1.2. Встановлення пріоритетів за допомогою аналізу а б в

За допомогою аналізу А Б В ви забезпечуєте упорядкування задач за їх значимістю й орієнтацію результатів роботи на досягнення найбільшого ефекту.

Букви А, Б, В означають три класи задач відповідно до їхньої значимості з погляду досягнення професійних і особистих цілей.

Аналіз А Б В ґрунтується на наступних 3-х закономірностях, підтверджених досвідом:

Завдання А	Завдання Б	Завдання В
Найважливіші	Важливі	Менш важливі
15% від усіх завдань 65% загальної значимості	20% від усіх завдань 20% загальної значимості	65% від усіх завдань 15% загальної значимості
Виконувати самому	Частково делегувати	Делегувати обов’язково

1. Найважливіші завдання (категорії А) складають приблизно 15% кількості всіх задач і справ, якими зайнятий керівник. Значимість цих завдань (щодо їх внеску в досягнення мети) складає при цьому – 65%.

2. На важливі завдання (категорії Б) припадає в середньому 20% загальної кількості, а також 20% значимості завдань і справ керівника.

3. Менш важливі і несуттєві завдання (категорія В) складають 65% загальної кількості завдань, але мають незначну частку (приблизно 15%) у загальній "вартості" усіх справ, що повинний виконати менеджер.

За найважливіші справи, що приносять найбільший результат (справи А) треба братися в першу чергу, щоб за допомогою деяких дій забезпечити велику частину загального ефекту.

На наступні по значимості задачі Б припадає також істотна частина сукупного результату, тоді як виконання більшої кількості, але менш важливих задач у цілому дає невеликий результат.

Головні труднощі полягають у тому, щоб точно визначити ті самі 20%, що визначають успіх справи.

Застосування аналізу А Б В

Аналіз своїх завдань по методу А Б В ви можете здійснювати в такий спосіб:

1. Складіть список усіх майбутніх у відповідному періоді часу (місяць, день і т.д.) справ (чи задач).

2. Систематизуйте задачі за їх важливістю, встановіть черговість справ відповідно до їх значення для вашої діяльності.

3. Пронумеруйте свої задачі.

4. Розподіліть ваші задачі відповідно до категорій А, Б, В:

• А – перші 15% усіх задач (дуже важливі, що мають найбільшу значимість) – не підлягають передорученню;

• Б – наступні 20% задач - категорії Б (дуже важливі, але їх можна виконати в другу чергу) – можуть бути передоручені для виконання іншим особам;

• В – інші 65% усіх задач (категорії В) – менш важливі, незначні. Вони в будь-якому випадку повинні бути передоручені.

Приклад складання плану на місяць проректора з наукової роботи з використанням аналізу АБВ

Дата	Завдання	Пріоритетність				Кому доручено		Строки виконання		Примітки
А	Б	В	поча- ток		закінчення
	1. Розгляд тематики НДР*, підготовленої на координацію в Мінфін	А			проректор з НДР
	2. Підготовка та проведення наради з питання організації участі студентів у Всеукраїнській олімпіаді	А			проректор з НДР
	3. Розробка проектів на 7-й конкурс НДР		Б		зав. кафедр
	4. Організація і проведення студентської наукової конференції		Б		нач. НДВ*
	5. Підготовка звіту про роботу НДВ			В	нач. НДВ
	6. Підготовка звіту про роботу РВВ			В	нач. РВВ*
	7. Організація і проведення семінару за результатами НДР			В	зав. студентським НДБ*
	8. Нові форми статистичної звітності – з Internet			В	ЦІТ*

__________

^* НДР – науково-дослідна робота

НДВ – науково-дослідний відділ

РВВ – редакційно-видавничий відділ

НДБ – науково-дослідне бюро

ЦІТ – центр інформаційних технологій

5. Перевірте ще раз, виходячи з першочерговості задач, свій часовий план, щоб бюджет часу відповідав значимості задач:

• 65% запланованого часу - задачі А;

• 20% запланованого часу - задачі Б;

• 15% запланованого часу - задачі В.

6. Зробіть відповідне корегування.

Орієнтуючи свій часовий план на задачі А, ви таким чином автоматично виділяєте на менш важливі, але такі, які забирають багато часу задачі В стільки часу, скільки вони того варті.

7. Оцініть задачі Б и В щодо можливості їх делегування.

Зверніть увагу, що задачі категорії В не є в принципі непотрібними. Мова йде про те, що поряд із задачами А и Б існує безліч менш важливих робіт, рутинних справ, що також повинні бути виконані.

Прийняття рішень про пріоритети, так само як і процес установлення цілей, - справа індивідуальна, тому що оцінка ситуації в значній мірі є суб'єктивною.

Менеджер самостійно визначає пріоритети задач, що підлягають рішенню, і час, необхідний для їх вирішення.

Для забезпечення прийняття рішень при плануванні і знаходженні задач категорії А треба поставити собі такі запитання:

1. Завдяки виконанню яких задач, я найбільше наближаюся до досягнення моїх головних цілей (цілей дня, тижня, місяця, року)?

2. Чи можу я за рахунок виконання однієї єдиної задачі вирішити відразу декілька інших?

3. Завдяки виконанню яких задач я можу внести максимальний вклад у досягнення загальних цілей мого підприємства, відділу, групи?

4. Виконання яких задач принесе мені найбільшу користь (у короткостроковому і довгостроковому періоді)?

5. Невиконання яких задач може мати найнегативніші наслідки?

Установлення пріоритетів - основне правило ефективної техніки роботи.