ВВЕДЕНИЕ

Быстрый темп современной деловой жизни диктует предприятиям и организациям свои законы выживания, заставляя их приспосабли­ваться к постоянно меняющимся условиям существования. Умение во­время среагировать на происходящее и внести соответствующие кор­ректировки в свою работу стало одним из законов успешного бизнеса, особенно в России. Даже давно сложившееся и занявшее ведущие по­зиции предприятие должно постоянно развиваться, иначе за пиком дея­тельности последует неминуемый спад. В этой связи большое значение приобретает искусство так называемого делового общения. Умение общаться вести переговоры, совещания, знать язык делового общения, этикет делового общения - является важным условием профессиональ­ного успеха. Дейл Карнеги еще в 30-ые годы заметил, что успехи чело­века в любой сфере деятельности на 15% зависят от его профессио­нальных знаний и на 85% - от его умения общаться. Деловое общение строится на таких моральных качествах личности, как честность, долг, достоинство. Между качеством общения и эффективностью профес­сиональной деятельности существует прямая связь. Современная дело­вая практика все более тяготеет не к спонтанным, случайно избранным моделям делового общения, а к продуманному применению таких тех­нологий общения, которые рассчитаны на эффективный результат в разрешении производственных задач. Поэтому очень важно научиться вступать в деловой контакт. Деловое общение связано с написанием и оформлением деловых писем, документов. Знание и умение вести дело­вую переписку, оформлять деловые документы, в том числе и реклам­ные письма, все это необходимо для эффективной работы современного руководителя.

В этом учебном пособие приводятся задания для документацион- ного обеспечения делового общения и рекомендации к их выполнению. Все эти работы необходимо представить в письменном сброшюрован­ном виде. На семинарских занятиях планируется более углубленное изучение вопросов семинара, а также реферативные сообщения по предлагаемой тематике.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РАБОТ

Практические работы выполняются на листах формата А- 4, с од­ной стороны. Текстовая часть оформляется либо на компьютере, либо рукописно, но разборчивым почерком. Интервал между строчек полу­торный, кегель - 14, шрифт Times New Roman, каждая работа начина­ется с нового листа. Все работы сброшировываются в буклет. Практи­ческие работы должны иметь: титульный лист (приложение №1), со­держание, теоретическую часть практической работы и индивидуаль­ное задание.

Тема: «Документирование управленческой деятельности» Справочно-информационная документация

Документы справочно-информационной системы играют слу­жебную роль по отношению к организационно-правовым и распоряди­тельным документам. Их особенность заключается в том, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю под­разделения, а от него к руководителю организации.

В состав справочно-информационной документации входят: док­ладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложе­ние представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение отзыв, сводка, список, перечень.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, содержащий подробное изложение какого- либо вопроса с выводами и предложениями составителя (например, о необходимости увеличения штатной численности отдела).

Служебная записка - составляется по вопросам материально- технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. ра­ботником или руководителем подразделения на имя руководителя. Служебная записка в отличие от докладной - внутренний документ.

Объяснительная записка - документ объясняющий причины ка­кого - либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый ра­ботником организации и представляемый вышестоящему должностно­му лицу.

Предложение - документ содержит перечень конкретных пред­ложений. Текст состоит из двух частей: обоснование и заключение (предложение).

Представление - документ, содержит предложение о назначении, перемещении работника учреждением

Заявление - документ, адресованный должностному лицу. Со­держит просьбу работника.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по со­держанию документов, выделяемых в связи с особым способом переда­чи текста - пересылкой по почте.

Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Электронное сообщение - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом пере­дачи текста - по электронной почте по системе ЭВМ.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятель­ность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организа­ции, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопро­су.

Акт — документ, подтверждающий установленные факты, события

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или спе­циалиста по поводу какой-либо работы (вопроса), поступившей на рас­смотрение.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечис­ление предметов, лиц, объектов, работ, составленный в целях распро­странения на них определенных норм или требований.

Список - документ, содержащий перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.

Протокол заседания - документ, содержащий запись хода обсуж­дения вопросов и принятие решений на собраниях, заседаниях, сове­щаниях, конференциях, деловых встречах.

