2. Діловодство в роботі відділу персоналу організацій

Раціональна організація роботи з управління персоналом вимагає відповідного діловодного забезпечення. Метою діловодного забезпечення є організація роботи з документами, що формуються в системі управління персоналом. Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їхнього створення до завершення виконання і передачі в інші підрозділи. Оформлення документів базується на державних стандартах уніфікованих систем документації.

Документи з оформлення приймання, звільнення, переміщення працівників, надання відпусток, заохочення, стягнення становлять групу документів з роботи з персоналом підприємства. До таких документів належать: накази з особового складу, заяви, контракти з працівниками підприємства, трудові книжки, особисті картки і т.д. Усі ці документи формують особисті справи працівників підприємства.

Документація з роботи з персоналом ведеться з моменту прийому працівника до підприємства. Вона є самостійною трупою, що обумовлено певними особливостями документування роботи з персоналом. Основою для використання різних форм документів є підсистема уніфікованих форм документів. У складі даної підсистеми розроблені уніфіковані форми документів, що забезпечують реалізацію завдань з прийому, переведення, звільнення, заохочення, надання відпусток, оформленню дисциплінарних стягнень, а також інструкції щодо засто­сування уніфікованих форм документів. З кожного із завдань існує форма документів: анкета, доповнення до анкети, заява, подання, графік, пояснювальна записка, доповідна записка і т.д.

При прийомі на роботу працівнику необхідно пред'явити: паспорт, трудову книжку, диплом про освіту (якщо є), автобіографію, заяву про прийом на роботу. Якщо питання про прийом на роботу вирішено позитивно, адміністрація підприємства укладає з прийнятим працівником контракт. На сьогоднішній день існує цілий ряд типових форм контрактів між підприємством і працівником. Особливості контракту залежать від профілю підприємства і посади працівника.

При прийомі на роботу працівник відділу управління персоналом зобов'язаний перевірити усі дані, внесені працівником у подані документи. Одним із основних документів з роботи із персоналом є особиста картка, у якій вказується: П.І.Б., дата народження, громадянство, номер і серія паспорту, домашня адреса працівника тощо. Дані про стаж роботи, а також про посадові переміщення працівника вказують на підставі записів у трудовій книжці.

При прийомі на роботу подається письмова заява, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, вказують свою професію, спеціальність і посаду. Для заяви характерні такі реквізити: адресат, автор, найменування виду документу (заява), текст, підпис укладача, дата складання.

Заява про прийом на роботу є підставою для відповідного наказу.

Наказами з персоналу підприємства оформлюються: прийом, переміщення по службі, звільнення, надання відпусток, оголошення заохочень, заходи впливу до порушників і т.д.

Оформлюються накази з особового складу на загальних бланках. У заголовку до тексту пишуться слова: про прийом на роботу; про переведення на іншу роботу і т.д.

При цьому прізвище варто друкувати цілком великими буквами, а ім'я і по батькові малими, потім вказується посада, структурний підрозділ, зміст дії стосовно до особи, про яку складається наказ. Крім того, у пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку посаду, з якої дати і з яким окладом приймається працівник.

У наказі про надання відпустки вказується вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку і закінчення відпустки. Наказ з персоналу підприємства повинен з кожного пункту містити підставу, в якій вказуються документи, що стали підставою для видання наказу. Після підписання наказу керівником він повинен бути переданий структурним підрозділам, діяльність яких безпосередньо пов'язана з даним наказом (бухгалтерія, відділ кадрів і т.д.), для відповідного узгодження.

Для обліку і контролю за роботою з наказами щодо персоналу підприємства ведеться журнал реєстрації наказів.

На кожного працівника підприємства у відділу управління персоналом формується особова справа. До особової справи входять:

- внутрішній опис документів, що є в особовій справі;

- заява про прийом на роботу;

- контракт між працівником і підприємством;

- особовий листок з обліку кадрів;

- автобіографія;

- копія документа про освіту;

- витяги з наказів (про прийом, переміщення, звільнення);

- довідки та інші документи, що стосуються даного працівника;

- трудова книжка.

Державна статистична звітність із персоналу здійснюється за формою №6-ПВ «Звіт про кількість працівників, їх якісний склад та професійне навчання» і формою №3-ПВ «Звіт про використання робочого часу»