Глава 3. Анализ качества процесса тк

3.1. Проведение анализа качества процесса тк

После проведения оценки уровня качества на основе декадного массива ДТ необходимо провести анализ качества процесса ТК на таможенном посту. Предметом анализа должны стать выявленные несоответствия требованиям по каждому подпроцессу. Цель такого анализа заключается в определении причин возникновения несоответствий в процессе ТК. Анализ качества процесса ТК целесообразно проводить с использованием статистических методов.

Осуществление анализа качества процесса ТК на таможенном посту включает в себя несколько этапов.

Первый этап: обобщение данных о несоответствиях в подпроцессах при помощи сводной таблицы.

В качестве анализируемого показателя выбирается степень несоответствия (С_н) в проверенных ДТ по каждому подпроцессу (см. п. 2.3.2.). Значения степени указываются в таблице (таб. 3.1.). Для удобства проценты при этом анализе рассматриваются как условные единицы несоответствий (далее – у.е.н.), например, 15% будут означать 15 условных единиц несоответствий.

Рассмотрим пример.

Таблица 3.1.

Распределение несоответствий по подпроцессам

№ под-процесса	Наименование подпроцесса	Кол-во у.е.н.	Доля у.е.н.
1	Контроль запретов и ограничений	33	12%
2	Проведение таможенного досмотра	72	25%
3	Контроль таможенной стоимости	68	24%
4	Контроль страны происхождения товаров	37	13%
5	Контроль классификации в соответствии с ТН ВЭД	49	17%
6	Взятие проб и образцов	26	9%
	Всего	285	100%

Второй этап: наглядное отображение степеней несоответствия исследуемых подпроцессов при помощи гистограммы.

Строится гистограмма в прямоугольной системе координат (рис. 3.1). По горизонтальной оси откладывается шесть интервалов в соответствии с количеством подпроцессов. По вертикальной оси откладывается количество условных единиц (степень) несоответствий каждого подпроцесса. При этом столбики располагаются в нисходящем порядке в зависимости от количества условных единиц несоответствий.

Рис. 3.1. Распределение долей несоответствий.

Третий этап: выделение подпроцессов с наибольшей степенью несоответствия при помощи диаграммы Парето.

На данном этапе применяется метод «Диаграмма Парето», которая является графическим представлением правила Парето, согласно которому 20% причин порождают 80% последствий. Это означает, что при воздействии на 20% причин оказывается влияние на 80% последствий. При воздействии на следующие 30% причин оказывается влияние только на 15% последствий, и, наконец, оставшиеся 50% причин влияют всего на 5% последствий. Диаграмма Парето подразумевает АВС - анализ, который выделяет с точки зрения важности три области выявленных причин и следствий. Поэтому данный метод позволяет эффективно распределить усилия (ресурсы) для разрешения возникающих проблем.

Диаграмма Парето представляет собой кривую, которая строится на основе гистограммы (рис. 3.1.). Первая точка этой кривой соответствует наибольшему значению (т.е. первому столбику гистограммы). Каждая последующая точка кривой представляет собой сумму предыдущих значений.

Рис. 3.2. Диаграмма Парето для подпроцессов

В рамках АВС – анализа к группе «А» относятся подпроцессы №№ 2; 3; 5 и 4, доля которых составила в данном примере 79%. К группе «В» относится подпроцесс № 1, а к группе «С» - подпроцесс № 6.

Четвёртый этап: определение существенных причин несоответствий подпроцессов при помощи диаграммы Исикавы.

На данном этапе используется статистический метод «Диаграмма Исикавы». Это причинно-следственная диаграмма, позволяющая определить наиболее существенные факторы, влияющие на конечный результат. Данный метод предполагает выделение нескольких уровней причин (от общего уровня к частному) в зависимости от сложности и многоплановости объекта исследования. Все возможные выявленные причины изображаются в виде «рыбьего скелета» или «дерева причин». Применительно к процессу ТК данный этап состоит из нескольких шагов.

Первый шаг: формулирование возможных и отбор существенных причин первого уровня.

