- •Тема: документознавство як наукова система. Основи теорії документа. І.1. Документознавство як наукова система і навчальна дисципліна
- •І.2. Етапи розвитку документознавства
- •І.3. Системи документування
- •Кодування інформації
- •Засоби фіксації інформації
- •І.4. Розвиток носіїв інформації
- •Тема: основи теорії документа іі.1. Поняття про документ
- •Іі.2. Документ як система
- •Інформаційна складова документу
- •Інші ознаки
- •Документна інформація
- •Іі.3. Матеріальна та інформаційна складові документа
- •Іі.4 структура документу
- •Іі.5 класифікація документів
- •Іі.6. Соціальна документно-комунікативна система
- •Тема: характеристика окремих видів й типів документів ііі.1. Документи офіційного походження
- •Види документації установи
- •Економічна та наукова системи документації
- •Видові категорії стандартів
- •Історія розвитку патентного документу
- •Ііі.2. Видання як вид документа
- •Дитячі книжки
- •Ііі.3. Ідеографічні та іконічні документи
- •Музичні документи
- •Ізографічні документи
- •Листівка як вид ізографічного документа
- •Аудіовізуальні документи
- •Модуль іі тема: основи архівознавства
- •IV.1. Статус і структура архівів.
- •IV.2. Виробничі підрозділи архіву та основні архівні технології.
- •IV.4. Центри зосереджнення цінних та унікальних документів наф в україні.
- •Тема: Класифікація документів за належністю їх до структурних підрозділів.
- •Тема: Класифікація документів за характером зберігання.
- •Іv. 1. Статус і структура архівів
- •IV.2. Виробничі підрозділи архіву та основні архівні технології
- •Іv.3. Архівна система , система та мережа архівних установ
- •Центральні державні архіви України
- •Галузеві державні архівні установи
- •Іv.4. Центри зосереджнення цінних та унікальних документів наф в україні Самостійне вивчення. Користування веб-сайтом «Архіви України»
- •Найдавніші і найцікавіші документи
- •V.1. Організація документів у межах системи архівних установ
- •V.2. Організація документів у межах архіву
- •V.3. Організація документів у межах архівного фонду
- •V.4. Організація документів у межах справи Організація документів у межах одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбувається на двох рівнях:
- •V.5. З історії формування поняття про сукупний архівний фонд держави
- •V.6. Склад і структура наф.
- •Особливо цінні і унікальні документи наф
- •V.7. Право власності на документи наф
- •VI. 1. Основні напрями науково-дослідної роботи архівних установ
- •VI.2.1 потреби в архівній інформації та групи її споживачів
- •VI.2.2. Основні напрями і форми використання архівної інформації
- •Вимоги щодо складання і видачі архівних довідок
- •VI.3. Архівна евристика
- •Vіі.1. Історія та структура архівів. Архівні системи зарубіжних країн
- •Vіі.2. Правові засади зарубіжної архівістики. Проблеми доступу до архівної інформації
- •Vіі.3. Особливості органзації архівноїсправи
- •Vіі.4. Приватні архіви
- •Словник основні поняття та терміни
- •Література і підручники
І.3. Системи документування
Документування – це процес створення документа. Правила документування встановлюються нормативними актами й залежать від загальноприйнятих норм й традицій різних форм суспільства.
Метод документування – це засіб або сукупність засобів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем (характер кодів мови, знакові системи та ін.).
Спосіб документування – це дія або сукупність дій, що вживають для запису інформації на матеріальному носії (перфорування, ручний, механізований, фотохімічний та інші способи документування).
Засіб документування - це предмет або сукупність пристосувань для створення документу.
До документування відносяться дії, пов’язані з формуванням документа як спеціального системного триєдинства: змістового (соціальна інформація), знакового (семіотична інформація) і матеріально-конструктивного (технологічного). З метою забезпечення такої єдності розробляються типові структури та методики процесу документостворення. На підставі зазначених дій розробляються сучасні класифікації систем документування.
До основних систем документування можна віднести наступні:
Системи графічного запису;
Системи механічного запису;
Фотографічні;
Електромагнітні;
Оптичні;
Магнітооптичні;
Електростатичні;
Електронні.
Інформація в документі фіксується за допомогою певної «кодової» системи, що реалізується у формі різноманітних знаків-символів.
Знак – це матеріальний об’єкт (зображення, символ, слово тощо), що слугує для заміщення будь-якого матеріального або ідеального об’єкта, предмета. Відповідно до обраного типу знаків визначається спосіб документування та відбираються засоби, за допомогою яких буде зафіксовано, передано й збережено інформацію. Таким чином документна інформація набуває визначеної форми. Спосіб, засіб і форми їх створення визначають характер тієї чи іншої системи документування.
Графічний запис інформації, наприклад, дає змогу створювати рукописний, ідеографічний та ізографічний документ; використання комп’ютерної техніки дозволяє створювати електронні документи тощо.
Кодування інформації
Кодування інформації – це вироблена система правил фіксування інформації.
Основним рисами кодування інформації є
якісне сприйняття, відтворення та передавання інформації
сталість, однотипність та визначеність інформації
однозначність, зрозумілість усім учасникам комутаційного процесу.
Основні атрибути – код, мова, знак.
Код – це набір знаків, впорядкованих згідно з правилами тої чи іншої мови для передання інформації.
Мова – це складна система символів, кожний з яких має визначне значення. Мовні символи в процесі мови комбінуються один з іншим та утворюють різноманітні повідомлення. Найдавнішою мовою вважають мову міміки й жестів. Мови поділяються на природні (національні) та штучні мови-посередники (машинні, інформаційні тощо).
Природні мови історично виникли в процесі розвитку людського суспільства. Із природними мовами пов’язаний код письма, виникнення якого викликало появу документа.
Штучні мови – це спеціально розроблені коди для особливих видів діяльності, передачі спеціальних повідомлень (азбука Морзе, азбука прапорців на флоті, міжнародні мови Воляпюк, Ідо, Есперанто, Окціденталь, Новіаль, Інтерлінгва, міжнародний фонетичний алфавіт, мови машинного програмування).
Знак – це позначка, предмет, яким позначається що-небудь (літера, цифра). Знак разом з його значенням називають символом. Вивчення знаків займається семіотика – наука про загальні властивості знаків, їх систем та ситуацій у людському суспільстві. Знак має зовнішню та внутрішню структурні сторони. Зовнішня – матеріальна оболонка, внутрішня сторона – його значення.
Знаки бувають мовні (природні й штучні) й немовні (зображення). У свою чергу природні поділяються на світлові, графічні й звукові. Штучні – на усні, жестові, письмові (матеріальні й графічні).
Немовні знаки поділяються на знаки-пікчери або ікононічні (твори живопису, графіки, художньої вишивки, різання по металу, дереву тощо); емблемні знаки; речові (макети, скульптура, символи – хліб та сіль, обручка тощо).
До мовних документів відносяться вербальні (книги, брошури, журнали, газети тощо) й ідеографічні (географічні мапи, ноти, креслення).
Системі кодування притаманні наступні риси:
Код повинен чітко сприйматися, відтворюватися й передаватися.
Код повинен бути зрозумілим усім учасникам комунікативного процесу. Для цього існують певна система правил.
Кодів існує більше ніж матеріальних носіїв.
Вибір коду залежить від матеріального носія.
Види кодів:
Цифровий
Алфавітно-цифровий
Система випуклих крапок (Шифр Брайля)
Матричний
Інформація не залежить від обраного коду. Код не змінює її значення, змісту.