Особую группу составляет переписка, которая занимает значитель­ное место в документационном массиве организации.

Документация по трудовым отношениям

В настоящее время соискатели вакансий присылают в организации информацию о себе в виде деловых писем, а именно, это могут быть:

• характеристики

• рекомендательные письма

• письма-благодарности

• письма-напоминания.

Практическая работа № 1

Тема: Составление письма с просьбой о приеме на работу.

Общие требования написания деловых писем:

• бумага - хорошего качества, чистая, аккуратно оформленная, если фирменный бланк, то с эмблемой фирмы, полным названием, адресом, телефоном, факсом;

• письма печатаются на лицевой стороне, страницы нумеруются арабскими цифрами со второй страницы;

• ширина полей: левое - 2 см; правое - не менее 0,5 см;

• абзац начинается с красной строки, с отступом от края листа 3,5 см.

• текст печатается через 1,5-2 интервала (на компьютере 1-1,5);

• в правом верхнем углу под адресом ставится дата (например: 12 мая 2005 год.). С правой стороны в углу указывается наименование ор­ганизации или фамилия, куда и кому отправлено письмо.

Ниже в центре пишется вежливое обращение, и ставится запятая или восклицательный знак. На следующей строке начинается с красной строки текст.

Письмо заканчивается словами благодарности и выражением на­дежды на дальнейшее сотрудничество.

Подпись ставится с правой стороны после заключительной фразы. Ниже под подписью - расшифровка. Письма складывают текстом внутрь, а очень важные посылают в больших конвертах.

Резолюция на всех видах входящей корреспонденции делается в ле­вом углу.

Следует своевременно дать ответ:

на телефонный - до 3-х дней;

на письменный - до 10 дней

.Требования по содержанию:

■S точность, ясность изложения; S максимальная доступность текста для понимания; S краткость, лаконичность; •S грамотность, корректность.

ПРИМЕР

Директору ОАО «Сервис-центр»

г-ну Чернышову С.С. г.Волгоград, ул. Хиросимы, д. 15 «10» октября 2005 год.

Уважаемый Сергей Сергеевич!

Прошу рассмотреть мою кандидатуру на должность главного бухгалтера.

Мне 25 лет, имею высшее образование. Окончила экономический фа­культет Волгоградского филиала автономной некоммерческой образо­вательной организации высшего профессионального образования «Ме­ждународный славянский институт», курсы пользователя ЭВМ с при­своением квалификации «Программист-пользователь ЭВМ», изучила программу 1С: Предприятие, владею немецким языком (читаю и пере­вожу со словарем).

Была бы рада получить приглашение на собеседование, чтобы при личной встрече обосновать свои возможности приносить Вашей фир­ме значительную пользу, благодаря своей квалификации.

Иванова Наталья Петровна

адрес:

400085, г.Волгоград, ул. Ткачёва 28-А, кв. 14

тел.: 8442-34-74-51 (дом.)

Приложение: резюме на русском и немецком языках

(© © Задание — составить письмо с просьбой о приеме на рабо­ту)

Практическая работа №2

Тема: Резюме.

Резюме (самохарактеристика, объективка) - одно из самых эффек­тивных средств саморекламы, самомаркетинга на рынке труда.

Рассылая свое резюме, кандидат резко повышает свои шансы на ус­пех. Целью резюме является привлечение внимания к себе, произвести благоприятное впечатление и побудить работодателя на личную встре­чу. Если внимание привлечь не удалось, значит, резюме не сработало. На основании резюме формируется первое и очень устойчивое мнение о человеке.

Жестких требование к оформлению резюме - нет. Структура резюме:

1. Заголовок - фамилия, имя, отчество

2. Основные личные данные - адрес, телефон, дата и место рождения

3. Семейное положение

4. Цель обращения - принять на какую-либо должность, и на ка­кие условиях претендуете, обоснование своих претензий.

5. Образование

6. Опыт работы (должен соответствовать трудовой книжке)

7. Дополнительные сведения:

св владение иностранными языками;

сз владение навыками работы с компьютером (в совершенстве,

с программами MS Word, MS Exel и т.д.); ся наличие водительских прав;

ев членство в профсоюзных организациях или партиях; св сведение об общественной деятельности; ся указание готовности к сверхурочной работе и командиров­кам;

os сведения о рекомендациях; св личные характеристики. 8.Дата.