Для каждого подпроцесса группы «А» в качестве причин первого уровня следует выделять несоответствующие характеристики качества подпроцесса. В данном примере при рассмотрении подпроцесса № 2 «Проведение таможенного досмотра» возможными причинами являются:

1. несоответствующее заполнение граф поручения на досмотр;

2. несоответствующее заполнение граф акта таможенного досмотра (АТД);

3. несоответствующая запись на оборотной стороне АТД о необходимости разделения товаров на упаковочные места, а также срока их разделения;

4. несоответствующее требованиям законодательства описание товаров на оборотной стороне АТД;

5. несоответствующее выполнение требований, указанных в поручении на досмотр;

6. несоблюдение сроков проведения таможенного досмотра.

Для выделения существенных из них необходимо воспользоваться данными из «Листа учёта несоответствий». При этом существенными считаются причины, составляющие группу «А» при АВС – анализе.

В зависимости от доли выявленных несоответствий (доли условных единиц несоответствий - таб. 3.2 ) определяем существенные причины.

В нашем примере существенными причинами оказались причины №№ 4 и 6 (56 % и 25 % соответственно).

Таблица 3.2.

Отбор существенных причин

№ при-чины	Наименование причины	Кол-во у.е.н.	Доля у.е.н.	Группа АВС-анализа
1	Несоответствующее заполнение поручения на досмотр	10	14%	В
2	Несоответствующее заполнение акта таможенного досмотра	2	2,5%	С
3	Несоответствующая запись на оборотной стороне АТД о необходимости разделения товаров на упаковочные места	2	2,5%	С
4	Несоответствующее описание товаров на оборотной стороне АТД	40	56%	А
5	Несоответствующее выполнение требований, указанных в поручении на досмотр	0	0%	С
6	Несоблюдение сроков проведения таможенного досмотра	18	25%	А
	Всего	72	100%

На рисунке 3.3. существенные причины (группы «А») выделены сплошной линией, а остальные пунктирной. Дальнейшей детализации на втором уровне подлежат только существенные причины.

Рис. 3.3. Возможные и существенные причины первого уровня

Второй шаг: формулирование возможных и отбор существенных причин (факторов) второго уровня.

На втором уровне целесообразно выделить типичные группы влияющих факторов. Например, в соответствии принципом «6M’s+E» (свое название принцип получил по первым буквам соответствующих английских слов), основные влияющие факторы можно разделить на несколько групп:

- Man (влияние человека) - факторы, обусловленные несоответствующим персоналом, осуществляющим процесс ТК

- Machine (влияние оборудование) - факторы, обусловленные несоответствующими средствами процесса ТК;

- Method (влияние методов работы) – факторы, обусловленные несоответствующей организацией процесса ТК;

- Materials (влияние исходных материалов) – факторы, обусловленные несоответствующими предметами процесса ТК;

- Measurement (влияние измерительной системы) – факторы, обусловленные несоответствующей оценкой процесса ТК;

- Management (влияние менеджмента) – факторы, обусловленные несоответствующим управлением процессом ТК;

- Environment (влияние окружающей среды) – риски воздействия внешних факторов.

Могут быть и другие факторы, более точно характеризующие объект анализа. Но эта модель дает основу для анализа и может использоваться на начальном этапе работы.

На данном шаге из-за отсутствия фактических данных для оценки значимости каждой из этих причин целесообразно использовать экспертный метод невзвешенной оценки. В качестве экспертов на таможенном посту могут выступать: начальник поста, его заместитель(и), начальники подразделений досмотра и ТК, а также другие опытные и квалифицированные должностные лица по усмотрению начальника поста. Численность группы экспертов может составлять от трех до семи человек. Каждый эксперт оценивает важность каждой из причин по девятибалльной вербально - числовой шкале (таб. 3.3). Результаты экспертных оценок оформляются в виде таблицы (таб. 3.4).

Таблица 3.3

Девятибалльная шкала

Степень важности причины	Числовое значение (количество баллов)
Высокая	9
	8
	7
Средняя	6
	5
	4
Низкая	3
	2
	1

Продолжение примера. Предположим, что пять экспертов оценивают степень влияния вышеуказанных пяти причин 2-го уровня на причину 1-го уровня № 4 «Несоответствующее описание товаров на оборотной стороне АТД». Возможные причины второго уровня приведены в таблице 3.4.

