4. Особливості введення даних різних типів

Для введення даних у вічко виділите її клацанням миші. Адреса поточного вічка вказується в полі Ім'я (Name) (на мал. 14.1 в нім відображує адреса вічка D7). Символи можна вводити безпосередньо у вічко або в рядок формул. Місце введення даних показує миготливий курсор. Закінчивши введення даних у вічко, натискуйте кнопку Введення (Enter) у рядку формул або клавішу Enter.

У вічка Excel можна помістити текст, числа, дати, час, і формули. Їх введення у вічко і відображення в таблиці розглянуті нижче. Введення формули у вічко розглянуте в главі 16.

Введення тексту

Текстом вважається будь-яка послідовність символів: букв, цифр, знаків. Текстові дані можна використовувати як заголовки таблиць, стовпців і рядків. За умовчанням текст вирівнюється по лівому, краю вічка (буква «А» у вічку В2 на мал. 14.1), тобто притискається до лівого кордону вічка. У одне вічко можна ввести до 255 символів. Можна змінити розташування тексту у вічку шляхом її форматування. Горизонтальне і вертикальне вирівнювання тексту і чисел у вічках розглянуте в главі 15,в розділі «Форматування вічок».

Якщо введений у вічко текст займає місця більше, ніж ширина стовпця, то він відображується в сусідніх справа порожніх вічках (див. «Вартість продажу» у вічку В4). Якщо розташоване справа вічко містить які-небудь дані, то буде видна лише та частина тексту, яка розміщена в межах ширини стовпця (текст у вічку В5 закритий даними вічка С5). Текст активного вічка відображується в рядку формул.

При введенні числа, яке повинне сприйматися як текст, наприклад, номер рейса літака, поштового індексу і тому подібне, перед числом слід поставити апостроф. Номер рейса літака, що прилітає, записаний у вигляді '4687 буде сприйнятий як текст і вирівняний по лівому краю вічка (вічко В6). У верхньому лівому кутку вічка з числовими даними, що зберігаються як текст, відображується зелений індикатор. З апострофа треба починати вводити текст, перед яким коштує знак «= ».Конвертація числових даних що зберігаються як текст в числа розглянуто в кінці цього розділу.

Введення чисел

За умовчанням числа вирівнюються по правому краю вічка, проте при форматуванні число можна выровнить по лівому краю або по центру (див. главу 15; розділ «Форматування вічок»). Числа, що вводяться в таблицю, можуть включати цифри від 0 до 9 і спеціальні символи: '$,%,+-,/, Е, е.

При введенні негативного числа перед ним ставиться знак мінус. Якщо кінець десяткового дробу не може відображувати цілком у вічку, то він округляється з такою кількістю знаків, скільки поміщається по ширині стовпця. Для відображення всіх цифр числа збільште ширину стовпця (див. далі в цій главі розділ «Зміна висоти рядків і ширини стовпців»).

При ширині вічка, недостатнього для показу всіх цифр, число може відображуватися в експоненціальній формі або символами ###### (грати), що свідчать про те, що для відображення даних треба збільшити ширину вічка.

Якщо у вічку встановлений числовий формат не Загальний (General) то Excel відносить введені дані до заданого типа. Наприклад, якщо встановлений числовий формат Дріб (Fraction) то можна не вводити 0 перед простий дробом. Значення буде розпізнано правильно.

Формати відображення чисел

Числовий формат визначає спосіб відображення числа на екрані, наприклад, кількість знаків після коми, позначення негативного числа і так далі Незалежно від вибраного формату число зберігається з точністю до 15 значущих розрядів, останні розряди перетворяться в нулі. Дуже маленькі і дуже великі числа відображуються в експоненціальній формі, тобто у вигляді числа від 1 до 10 перед символом Е і позитивній або негативній мірі числа 10. Наприклад, число 0,00000000034 при недостатній ширині стовпця може відображуватися як 3,4Е-10, тобто 3,4 умножиться на 10 в мірі — 10, число 2,3х1013 може набрати вигляду 2,ЗЕ+13 (див. вічко А6).

Як правило, Excel самостійно вибирає формат даних, що вводяться. Проте для правильного розпізнавання інформації у ряді випадків необхідно задати формат даних, що вводяться. Наприклад, аби Excel інтерпретував дату, необхідно в діалоговому вікні Формат вічок (Format Cells) у списку Числові формати (Category) вибрати Дати (Date).