонди та їх місцезнаходження, а також здійснює їх державний облік.

Штучні мови – це спеціально розроблені коди для особливих видів діяльності, передачі спеціальних повідомлень.

Література і підручники

1. Архівістика: Темінологічний словник. –К., 1998.

2. Архіви України: Наук. практ. журнал / Держкомархів України.

3. Архівознавство: Підручник для студентів вищіх навчальних закладів України. –К., 1998.

4. Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: Міжвід. зб. наук. праць / Держкомархів України. УНДІАСД. - К., 1999.

5. Закон України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” від 24 грудня 1993 року.

6. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. – К.: Знання, 2001.

7. Палеха Ю.І, Леміш Н.О. Загальне документознавство.– К.: Ліра-К, 2008.

8. Пам'ятки: Археографічний щорічник / Держкомархів України. УДНДІАСД. - К., 1998.

9. Перелік типових документів архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.-К.:Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України, 1997.

10. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.-К.:Держком Архівів України, 2001.

11. Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УНДІАСД.

12. Хан-Пира Э.И. Архивоведческое терминоведение. М., 1990.

122