Таблица 3.4

Экспертная невзвешенная оценка причин второго уровня

№	Наименование причины второго уровня	Балльные оценки экспертов					Сумма баллов	Доля баллов	Группа АВС-анализа
		Э 1	Э 2	Э 3	Э 4	Э5
4.1	причины, обусловленные несоответствующим персоналом	7	8	9	8	8	40	33%	А
4.2	причины, обусловленные несоответствующими средствами процесса	1	2	2	1	2	8	7%	С
4.3	причины, обусловленные несоответствующими предметами процесса	3	4	4	3	5	19	16%	В
4.4	причины, обусловленные несоответствующей организацией процесса	8	8	6	7	7	36	30%	А
4.5	причины, обусловленные несоответствующей оценкой процесса	1	2	1	1	2	7	6%	С
4.6	причины, обусловленные несоответствующим управлением процессом	1	1	1	1	1	5	4%	А
4.7	причины, обусловленные рисками воздействия внешних факторов.	1	1	1	1	1	5	4%	С
							120	100%

Причины № 4.1. и № 4.4., получившие наибольшие суммы экспертных оценок, считаются существенными причинами на втором уровне и подлежат дальнейшей детализации. Таким же образом осуществляется оценка и отбор существенных причин второго уровня для причины № 6. Соответственно на диаграмме Исикавы отображаются возможные и существенные причины второго уровня для существенных причин первого уровня (рис. 3.4).

Третий шаг: формулирование возможных и отбор существенных причин третьего уровня.

На третьем уровне подлежат детализации каждая из существенных причин второго уровня (приложение 9). Затем возможные причины третьего уровня подвергаются экспертной оценке аналогично предыдущему шагу.

Рис. 3.4. Возможные и существенные причины второго уровня

Продолжение примера. Предположим, что пять экспертов оценивают степень влияния нижеуказанных причин 3-го уровня на причину 2-го уровня № 4.1 «Причины, связанные с персоналом, осуществляющим процесс ТК». Возможные причины третьего уровня приведены в таблице 3.5.

Таблица 3.5.

Экспертная невзвешенная оценка причин третьего уровня

№	Наименование причины третьего уровня	Балльные оценки экспертов					Сумма баллов	Доля баллов	Группа АВС-анализа
		Э 1	Э 2	Э 3	Э 4	Э5
4.1.1	Несоответствующая квалификация	2	1	2	3	1	9	8%	С
4.1.2	Несоответствующий опыт работы	5	6	6	7	5	29	26%	А
4.1.3	Недостаточная удовлетворенность	2	3	3	4	3	15	14%	В
4.1.4	Несоответствующие личные характеристики	5	6	4	3	3	21	19%	А
4.1.5	Несоответствующие деловые характеристики	7	6	8	8	7	36	33%	А
							110	100%

Такая же детализация в виде таблицы должна выполняться в отношении существенной причины 4.4. На диаграмме Исикавы отображаются возможные и существенные причины третьего уровня для существенных причин второго уровня (рис. 3.5). Выявленные существенные причины третьего уровня представляют собой проблемы, требующие решения в рамках улучшения качества процессов ТК.

Рис. 3.5. Возможные и существенные причины третьего уровня

Данный метод, рассмотренный применительно к таможенному посту, может также применяться как на уровне таможни, так и регионального управления. Принципиальное отличие заключается в алгоритме анализа, а также в количестве и составе уровней выявляемых и анализируемых причин несоответствий процессов ТК.

При анализе качества месячного процесса ТК на уровне таможни алгоритм может быть следующий:

1. анализ качества каждого подпроцесса за месяц;

2. анализ качества каждого подпроцесса за месяц с разбивкой по таможенным постам, подчиненным таможне;

3. выявление причин несоответствий на уровне таможенного поста;

4. выявление причин несоответствий на уровне характеристик качества каждого подпроцесса;

5. выявление причин несоответствий на уровне семи общих факторов;

6. выявление причин несоответствий на уровне частных факторов.

При анализе качества квартального процесса ТК на уровне регионального таможенного управления алгоритм может быть следующий:

1. анализ качества каждого подпроцесса за квартал;

2. анализ качества каждого подпроцесса за квартал с разбивкой по таможням, подчиненным ПТУ;

3. выявление причин несоответствий на уровне таможни;

4. выявление причин несоответствий на уровне таможенного поста;

5. выявление причин несоответствий на уровне характеристик качества каждого подпроцесса.