Тема 7. Контроль План:

1. Функції контролю в самоменеджменті.

2. Контроль процесу.

3. Контроль результатів.

4. Самоконтроль.

1. Функції контролю

Слід відрізняти контроль за діяльністю організації від контролю в самоменеджменті.

Контроль як функція самоменеджменту охоплює три задачі:

• Осмислення фізичного стану. Що досягнуто до моменту здійснення контролю?

• Порівняння запланованого з досягнутим.

• У якій мірі досягнута поставлена мета?

• Які відхилення мають місце ?

• Корегування по установлених відхиленнях.

• Час, тривалість і регулярність контролю залежать від задач, що виконуються, і поставленої мети.

Види контролю:

• Контроль процесу і здійснюваної діяльності;

• Контроль результатів (цільовий контроль).

2. Контроль процесу

Менеджеру необхідно щодня, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, задаючи собі наступні питання:

• Чи Виконуєте Ви дійсно необхідні задачі?

• Чи завжди правильно Ви приймаєте рішення щодо пріоритетності завдань Вашої діяльності?

• Чи Справляєтеся Ви запланованими задачами у встановлений час?

• Чи Передоручаєте Ви в достатньому обсязі справи, у тому числі і термінові?

• Чи Збираєте Ви в єдиний блок невеликі справи, телефонні розмови і т.п.?

• Чи Використовуєте Ви всі інші можливості раціоналізації і розвантаження?

• Чи Ведете боротьбу з "перешкодами" і "поглиначами часу"?

Контроль процесу включає:

• Аналіз діяльності і часу

• Аналіз денних "перешкод".

Для здійснення контролю слід порівняти заплановані витрати часу з фактичними:

Аналіз видів діяльності і витрат часу
Види діяльності	Витрати часу
	заплановані	фактичні
Виграш у годинах	П	Ф
	= П- Ф

Виграш у годинах визначається за рахунок завдань, які ви виключили із свого плану завдяки делегуванню чи принципу Ейзенхауера, або за рахунок застосування прийомів раціоналізації праці.

Способи контролю діяльності і часу:

• Запланований час (цілеустановка).

• Сприйняття фактичного перебігу часу і діяльності.

• Розробка планованого стану.

• Порівняння "план-факт" (контроль)

Спосіб "Запланований час (цілеустановка)" передбачає запис задач категорії А, що міг би виконувати менеджер, якби щодня мав на 1 годину більше часу у своєму розпорядженні:

1. ______________________

2. ______________________

3. ______________________

4. ______________________

5. ______________________

Спосіб "Сприйняття фактичного перебігу часу і діяльності" передбачає:

• фіксацію роботи, періодично виконуваної протягом дня чи тижня;

• аналіз причин.

Фактичний стан	Фактично витрачений час (год, хв)		Планований стан		Планований час (год, хв)
Перерахування, регулярне відтворених протягом дня чи тижня видів діяльності	День	Тиждень	Перерахування можливостей оптимізації з метою економії часу	День	Тиждень

Спосіб "Розробка планованого стану" передбачає:

1. Аналіз кожного виду діяльності в графі "Фактичний стан" з погляду можливості оптимізації трудового процесу з метою економії часу:

• що відбудеться, якщо відмовитися від даної діяльності?

• що відбудеться, якщо цю діяльність цілком чи частково делегувати?

• що відбудеться, якщо цю діяльність здійснювати протягом більш короткого проміжку часу?

2. Запис заходів для реалізації в графі "Планований стан" і виділення нового планованого часу.

Спосіб "Порівняння "план-факт" (контроль) передбачає визначення:

• наскільки велике фактичне часове навантаження?

• скільки часу може бути зекономлено?

• яких заходів для економії часу можна вжити?

• як можна використовувати зекономлений час?

Аналіз денних перешкод як метод контролю дає можливість розкрити додаткові джерела економії часу:

Факт					План
Час "від - до"	Окремі види діяльності, під час яких Вам заважають	Вид "перешкод" (телефон, відвідувачі)	Тривалість перешкод	Можливості поліпшення використання часу