Требования к написанию резюме:

1. Краткость

2. Конкретность

3. Целенаправленность (изложение главных целей)

Честность.ПРИМЕР:

ИВАНОВА НАТАЛЬЯ ПЕТРОВНА

Дата рождения: 26марта 1980 г.

Семейное положение: не замужем

Адрес проживания: 400085, г. Волгоград, ул. Ткачёва, дом 28А, кв. 14

Контактные телефоны: дом. 34-74-51

Цель обращения: устроиться на работу, на должность лавного

бухгалтера

Образование: 2002-2007гг. - Волгоградский филиал автоном ной некоммерческой образовательной организаци высшего профессионального образования «Между­народный славянский институт»

Квалификация Экономист

Специальность «Бухгалтерскийучет, анализ и аудит»

Курсы: 2001 год - ООО «ИКАР» Стогановский учеб­

ный центр, присвоена квалификация - Програм­мист-пользователь ЭВМ

Опыт работы: 04.06.2001-29.06.2003г - МУПЖРЭП№ 31-бух галтер-кассир

29.06.2003-и по настоящее время. - в МУП ЖРЭП № 1- гл бухгалтер

Дополнительная

информация: знания о работе программ 1С: Предприятие, Парус-бухгалтерия, Инфо - Бухгалтер, Гарант, Консультант Плюс, навык работы с офисной тех­никой, владение немецким языком

юЛичные качества: ответственна, терпелива, организованна, энергична, коммуникабельна, способна работать автономно и в коллективе

10 октября 2005 г.

(© © Задание - составить резюме)

Практическая работа №3 Тема: Составление письма-отказа

Анализ писем о приёме на работу.

Если кандидат на работу, прислал письмо и в нем имеются ошибки и неточности, то это говорит о следующем:

• ошибки в названии организации и адреса — свидетельствуют о невнимательности и низкой заинтересованности;

• сделанные комплименты Вам или фирме - говорит о лести, а ес­ли же комплимент заслужен, то о готовности сотрудничать;

• если кандидат указывает второстепенные или стандартные дос­тоинства, то весомых преимуществ не имеет;

• если письмо напечатано грамотно - кандидат грамотен и аккура­тен.

Писать и получать письма-отказы тяжелее, чем какие-либо другие письма. Однако составлять такие письма легче, если исходить из того, что в письме отстаивать интересы фирмы, а не кандидата.

Невежливо откладывать написание письма с отказом только из-за того, что работа не приятна. Надо проявить всю интеллигентность, профессиональную компетентность и быстро сообщить о своём отка­зе.

Письмо-отказ надо составить так, чтобы смягчить удар по самолю­бию человека. Для этого надо начать и закончить письмо обнадежи­вающе, позитивно, подчеркнуть достоинства и успехи кандидата, поже­лать удачи.

Недопустимо как-либо обзывать человека (некомпетентный, необ­разованный, заторможенный, самоуверенный). Если необходимо ука-

п

зать на недостатки, то следует оценить отдельные качества, знания, на­выки, а не человека в целом (Ваша профессиональная подготовка не соответствует требуемому уровню; наша работа требует свободного владения двумя иностранными языками). Пожелайте кандидату успехов в поиске работы.

Однако если человек вам явно не понравился, не обнадёживайте его возможным сотрудничеством с вашей фирмой, не вносите его в ре­зервные списки, а вежливо распрощайтесь.

Образец письма-отказа выглядит следующим образом.

Пример

Дорогая г-жа Петрова н.И.,

всем нам было очень приятно познакомиться с Вами на минувшей неделе.

Глубокое впечатление произвели на нас ваше умение прекрасно ори­ентироваться в сложных профессиональных проблемах, ваша образо­ванность, прекрасные деловые и личные качества.

Нам нелегко было отобрать одного кандидата из 4 финалистов, в числе которых были Вы, но мы все-таки остановились на том, чей опыт работы в реальном бизнесе, так важен в будущей работе у нас.

Желаем Вам удачи во всех Ваших делах.

