3. Захист робочих книг та її окремих елементів

Щоб запобігти випадковому або умисному зміненню, переміщенню або видаленню важливих даних іншими користувачами, можна захистити певні аркуші або елементи робочої книги за допомогою пароля або без нього.

Захист елементів книги та її аркушів не слід плутати з захистом паролем на рівні книги. Захист елементів не може захистити книгу від користувачів зі зловмисними намірами.

Виберіть дію

• Захист елементів аркуша

• Захист елементів робочої книги

• Захист елементів у спільній книзі

Захист елементів аркуша

1. Виберіть аркуш, який потрібно захистити.

2. Щоб інші користувачі могли вносити зміни до клітинок та діапазонів, розблокуйте їх, виконавши такі дії:

1. Виділіть клітинки або діапазони, які потрібно розблокувати.

2. На вкладці Основне у групі Клітинки клацніть елемент Формат, а потім Формат клітинок.

3. На вкладці Захист зніміть прапорець Заблокований і натисніть кнопку ОК.

3. Щоб приховати формули, які не потрібно відображати, виконайте такі дії:

1. На аркуші виділіть клітинки з формулами, які потрібно приховати.

2. На вкладці Основне у групі Клітинки клацніть елемент Формат, а потім Формат клітинок.

3. На вкладці Захист установіть прапорець Прихований й натисніть кнопку ОК.

1. Щоб інші користувачі могли змінювати графічні об’єкти (наприклад, рисунки, зображення, фігури або графіку Smart Art), розблокуйте їх, виконавши такі дії:

1. Клацніть кожний графічний об’єкт, який потрібно розблокувати, утримуючи натиснутою клавішу CTRL.

З’явиться секція Графічні знаряддя або Знаряддя для рисунків з вкладкою Формат.

Для швидкого виділення всіх графічних об’єктів на аркуші можна також використати команду Перехід. На вкладці Основне у групі Редагування виберіть пункт Знайти й виділити, а потім виберіть пункт Перейти. Виберіть команду Виділити, а потім — пункт Об'єкти.

2. На вкладці Формат у групі Розмір натисніть кнопку відкриття діалогового вікна поруч з пунктом Розмір.

3. На вкладці Властивості зніміть прапорець Заблокований, а також прапорець Заблокувати текст, якщо його встановлено

Не потрібно розблоковувати кнопки й елементи керування, щоб інші користувачі мали змогу їх використовувати. Можна розблокувати вбудовані діаграми, текстові поля або інші об’єкти, створені за допомогою засобів рисування, щоб користувачі мали змогу змінювати їх.

2. На вкладці Рецензування у групі Зміни клацніть пункт Захистити аркуш.

3. У списку Дозволити всім користувачам цього аркуша виберіть елементи, які інші користувачі зможуть змінювати.

Додаткові відомості про елементи, які можна вибрати

4. У полі Пароль для зняття захисту аркуша введіть пароль для цього аркуша, натисніть кнопку ОК і введіть пароль ще раз для його підтвердження.

Пароль задавати не обов’язково. Проте, якщо не встановити пароль, будь-який користувач зможе зняти захист із аркуша та змінити захищені елементи. Слід вибирати пароль, який легко запам’ятати. У разі втрати пароля захищені елементи аркуша стануть недоступними.

Захист елементів робочої книги

1. На вкладці Рецензування у групі Зміни клацніть пункт Захистити книгу.

2. У розділі Захистити книгу виконайте такі дії:

• Щоб захистити структуру робочої книги встановіть прапорець структуру.

• Щоб зберегти ті самі розміри й розташування вікон робочої книги під час кожного відкриття книги, установіть прапорець вікна.

Додаткові відомості про елементи, які можна вибрати

3. Щоб заборонити користувачам знімати захист робочої книги, у полі Пароль (необов'язковий) введіть пароль, натисніть кнопку ОК і введіть пароль ще раз, щоб підтвердити його.

Пароль задавати не обов’язково. Проте, якщо не встановити пароль, будь-який користувач зможе зняти захист із книги та змінити захищені елементи. Слід вибирати пароль, який легко запам’ятати. У разі втрати пароля захищені елементи книги стануть недоступними.

Захист елементів у спільній книзі

1. Якщо до робочої книги вже відкрито спільний доступ, і потрібно встановити пароль для захисту її під час спільного використання, необхідно вимкнути спільний доступ до книги, виконавши такі дії:

1. Щоб запобігти втраті зробленого, переконайтеся, що всі користувачі зберегли й закрили спільну книгу.

2. Щоб зберегти копію журналу змін, який буде втрачено в разі вимкнення спільного доступу до робочої книги, виконайте такі дії:

1. На вкладці Рецензування у групі Зміни клацніть елемент Виправлення, а потім Виділити виправлення.

2. У списку Умова виберіть пункт Усі.

3. Зніміть прапорці Автор і Де.

4. Установіть прапорець Вносити зміни на окремий аркуш і натисніть кнопку ОК.

5. Виконайте одну або обидві такі дії:

• Щоб надрукувати аркуш журналу, натисніть кнопку Друк .

• Щоб скопіювати журнал до іншої робочої книги, виділіть клітинки, які потрібно скопіювати, натисніть кнопку Копіювати на вкладці Основне у групі Буфер обміну, потім перейдіть до іншої робочої книги, в яку потрібно вставити скопійовані дані, та натисніть кнопку Вставити на вкладці Основне у групі Буфер обміну.

Можливо, варто зберегти або надрукувати поточну версію робочої книги, оскільки ці дані журналу не відповідатимуть пізнішим версіям робочої книги. Наприклад, розташування клітинок та номери рядків у скопійованому журналі можуть не відповідати поточній версії.

3. У спільній книзі, на вкладці Рецензування у групі Зміни натисніть кнопку Доступ до книги.

4. На вкладці Редагування переконайтеся, що тільки ваше ім’я відображено у списку Файл відкрито такими користувачами.

5. Зніміть прапорець Дозволити спільне редагування (також дає змогу об'єднувати книги).

Якщо прапорець недоступний, необхідно зняти захист із робочої книги перед зняттям цього прапорця. Виконайте такі дії:

1. Натисніть кнопку ОК, щоб закрити діалогове вікно Керування доступом до книги.

2. На вкладці Рецензування у групі Зміни клацніть пункт Зняти захист спільної книги.

3. Якщо з‘явиться повідомлення, введіть пароль і натисніть кнопку ОК.

4. На вкладці Рецензування у групі Зміни клацніть пункт Доступ до книги.

5. На вкладці Редагування зніміть прапорець Дозволити спільне редагування (також дає змогу об'єднувати книги).

1. Якщо з’явиться попередження щодо впливу змін на інших користувачів, натисніть кнопку Так.

1. Якщо потрібно, надайте певним користувачам доступ до діапазонів, захистіть аркуші й елементи робочої книги та задайте паролі для перегляду і редагування книги.

Для отримання додаткових відомостей див. Редагування клітинок захищеного аркуша, Захист елементів аркуша та Захист елементів робочої книги.

2. На вкладці Рецензування у групі Зміни клацніть пункт Доступ до книги.

3. Установіть прапорець Спільний доступ із виправленнями.

4. Щоб інші користувачі мусили вводити пароль для вимкнення журналу змін або для вимкнення спільного доступу до книги, в полі Пароль (необов'язковий) введіть пароль, натисніть кнопку ОК, і ще раз введіть пароль, щоб підтвердити його.

5. Якщо з'явиться запит, збережіть робочу книгу.