Примечание группы

Примечание группы появляется в конце группы записей. Оно применя­ется главным образом для указания числа записей или суммы значений в полях группы. В нашем отчете примечание группы отсутствует. Заголовок данной области включает имя группы и слово Примечание, например Код модели Примечание.

Нижний колонтитул

Нижний колонтитул присутствует на каждой странице отчета. Чаще всего его используют для отображения номеров страниц. По умолчанию мастер отчетов вводит в нижний колонтитул функцию =Страница. Если отчет содержит много записей и занимает несколько страниц, они автоматически нумеруются. Кроме того, мастер отчетов вводит в нижний колонтитул выражение =Now(), которое во время генерации отчета заменяется текущей датой.

Примечание отчета

Примечание вставляется в конце отчета и может содержать резюме ко всему документу. Это последняя область проекта отчета, но при печати она предшествует нижнему колонтитулу последней страницы.

Изменение размеров областей в отчете

По умолчанию все области отчета имеют одинаковую ширину. При изменении ширины одной области автоматически изменяется ширина всего отчета.

Для изменения высоты или ширины отчета следует перейти в режим конструктора и установить указатель мыши на нижней или правой ограни­чительной линии изменяемой области. Указатель мыши при этом приобретет вид двунаправленной стрелки. При его перемещении в нужном направлении изменяется размер области. Чтобы изменить высоту и ширину области одновременно, следует перемещать не ограничительную линию, а маркировочный квадратик.

Примечание:

Установить необходимый размер области можно, задав соответствующие значения для свойств Высота и Ширина в окне Свойства.

Разобравшись с назначением всех областей отчета, попытайтесь улуч­шить внешний вид своего отчета.

Встраивание элементов управления

Существенно улучшить внешний вид отчета позволяют стандартные элементы управления. Элементы управления встраивают в отчет для оформ­ления заголовков, надписей и иллюстраций.

Встраивание элементов управления в отчет выполняется с помощью панели инструментов Панель элементов. Если она не отображается на экране, необходимо активизировать опцию Панель элементов в меню Вид. В этой панели сосредоточены кнопки для создания разнообразных элементов уп­равления. Чтобы встроить элемент управления в отчет, необходимо щелкнуть на кнопке его создания, а затем — в той части отчета, в которой этот элемент должен размещаться Access 97 присвоит новому элементу стандартные свойства (размер, цвет и т. п.), которые можно изменить в окне Свойства.

Связывание элемента управления с полем таблицы

Зависимый элемент управления в отчете связан с полем в соответствую­щей таблице. С помощью такого элемента можно ввести данные в поле или индицировать и актуализировать их в отчете.

Существует два способа связывания элемента управления с полем таблицы:

1. Элемент управления, связанный с базовой для данного отчета таблицей, может быть создан автоматически. Для этого следует воспользоваться списком полей таблицы. Он виден на экране, если установлена опция Список полей в меню Вид. Элемент управления, созданный с помощью списка полей, имеет те же свойства, что и поле таблицы, с которым он связан. При связывании следует перенести выбранное поле из списка в отчет. Там надлежит поместить курсор мыши в позицию левого верхнего угла элемента управления и отпустить кнопку мыши. Access 97 создаст для каждого поля, выбранного в списке, связанный элемент управления (текстовое поле).

2. Если необходимо связать с полем существующий несвязанный элемент управления, надлежит воспользоваться окном свойств. После маркиро­вания элемента управления в прототипе отчета в этом окне появится перечень всех его свойств. При занесении имени связываемого поля в это окно в качестве значения свойства Данные произойдет связывание.

Создание вычисляемых элементов управления

Вычисляемый элемент управления в отчете отображает значение, которое вычислено на основе данных из одного или нескольких полей базовой таблицы или из других элементов управления. Вычисляемое значение опре­деляется в соответствии с выражением, указанным в поле свойства Данные при определении элемента управления.

Вычисляемым можно сделать любой элемент управления. Для этого его нужно маркировать, выполнить повторный щелчок и ввести подлежащее вычислению выражение, например:

=[Количество]*[Цена]

Ввод выражения следует завершить нажатием клавиши [Enter], после чего оно появится в поле свойства Данные в качестве значения.

Вычисления в отчетах

С помощью вычисляемых элементов управления обрабатываются отдель­ные записи, группы записей и все записи отчета.

Выполняя вычисления с использованием группы записей, следует доба­вить вычисляемое текстовое поле в заголовок или в примечание группы. При выполнении вычислений с применением всех записей текстовое поле должно находиться в заголовке или в примечании отчета.

В процессе вычислений с использованием группы записей или всех записей применяются функции обработки ряда записей (суммирование, определение среднего, минимального или максимального значений и т.п.) и выражение, связанное с вычисляемым элементом. Продолжая предыдущий пример, можно воспользоваться следующим выражением для определения стоимости всех проданных товаров:

=Sum([Количество]*[Цена])

Если при вводе функции в некотором поле необходимо использовать результат вычислений, полученный в другом поле, то в формуле можно повторить выражение, как это сделано в приведенном примере при вычислении стоимости всех проданных товаров:

=Sum([Количество]*[Цена])

В эту формулу включено выражение, которое в другом поле использовалось для вычисления стоимости проданных единиц одного товара: =[Количество]*[Цена]. Можно сослаться и на результат, полученный в этом поле, просто приведя его имя (значение свойства Имя). НДС на вычисленную сумму определяется путем ввода в вычисляемый элемент управления выражения =Поле23*0,20 при условии, что вычисленная сумма в отчете содержится в элементе с именем Поле23.

Составим отчет, отражающий информацию о стоимости продажи автомобилей различных моделей и клиентах, их заказавших, и содержащий вычисления:

• отпускной цены автомобиля;

• промежуточной стоимости автомобилей конкретной модели, заказанных различными клиентами;

• общей стоимости автомобилей всех моделей.

П остроим отчет Объем продажи автомобилей с группированием данных по полю Модель на основе предварительно созданного запроса на выборку Продажа автомобилей (с полями Фамилия, Дата заказа из таблицы Клиенты и Модель, Заводская цена из таблицы Предлагаемые модели).

Рис.4.11. Проект отчета на основе запроса на выборку

Заводская цена отличается от отпускной цены автомобиля, определение которой следует поручить Access 97. Для этого в проект отчета надлежит ввести поле наименования и вычисляемое поле.

Перейдите в режим конструктора отчета. Чтобы добавить вычисляемое поле, освободите для него место: увеличьте площадь проекта отчета, пере­местив правую ограничительную линию. Соответствующим образом из­мените ширину шапки отчета и верхнего колонтитула.