Искренне Ваш Иванов Иван Иванович

руководитель АО «Бизнес-школа Инел-синтез»

(в © Задание - составить письмо отказ о приеме на работу)

Практическая работа №4 Тема: Первичные документы трудоустройства.

Задание №1: Заявление о приеме на работу.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу, и со­держит просьбу работника.

Заявление составляют по кадровым вопросам: © о приеме на работу;

© о переводе;

© об увольнении;

© о предоставлении отпуска и т.д.

Заявление адресуется руководителю организации или его замес­тителю. Оформляется на стандартном листе (формат А4), рукописным текстом, обязательными реквизитами являются:

1. наименование должности, Ф.И.О. руководителя;

2. название должности;

3. Ф.И.О., должность заявителя;

4. подпись дата.

Текст заявления состоит из 2-х (обоснования и заключения) или одной (заключения) частей. Заявление по личному составу, как прави­ло, содержит одну часть (заключительную), в которой указывается сущность вопроса (прошу принять, прошу перевести, прошу предоста­вить). Заявление может иметь приложения, подписывается составите­лем и указывается дата.

Заявление соискателя о приеме на работу представляет собой краткую письменную просьбу, содержащую:

1. сведения об адресате (наименование должности, Фамилия И.О. руководителя предприятия)

2. сведения о заявителе (Фамилия И.О., адрес места жительства)

3. наименование вида документа (заявление)

4. текст документа (начинается со слов «Прошу принять на рабо­ту...»^ указанием должности и желаемой даты)

5. подпись заявителя (указание даты написания, личной подписи и расшифровки)

ПРИМЕР:

Директору Волгоградского фи­лиала МСИ, проф. Назарову Ю.А.

от Соколовой Л.П, прожи­вающей в г. Волгограде, ул. Ленина, 25, кв.127

Заявление.

Прошу принять меня на работу, на должность бухгалтера- кассира с 20 октября 2005 года.

18.10.2005 год /Соколова Л.П/

(в ©задание составить заявление с просьбой о принятие на ра­боту и с просьбой об увольнении)

Задание № 2 Приказ по личному составу

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующий на основе единоличного принятия решения.

Различают приказы:

• по основной деятельности (ликвидация учреждения, изме­нение в структуре);

• по личному составу (кадровые приказы).

Приказы оформляются на бланке приказа, обязательными реквизи­там являются:

—> наименование организации; —» название документа;

—>дата, номер и место издания (г.Волгоград № 13 от «12» мая

2005 г.); —* заголовок к тексту; —>текст; —> подпись; —» визы.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирую­щей и распорядительной. В констатирующей части излагают цели и за­дачи, послужившие основанием для издания приказа; в распорядитель­ной перечисляют предписываемые действия.

Если основанием к изданию приказа служит распорядительный до­кумент вышестоящей организации, то в констатирующей части указы­вают название, номер и дату распорядительного документа. Констати­рующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Приказ по кадровому обеспечению пишется на обыкновенном листе бумаги формата А-4, констатирующая часть не указывается. В заголов­ке к тексту пишутся слова: о приеме на работу (об увольнение, о пре­доставлении отпуска и т.п.)

Распорядительная часть приказа по личному составу начинается с глагола (назначить, перевести, уволить, принять, выдать), далее фами­лия печатается прописными буквами, имя отчество (полностью) - строчными. Затем указывается должность, структурное подразделение, содержание действия в отношение лица, о котором издается приказ число, оклад. В приказе о предоставлении отпуска указывается вид от­пуска, а в приказе об увольнении указывается статья КзоТ. Ниже под пунктом пишется основание (например, основание: личное заявление). Приказ должен быть объявлен работнику под расписку.

ПРИМЕР:

Приказ

по Волгоградскому филиалу АНОО ВПО «Международный славянский

институт»

г. Волгоград №115 от 10 ноября

2005 года

О приеме на работу

ПРИКАЗЫВАЮ:

Принять СОКОЛОВУ Елену Петровну, на должность бухгал­тера - кассира, с 11 ноября 2005 года, с окладом, согласно штатного расписания.

Основание: заявление с визой.

Директор

(в © задание - составить приказы о приеме на работу и об увольне­нии)

Задание № 3. Автобиография работника

Автобиография — документ, который автор составляет самостоя­тельно, поэтому типовой формуляра нет, составляется произвольно. Однако отдельные части и реквизиты должны быть в автобиографии обязательно.

Пишут автобиографию рукописным способом на бумаге формата А4. Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке, с таким расчетом, чтобы можно было представить жизненный путь, деловую квалификацию, общест­венную деятельность. В автобиографии указывают:

1. название документа (по середине);

2. Ф.И.О. автора, дата рождения;

3. сведения о родителях (Ф.И.О., дата рождения, место работы);

4. сведения о других членах семьи (брат, сестра);

5. образование, специальность, вид трудовой деятельности, по­следнее место работы, должность, награды, участие в общест­венной жизни;

6. состав семьи (муж, жена, дети);

7. дата, подпись, домашний адрес.

( © © задание - написать автобиографию)

Задание № 4 Характеристика работника

Характеристика работника - официальный документ, который вы­даётся администрацией предприятия работнику, при решении ряда во­просов (при поступлении в учебное заведение, аттестации на долж­ность, при поступлении на работу).

В характеристике приводятся отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деятельности и моральных качеств. Характери­стика оформляется на бумаге формата А - 4. Реквизиты характеристики следующие:

1. название документа (пишется по середине);

2. должность, наименование организации, Ф.И.О. кому выда­ется характеристика;

3. текст;

4. подписи;

5. печать.

В тексте выделяется логическая связанность между следующими частями:

• анкетные данные (год рождения, национальность и т.д.);

• данные о трудовой деятельности (специальность, продолжитель­ность работы на данном предприятии, уровень профессионального мас­терства);

• характеристика личности и оценка моральных и деловых качеств (отношение к работе, повышение профессионального уровня, отноше­ние к товарищам, указываются награды);

• заключительная часть - содержит вывод и назначение характери­стики (например: характеристика дана для предъявления в ООО «Лю­тик»);

• дата, подпись руководителя и печать.

ПРИМЕР:

Характеристика

студентки ВФ АНОО ВПО «Междуна родный славянский институт» эконо мического факультета гр. БО-1-02 Вороновой Елены Ивановны

Воронова Елена Ивановна родилась 26 марта 1985 года, обучается с 01.09.2002 года по специальности «Бухгалтерский учет, анализ и ау­дит».

За период обучения проявила себя с положительной стороны: сто­процентное посещение занятий, всегда вовремя сданные экзаменаци­онные сессии, принимала активное участие в жизни института, ма­териал усвоен на «отлично». Все задания и просьбы выполняла с осо­бой ответственностью и желанием. Елена обладает такими качест вами как ответственность, трудолюбие, организованность, коммуни­кабельность.

Характеристика дана для предъявления в ОАО «Сервис Центр».

25.06.2007 год

(в © задание - написать характеристику)

Практическая работа №5

Тема: Оформление деловых заседаний.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шений группы работников.

Существуют:

1. Протоколы заседаний, создаваемые в установленной деятельности организации;

2. Следственный протокол (ДТП);

3. Протокол договорного типа (разногласие, согласие).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно

действующих и коллегиальных органов (собрание учредителей, акцио­неров, конференция).

Протоколы оформляются на основе черновых записей, стено­граммы, а также в материалах подготовленных заседаний (доклады, выступления).

Ответственность за подготовку протокола и правильность записи несут секретарь или председатель.

Существуют два вида протокола: полный и краткий.

Полный - содержит записи всех выступлений.

Краткий - содержит только фамилию выступающих и краткую запись о теме выступления. Сам доклад, решение по вопросу прикла­дывается «приложением протокола к заседанию».

Решение о том какую форму протокола вести принимает руководи­тель. Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа или же на специальном листе. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В заголовке к протоколу указыва­ется название коллегиального органа или заседание.

Вводная часть оформляется единообразно. Если участников много, то рядом с количеством пишется: список прилагается, фамилии присут­ствующих записываются в протокол, если их менее 15, в алфавитном

порядке, причем в протоколах постоянно действующих совещаний должности можно не указывать.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по мере значимости (формулируются в именительном падеже) с указанием докладчика.

Пример вводной части протокола:

Волгоградский филиал автономной некоммерческой образовательной организации высшего профессионального образования «Международный славянский институт»